Was ist digitale Transformation? Fahrplan für KMU

01Was bedeutet digitale Transformation?

Die digitale Transformation verändert durch Technologie die Arbeitsweise eines Unternehmens. An die Stelle des Auftragsbuchs tritt ein Bestellportal, an die Stelle der telefonischen Reservierung die Online-Buchung, an die Stelle des von Hand erstellten Monatsberichts eine Echtzeit-Ansicht.

Dabei sind zwei Begriffe zu unterscheiden. Digitalisierung heißt, Informationen von Papier ins Digitale zu übertragen, etwa eine Rechnung einzuscannen und in einem Ordner abzulegen. Transformation bedeutet, den Prozess von Grund auf neu zu denken: Die Rechnung entsteht bereits im System, niemand muss sie mehr scannen.

Der häufigste Fehler bei der Digitalisierung von KMU: erst ein Tool auswählen und dann das Problem betrachten. Sinnvoll ist die umgekehrte Reihenfolge: zuerst das Problem, dann der Prozess, ganz zuletzt das Werkzeug.

02Warum sollten KMU digitalisieren?

Die knappste Ressource kleiner Unternehmen ist Zeit. Dieselbe Information an drei Stellen einzutragen, den Bestand von Hand zu zählen oder dem Kunden jedes Mal den Preis neu zu berechnen, kostet am Tagesende Stunden. Der erste Gewinn der Digitalisierung ist, dass diese wiederkehrenden Aufgaben weniger werden.

Der zweite Gewinn ist Transparenz. Wer nicht weiß, welches Produkt Gewinn bringt, welcher Kunde wiederkommt und welcher Kanal Umsatz liefert, entscheidet nach Bauchgefühl. Sind die Daten an einer Stelle gebündelt, werden Entscheidungen fundierter.

Der dritte Grund sind die Erwartungen der Kunden. Sie möchten die Speisekarte auf dem Smartphone ansehen, nachts reservieren und verfolgen, wo ihre Bestellung ist. Wer das nicht erfüllen kann, verliert Kunden an die Konkurrenz, selbst wenn das Produkt gut ist.

03Welcher Prozess zuerst?

Wer alles auf einmal ändern will, überfordert das Team und bricht das Projekt ab. Bewerten Sie zur Priorisierung jeden Prozess mit zwei Fragen: Wie viel Zeit kostet er? und Was kostet ein Fehler? Der Prozess mit hohen Werten bei beiden steht an erster Stelle.

04Schritte der digitalen Transformation

Die Schritte der digitalen Transformation folgen branchenunabhängig einer ähnlichen Reihenfolge:

1. Ist-Zustand erfassen: Welche Arbeiten laufen auf Papier, welche in Excel, welches Wissen steckt nur in einzelnen Köpfen? Schon eine Woche Beobachtung zeigt viel.
2. Ziel messbar formulieren: nicht “moderner werden”, sondern etwa “die Auftragsvorbereitung verkürzen” oder “Bestandsfehler auf null senken”.
3. Prozess vereinfachen: Entfernen Sie überflüssige Freigabeschritte und doppelte Erfassungen, bevor Sie sie in Software überführen.
4. Werkzeug auswählen: Standardlösung oder individuelle Software? Das hängt davon ab, wie standardisiert Ihr Prozess ist.
5. Pilot durchführen: Testen Sie zuerst an einem Standort, in einem Team oder in einer Produktgruppe.
6. Schulen und ausrollen: Nehmen Sie das gesamte Team mit kurzen Schulungen und schriftlichen Anleitungen mit.
7. Messen und verbessern: Prüfen Sie das Ergebnis regelmäßig anhand des anfangs formulierten Ziels.

05Beispiele für digitale Transformation

Konkrete Beispiele für digitale Transformation zeigen, wie sich die Theorie im Unternehmen auswirkt. Die folgenden Umstellungen sind in verschiedenen Branchen häufig anzutreffen.

Einzelhandel und E-Commerce

Ein Unternehmen mit Ladengeschäft beginnt, seine Produkte über ein Shopsystem online zu verkaufen. Der Bestand wird zentral verwaltet; kommt es zum Verkauf, entstehen E-Rechnung (E-Rechnung, das türkische E-Rechnungssystem) und Buchung von selbst. Hier macht eine Buchhaltungs-Anbindung die manuelle Dateneingabe weitgehend überflüssig.

Restaurant und Café

Die gedruckte Karte wird durch eine aktualisierbare QR-Speisekarte ersetzt; bei Preisänderungen müssen keine neuen Karten gedruckt werden. Sobald Bestellung und Bon digital laufen, gibt es weniger Missverständnisse zwischen Küche und Service.

Hotel und Pension

Statt Reservierungsbuch und verstreuter Kanalpflege kommt eine Hotelsoftware zum Einsatz. Zimmerstatus, Gästedaten und Reservierungen sind auf einem Bildschirm sichtbar, das Risiko von Doppelbuchungen sinkt.

06Standardsoftware oder individuelle Software?

Bei Prozessen, die in jedem Unternehmen gleich ablaufen, etwa Buchhaltung, E-Mail oder Office-Werkzeuge, reichen verbreitete Produkte meist aus. Liegt der Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens jedoch gerade darin, anders zu arbeiten, kann es die Effizienz senken, diesen Prozess in eine Standardsoftware zu pressen.

Stellen Sie sich bei der Entscheidung diese Fragen: Passt die Software zu Ihrem Prozess oder müssen Sie sich ihr anpassen? Kann sie mit Ihren anderen Systemen kommunizieren? Wächst sie mit, wenn Sie wachsen? Die Branchenlösungen von Aurora bestehen aus Produkten und individuellen Entwicklungen, die nach genau diesen Fragen konzipiert sind.

Die Kosten werden vor allem von Nutzerzahl, anzubindenden Systemen, individuellem Entwicklungsbedarf sowie dem Umfang von Datenübernahme und Schulung beeinflusst. Ein Preis, der genannt wird, bevor diese Faktoren geklärt sind, steigt in der Regel später noch.

07Cloud, Sicherheit und Daten

Die Daten eines digitalisierten Unternehmens gehören zu seinen wertvollsten Werten. Wo sie liegen, wer darauf zugreifen kann und wie sie gesichert werden, muss von Anfang an geplant sein. Die Vorteile und Stolpersteine cloudbasierter Systeme haben wir im Beitrag Was ist Cloud Computing beschrieben.

Die Sicherheit ist der am häufigsten vernachlässigte Teil der Transformation. Ein Unternehmen, das seine gesamte Arbeit in Software verlagert hat, kann bei einem Ransomware-Angriff den gesamten Betrieb verlieren. Regelmäßige Offline-Backups, Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine saubere Rechtetrennung sind die wichtigsten Grundmaßnahmen; Angriffsarten behandeln wir ausführlich im Ratgeber Ransomware.

Für jedes System, das personenbezogene Daten verarbeitet, greifen zudem die Pflichten des KVKK (türkisches Datenschutzgesetz, vergleichbar mit der DSGVO). Es ist hilfreich, den allgemeinen Rahmen zu kennen; für die konkrete Umsetzung in Ihrem Unternehmen prüfen Sie jedoch die aktuelle Rechtslage und lassen Sie sich von Ihrem Rechtsberater beraten.

08Team und Marketing im Wandel

Egal wie gut die Software ist: Wenn das Team sie nicht nutzt, gibt es keine Transformation. Wenn Mitarbeitende von Anfang an einbezogen werden, ihre Bedürfnisse Gehör finden und sie erleben, dass das neue System ihre Arbeit erleichtert, sinkt der Widerstand gegen Veränderung.

Die Transformation hat auch eine Außenseite: Website, Social Media, Sichtbarkeit in Suchmaschinen und digitale Werbung. Sobald die internen Prozesse geordnet sind, kommen Leistungen einer Digitalagentur ins Spiel, um nach außen zu wachsen. Neue Ebenen wie Augmented Reality, die das Kundenerlebnis bereichern, ergeben erst Sinn, wenn das Fundament steht.

Häufige Fehler

Diesen Fehlern ist gemeinsam, dass die Transformation als Softwarekauf verstanden wird. Die eigentliche Arbeit besteht jedoch darin, Prozesse und Gewohnheiten zu ändern; die Software ist lediglich das Werkzeug, das diesen Wandel trägt.

• Software auswählen, ohne das Team zu fragen, und dann mit einem ungenutzten System dastehen.
• Altes und neues System monatelang parallel betreiben und so doppelten Arbeitsaufwand erzeugen.
• Fünf Programme nutzen, die nicht miteinander kommunizieren, und die Daten weiter von Hand übertragen.
• Keinen Verantwortlichen benennen, sodass das Projekt zwar alle betrifft, aber in Wahrheit niemandem gehört.
• Aufgeben, weil im ersten Monat noch keine Ergebnisse sichtbar sind; eine Eingewöhnungsphase gibt es bei jedem System.