Vad är digital omställning? Färdplan för småföretag

01Vad betyder digital transformation?

Digital transformation innebär att tekniken förändrar hur företaget arbetar. Orderboken ersätts av en orderpanel, telefonbokningen av onlinebokning och månadsrapporten som togs fram för hand av en vy i realtid.

Här behöver man skilja på två begrepp. Digitalisering är att flytta information från papper till digital form, till exempel att skanna en faktura och lägga den i en mapp. Transformation är att tänka om hela processen: fakturan skapas redan i systemet och ingen behöver skanna den.

Det vanligaste misstaget i småföretags digitalisering är att välja verktyg först och titta på problemet sen. Den sunda ordningen är den omvända: först problemet, sedan processen och sist verktyget.

02Varför ska småföretag digitalisera?

Det mest begränsade en liten verksamhet har är tid. Att skriva in samma uppgift på tre ställen, räkna lagret för hand och räkna om priset åt kunden varje gång tar timmar i slutet av dagen. Den första vinsten med digitalisering är att dessa upprepade uppgifter minskar.

Den andra vinsten är överblick. Ett företag som inte vet vilken produkt som ger vinst, vilken kund som kommer tillbaka och vilken kanal som ger försäljning fattar beslut på magkänsla. När datan samlas på ett ställe blir besluten stabilare.

Den tredje är kundernas förväntningar. Kunder vill idag se menyn i mobilen, boka på kvällen och följa var beställningen befinner sig. Ett företag som inte möter de förväntningarna kan förlora kunder till konkurrenten, även om produkten är bra.

03Vilken process ska digitaliseras först?

Att försöka ändra allt på en gång tröttar ut teamet och projektet stannar halvvägs. För att prioritera kan du bedöma varje process med två frågor: Hur mycket tid tar den? och Vad kostar det när det blir fel? Processen som får högt betyg på båda hamnar först på listan.

04Stegen i en digital transformation

Stegen i en digital transformation följer en liknande ordning oavsett bransch:

1. Kartlägg nuläget: Vilka arbeten sker på papper, vilka i Excel och vilken information finns bara i någons huvud? Redan en veckas observation visar mycket.
2. Formulera ett mätbart mål: inte ”att bli modernare” utan till exempel ”att korta tiden för orderberedning” eller ”att få ner lagerfelen till noll”.
3. Förenkla processen: Ta bort onödiga godkännandesteg och dubbla registreringar innan du flyttar dem till mjukvara.
4. Välj verktyg: Färdig lösning eller skräddarsydd mjukvara? Beslutet beror på hur standardiserad din process är.
5. Kör en pilot: Testa först på en enda filial, ett enda team eller en enda produktgrupp.
6. Utbilda och rulla ut: Ta med hela teamet med korta utbildningar och skriftliga instruktioner.
7. Mät och förbättra: Kontrollera resultatet regelbundet mot det mål du skrev ner i början.

05Exempel på digital transformation

Konkreta exempel på digital transformation visar hur teorin ser ut i ett företag. Nedan följer vanliga förändringar i olika branscher.

Detaljhandel och e-handel

Ett företag med butiksförsäljning börjar sälja sina produkter online via en e-handelsplattform. Lagret styrs från ett ställe, och när en försäljning sker skapas e-fakturan och bokföringsposten automatiskt. Här tar en bokföringsintegration bort det mesta av den manuella inmatningen.

Restaurang och café

Den tryckta menyn ersätts av en QR-meny som kan uppdateras. När ett pris ändras behöver du inte trycka nya menyer. När beställningar och notor flyttar till digitalt minskar missförstånden mellan kök och sal.

Hotell och pensionat

I stället för bokningsbok och spridd kanalhantering används ett hotellsystem. Rumsstatus, gästuppgifter och bokningar syns på en enda skärm och risken för dubbelbokning minskar.

06Färdig mjukvara eller skräddarsydd?

För processer som fungerar likadant i alla företag, som bokföring, e-post och kontorsverktyg, räcker vanliga produkter oftast gott. Men om ditt företags konkurrensfördel ligger i att ni arbetar annorlunda kan det minska effektiviteten att pressa in processen i ett standardsystem.

Ställ de här frågorna när du bestämmer dig: Passar mjukvaran din process, eller måste du anpassa dig efter mjukvaran? Kan den kommunicera med dina andra system? Kan den växa med dig? Auroras branschlösningar består av produkter och skräddarsydd utveckling som är utformade efter just de här frågorna.

De främsta faktorerna som påverkar kostnaden är antalet användare, vilka system som ska integreras, behovet av skräddarsydd utveckling samt omfattningen av datamigrering och utbildning. Ett pris som anges innan de här faktorerna är klara brukar växa i efterhand.

07Moln, säkerhet och data

När ett företag digitaliseras blir dess data en av de mest värdefulla tillgångarna. Var datan lagras, vem som har tillgång och hur den säkerhetskopieras bör planeras från början. Fördelarna med system som körs i molnet och vad du ska tänka på har vi gått igenom i inlägget vad är molntjänster.

Säkerhet är den del av transformationen som oftast glöms bort. Ett företag som flyttat hela verksamheten till mjukvara kan förlora all sin drift vid en ransomware-attack. Regelbundna säkerhetskopior som ligger offline, tvåstegsverifiering och uppdelade behörigheter är de mest grundläggande skydden. Attacktyperna går vi igenom i detalj i vår guide om ransomware.

I varje system som hanterar personuppgifter gäller även skyldigheterna enligt KVKK (den turkiska dataskyddslagen, jämförbar med GDPR). Det är bra att känna till den allmänna ramen, men kontrollera gällande lagstiftning och rådgör med din jurist för en tillämpning som passar just ditt företag.

08Team och marknadsföring i omställningen

Hur bra mjukvaran än är sker ingen transformation om teamet inte använder den. Medarbetare som är med i processen från början, vars behov blir hörda och som ser att det nya systemet gör deras arbete enklare, minskar motståndet mot förändring.

Transformationen har också en utåtriktad sida: webbplats, sociala medier, synlighet i sökmotorer och digital annonsering. När processerna är i ordning internt kommer tjänsterna från en digital byrå in för att växa utåt. Nya lager som förstärkt verklighet, som berikar kundupplevelsen, får betydelse först när grunden är lagd.

Vanliga misstag

Gemensamt för de här misstagen är att man ser transformationen som ett mjukvaruköp. Det egentliga arbetet är att förändra processen och vanorna, och mjukvaran är verktyget som bär förändringen.

• Att välja mjukvara utan att fråga teamet och sedan sitta med ett system som ingen använder.
• Att köra det gamla och det nya systemet parallellt i månader och skapa dubbelt arbete.
• Att använda fem separata program som inte pratar med varandra och ändå flytta datan för hand.
• Att driva projektet utan en ansvarig person, så att det är allas uppgift men i praktiken ingens.
• Att ge upp för att man inte fick resultat första månaden. En inkörningsperiod förekommer i alla system.