Configurar el correo corporativo: email con su propio dominio

01¿Por qué importa el correo corporativo?

Una dirección del tipo info@suempresa.com transmite mucha más confianza en el primer contacto que una dirección personal de un servicio de correo gratuito. El cliente al que envía presupuestos, facturas y contratos comprueba por el dominio que el remitente es realmente su empresa.

El segundo beneficio del correo corporativo es la titularidad. Cuando un empleado se va, usted recupera la cuenta, redirige su correo a otro usuario y conserva el historial de comunicación con el cliente. En los asuntos llevados con direcciones personales, esa información se va con la persona.

El correo con dominio propio también forma parte de la marca. Cuando su web, su tarjeta de visita y sus cuentas de redes sociales llevan el mismo dominio, se logra coherencia de identidad corporativa; en nuestros trabajos de gestión de marca lo tratamos como uno de los pilares.

02Requisitos previos

Si no sabe desde dónde se gestionan sus registros DNS, averígüelo primero; los registros se introducen en la empresa a la que apuntan los servidores de nombres (nameservers) del dominio. Explicamos con detalle la lógica de los tipos de registro en el artículo qué es el DNS.

• Un dominio propio con el registro al día. Si aún no lo tiene, primero debe registrar uno.
• Acceso al panel desde el que gestiona los registros DNS del dominio: su registrador de dominios, su panel de hosting o un proveedor de DNS como Cloudflare.
• La lista de cuántos usuarios y qué direcciones (info, ventas, contabilidad) necesita.
• Si viene de un servicio de correo anterior, un plan para migrar el correo existente.

03¿Qué proveedor de correo elegir?

Hay tres opciones habituales y todas funcionan con su dominio. La elección depende del número de usuarios, el almacenamiento necesario, las aplicaciones ofimáticas y los hábitos de su equipo; el coste también lo determinan esos factores y el modelo de licencia por usuario.

04Pasos de la instalación

Aunque el proveedor sea distinto, el proceso es el mismo. Si sigue el orden siguiente, no perderá correo durante la migración.

1. Abra una cuenta en el proveedor y añada su dominio.
2. Introduzca en el DNS el registro TXT de verificación que le da el proveedor e inicie la verificación en el panel.
3. Cree los usuarios y las direcciones de grupo (por ejemplo, un grupo que reparte la dirección ventas@ entre varias personas).
4. Si va a migrar el correo del servicio anterior, inicie ahora la herramienta de migración.
5. Cambie los registros MX al nuevo proveedor; elimine los registros MX antiguos.
6. Añada los registros SPF, DKIM y DMARC.
7. Configure las cuentas en el ordenador y en los móviles y pruebe el envío y la recepción.

Ejemplos de registros MX

El registro MX indica a qué servidor se entrega el correo que llega a su dominio. Obtenga siempre los valores del panel de su proveedor; los siguientes sirven solo para mostrar el formato. Google Workspace recomienda un único registro MX en las instalaciones nuevas; Microsoft 365, en cambio, da una dirección específica para su dominio.

; Google Workspace
firmaniz.com.   MX   1    smtp.google.com.

; Microsoft 365 (adres panelde verilir)
firmaniz.com.   MX   0    firmaniz-com.mail.protection.outlook.com.

; Hosting paketi
firmaniz.com.   MX   10   mail.firmaniz.com.

SPF, DKIM y DMARC

Estos tres registros son necesarios para que su correo no caiga en la carpeta de spam y para que otros no puedan enviar correo falso en su nombre. SPF indica qué servidores pueden enviar en su nombre, DKIM que el mensaje no se ha alterado y DMARC qué hacer con el correo que no supera esas comprobaciones. Por dominio solo puede haber un único registro SPF; si usa varios servicios de envío, combínelos todos en un solo registro. Los detalles, en nuestra guía SPF, DKIM y DMARC.

; Google Workspace
v=spf1 include:_spf.google.com ~all

; Microsoft 365
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all

05Ajustes IMAP y SMTP de Outlook

Las cuentas de Google Workspace y Microsoft 365 suelen configurarse automáticamente en Outlook y en los móviles solo con la dirección de correo y la contraseña. En cambio, al configurar a mano el correo de un paquete de hosting, para los ajustes IMAP y SMTP de Outlook debe introducir los nombres de servidor y los puertos.

IMAP mantiene el correo en el servidor y muestra las mismas carpetas en todos sus dispositivos; es la opción correcta para equipos. POP3 descarga el correo a un solo dispositivo y casi siempre lo borra del servidor; si se usan juntos el móvil y el ordenador, genera confusión.

06Verificar la configuración

Tras introducir los registros, espere a que se propaguen; casi siempre tarda entre unos minutos y unas horas. Puede comprobar desde la línea de comandos que los registros MX y SPF se ven correctamente en todo el mundo.

• Envíe un correo a una dirección personal de Gmail o Outlook.com y compruebe en la opción de mostrar el mensaje original del correo recibido que los resultados de SPF, DKIM y DMARC son PASS.
• Envíe un correo desde fuera a su dirección corporativa y compruebe que llega.
• Compruebe en el móvil y en el ordenador que la carpeta de elementos enviados se sincroniza.

nslookup -type=MX firmaniz.com
nslookup -type=TXT firmaniz.com

dig +short MX firmaniz.com
dig +short TXT firmaniz.com

07Primeros ajustes de seguridad de la cuenta

El buzón corporativo es donde se concentran los enlaces de restablecimiento de contraseña, las facturas y la correspondencia con los clientes; si lo toman, afecta a todo el negocio. Por eso el último paso de la configuración deben ser los ajustes de seguridad.

Los correos con facturas falsas e instrucciones de pago son una de las formas de ataque más habituales. Acostumbrar a su equipo a confirmar por teléfono todo correo que anuncie un cambio de cuenta bancaria es tan eficaz como las medidas técnicas.

• Haga obligatoria la verificación en dos pasos para todos los usuarios.
• Separe la cuenta de administrador de la cuenta de uso diario.
• Dé a cada usuario una contraseña única y larga; guarde las contraseñas en un gestor de contraseñas.
• Revise con regularidad las reglas de reenvío automático; los atacantes pueden añadir un reenvío silencioso a la cuenta que han tomado.
• Para la correspondencia importante, active las opciones de archivado y copia de seguridad del proveedor.

08Errores frecuentes y soluciones

Para no sufrir cortes de correo al trasladar el dominio a otra empresa, haga antes una copia de los registros; explicamos el proceso paso a paso en el artículo sobre la transferencia de dominio. Detalles técnicos como el envío de correo desde los formularios de la web son piezas que deben planificarse desde el principio en un proyecto de web corporativa.