Yrityssähköpostin käyttöönotto verkkotunnuksella
Kerromme vaihe vaiheelta, miten avaat yrityssähköpostitilin omalla verkkotunnuksellasi, syötät MX- ja SPF-tietueet sekä teet IMAP/SMTP-asetukset Outlookiin ja puhelimeen.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Yrityssähköpostin käyttöönotossa valitset ensin palveluntarjoajan: hosting-pakettisi sähköpostipalvelun, Google Workspacen tai Microsoft 365:n. Sen jälkeen vahvistat verkkotunnuksesi TXT-tietueella ja syötät palveluntarjoajan antamat MX-tietueet DNS:ään. Kun olet lisännyt SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet ja luonut käyttäjät, yhdistät tilit Outlookiin ja puhelimiin IMAP/SMTP:llä.
Miksi yrityssähköposti on tärkeä?
Osoite muodossa info@yrityksesi.com vaikuttaa ensikontaktissa paljon luotettavammalta kuin henkilökohtainen osoite ilmaisessa postipalvelussa. Asiakas, jolle lähetät tarjouksen, laskun tai sopimuksen, näkee verkkotunnuksesta, että lähettäjä todella on yrityksesi.
Yrityssähköpostin toinen etu on omistajuus. Kun työntekijä lähtee, otat tilin haltuun, ohjaat hänen postinsa toiselle käyttäjälle ja säilytät asiakaskirjeenvaihdon historian. Henkilökohtaisilla osoitteilla hoidetuissa asioissa tämä tieto lähtee henkilön mukana.
Verkkotunnuksen sähköposti on myös osa brändiä. Kun verkkosivusi, käyntikorttisi ja sosiaalisen median tilisi käyttävät samaa verkkotunnusta, brändi-ilme pysyy yhtenäisenä; pidämme tätä lähestymistapaa yhtenä kulmakivenä brändinhallinnan työssä.
Edellytykset
Jos et tiedä, mistä DNS-tietueita hallitaan, selvitä se ensin; tietueet syötetään sinne, minkä yrityksen nimipalvelimiin verkkotunnus osoittaa. Tietuetyyppien logiikan kerroimme yksityiskohtaisesti artikkelissa mikä DNS on.
- Oma, voimassa oleva verkkotunnus. Jos sinulla ei vielä ole, hanki ensin verkkotunnus.
- Pääsy paneeliin, josta hallitset verkkotunnuksen DNS-tietueita: verkkotunnusyritys, hosting-paneeli tai DNS-palveluntarjoaja, kuten Cloudflare.
- Luettelo siitä, montako käyttäjää ja mitä osoitteita (info, myynti, kirjanpito) tarvitaan.
- Jos siirryt vanhasta sähköpostipalvelusta, suunnitelma nykyisten viestien siirtämiseksi.
Mikä sähköpostin palveluntarjoaja?
Vaihtoehtoja on kolme yleistä, ja kaikki toimivat verkkotunnuksellasi. Valinnan ratkaisevat käyttäjämäärä, tallennustarve, toimisto-ohjelmat ja tiimisi tottumukset; kustannukset muotoutuvat näistä tekijöistä ja käyttäjäkohtaisesta lisenssimallista.
| Vaihtoehto | Vahvuus | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| Hosting-paketin sähköposti | Ei vaadi lisälisenssiä, asennus on nopea | Tallennus- ja lähetysrajat voivat olla matalat; jakaa saman palvelimen sivuston kanssa |
| Google Workspace | Gmail-käyttöliittymä, Drive, Meet, vahva roskapostisuodatin | Käyttäjäkohtainen lisenssi; Outlookin käyttö vaatii lisäasetuksia |
| Microsoft 365 | Täysi yhteensopivuus Outlookin, Teamsin ja Office-sovellusten kanssa | Käyttäjäkohtainen lisenssi; pakettivaihtoehdot on tarkistettava huolella |
Käyttöönoton vaiheet
Vaikka palveluntarjoaja on eri, kulku on sama. Jos noudatat alla olevaa järjestystä, et menetä postia siirtymän aikana.
- Avaa tili palveluntarjoajalla ja lisää verkkotunnuksesi.
- Syötä palveluntarjoajan antama vahvistus-TXT-tietue DNS:ään ja käynnistä vahvistus paneelissa.
- Luo käyttäjät ja ryhmäosoitteet (esimerkiksi ryhmä, joka jakaa myynti@-osoitteen usealle henkilölle).
- Jos siirrät postit vanhasta palvelusta, käynnistä siirtotyökalu nyt.
- Vaihda MX-tietueet uudelle palveluntarjoajalle; poista vanhat MX-tietueet.
- Lisää SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet.
- Määritä tilit tietokoneille ja puhelimille ja testaa lähetys ja vastaanotto.
Esimerkkejä MX-tietueista
MX-tietue kertoo, mille palvelimelle verkkotunnukseesi tulevat viestit toimitetaan. Hae arvot aina palveluntarjoajasi paneelista; alla olevat on tarkoitettu vain muodon havainnollistamiseen. Google Workspace suosittelee uusissa asennuksissa yhtä MX-tietuetta; Microsoft 365 antaa verkkotunnuksellesi oman osoitteen.
; Google Workspace
firmaniz.com. MX 1 smtp.google.com.
; Microsoft 365 (adres panelde verilir)
firmaniz.com. MX 0 firmaniz-com.mail.protection.outlook.com.
; Hosting paketi
firmaniz.com. MX 10 mail.firmaniz.com.SPF, DKIM ja DMARC
Nämä kolme tietuetta tarvitaan, jotta viestisi eivät päädy roskapostikansioon eivätkä muut voi lähettää väärennettyjä viestejä nimissäsi. SPF kertoo, mitkä palvelimet voivat lähettää nimissäsi, DKIM sen, ettei viestiä ole muutettu, ja DMARC sen, mitä tehdään viestille, joka ei läpäise näitä tarkistuksia. Verkkotunnusta kohden voi olla vain yksi SPF-tietue; jos käytät useampaa lähetyspalvelua, yhdistä ne kaikki yhteen tietueeseen. Lisätietoja SPF-, DKIM- ja DMARC -oppaassamme.
; Google Workspace
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
; Microsoft 365
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -allOutlookin IMAP- ja SMTP-asetukset
Google Workspace- ja Microsoft 365 -tilit määrittyvät Outlookissa ja puhelimissa yleensä automaattisesti pelkällä sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Kun asennat hosting-paketin sähköpostin käsin, sinun on syötettävä Outlookin IMAP- ja SMTP-asetuksia varten palvelinten nimet ja portit.
IMAP säilyttää viestit palvelimella ja näyttää samat kansiot kaikilla laitteillasi; se on oikea valinta tiimeille. POP3 lataa viestit yhdelle laitteelle ja poistaa ne useimmiten palvelimelta; jos käytät puhelinta ja tietokonetta yhdessä, siitä seuraa sekaannusta.
| Asetus | Arvo |
|---|---|
| Saapuvan postin palvelin (IMAP) | Palveluntarjoajan antama osoite, esimerkiksi mail.yrityksesi.com |
| IMAP-portti | 993, salaus SSL/TLS |
| Lähtevän postin palvelin (SMTP) | Yleensä sama osoite kuin saapuvan postin palvelimella |
| SMTP-portti | 465 (SSL/TLS) tai 587 (STARTTLS) |
| Käyttäjätunnus | Koko sähköpostiosoite |
| Lähtevän postin palvelimen todennus | Päällä; samat tiedot kuin saapuvan postin palvelimella |
Asennuksen varmistaminen
Kun olet syöttänyt tietueet, odota niiden leviämistä; se valmistuu usein minuuteissa tai muutamassa tunnissa. Voit tarkistaa komentoriviltä, että MX- ja SPF-tietueet näkyvät maailmalle oikein.
- Lähetä viesti henkilökohtaiseen Gmail- tai Outlook.com-osoitteeseen ja tarkista saapuneen viestin näytä alkuperäinen -osiosta, että SPF-, DKIM- ja DMARC-tulokset ovat PASS.
- Lähetä viesti ulkopuolelta yritysosoitteeseesi ja varmista, että se saapuu perille.
- Tarkista, että Lähetetyt-kansio on synkronoitu puhelimella ja tietokoneella.
nslookup -type=MX firmaniz.com
nslookup -type=TXT firmaniz.comdig +short MX firmaniz.com
dig +short TXT firmaniz.comEnsimmäiset asetukset tilin turvallisuudelle
Yrityksen postilaatikko on paikka, johon kerääntyvät salasanan palautuslinkit, laskut ja asiakaskirjeenvaihto; sen haltuunotto vaikuttaa koko yritykseen. Siksi asennuksen viimeisen vaiheen tulee olla tietoturva-asetukset.
Väärennettyjä laskuja ja maksuohjeita sisältävät viestit ovat yksi yleisimmistä hyökkäysmuodoista. Kun tiimisi tottuu varmistamaan puhelimitse jokaisen tilinumeron muutoksesta kertovan viestin, se on yhtä tehokasta kuin tekniset toimenpiteet.
- Ota kaikilla käyttäjillä käyttöön pakollinen kaksivaiheinen tunnistautuminen.
- Erota järjestelmänvalvojan tili päivittäisestä käyttötilistä.
- Anna jokaiselle käyttäjälle ainutlaatuinen ja pitkä salasana; säilytä salasanat salasanojen hallintaohjelmassa.
- Tarkista automaattiset edelleenlähetyssäännöt säännöllisesti; hyökkääjät voivat lisätä haltuunottamaansa tiliin hiljaisen edelleenlähetyksen.
- Ota tärkeää kirjeenvaihtoa varten käyttöön palveluntarjoajan arkistointi- ja varmuuskopiointivaihtoehdot.
Yleiset virheet ja ratkaisut
Kun siirrät verkkotunnuksen toiselle yritykselle, varmuuskopioi tietueet etukäteen, jotta sähköposti ei katkea; kävimme prosessin vaihe vaiheelta läpi artikkelissa verkkotunnuksen siirto. Tekniset yksityiskohdat, kuten sivuston lomakkeiden postin lähetys, ovat yrityksen kotisivut -projektin osia, jotka on suunniteltava alusta asti.
| Ongelma | Mahdollinen syy | Ratkaisu |
|---|---|---|
| Posti ei saavu | Vanha MX-tietue on edelleen paikallaan | Jätä vain uuden palveluntarjoajan MX-tietueet |
| Lähetetty posti päätyy roskapostiin | SPF tai DKIM puuttuu | Lisää tietueet ja ota DKIM käyttöön palveluntarjoajan paneelissa |
| Outlook kysyy jatkuvasti salasanaa | Väärä portti tai salaus | Käytä IMAP 993 SSL:ää, SMTP 465 SSL:ää tai 587 STARTTLS:ää |
| Verkkosivuston lomakkeet eivät lähetä postia | Lomake lähettää palvelimelta, jota SPF ei ole määritellyt | Lähetä lomake yritystilin SMTP:n kautta |
| Posti pysähtyi verkkotunnuksen siirron jälkeen | DNS-tietueita ei siirretty | Kopioi kaikki tietueet sellaisinaan uuteen paneeliin |
Usein kysytyt kysymykset
01Tarvitaanko yrityssähköpostiin verkkosivusto?
Ei, pelkkä verkkotunnus riittää. Jos verkkotunnus kuitenkin näyttää tyhjän sivun, viestin saanut asiakas voi menettää luottamuksen, kun hän tutkii sinua. Verkkotunnukselle on hyvä käytäntö laittaa vähintään yhden sivun esittelysivusto; laajan verkkosivusuunnitteluprojektin sijaan voit aloittaa yksinkertaisella laskeutumissivun suunnittelulla.
02Voinko lähettää postia verkkotunnuksellani Gmail-tililtäni?
Ilmainen Gmail tukee lähettämistä toisen osoitteen nimissä, mutta tämä menetelmä voi jäädä heikoksi SPF- ja DKIM-yhteensopivuuden kannalta ja lisää riskiä, että viestit päätyvät roskapostiin. Jos käytät sitä tiiminä, on järkevämpää avata verkkotunnuksellasi todellinen yritystili.
03Mitä tilille pitäisi tehdä, kun työntekijä lähtee?
Sen sijaan että poistaisit tilin heti, vaihda sen salasana ja ohjaa viestit johtajalle tai tehtävässä jatkavalle. Kun olet arkistoinut tarvittavan kirjeenvaihdon, voit vapauttaa lisenssin. Henkilötietoja sisältävän kirjeenvaihdon säilytysajan osalta tarkista ajantasaiset KVKK-säännökset (Turkin tietosuojalaki, vertailukelpoinen GDPR:n kanssa) ja kysy lakineuvojaltasi.
04Montako osoitetta minun pitäisi avata?
Henkilökohtainen osoite jokaiselle työntekijälle ja osastoille ryhmä- tai aliasosoitteet, kuten info tai myynti, on hyvä järjestely. Aliakset eivät yleensä vaadi lisälisenssiä, ja tiimin muuttuessa riittää, että päivität edelleenlähetyksen.
Yrityssähköpostin käyttöönotto oikeilla DNS-tietueilla valmistuu iltapäivässä ja tuo brändillesi luottamusta jokaisessa kirjeenvaihdossa. Tutustu tiimiimme, jos haluat yrityksen kotisivut, joissa verkkotunnus, sähköposti ja sivusto suunnitellaan yhdessä; jos tarvitset tukea asennuksessa, kirjoita meille yhteydenottosivun kautta.
