Företagse-post: e-post med egen domän
Vi går igenom steg för steg hur du skapar ett företagsmejl med din egen domän, lägger in MX- och SPF-poster och ställer in IMAP/SMTP i Outlook och mobilen.
Aurora YazılımRedaktionen
6 min läsning
För att sätta upp företagsmejl väljer du först en leverantör: mejltjänsten i ditt webbhotell, Google Workspace eller Microsoft 365. Sedan verifierar du domänen med en TXT-post och lägger in leverantörens MX-poster i DNS. När du har lagt till SPF-, DKIM- och DMARC-poster och skapat användarna kopplar du kontona till Outlook och mobilerna via IMAP/SMTP.
Därför är företagsmejl viktigt
En adress som info@dittforetag.se ser vid första kontakten mycket mer förtroendeingivande ut än en privat adress hos en gratis mejltjänst. När en kund får en offert, en faktura eller ett avtal ser hen på domänen att avsändaren verkligen är ditt företag.
Den andra fördelen med företagsmejl är äganderätten. När en medarbetare slutar tar du över kontot, vidarebefordrar mejlen till en annan användare och behåller korrespondensen med kunden. Med privata adresser försvinner den informationen tillsammans med personen.
Mejl på egen domän är också en del av varumärket. När webbplatsen, visitkortet och de sociala kanalerna bär samma domän får du en enhetlig visuell identitet. Vi ser det som en av grundstenarna i vårt arbete med varumärkesstrategi.
Förutsättningar
Om du inte vet var dina DNS-poster hanteras ska du ta reda på det först. Posterna läggs in hos det företag som domänens namnservrar pekar på. Hur de olika posttyperna fungerar går vi igenom i detalj i inlägget Vad är DNS.
- En domän som är registrerad i ditt namn och har en aktuell registrering. Har du ingen ännu behöver du köpa en först.
- Åtkomst till panelen där du hanterar domänens DNS-poster: din domänleverantör, din webbhotellpanel eller en DNS-leverantör som Cloudflare.
- En lista över hur många användare och vilka adresser (info, forsaljning, ekonomi) du behöver.
- En plan för att flytta befintliga mejl om du byter från en äldre mejltjänst.
Vilken e-postleverantör ska du välja?
Det finns tre vanliga alternativ och alla fungerar med din domän. Valet styrs av antalet användare, lagringsbehov, kontorsprogram och teamets vanor. Samma faktorer, tillsammans med licensmodellen per användare, avgör också kostnaden.
| Alternativ | Styrka | Att tänka på |
|---|---|---|
| Mejl i webbhotellpaketet | Kräver ingen extra licens och är snabbt att sätta upp | Gränserna för lagring och utskick kan vara låga, och mejlen delar server med webbplatsen |
| Google Workspace | Gmail-gränssnitt, Drive, Meet och ett starkt spamfilter | Licens per användare; Outlook kräver extra inställningar |
| Microsoft 365 | Fullt samspel med Outlook, Teams och Office-programmen | Licens per användare; paketalternativen bör granskas noga |
Installationssteg
Flödet är detsamma oavsett leverantör. Följer du ordningen nedan tappar du inga mejl under bytet.
- Skapa ett konto hos leverantören och lägg till din domän.
- Lägg in den TXT-post för verifiering som leverantören ger dig i DNS och starta verifieringen i panelen.
- Skapa användare och gruppadresser (till exempel en grupp som delar ut forsaljning@ till flera personer).
- Om du ska flytta mejl från den gamla tjänsten startar du migreringsverktyget nu.
- Peka om MX-posterna till den nya leverantören och ta bort de gamla MX-posterna.
- Lägg till SPF-, DKIM- och DMARC-poster.
- Ställ in kontona på datorer och mobiler och testa både att skicka och ta emot.
Exempel på MX-poster
En MX-post talar om vilken server som ska ta emot mejlen till din domän. Hämta alltid värdena från leverantörens panel; exemplen nedan visar bara formatet. Google Workspace rekommenderar en enda MX-post vid nya installationer, medan Microsoft 365 ger dig en adress som är specifik för din domän.
; Google Workspace
firmaniz.com. MX 1 smtp.google.com.
; Microsoft 365 (adres panelde verilir)
firmaniz.com. MX 0 firmaniz-com.mail.protection.outlook.com.
; Hosting paketi
firmaniz.com. MX 10 mail.firmaniz.com.SPF, DKIM och DMARC
De här tre posterna behövs för att dina mejl inte ska hamna i skräppostmappen och för att ingen ska kunna skicka falska mejl i ditt namn. SPF anger vilka servrar som får skicka åt dig, DKIM visar att mejlet inte har ändrats och DMARC bestämmer vad som händer med mejl som inte klarar kontrollerna. Du kan bara ha en enda SPF-post per domän; använder du flera utskickstjänster slår du ihop dem i samma post. Mer information finns i vår guide om SPF, DKIM och DMARC.
; Google Workspace
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
; Microsoft 365
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -allInställningar för Outlook IMAP och SMTP
Konton i Google Workspace och Microsoft 365 ställs oftast in automatiskt i Outlook och mobilen med bara e-postadress och lösenord. När du sätter upp mejl från webbhotellpaketet manuellt måste du däremot ange servernamn och portar för Outlook IMAP- och SMTP-inställningarna.
IMAP lämnar kvar mejlen på servern och visar samma mappar på alla dina enheter, vilket är rätt val för team. POP3 laddar ner mejlen till en enda enhet och raderar dem ofta från servern, vilket skapar oreda om du använder både mobil och dator.
| Inställning | Värde |
|---|---|
| Inkommande server (IMAP) | Adressen från leverantören, till exempel mail.dittforetag.se |
| IMAP-port | 993, kryptering SSL/TLS |
| Utgående server (SMTP) | Oftast samma adress som den inkommande servern |
| SMTP-port | 465 (SSL/TLS) eller 587 (STARTTLS) |
| Användarnamn | Hela e-postadressen |
| Autentisering för utgående server | På; samma uppgifter som för den inkommande servern |
Verifiera installationen
När du har lagt in posterna får du vänta tills de har spridits, vilket oftast tar mellan några minuter och några timmar. Du kan kontrollera från kommandoraden att MX- och SPF-posterna syns korrekt i världen.
- Skicka ett mejl till en privat Gmail- eller Outlook.com-adress och kontrollera under visa originalmeddelandet att SPF, DKIM och DMARC visar PASS.
- Skicka ett mejl utifrån till din företagsadress och bekräfta att det kommer fram.
- Kontrollera att mappen skickade objekt synkroniseras på både mobilen och datorn.
nslookup -type=MX firmaniz.com
nslookup -type=TXT firmaniz.comdig +short MX firmaniz.com
dig +short TXT firmaniz.comFörsta inställningarna för kontosäkerhet
Företagets inkorg är platsen där länkar för lösenordsåterställning, fakturor och kundkorrespondens samlas, och om den kapas drabbas hela verksamheten. Därför bör säkerhetsinställningarna vara sista steget i installationen.
Mejl med falska fakturor och betalningsinstruktioner hör till de vanligaste attackformerna. Att lära teamet att alltid bekräfta per telefon varje mejl som meddelar ett ändrat bankkonto är minst lika effektivt som tekniska åtgärder.
- Gör tvåstegsverifiering obligatoriskt för alla användare.
- Separera administratörskontot från kontot du använder dagligen.
- Ge varje användare ett unikt och långt lösenord och förvara lösenorden i en lösenordshanterare.
- Granska regelbundet reglerna för automatisk vidarebefordran; angripare kan lägga till tyst vidarebefordran i ett kapat konto.
- Aktivera leverantörens alternativ för arkivering och säkerhetskopiering för viktig korrespondens.
Vanliga fel och lösningar
Säkerhetskopiera posterna i förväg så att mejlen inte går ner när du flyttar domänen till ett annat företag; vi går igenom processen steg för steg i inlägget om domänflytt. Tekniska detaljer som att webbplatsens formulär ska kunna skicka mejl är sådant som bör planeras från början i ett projekt för en företagswebbplats.
| Problem | Möjlig orsak | Lösning |
|---|---|---|
| Mejlen kommer inte fram | Den gamla MX-posten finns kvar | Lämna kvar enbart den nya leverantörens MX-poster |
| Skickade mejl hamnar i skräpposten | SPF eller DKIM saknas | Lägg till posterna och aktivera DKIM i leverantörens panel |
| Outlook frågar hela tiden efter lösenord | Fel port eller kryptering | Använd IMAP 993 SSL samt SMTP 465 SSL eller 587 STARTTLS |
| Webbplatsens formulär skickar inga mejl | Formuläret skickar från en server som inte är definierad i SPF | Skicka formuläret via företagskontots SMTP |
| Mejlen slutade fungera efter domänflytten | DNS-posterna följde inte med | Kopiera alla poster exakt till den nya panelen |
Vanliga frågor
01Behöver jag en webbplats för att ha företagsmejl?
Nej, en domän räcker. Men om domänen visar en tom sida kan en kund som får mejl från dig tappa förtroendet när hen söker upp dig. Det är god praxis att lägga upp minst en enkel presentationssida på domänen; i stället för ett omfattande projekt inom webbdesign kan du börja med en enkel landningssida.
02Kan jag skicka mejl från min domän med mitt Gmail-konto?
Gratis Gmail kan skicka i en annan adress namn, men metoden blir svag när det gäller SPF- och DKIM-överensstämmelse och ökar risken att mejlen hamnar i skräpposten. Ska ni använda mejlen som team är det bättre att skapa ett riktigt företagskonto på er domän.
03Vad gör jag med kontot när en medarbetare slutar?
Radera inte kontot direkt. Byt i stället lösenord och vidarebefordra mejlen till administratören eller till den som tar över rollen. När du har arkiverat den nödvändiga korrespondensen kan du frigöra licensen. Kontrollera gällande regler i KVKK (den turkiska dataskyddslagen, jämförbar med GDPR) och rådgör med din juridiska rådgivare om hur länge korrespondens med personuppgifter får sparas.
04Hur många adresser ska jag skapa?
En personlig adress per medarbetare och grupp- eller aliasadresser som info eller forsaljning för avdelningarna är en bra ordning. Alias kräver oftast ingen extra licens, och när teamet ändras räcker det att uppdatera vidarebefordran.
Med rätt DNS-poster är företagsmejlet klart på en eftermiddag och ger ditt varumärke förtroende i varje konversation. Vill du ha en företagswebbplats där domän, mejl och webbplats planeras tillsammans kan du träffa vårt team, och behöver du hjälp med installationen kan du skriva till oss via vår kontaktsida.
