Bedrifts-e-post: e-post med eget domene
Vi viser steg for steg hvordan du oppretter en e-postkonto med eget domene, legger inn MX- og SPF-oppføringer og setter opp IMAP/SMTP i Outlook og på mobilen.
Aurora YazılımRedaksjonen
6 min lesetid
For å sette opp bedrifts-e-post velger du først en leverandør: e-posttjenesten i hostingpakken, Google Workspace eller Microsoft 365. Deretter verifiserer du domenet med en TXT-oppføring og legger inn MX-oppføringene leverandøren gir deg i DNS. Når du har lagt til SPF-, DKIM- og DMARC-oppføringer og opprettet brukerne, kobler du kontoene til Outlook og mobiltelefoner via IMAP/SMTP.
Hvorfor er bedrifts-e-post viktig?
En adresse som info@firmaet.no virker ved første kontakt langt mer tillitvekkende enn en personlig adresse hos en gratis e-posttjeneste. Kunden som får tilbud, faktura og kontrakt fra deg, ser på domenet at avsenderen virkelig er firmaet ditt.
Den andre fordelen med bedrifts-e-post er eierskap. Når en ansatt slutter, overtar du kontoen, videresender e-postene til en annen bruker og beholder korrespondansehistorikken med kunden. Når jobben drives med personlige adresser, forsvinner denne informasjonen sammen med personen.
E-post med eget domene er også en del av merkevaren. Når nettsiden, visittkortet og kontoene i sosiale medier har samme domenenavn, får du en helhetlig profil; vi behandler dette som en av grunnsteinene i arbeidet med merkevarebygging.
Forutsetninger
Vet du ikke hvor DNS-oppføringene dine administreres, må du finne det ut først; oppføringene legges inn hos selskapet domenets navneservere peker til. Logikken bak oppføringstypene har vi forklart i detalj i artikkelen Hva er DNS.
- Et domenenavn du eier og som er registrert og oppdatert. Har du ikke et ennå, må du først skaffe deg ett.
- Tilgang til panelet der du administrerer DNS-oppføringene til domenet: domeneselskapet, hostingpanelet eller en DNS-leverandør som Cloudflare.
- En liste over hvor mange brukere og hvilke adresser (info, salg, regnskap) du trenger.
- Hvis du flytter fra en gammel e-posttjeneste, en plan for å flytte eksisterende e-poster.
Hvilken e-postleverandør?
Det finnes tre vanlige alternativer, og alle fungerer med domenet ditt. Valget avgjøres av antall brukere, lagringsbehov, kontorprogrammer og teamets vaner; kostnaden formes av de samme faktorene og av lisensmodellen per bruker.
| Alternativ | Styrke | Dette må du være oppmerksom på |
|---|---|---|
| E-post i hostingpakken | Krever ingen ekstra lisens, rask å sette opp | Grenser for lagring og sending kan være lave; deler server med nettsiden |
| Google Workspace | Gmail-grensesnitt, Drive, Meet, kraftig spamfilter | Lisens per bruker; bruk av Outlook krever ekstra innstillinger |
| Microsoft 365 | Full kompatibilitet med Outlook, Teams og Office-programmene | Lisens per bruker; pakkealternativene må studeres godt |
Slik setter du det opp
Selv om leverandøren er en annen, er forløpet det samme. Følger du rekkefølgen under, mister du ingen e-post under overgangen.
- Opprett en konto hos leverandøren og legg til domenet ditt.
- Legg inn TXT-oppføringen for verifisering som leverandøren gir deg i DNS, og start verifiseringen i panelet.
- Opprett brukerne og gruppeadressene (for eksempel en gruppe som fordeler salg@-adressen til flere personer).
- Hvis du skal flytte e-poster fra den gamle tjenesten, starter du flytteverktøyet nå.
- Pek MX-oppføringene til den nye leverandøren; slett de gamle MX-oppføringene.
- Legg til SPF-, DKIM- og DMARC-oppføringer.
- Sett opp kontoene på datamaskiner og mobiltelefoner, og test sending og mottak.
Eksempler på MX-oppføringer
En MX-oppføring forteller hvilken server e-postene som kommer til domenet ditt skal leveres til. Hent alltid verdiene fra leverandørens panel; eksemplene under viser bare formatet. Google Workspace anbefaler én enkelt MX-oppføring ved nye oppsett, mens Microsoft 365 gir deg en adresse spesielt for domenet ditt.
; Google Workspace
firmaniz.com. MX 1 smtp.google.com.
; Microsoft 365 (adres panelde verilir)
firmaniz.com. MX 0 firmaniz-com.mail.protection.outlook.com.
; Hosting paketi
firmaniz.com. MX 10 mail.firmaniz.com.SPF, DKIM og DMARC
Disse tre oppføringene trengs for at e-postene dine ikke havner i søppelpostmappen og for at andre ikke skal kunne sende falske e-poster i ditt navn. SPF angir hvilke servere som kan sende på dine vegne, DKIM at e-posten ikke er endret, og DMARC hva som skal gjøres med e-poster som ikke består disse kontrollene. Et domene kan ha bare én SPF-oppføring; bruker du flere sendetjenester, slår du dem sammen i én oppføring. Detaljer finner du i guiden vår om SPF, DKIM og DMARC.
; Google Workspace
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
; Microsoft 365
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -allIMAP- og SMTP-innstillinger for Outlook
Kontoer i Google Workspace og Microsoft 365 settes vanligvis opp automatisk i Outlook og på mobil med bare e-postadresse og passord. Når du setter opp e-posten fra hostingpakken manuelt, må du derimot legge inn servernavn og porter for IMAP- og SMTP-innstillinger i Outlook.
IMAP beholder e-postene på serveren og viser de samme mappene på alle enhetene dine; det er det riktige valget for team. POP3 laster e-postene ned til én enhet og sletter dem ofte fra serveren; bruker du telefon og datamaskin sammen, skaper det rot.
| Innstilling | Verdi |
|---|---|
| Innkommende server (IMAP) | Adressen leverandøren gir deg, for eksempel mail.firmaet.no |
| IMAP-port | 993, kryptering SSL/TLS |
| Utgående server (SMTP) | Vanligvis samme adresse som innkommende server |
| SMTP-port | 465 (SSL/TLS) eller 587 (STARTTLS) |
| Brukernavn | Hele e-postadressen |
| Autentisering for utgående server | Slått på; samme opplysninger som innkommende server |
Verifisere oppsettet
Når du har lagt inn oppføringene, venter du på at de spres; det tar som regel fra noen minutter til noen timer. Du kan kontrollere fra kommandolinjen at MX- og SPF-oppføringene ser riktige ut for resten av verden.
- Send en e-post til en personlig Gmail- eller Outlook.com-adresse, og kontroller i delen vis original melding at resultatene for SPF, DKIM og DMARC er PASS.
- Send en e-post utenfra til bedriftsadressen din og bekreft at den kommer frem.
- Sjekk at mappen for sendte elementer synkroniseres på telefon og datamaskin.
nslookup -type=MX firmaniz.com
nslookup -type=TXT firmaniz.comdig +short MX firmaniz.com
dig +short TXT firmaniz.comFørste innstillinger for kontosikkerhet
Bedriftens postkasse er stedet der lenker for tilbakestilling av passord, fakturaer og kundekorrespondanse samles; blir den kapret, rammes hele virksomheten. Derfor bør det siste steget i oppsettet være sikkerhetsinnstillinger.
E-poster med falske fakturaer og betalingsinstrukser er en av de vanligste angrepsformene. Å gi teamet vanen å bekrefte hver e-post som melder om endring av bankkonto, per telefon, er like effektivt som tekniske tiltak.
- Gjør tofaktorautentisering obligatorisk for alle brukere.
- Skill administratorkontoen fra kontoen som brukes til daglig.
- Gi hver bruker et unikt og langt passord; lagre passordene i en passordbehandler.
- Kontroller reglene for automatisk videresending jevnlig; angripere kan legge til stille videresending på kontoen de har kapret.
- Slå på leverandørens alternativer for arkivering og sikkerhetskopiering for viktig korrespondanse.
Vanlige feil og løsninger
Ta sikkerhetskopi av oppføringene på forhånd, slik at du ikke får e-postavbrudd når du flytter domenet til et annet selskap; vi har forklart prosessen steg for steg i artikkelen om domeneoverføring. Tekniske detaljer som at skjemaer på nettsiden sender e-post er deler som må planlegges fra begynnelsen i et prosjekt for bedriftsnettside.
| Problem | Mulig årsak | Løsning |
|---|---|---|
| E-post kommer ikke frem | Den gamle MX-oppføringen står fortsatt | La bare MX-oppføringene til den nye leverandøren stå igjen |
| Sendte e-poster havner i søppelpost | SPF eller DKIM mangler | Legg til oppføringene og aktiver DKIM i leverandørens panel |
| Outlook spør hele tiden etter passord | Feil port eller kryptering | Bruk IMAP 993 SSL, SMTP 465 SSL eller 587 STARTTLS |
| Skjemaer på nettsiden sender ikke e-post | Skjemaet sender fra en server som ikke er definert i SPF | Send skjemaet via SMTP-en til bedriftskontoen |
| E-posten stoppet etter domeneoverføring | DNS-recordene ble ikke flyttet | Kopier alle oppføringene én til én til det nye panelet |
Vanlige spørsmål
01Trenger man nettside for å ha bedrifts-e-post?
Nei, et domenenavn er nok. Men hvis domenet viser en tom side, kan kunden som har fått e-post fra deg miste tilliten når han undersøker deg. Det er god praksis å legge ut i det minste en enkel presentasjonsside på domenet; i stedet for et omfattende webdesign-prosjekt kan du starte med en enkel landingsside, eller se på våre webdesign-tjenester.
02Kan jeg sende e-post fra domenet mitt med Gmail-kontoen min?
Gratis Gmail støtter sending på vegne av en annen adresse, men denne metoden kan bli svak med hensyn til SPF- og DKIM-samsvar og øker risikoen for at e-postene havner i søppelpost. Skal dere bruke det som team, er det sunnere å opprette en ekte bedriftskonto med domenet ditt.
03Hva gjør jeg med kontoen når en ansatt slutter?
I stedet for å slette kontoen med en gang, endrer du passordet og videresender e-postene til lederen eller til personen som overtar. Når du har arkivert nødvendig korrespondanse, kan du frigjøre lisensen. For hvor lenge korrespondanse med personopplysninger kan lagres, må du sjekke gjeldende personvernregler (GDPR, og KVKK i Türkiye) og en juridisk rådgiver.
04Hvor mange adresser bør jeg opprette?
En personlig adresse for hver ansatt og gruppe- eller aliasadresser som info eller salg for avdelinger er en god ordning. Aliaser krever vanligvis ingen ekstra lisens, og når teamet endres, holder det å oppdatere videresendingen.
Bedrifts-e-post er ferdig på en ettermiddag med riktige DNS-oppføringer, og gir merkevaren din tillit i hver eneste e-post. Møt teamet vårt for en bedriftsnettside der domene, e-post og nettside planlegges sammen, og skriv til oss via kontaktsiden hvis du vil ha hjelp med oppsettet.
