Hotellprogramvare og hotellsystem (PMS)

Det viktige er ikke hvor bookingen kommer fra, men at den behandles riktig. I Aurora filtreres bookinger fra bookingmotor, byrå, walk-in, nett og panel i én liste; innbetalinger ser du på oversiktskort per metode og bank. Når du lager en ny booking i panelet, kan du samle flere rom i én oppføring og legge inn barnas alder og ekstraseng. Pris, kapasitet og ledige rom beregnes automatisk mens du skriver.

• Én booking med flere rom

  For familier eller grupper holdes flere rom i samme booking, med romtype, romnummer, voksne, barnas alder og ekstraseng.

• Prisoversikt natt for natt

  Grunnpris, sesong, spesielle dager, helg, kanal- og beleggstillegg og kampanje fordeles per natt og låses når bookingen gjøres.

• Automatisk bekreftelse med depositum

  Når depositumet er mottatt, bekreftes bookingen automatisk og rommet trekkes fra; betalt og gjenstående beløp vises i sanntid.

• Romflytting og oppgradering

  Du flytter gjesten til et annet rom, oppgraderer til høyere kategori, forlenger, forkorter eller deler oppholdet; systemet stopper deg ved en fullbooket natt.

• Gjesteprofil i bookingen

  Antall opphold, forbruk, åpen saldo og preferanser vises i bookingbildet; varsler om VIP-kandidat og svarteliste er synlige.

• Kampanje og manuell rabatt

  Passende kampanjer legges automatisk på bookingen; ved behov gir du manuell rabatt innenfor din tilgang.

• Filter og eksport

  Filtrer på navn, kode, betalingsstatus, kilde, rom, bank og dato; hent listen som Excel, PDF eller utskrift.

• e-faktura fra raden

  Du utsteder e-faktura for bookingen uten å forlate listen; faktureringsinformasjon for privatpersoner og bedrifter ligger i oppføringen.

• Statushistorikk

  Innbetalinger, refusjoner, kanselleringer og alle statusendringer registreres med dato; tilknyttede transfer- og bilutleiekort ligger også her.

Et solid hotellsystem starter med riktige oppsett. Hotellkortet har beskrivelse, adresse, kart, inn- og utsjekkstider, turistlisensnummer, video, galleri og fasiliteter; fasiliteter som koster ekstra, merkes for seg. Når romtype, romnummer, etasje og sengeoppsett er lagt inn, bruker booking, resepsjon og housekeeping samme informasjon. Har du flere anlegg, bytter du mellom hotellene med ett klikk.

• Flere hoteller på én konto

  Kort, rom og regler for hvert anlegg holdes adskilt; administratoren bytter mellom hotellene uten å logge ut.

• Regel for forskuddsbetaling

  Prosent eller fast beløp; resten belastes ved innsjekk, utsjekk eller et valgfritt antall dager før ankomst.

• Innstillinger per romtype

  Kapasitet, ekstraseng, antall rom, gratis og betalte fasiliteter, galleri, SEO-tittel og -beskrivelse og egen forskuddsbetaling per rom.

• Romnummer og sengeoppsett

  Nummer, etasje og sengeoppsett registreres for hvert rom; resepsjon og housekeeping ser samme romliste.

• Alle måltidspakker

  Kun rom, rom med frokost, halvpensjon, helpensjon, all inclusive og ultra all inclusive.

• Retningslinjer samlet

  Kansellering, grupper, krav om ID og kort, depositum, alder, kjæledyr, refusjon og barn skriver du én gang.

• Avgifter og valuta

  Mva-klasser per avdeling og overnattingsavgift registreres; valutakurser oppdateres automatisk eller manuelt.

• Verifiserte gjesteomtaler

  Omtaler publiseres etter at du har godkjent dem; med vurdering og merket «verifisert opphold» gir de nye gjester trygghet.

• Automatisk oversettelse av oppsett

  Hotell- og rombeskrivelser oversettes automatisk til andre språk; du kan rette oversettelsen manuelt om du vil.

Å legge inn priser for hundrevis av netter ved sesongstart tar dager uten hotellprogramvare. I Aurora markerer du datoområdet med musen i kalenderen for romtypen og åpner, stenger eller setter kvote. Med massehandlinger legger du inn pris, minste opphold og refusjonsregler på én gang, og du ser forhåndsvisning og risikovarsel før endringen tas i bruk. En feil handling angrer du med ett klikk.

• Lagerkalender per romtype

  Marker datoområdet med musen og åpne eller steng salget, eller sett en kvote for perioden.

• Kalender per romnummer

  Du ser ledige, opptatte, blokkerte rom, rom under rengjøring, under vedlikehold og stengte rom, og lager bookinger fra kalenderen; på mobil fungerer den med berøring.

• Romblokkering

  Du stenger bestemte rom og datoer for salg ved vedlikehold, gruppebookinger eller spesielle gjester.

• Masseendring av priser

  Pris per rom eller per person, valuta, enkeltromstillegg, ekstra person og ekstraseng legger du inn på én gang.

• Salgsregler

  Minste og lengste opphold, åpning og stenging av salg, kvoter, måltidspakker, refusjonsregler og regler for forhåndssalg.

• Forhåndsvisning og risikovarsel

  Du ser effekten av en masseendring før den tas i bruk, og får varsel ved risikable endringer.

• Angre med ett klikk

  Hver massehandling loggføres; en feil oppdatering angrer du med ett klikk.

• Priskalender per kanal

  I en visning på 1 til 31 dager kontrollerer du prisen gjesten ser i hver kanal, for 1, 2 og 3 personer og med minste opphold.

En rabatt øker belegget når den gis til riktig gjest til riktig tid; gis den til alle, senker den bare inntektene. I Aurora begrenser du kampanjen på dato, dager før ankomst, minste antall netter, hotell og romtype, og lager egne tilbud til VIP-er, gjengangere eller gjester med bursdag denne måneden. Overlapper kampanjer, får gjesten den gunstigste. Regler for sesong, helg og belegg legges oppå grunnprisen uten å ødelegge den.

• Kampanjetyper

  Tidligbooking, fast rabatt, grupperabatt, rabattkode, langtidsopphold og gratisplass i grupper – i prosent eller beløp.

• Tilpasset målgruppen

  Du målretter mot VIP-er, gjengangere, lojale gjester, storforbrukere, nye gjester, gjester som ikke har vært der på lenge og gjester med bursdag denne måneden.

• Detaljerte vilkår

  Datoområde, dager før ankomst, minste antall netter, bruksgrense for rabattkoder og vilkår for hotell og romtype.

• Egen forskuddsbetaling per kampanje

  For kampanjer som tidligbooking setter du en annen forskuddsandel enn hotellets generelle regel.

• Den gunstigste ved overlapp

  Passer flere kampanjer, får gjesten den gunstigste; ingen priskaos.

• Fra utkast til arkiv

  Med statusene utkast, planlagt, aktiv og arkivert forbereder du sesongens kampanjer på forhånd og publiserer dem når tiden er inne.

• Inntektsregler

  Trinnvis økning etter sesong, høytider, ukedager og helg, kanaltillegg og belegg – i prosent, beløp eller med multiplikator.

• Prissimulering

  Du ser hva et opphold vil koste natt for natt med reglene, før noe publiseres.

• Inntekts- og kampanjerapporter

  I rapporten ser du hvor mange bookinger og hvor mye inntekt hver kampanje har gitt.

Koblingen til Booking.com, Expedia og Agoda settes opp med en veiviser steg for steg, og rommene dine kobles mot rommene i kanalen. Pris og tilgjengelighet sendes fra panelet til kanalen; i kanalen kan du bruke systemprisen din eller en egen pris for den kanalen. Nye, endrede og kansellerte bookinger hentes automatisk inn og behandles som en vanlig booking – i lager, gjestekort, gjestekonto og varsler. Kalendere fra Airbnb og Vrbo synkroniseres via iCal.

• OTA-oppsett steg for steg

  Veiviser og romkobling for Booking.com, Expedia og Agoda.

• Systempris eller egen kanalpris

  I kanalen bruker du panelprisen eller en egen pris du har satt for kanalen; utsendelsen gjøres fra panelet.

• Bookinger hentes automatisk

  Nye, endrede og kansellerte OTA-bookinger lander i panelet uten manuell registrering, og rommet trekkes fra lageret.

• Kobling til Channex

  Bruker du Channex som kanalstyring, hentes bookinger derfra automatisk inn.

• Airbnb og Vrbo via iCal

  Opptatte dager eksporteres, og opptatte dager i den eksterne kalenderen trekkes fra lageret ditt; synkroniseringen skjer automatisk eller manuelt.

• Synkronisering med Google Kalender

  Du kobler beleggskalenderen til Google Kalender via iCal og deler den enkelt med teamet.

• Google Hotel Ads

  Med veiviser og sjekkliste blir hotellet synlig på Google, og gjesten kommer til din egen bookingside.

• Kobling mot Hotelbeds

  Kobling av hotell og aktiviteter for Hotelbeds gjøres i panelet.

• Kanalgjester registreres også

  Gjester fra kanalene registreres på kundekortet og gjestekontoen og blir gjenkjent neste gang.

På et hotell som jobber med byråer, ligger den egentlige byrden ikke i salget, men i oppfølgingen: hvilken kontrakt gjelder i hvilken sesong, hvor mye av kvoten er brukt, er provisjonen betalt? I Aurora oppretter du egne kort for turoperatører, reisebyråer, grossister, bedrifter, underbyråer og gruppearrangører, og definerer modeller med provisjon, nettopris, kreditt eller forskuddsbetaling. Prisen fra kontrakten legges automatisk på bookingen, og usolgt kvote går tilbake til hotellet et valgt antall dager før.

• Detaljert byråkort

  Skatte-, MERSİS- og TÜRSAB-nummer (tyrkiske registre), selger, kredittgrense, forfall og risiko; egne vilkår per hotell.

• Fleksible samarbeidsmodeller

  Provisjon, netto, kreditt, forskuddsbetaling, virtuelt kort, betaling på hotellet eller en kombinasjon.

• Kontraktstyring

  Netto, brutto pluss provisjon, prosent eller fast pris; marked og sesong, gebyrer for kansellering, no-show og tidlig avreise, versjonshistorikk.

• Kvotebok

  Garantert, refunderbar, fritt salg og kvote på forespørsel; daglig oversikt, salgsstopp og tillatelse til overbooking.

• Vouchere og lister

  Du lager, verifiserer og sender vouchere på e-post; inn- og utsjekkslister per byrå er klare.

• Gruppebooking

  Forespørsel, tilbud, opsjon, blokkering, kontrakt, depositum, navneliste og bekreftelse; navnelisten lastes opp fra Excel.

• Byråøkonomi

  Byråkonto, godkjenning av kredittoverskridelse, samlefaktura og e-faktura, provisjonsberegning, avstemmingsutdrag, innbetaling via virtuelt kort og kursdifferanse.

• Salgsoppfølging

  Registrering av besøk, samtaler og tilbud, salgsmål og varsler om utløpsdato på byrådokumenter.

• Byrårapporter

  Produksjon, inntekter, provisjon, kvotebruk, aldersfordeling av fordringer, ADR og RevPAR per byrå, kanselleringer og no-show.

Hvert minutt i resepsjonen er gjestens første og siste inntrykk. Resepsjonsprogrammet i Aurora samler ankomster, avreiser, gjester i huset, romstatus og betalinger på én skjerm; du blar dagen fram eller tilbake og forbereder morgendagen allerede nå. Prioriterte varsler viser bookinger uten rom, rom som ikke er klare, gjester uten ID og utsjekker med åpen saldo. Innsjekk på et urent rom eller et rom under vedlikehold krever godkjenning fra leder.

• Smarte varsler i resepsjonen

  Varsler om manglende rom, rom som ikke er klart, manglende ID, utsjekk med åpen saldo og åpen kasse vises i prioritert rekkefølge.

• Kontrollert innsjekk

  Rommet får status «gjest på rommet», og KBS-meldingen til Jandarma klargjøres; innsjekk på urent rom krever godkjenning fra leder.

• Trygg utsjekk

  Utsjekk er ikke mulig med åpen saldo; ved utsjekk settes rommet som urent, og en rengjøringsoppgave opprettes automatisk.

• Alle typer betaling

  Depositum, delbetaling, full betaling og refusjon – med kontanter, kortterminal, overføring eller på nett.

• Rask registrering av walk-in

  Gjester som kommer rett inn døra, registrerer du med noen få felt og plasserer på et ledig rom med en gang.

• Raskt gjestesøk

  Søk på navn, telefon, bookingkode, rom, e-post eller ID; merker for gjengangere og svarteliste vises.

• Dokumenter med ett klikk

  Registreringsskjema, avtale, samtykke (KVKK/GDPR), oppholdsbevis og kontoutdrag lages med ett klikk.

• Registreringsskjemaer for utlendinger

  Registreringsskjemaer tilpasset gjester fra Tyskland, Italia, Spania, Frankrike, Portugal, Østerrike og Nederland.

• No-show og angring

  Du markerer gjester som ikke møter, og angrer kanselleringer eller feil handlinger; hvert steg loggføres.

Når gjesten står i resepsjonen, trenger du ikke lenger ringe for å spørre om rommet er klart. Housekeeping-programmet viser rommene som kort eller tabell etter etasje, type og ansvarlig, og har siste rengjøring, hvem som kontrollerte og notater på samme sted. Et rom som sjekkes ut, settes automatisk som urent, og en rengjøringsoppgave opprettes; rom med innsjekk samme dag får høy prioritet. Rommet blir «klart» når housekeeping-lederen godkjenner det.

• Tavle for romstatus

  Kort- eller tabellvisning; filter på etasje, romtype og ansvarlig, siste rengjøring, kontrollert av, gjestens ønsker, notater og bilder.

• Realistiske romstatuser

  Klart, rent, urent, rengjøres, venter på kontroll, gjest på rommet, venter på utsjekk, vedlikehold, defekt og stengt for salg.

• Skjermer etter rolle

  Romstelleren ser egne oppgaver, lederen rom som venter på kontroll, og administratoren helheten.

• Oppgavetyper og prioritet

  Etter utsjekk, daglig, rask klargjøring, minibar, håndklær, sengetøy og vedlikeholdskontroll; listen «tildelt meg».

• Notater og bilder

  Romstelleren fotograferer mangler eller skader og legger inn et notat, og lederen ser det samme med en gang.

• Feilmeldinger

  Det opprettes saker for feil på strøm, rør, aircondition, møbler, TV og internett, dører og låser, og det tekniske teamet følger opp.

• Stenging for salg med dato

  Et defekt rom stenges for salg fram til datoen du velger, og åpnes automatisk igjen når perioden er over.

• Housekeeping-rapport

  Gjennomsnittlig rengjøringstid, forsinkede oppgaver, ansattes ytelse og rommene med flest feil.

Folioen er gjestens konto på hotellet, og de fleste diskusjonene ved utsjekk kommer av at denne kontoen er mangelfullt ført. I Aurora deles linjer for overnatting, tillegg, betalinger, rabatter og refusjoner opp per avdeling på gjestekontoen; mva og overnattingsavgift vises for seg. Spa, transfer, bilutleie og andre tillegg havner automatisk på kontoen i det de registreres i sin del av systemet. Ved utsjekk gir du et PDF-utdrag og utsteder e-faktura eller e-arkivfaktura med ett klikk.

• Forbruk per avdeling

  Overnatting, ekstraseng, restaurant, bar, minibar, spa, transfer, arrangementer og bilutleie vises på egne linjer.

• Avgifter hver for seg

  Mva og overnattingsavgift vises separat på kontoen og føres riktig på fakturaen.

• Flere betalingsmåter

  Kontanter, kort, overføring, nettbetaling, depositum og kundekonto kan gjøres opp på samme gjestekonto.

• Tillegg kommer automatisk

  Forbruk på spa, transfer, bilutleie og restaurantregninger havner på kontoen når det registreres i sin skjerm – ingen manuell overføring.

• Linjer for rabatt og refusjon

  Gitte rabatter og refusjoner står som egne linjer; saldoen er alltid riktig.

• PDF-utdrag og kvittering

  Du gir gjesten kontooversikten som PDF og skriver ut kvittering for innbetalingen.

• e-faktura med ett klikk

  Når kontoen lukkes, lages e-faktura eller e-arkiv-faktura fra gjestekontoen med ett klikk.

På et hotell kommer pengene inn gjennom ulike dører: nettsiden, resepsjonen, restauranten og byråene. Aurora hotellprogramvare jobber med virtuell POS fra bankene med 3D Secure og avbetaling, med PayTR, iyzico, ZiraatPay og med Stripe for utenlandske kort. For gjenstående saldo kan du sette opp planlagt innkreving: med PayTR belastes et lagret kort, og finnes det ikke kort, får gjesten en betalingslenke på e-post. For å ta imot kontanter i resepsjonen må kassen være åpen; ved vaktslutt sammenlignes opptalt og forventet beløp, og differansen går til godkjenning hos leder.

• Virtuell POS fra banker

  Betaling med 3D Secure-verifisering og avbetaling via virtuell POS fra 13 banker i Tyrkia.

• Betalingsformidlere

  PayTR, iyzico og ZiraatPay; Stripe for utenlandske kort med EUR, GBP, USD og andre valutaer.

• Planlagt innkreving av saldo

  Gjenstående saldo belastes et lagret kort via PayTR; finnes det ikke kort, sendes en betalingslenke til gjesten på e-post.

• Overføring og betalingslenke

  Kontoene for bankoverføring er registrert; status på sendte betalingslenker følges i en egen rapport.

• Kasse og vakter

  Kassetyper, vaktåpning, utgifter, forskudd og uttak; åpen kasse er et krav for kontantinnbetaling.

• Dagsoppgjør

  Opptalt og forventet beløp sammenlignes; differanser og kritiske avvik går til godkjenning, og det lages en dagsoppsummering.

• Refusjon med godkjenning

  Refusjonsforespørsler går via godkjenning fra leder og registreres; refusjonsflyten er godkjent og dokumentert.

• Hugin-kassaapparat POS

  Bruker du Hugin-kassaapparat med POS, kobles det til; kortbeløpet sendes til terminalen, og kvitteringen skrives ut.

• Finansrapporter

  Saldo med aldersfordeling, innbetalinger, refusjoner, kasse, dagsoppgjør, kontoer uten faktura og innbetalinger per ansatt; Excel og PDF.

Inntekten som oftest går tapt i en hotellrestaurant, er bestillinger som føres på rommet men aldri havner på kontoen. I Aurora fører du regningen på bookingen, rommet eller bordet; beløp på et opptatt rom knyttes direkte til gjestekontoen. Du setter opp områder som basseng, terrasse, strand, restaurant og bar hver for seg, og tar imot betaling delvis, per vare eller delt. Gjestene ser produkt, bilde, allergener og kalorier på telefonen i en flerspråklig QR-meny; for bedrifter som bare har restaurant, tilbys QR-meny også som egen løsning.

• På rom, bord eller booking

  Regningen åpnes på tre måter; bestillinger på et opptatt rom knyttes til gjestekontoen.

• Områder og bord

  Områder for basseng, terrasse, strand, restaurant og bar; bytte og flytte bord og gi bord navn.

• Fleksibel betaling

  Delbetaling, betaling per vare eller delt betaling; utskrift av regning med varer fra menyen eller manuelt, rabatt og mva-spesifikasjon.

• Riktig mva

  For alkoholholdige produkter føres riktig mva-sats på fakturaen og i POS.

• Flerspråklig QR-meny

  Mobiltilpasset meny med produktsøk, bilder, beskrivelse, merking av allergener og kalorier og pris inkludert mva.

• Enkel menystyring

  Du sorterer produktene med dra-og-slipp, justerer kategoriene og lager QR-koder til bordene i panelet.

• POS-kobling

  Bruker du Hugin POS, går kortbetalingen til terminalen; bruker du DionPOS restaurant-POS, kobles den til systemet.

• Restaurantrapporter

  Bestselgere, inntekt per kategori, betalte og åpne regninger.

Aurora hotellprogramvare jobber med EDM Bilişim og Uyumsoft for e-faktura og e-arkiv (tyrkisk e-faktura og e-arkiv); koblingen tester du fra panelet. Fakturatypen bestemmes automatisk ut fra mottakeren, rabatter fordeles forholdsmessig på linjene, og overnattingsavgiften står på egen linje. Samme booking kan ikke faktureres to ganger. Hvordan integrasjonen fungerer generelt, forklarer vi på siden om e-faktura-integrasjon.

• EDM Bilişim og Uyumsoft

  Du bruker en av to integratorer og kommer i gang ved å teste koblingen fra panelet.

• Faktura med ett klikk

  Fakturaer lages fra gjestekontoen, byråkontoen og salg av arrangementer og spa.

• Typen velges automatisk

  Ut fra mottakerens status velges e-faktura eller e-arkiv automatisk.

• Forholdsmessig rabatt

  Rabatten i bookingen fordeles forholdsmessig på fakturalinjene; beløpene stemmer.

• Overnattingsavgift på egen linje

  Overnattingsavgiften vises på egen linje på fakturaen og blandes ikke med mva.

• Sperre mot dobbel fakturering

  Samme booking kan ikke faktureres en gang til; dobbeltføringer når aldri regnskapet.

• Faktura- og avgiftsrapporter

  Utstedte fakturaer og avgifter rapporteres per periode og går ferdig til regnskapsføreren.

Å skrive inn ID-meldingen for hver gjest i en egen skjerm tar tid og øker risikoen for feil. Aurora hotellprogramvare er koblet til KBS, Jandarmas system for gjesteregistrering i Tyrkia: tyrkiske statsborgere meldes automatisk under innsjekk. Meldinger for utenlandske gjester og utsjekk samles i en venteliste og sendes derfra samlet eller én og én. Statusen sendt, venter eller feil for hver melding vises i arkivet.

• Automatisk melding ved innsjekk

  Meldingen for gjester med tyrkisk statsborgerskap går til Jandarma KBS sammen med innsjekken.

• Venteliste for meldinger

  Meldinger for utenlandske gjester og utsjekk samles i en liste og sendes samlet eller én og én.

• Meldingsarkiv

  Statusen sendt, venter eller feil for hver oppføring vises med dato i arkivet.

• Feil blir synlige

  Meldinger med feil merkes for seg i arkivet; du ser straks hvilken oppføring som ikke gikk.

• Oppsett og test

  Du legger inn opplysningene om anlegget i panelet og kommer i gang ved å teste koblingen.

• Varsel om manglende ID

  Gjester med manglende ID-opplysninger vises i varslene i resepsjonen; ingen melding blir glemt.

Verdien av hotellprogramvare måles i om den legger dataene fram slik at du kan ta beslutninger. I rapportsenteret er rapportene delt i kategorier; du legger de du bruker ofte til favoritter, går raskt tilbake til de sist viste og sammenligner med forrige periode og fjoråret. Nøkkeltall som belegg, ADR (gjennomsnittlig pris per solgt romnatt) og RevPAR (inntekt per tilgjengelig rom) er klare i inntektsrapportene. Du lagrer visningen og eksporterer rapporten som PDF, Excel eller CSV.

• Rapportsenter med sammenligning

  Kategorier, favoritter, sist viste, sammenligning med forrige periode og fjoråret, lagrede visninger.

• Ledelses- og inntektsrapporter

  Belegg, ADR, RevPAR, inntekt per kilde, nettoresultat og kontantstrøm.

• Bookingrapporter

  Bookinger med opsjon, gruppebookinger og kansellerte bookinger følges hver for seg.

• Resepsjon og gjester

  Inn- og utsjekk, gjester i huset, antall personer per dag og nasjonalitet; analyser av nye gjester, gjengangere og VIP-er.

• Romytelse

  Rapporter om salg og rengjøring per romtype.

• Kasse og regnskap

  Kasse, innbetalinger, åpen saldo, daglig inntektsbok, faktura- og avgiftsrapporter.

• Kanaler og provisjon

  Du ser side om side hvor mye hver salgskanal produserer og hvor mye provisjon den tar.

• Tillegg og revisjon

  Inntekter fra tillegg, spa og transfer; revisjonslogg over ansattes handlinger og endringer i priser og rom.

• Risikobookinger

  Bookinger med høy sannsynlighet for kansellering og inntekter i faresonen blir synlige; med bekreftelseslisten ringer du gjesten på forhånd.

Gjengangeren er hotellets mest lønnsomme gjest, og å vise at du kjenner henne eller ham igjen, er den billigste markedsføringen. På Gjest 360°-kortet finner du bookinger, kontoutdrag, preferanser, etiketter, kommunikasjonshistorikk, dokumenter, lojalitet og spa-historikk samlet. Systemet lager segmenter etter verdi, lojalitet og risiko, og foreslår passende gjester som VIP-kandidater. Samtykker til personvern (KVKK/GDPR), e-post, SMS og WhatsApp lagres med dato; e-postkampanjer går bare til segmenter som har samtykket.

• Smart gjesteliste

  Du filtrerer privatgjester, familier, bedrifter, byråer og walk-in-gjester, og jobber med lagrede lister.

• Sammenslåing av duplikater

  Doble oppføringer for samme person oppdages med varsel og slås sammen til ett kort.

• Samtykker med dato

  Samtykker til personvern (KVKK/GDPR), e-post, SMS og WhatsApp lagres med dato for når de ble gitt.

• VIP-nivåer

  Nivåene Silver, Gold, Platinum, VIP og VVIP; systemet foreslår passende gjester som VIP-kandidater.

• Nivåer på svartelisten

  Gjester du har hatt problemer med, merkes etter alvorlighetsgrad; kommer de igjen, varsles resepsjonen.

• Preferanser og helsenotater

  Preferanser for rom, mat og drikke, allergier og helseinformasjon; egne notater per avdeling.

• Bursdager og klager

  Du følger bursdager, registrerer klager og følger dem til de er løst; CRM-rapportene er klare.

• E-postkampanjer med samtykke

  Du sender personlige e-postkampanjer til segmenter som har samtykket.

• Anonymisering av personopplysninger

  På forespørsel anonymiseres gjestens personopplysninger; oppføringer med lovpålagt oppbevaring beholdes.

Å redigere dokumenter som registreringsskjema, oppholdsbevis, proforma, kanselleringsbekreftelse og personvernsamtykke i Word hver gang er både tidkrevende og en kilde til feil. I dokumentsenteret lages disse dokumentene på tyrkisk, engelsk, tysk og russisk fra maler tilpasset hotellet og språket. I forhåndsvisningen får du varsel om manglende felt, og du lagrer som PDF, skriver ut eller sender på e-post. Forespørsler om «gi meg dataene mine» og «slett dataene mine» etter KVKK (tyrkisk personvernlov, tilsvarende GDPR) håndteres også her; oppføringer med lovpålagt oppbevaring beholdes.

• Ferdige dokumentmaler

  Bookingskjema, oppholdsbevis, registreringsskjema, proforma, kanselleringsbekreftelse, avtale, personvernsamtykke, kvitteringer og registreringsskjemaer for utlendinger.

• Dokumenter på fire språk

  Tyrkisk, engelsk, tysk og russisk; egne maler per hotell og språk.

• Varsel om manglende felt

  Dokumentet forhåndsvises før det lages, og tomme felt markeres.

• PDF, utskrift, e-post

  Du laster ned dokumentet som PDF, skriver det ut eller sender det til gjesten på e-post.

• Versjoner og signerte dokumenter

  Versjonshistorikken lagres, og kopien gjesten har signert, lastes opp i systemet.

• Alle dokumenter i én PDF

  Du samler alle dokumentene til en gjest i én PDF-fil.

• Dokumentverifisering med QR

  QR-koden på dokumentet bekrefter at det er gyldig; verifiseringsskjermen viser ingen personopplysninger.

• KVKK-forespørsler

  Forespørsler om «gi meg dataene mine» og «slett dataene mine» håndteres og registreres; lovpålagt oppbevaring ivaretas.

• Rapport over manglende dokumenter

  Du ser i én liste hvilke dokumenter som mangler for hvilke gjester.

Når spaet drives i et eget program, glemmes massasjen eller pakken som er ført på rommet lett ved utsjekk. I spa-senteret i Aurora kjører timekalenderen per ansatt; du drar og flytter timer, ser ledige tider og legger inn pauser og blokkeringer. Kollisjoner for ansatte, rom og dobbeltbookinger samt forberedelsestid kontrolleres; helserisikoer som allergi, graviditet og blodtrykk vises som varsel. Forbruket til hotellgjester overføres til romkontoen, brukte produkter trekkes fra lageret, og medlemmer og eksterne kunder håndteres hver for seg i samme system.

• Timekalender per ansatt

  Dra-og-slipp, visning av ledige tider, pauser og blokkeringer; kontroll av kollisjoner for ansatte, rom og dobbeltbookinger.

• Helsevarsel

  Risikoer som allergi, graviditet og blodtrykk vises som varsel i timen, og spa-retningslinjene dine følges.

• Venteliste

  Det føres venteliste for fullbookede tider, og du får forslag til ledige tider.

• Spa-regning

  Tjenester, produkter, tillegg og gratis ytelser; overføring til romkonto, pakkerettigheter, delbetaling, refusjon og e-faktura.

• Medlemskap og pakker

  Frysing, forlengelse og overføring av medlemskap; pakkesalg og bruksrettigheter.

• Treningsoppfølging

  Øvelsesbibliotek, utstyrsoversikt, personlige programmer, kroppsmål og fremdriftsgraf.

• Gruppeaktiviteter

  Kapasitet, automatisk opprykk fra ventelisten og oppmøteregistrering.

• Adgangskontroll

  Kort eller QR skannes; grenser, tidspunkt og grunn for avvisning vises på skjermen.

• Medlemskort

  Kort, armbånd, QR, NFC eller romkort; tapte kort sperres, og digitalt kort sendes til telefonen.

Inntekter utenom overnatting forsvinner ofte i egne bøker. I Aurora setter du opp enkeltarrangementer som konserter, seminarer og gallaer, program med flere økter som turer, workshops og kurs, og utleie av utstyr per dag som sykler eller båter – og selger billetter på nettsiden. I transferdelen planlegger du henting, levering og turer på en disponeringstavle; gjesten kan også bestille transfer når hun eller han booker rom på nettsiden. Ved bilutleie gjøres utlevering og innlevering med veiviser og digital signatur i panelet; i alle tre delene føres beløpet på gjestekontoen.

• Arrangementer og billettsalg

  Arrangementsside, kvote per dag og økt, pris etter barnets alder; billettsalg på nettsiden med kort eller overføring.

• Oppfølging av arrangementer

  Oppfølging av bekreftelser, kanselleringer og betalinger; kvoten går ned automatisk etter hvert som den selges, og e-faktura utstedes.

• Transfertyper

  Henting, levering, tur-retur, punkt til punkt, per time og turer; salg også til eksterne kunder.

• Beregning av hentetid

  Hentetidspunktet for gjesten beregnes ut fra fly-, ferge- eller bussavgang.

• Disponeringstavle

  Sjåfør, kjøretøy eller ekstern leverandør tildeles; kontroll av kollisjoner og kapasitet, varsel om førerkort og SRC-sertifikat (yrkessjåførbevis).

• Pristabell for transfer

  Pris per rute, kjøretøy og tjeneste; regler for natt, helg, helligdager, sesong, siste liten og tidligbooking.

• Bilgrupper og dokumenter

  Krav til alder og førerkort, depositum, km- og drivstoffregler; varsel om utløp av vognkort, forsikring, kasko og EU-kontroll.

• Veiviser for utlevering og innlevering

  Km, drivstoff, bilder av skader og digital signatur på nettbrett; ved innlevering trekkes forsinkelse, ekstra km og skader fra depositumet.

• Vedlikehold og rapporter

  Ved planlagt vedlikehold blokkeres bilen automatisk; rapporter om bruk, inntekter, kostnader og nettofortjeneste.

Hotellets lønnsomhet avgjøres ikke bare av romprisen, men av hver post som brukes – fra håndklær til frokostvarer. I innkjøpsdelen sender avdelingene forespørsler fra telefonen eller panelet, og forespørselen går gjennom godkjenning i flere steg etter beløp. Tilbud fra leverandører sammenlignes side om side; velges ikke det billigste, må det begrunnes. Ved varemottak registreres delleveranser, avvisninger og skader, og innkjøpsfakturaen avstemmes mot bestilling og levering.

• Lager og produktkort

  Flere lagre; enhet, kostmetode, min.–maks. og sikkerhetslager, parti, utløpsdato og serienummer.

• Lagerbevegelser

  Registrering av inn, ut, overføring, telling, svinn, forbruk og retur; varsel om kritisk lager.

• Leverandørstyring

  Leverandørkort med forfall, kredittgrense, rabatt, risiko og prislister.

• Avdelingsforespørsler med godkjenning

  Forespørsler sendes fra telefonen eller panelet og går gjennom godkjenning i flere steg etter beløp.

• Sammenligning av tilbud

  Innhentede tilbud vises side om side; velges ikke det billigste, kreves begrunnelse.

• Bestilling og varemottak

  Godkjenning og revisjonshistorikk for bestillinger; registrering av del- eller fullmottak, avvisning, skader og karantene.

• Treveis avstemming

  Innkjøpsfakturaen sammenlignes med bestilling og varemottak; leverandørkontoen oppdateres.

• Budsjett og oppskrifter

  Avdelingsbudsjett og varsel ved overskridelse; forbruk trekkes automatisk via oppskrifter for romtype, tjeneste, minibar og meny.

• Kostnad per romnatt

  Med kostnaden per romnatt og per gjest får prisbeslutningene dine et solid grunnlag.

En stor kansellering eller en kassedifferanse er hendelser lederen må få vite om med en gang. Varslingssenteret jobber med varsler i panelet, på telefon og i nettleseren, e-post og SMS; avanserte varslingsscenarioer dekker hendelser innen booking, betaling, kasse, housekeeping, lager, byråer, spa, biler og kanaler. Du bestemmer hvem som skal varsles, med hvilken prioritet og på hvilke vilkår. Ansatt-appen installeres på telefonen som en app og viser hver rolle bare sin egen skjerm.

• Avanserte varslingsscenarioer

  Ferdige scenarioer for hendelser innen booking, betaling, kasse, housekeeping, lager, byråer, spa, biler og kanaler.

• Regler

  Mottaker, prioritet, vilkår og sperre mot gjentakelser; ved forsinket oppgave går varselet videre til leder over.

• Fra varsel til oppgave

  Du gjør et varsel om til en oppgave og følger den i listen «mine oppgaver».

• Stilletid og oppsummering

  Stilletid, innstilling utenfor vakt og daglig e-postoppsummering hindrer unødvendige forstyrrelser.

• Vakt og stedfortreder

  Vakthavende og stedfortreder registreres; kritiske hendelser blir ikke stående uten ansvarlig.

• Installeres som en app

  Ansatt-appen legges til på telefonen som en app, og man logger inn med ansattkode.

• Skjermer per rolle

  Romstell, housekeeping-leder, resepsjon, teknisk service, økonomi og ledelse ser bare sin egen skjerm.

• Innkjøpsforespørsel fra telefonen

  Ansatte i avdelingene sender behovet sitt som forespørsel fra telefonen, og godkjenningsflyten starter.

På et hotell går penger og gjestedata gjennom mange hender. I Aurora defineres hver ansatts tilganger hver for seg – kasse, innbetaling, refusjon, rabatt, faktura, dagsoppgjør og ledergodkjenning; du starter fra ferdige rollemaler og legger til individuelle tillatelser eller sperrer. Ved risikable kombinasjoner av tilganger varsler systemet deg. Totrinnsverifisering, handlingslogger, oppfølging av mistenkelige pålogginger og fjernsupport med samtykke og logging gjør at du kan bruke systemet trygt.

• Ansattkort

  Opplysninger og tilganger for hver ansatt står på ett kort.

• Rollebasert tilgang

  Du starter med ferdige rollemaler og finjusterer med individuelle tillatelser og sperrer.

• Handlingstilganger

  Tilgang til kasse, innbetaling, refusjon, rabatt, faktura, dagsoppgjør og ledergodkjenning gis hver for seg.

• Varsel om risikable tilganger

  Du får varsel når tilganger som ikke bør ligge hos samme person, kombineres.

• Handlingslogger

  Brukeraktivitet og handlinger loggføres; ved behov logges økter ut.

• Tofaktorautentisering

  Totrinnsverifisering med SMS og oppfølging av mistenkelige pålogginger.

• Logget fjernsupport

  Supportteamet vårt kobler seg til systemet ditt bare med ditt samtykke, og alt logges.

Veien til direktebookinger går via en rask hotellnettside der gjesten kan betale trygt. Nettsiden designes for ditt hotell; designinnstillinger som seksjoner på forsiden, slider, galleri og romkarusell styrer du selv i panelet, og du forhåndsviser endringene før de publiseres. I bookingmotoren søker gjesten på datoer og antall personer, ser tilgjengelighet natt for natt og kampanjemerker, og betaler forskudd med kort eller overføring. Nettsiden er flerspråklig og bygges etter prinsippene for SEO-vennlig webdesign; administrasjonspanelet kan også brukes på mange språk.

• Egen bookingmotor for hotellet

  Søk på datoer og antall personer, tilgjengelighet natt for natt, kampanjemerker; booking og forskuddsbetaling steg for steg.

• Trygg betaling på nett

  PayTR, iyzico, ZiraatPay, virtuell POS fra banker og Stripe; i tillegg overføring og betaling via byrå eller på stedet.

• Designinnstillinger i panelet

  Slider, søkeboks for booking, romkarusell, fasiliteter, galleri, video, omtaler og bunnmeny; du forhåndsviser og publiserer.

• Ubegrensede sider og blogg

  Ubegrensede sider, blogg, menystyring, mediebibliotek og vannmerke på bilder.

• Sidene et hotell trenger

  Rom og søk, arrangementer, restaurant og QR-meny, kontaktskjema, medlemskap med SMS-verifisering og bookinghistorikk.

• Verifiserte omtaler

  På nettsiden kan bare gjester som har bodd der, skrive omtaler; omtalene dine skaper tillit.

• Flerspråklig nettside

  Språkvelger, omdirigering etter nettleserspråk, oversettelsesverktøy og automatisk oversettelse.

• Tekniske SEO-innstillinger

  Sidetittel og beskrivelse, informasjon for deling i sosiale medier, nettstedskart, 301, verifisering hos Google og Yandex, analysekoder.

• KI-roboter og spam

  Nettstedssammendrag og tillatelser for KI-roboter; spambeskyttelse i skjemaer og WhatsApp-supportknapp.

Gjesten vil vite med en gang at bookingen er mottatt, at betalingen har kommet fram eller at kanselleringen er behandlet. I Aurora får gjesten automatisk SMS fra maler ved bookingbekreftelse, betaling, kansellering, refusjon og billetter til arrangementer; dobbel utsendelse blokkeres, og SMS-saldoen følger du i panelet. Booking-e-poster sendes også med maler du kan redigere. Står du fast, oppretter du en supportsak fra panelet, når teamet vårt via live chat eller finner svaret i det omfattende hjelpesenteret.

• Automatisk SMS

  Gjesten får SMS fra mal ved bookingbekreftelse, betaling, kansellering, refusjon og billetter til arrangementer.

• Sperre mot dobbel SMS

  Samme melding går ikke to ganger til samme person; SMS-saldoen vises i panelet.

• E-postmaler

  Du tilpasser booking-e-postene til språket og tonen på hotellet ditt.

• Nyhetsbrev

  Med påmeldingsboksen på nettsiden samler du abonnementer fra interesserte besøkende.

• Omtaleplattformer

  Koblinger til TripAdvisor, Booking.com og Google Business samt lenke til Google-anmeldelser.

• WhatsApp-supportknapp

  Gjesten skriver til deg på WhatsApp med ett trykk fra nettsiden.

• Livechat i panelet

  Supportsaker og livechat åpnes uten at du forlater panelet.

• Omfattende hjelpesenter

  Hjelpesenteret har trinnvise forklaringer for hver del av panelet.