Otel Yazılımı Seçerken Nelere Bakılmalı?
Otel yazılımı karşılaştırmaları çoğu zaman ekran görüntüleri ve özellik listeleriyle başlar. Oysa bir sezon sonra memnuniyeti belirleyen şey, yazılımın yoğun bir cumartesi gecesi resepsiyonda nasıl davrandığı, kanallardan gelen rezervasyonları ne kadar güvenilir işlediği ve muhasebecinizin ay sonunda ne kadar az düzeltme yaptığıdır. Bir PMS’i değerlendirirken demo sırasında kendi tesisinizden gerçek senaryolar denemenizi öneriyoruz: çok odalı bir aile rezervasyonu, gece yarısı gelen walk-in misafir, oda değişikliği, kısmi ödeme ve açık bakiyeli bir çıkış.
Aşağıdaki sorular, satış sunumunun ötesine geçip yazılımın sizin işinizi gerçekten kolaylaştırıp kolaylaştırmayacağını anlamanıza yardım eder. Listedeki her sorunun Aurora Hotel Yazılımı’ndaki karşılığını yukarıdaki özellikler bölümünde bulabilirsiniz.
- Rezervasyon, ön büro, kat hizmetleri ve misafir hesabı aynı veritabanında mı, yoksa ayrı programlar birbirine mi aktarılıyor?
- Booking.com, Expedia ve Agoda rezervasyonları elle girilmeden içeri alınıyor mu; iptal ve değişiklikler de geliyor mu?
- Otelin kendi web sitesinden kartla ön ödeme alınıp kalan bakiye planlı tahsil edilebiliyor mu?
- Jandarma KBS bildirimi ve e-Fatura yazılımın içinden yapılabiliyor mu?
- Fiyat dökümü gece gece görülebiliyor mu; toplu bir fiyat hatası geri alınabiliyor mu?
- Personelin indirim, iade ve kasa yetkileri ayrı ayrı sınırlandırılabiliyor mu, işlemler kayıt altında mı?
- Kat ekibi ve teknik servis görevlerini telefondan görebiliyor mu?
- Raporlar doluluk, ADR ve RevPAR gibi temel göstergeleri geçen yılla karşılaştırmalı veriyor mu?
- Sorun yaşadığınızda ulaşabileceğiniz, bölgenizi ve sezonunuzu bilen bir destek ekibi var mı?
Hotel Yazılımı ile Klasik Otel Web Sitesi Arasındaki Fark
Klasik bir otel web sitesi odaları tanıtır ve iletişim formuyla talep toplar; rezervasyonun kendisi yine telefonda, defterde ya da e-postada yürür. Hotel yazılımı ise sitenin arkasında çalışan bir otel yönetim sistemidir. Misafir sitede gece gece müsaitliği görür ve ödemesini yapar; rezervasyon aynı anda takvime, misafir kartına ve misafir hesabına işlenir. Yani site bir broşür olmaktan çıkar, satış yapan ve operasyonu besleyen bir kanala dönüşür.
Kullanılabilirlik ve Eğitim Süresi
Turizmde personel değişimi yüksektir; her sezon yeni bir resepsiyonist ya da kat görevlisi gelir. Bu yüzden ekranların sade olması, öncelikli uyarıların kişiyi yönlendirmesi ve her role yalnız kendi işini göstermesi en az özellik sayısı kadar önemlidir. Aurora’da kat görevlisi telefonunda yalnız kendi görevlerini, ön büro ise girişleri, çıkışları ve uyarıları görür; böylece yeni gelen personel kısa sürede sisteme alışır.