Mitä katsoa hotelliohjelmistoa valitessa?
Hotelliohjelmistojen vertailu alkaa usein kuvakaappauksista ja ominaisuuslistoista. Sesongin jälkeen tyytyväisyyden ratkaisee kuitenkin se, miten ohjelmisto toimii vastaanotossa kiireisenä lauantai-iltana, kuinka luotettavasti se käsittelee kanavien varaukset ja kuinka vähän kirjanpitäjäsi joutuu korjaamaan kuun lopussa. Kun arvioit PMS:ää, suosittelemme kokeilemaan demossa todellisia tilanteita omasta kohteestasi: usean huoneen perhevarausta, keskiyöllä saapuvaa walk-in-asiakasta, huoneen vaihtoa, osamaksua ja lähtöä avoimella saldolla.
Alla olevat kysymykset auttavat katsomaan myyntiesittelyn taakse ja ymmärtämään, helpottaako ohjelmisto todella työtäsi. Jokaiseen kysymykseen löydät Aurora-hotelliohjelmiston vastauksen yllä olevasta ominaisuusosiosta.
- Ovatko varaukset, vastaanotto, kerroshoito ja asiakastili samassa tietokannassa, vai siirretäänkö tietoja erillisten ohjelmien välillä?
- Tuodaanko Booking.com-, Expedia- ja Agoda-varaukset ilman käsin syöttöä, ja tulevatko myös peruutukset ja muutokset?
- Voiko hotellin omalla verkkosivustolla periä ennakkomaksun kortilla ja jäljellä olevan saldon ajastetusti?
- Voiko santarmiston KBS-ilmoituksen ja verkkolasku-laskun tehdä suoraan ohjelmistosta?
- Näkyykö hintaerittely yö kerrallaan, ja voiko virheellisen massahinnoittelun perua?
- Voiko henkilökunnan alennus-, palautus- ja kassaoikeuksia rajata erikseen, ja kirjataanko toiminnot?
- Näkevätkö kerroshenkilökunta ja huolto tehtävänsä puhelimesta?
- Antavatko raportit keskeiset tunnusluvut, kuten käyttöasteen, ADR:n ja RevPAR:n, vertailtuna viime vuoteen?
- Onko käytettävissä tukitiimi, joka tuntee alueesi ja sesonkisi ja jonka tavoitat ongelmatilanteissa?
Hotelliohjelmiston ja perinteisen hotellisivuston ero
Perinteinen hotellisivusto esittelee huoneet ja kerää yhteydenottoja lomakkeella; itse varaus hoidetaan silti puhelimessa, vihkossa tai sähköpostissa. Hotelliohjelmisto taas on sivuston taustalla toimiva hotellin hallintajärjestelmä. Asiakas näkee sivustolla saatavuuden yö kerrallaan ja maksaa; varaus kirjautuu samalla kalenteriin, asiakaskorttiin ja asiakastilille. Sivusto ei siis ole enää esite, vaan myyvä kanava, joka syöttää tiedot suoraan toimintaan.
Käytettävyys ja perehdytysaika
Matkailualalla henkilöstön vaihtuvuus on suurta; joka sesonki tulee uusi vastaanottovirkailija tai kerrossiivooja. Siksi selkeät näkymät, työntekijää ohjaavat tärkeysvaroitukset ja se, että kukin rooli näkee vain omat tehtävänsä, ovat vähintään yhtä tärkeitä kuin ominaisuuksien määrä. Aurorassa kerrossiivooja näkee puhelimellaan vain omat tehtävänsä ja vastaanotto saapumiset, lähdöt ja varoitukset – näin uusi työntekijä oppii järjestelmän nopeasti.