Gastro-Kassensystem: Auswahlratgeber

01Wozu dient ein Gastro-Kassensystem?

Der »Adisyon« ist im Grunde der Bestellbon eines Tisches. In einem Betrieb mit Papierbons schreibt der Kellner die Bestellung ins Heft, bringt sie in die Küche und addiert bei der Rechnungsbitte die Posten. Das funktioniert in ruhigen Stunden; an einem vollen Abend sind vergessene Artikel, Teller am falschen Tisch und falsche Rechnungen unvermeidlich.

Ein Kassensystem digitalisiert diesen Ablauf. Im Zentrum des Restaurant-Kassensystems steht der Tischplan: Auf einem Bildschirm sehen Sie, welcher Tisch besetzt ist, was bestellt wurde und wie hoch die Rechnung ist. Sobald die Bestellung erfasst ist, sehen Küche und Bar den jeweiligen Posten, die Rechnung berechnet sich von selbst.

• Tischverwaltung: Besetzte, freie und auf die Rechnung wartende Tische in einem farbigen Plan.
• Bestellweiterleitung: Sofortige Übertragung an Küche und Bar per Drucker oder Bildschirm.
• Rechnungsverwaltung: Zahlung teilen, Aufmerksamkeiten, Rabatte und Tische zusammenlegen.
• Reporting: Tagesumsatz, Bestseller, Verkäufe je Mitarbeiter.

02Wie funktioniert ein Gastro-Kassensystem?

Ein Kassensystem für die Gastronomie besteht meist aus drei Bildschirmen: dem Handterminal oder Tablet, mit dem der Kellner die Bestellung erfasst, dem Bildschirm oder Drucker, auf dem Küche und Bar die Bestellungen sehen, und dem Hauptbildschirm an der Kasse, an dem die Rechnung abgeschlossen wird. Alle Bildschirme nutzen dieselben Daten; eine Änderung an einer Stelle erscheint sofort an den anderen.

1. Der Gast setzt sich an den Tisch, der Kellner eröffnet den Tisch.
2. Die Bestellung wird am Tablet erfasst; Hinweise zum Produkt (medium, ohne Zwiebeln) werden ergänzt.
3. Die Bestellung erscheint auf dem Bildschirm oder Drucker von Küche und Bar.
4. Das fertige Produkt wird serviert, die Tischrechnung bleibt aktuell.
5. Der Gast verlangt die Rechnung; bezahlt wird bar, mit Karte oder geteilt.
6. Der Tisch wird geschlossen, der Umsatz fließt in den Tagesabschlussbericht ein.

03Wichtige Funktionen bei der Auswahl

Die meisten Kassensysteme am Markt bieten eine ähnliche Basis. Der Unterschied zeigt sich darin, wie gut sie zum Tagesablauf des Betriebs passen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Funktionen zusammen und zeigt, für welche Betriebe sie besonders wichtig sind.

Kontrolle von Stornos und Aufmerksamkeiten

Am häufigsten wird bei Kassensystemen die Rechteverwaltung übersehen. Es muss festgelegt sein, welche Mitarbeiter Produkte stornieren, Aufmerksamkeiten ausgeben oder Rabatte gewähren dürfen, und diese Vorgänge sollten im Bericht protokolliert werden. Das senkt sowohl das Verlustrisiko als auch das Konfliktrisiko.

04Café und Restaurant: Gleiche Anforderungen?

Die Anforderungen an ein Kassensystem für Cafés und an ein Restaurantsystem überschneiden sich, sind aber nicht gleich. In Cafés zählen Tempo und Rechnungsteilung; die Gäste bleiben kurz, die Tische wechseln häufig. In Restaurants sind dagegen die Abstimmung mit der Küche, Produkthinweise und die Servicereihenfolge wichtiger.

Frühstücksräume, Beach-Clubs und Hotelrestaurants haben eigene Anforderungen. Im Hotelrestaurant muss die Tischrechnung unter Umständen auf die Zimmerrechnung gebucht werden; dafür ist es wichtig, dass das Kassensystem mit einer Hotelsoftware zusammenarbeitet. Im Beach-Club wird statt der Tischnummer die Liegen- oder Bereichsnummer verwendet.

• Café: Schnelle Bestellung, Rechnungsteilung, Treuekampagnen.
• Restaurant: Küchenbildschirm, Servicereihenfolge, Produkthinweise.
• Hotelrestaurant: Buchung auf die Zimmerrechnung, mehrere Sprachen.
• Lieferservice: Kurierverfolgung, Adressverwaltung, Zubereitungszeit.

05QR-Speisekarte und Bestellung am Tisch

In den letzten Jahren ist die Grenze zwischen Kassensystem und digitaler Speisekarte dünner geworden. Scannt der Gast den QR-Code am Tisch und gibt seine Bestellung selbst auf, kann sie direkt im Kassensystem und in der Küche landen. Dieser Aufbau entlastet die Kellner in Stoßzeiten von der Bestellaufnahme; sie haben mehr Zeit für Service und Gäste.

Das QR-Speisekarten-System von Aurora bietet Bestellung am Tisch, Kellnerruf und Bestellverfolgung in einem eigenen Panel; über die ERP-Anbindung lässt sich außerdem der Datenaustausch mit den übrigen Programmen des Betriebs planen. Die Details dieses Ablaufs haben wir in unseren Beiträgen zum Bestellsystem am Tisch und zum Kellnerrufsystem beschrieben.

06Hardware, POS und Buchhaltung

Ein Kassensystem ist für sich genommen nur Software; zum Betrieb braucht es Hardware. Kellnertablets, Küchendrucker oder -bildschirm, Kassencomputer und Zahlungsgerät gehören dazu. Fragen Sie bei der Auswahl, auf welchen Geräten das Programm läuft und ob es zu Ihrer vorhandenen Hardware passt.

Bei der Zahlung erleichtert es den Tagesabschluss, wenn Kartenzahlungen mit der Rechnung abgeglichen werden. Der Export der Umsatzdaten in die Buchhaltungssoftware beschleunigt den Monatsabschluss. Zur grundsätzlichen Logik dieser Verbindungen lesen Sie unsere Seiten zur Buchhaltungsanbindung und zur E-Rechnungs-Integration (E-Rechnung, das türkische E-Rechnungssystem).

07Cloud oder lokale Installation?

Kassensysteme arbeiten auf zwei Arten. Bei der lokalen Installation läuft das Programm auf einem Rechner im Betrieb; es arbeitet auch bei Internetausfall weiter, Fernzugriff und Datensicherung müssen aber gesondert geplant werden. Bei Cloud-basierten Systemen liegen die Daten auf einem Server; der Inhaber kann Berichte von überall einsehen, dafür wird eine stabile Internetverbindung wichtig.

Manche Systeme kombinieren beides: Bei Internetausfall läuft lokal alles weiter, und sobald die Verbindung wieder da ist, werden die Daten abgeglichen. Stellen Sie diese Frage unbedingt, damit ein Internetausfall in einem gut besuchten Betrieb den Service nicht lahmlegt. Für welches Modell Sie sich auch entscheiden: Die Daten müssen regelmäßig gesichert werden, und die Sicherung sollte außerhalb des Betriebs liegen; bei einem Hardwaredefekt monatelang angesammelte Umsatz- und Lagerdaten zu verlieren, kommt weit teurer als das Programm selbst.

08Fragen vor der Entscheidung

Entscheiden Sie nicht, ohne eine Demo gesehen und mit Ihrer eigenen Speisekarte getestet zu haben. Die folgenden Fragen erleichtern den Vergleich von Angeboten; die kostenrelevanten Posten haben wir gesondert in unserem Beitrag zu den Preisen für QR-Speisekarten behandelt.

1. Auf welchen Geräten läuft das Programm, ist meine vorhandene Hardware kompatibel?
2. Kann ich bei Internetausfall weiter Bestellungen aufnehmen?
3. Lassen sich für Küche und Bar getrennte Drucker oder Bildschirme einrichten?
4. Werden Mitarbeiterrechte und Stornoprotokolle im Bericht ausgewiesen?
5. Lässt sich eine Verbindung zu QR-Speisekarte und Bestellung am Tisch herstellen?
6. Wie arbeitet es mit Buchhaltung und E-Belegprozessen zusammen?
7. Gibt es Support auch abends und am Wochenende, nicht nur zu Geschäftszeiten?
8. Kann ich meine Daten jederzeit exportieren?