Was ist ein Restaurant-POS-System?

01Was bedeutet POS?

POS ist die Abkürzung des englischen Begriffs »point of sale« und bedeutet Verkaufsstelle. In der Türkei denkt man im Alltag bei »POS« meist an das Kartenzahlungsgerät der Bank; im Restaurant bezeichnet ein POS-System dagegen die gesamte Kassenordnung, in der der Verkauf erfasst und die Rechnung abgeschlossen wird.

Diese Unterscheidung ist von Anfang an wichtig, denn Betriebe versuchen oft, Kassenprobleme nur durch den Austausch des Zahlungsgeräts zu lösen. Das eigentliche Problem liegt meist nicht im Gerät, sondern darin, wie die Bestellung zur Kasse gelangt, wie die Rechnung geteilt wird und wie der Tagesabschluss erstellt wird. Deshalb sollte die POS-Entscheidung zusammen mit den anderen Restaurant- und Hotellösungen Ihres Betriebs gedacht werden.

02Der Unterschied zwischen POS-Hardware und Software

Ein Restaurant-Kassensystem besteht aus zwei Schichten. Die Hardware sind die physischen Geräte: Bildschirm, Drucker, Kassenschublade, Zahlungsterminal. Die Software ist das Programm, das auf diesen Geräten läuft und die Verkaufslogik steuert: Speisekarte, Tische, Bestellungen, Rabatte, Zahlung und Berichte.

Dieselbe Hardware kann mit unterschiedlicher Software laufen, und dieselbe Software lässt sich auf unterschiedlicher Hardware nutzen. Bei der Auswahl sollten Sie deshalb beide Schichten getrennt bewerten und fragen, ob sie zueinander passen.

03Touch-POS und Registrierkasse

Die in Restaurants verbreitetste Kassenlösung ist das Touch-POS-Terminal. Produkte erscheinen als Schaltflächen auf dem Bildschirm, Kassierer oder Kellner erfassen die Bestellung per Fingertipp. Bei gut aufgebauten Kategorien ist die Bestellerfassung auch zu Stoßzeiten in wenigen Berührungen erledigt.

Zu dieser Ordnung gehört in der Türkei auch der Einsatz eines Zahlungsaufzeichnungsgeräts (die gesetzlich vorgeschriebene Verkaufsaufzeichnung). Geräte der neuen Generation können Kartenzahlung und fiskalischen Beleg in einem Gerät vereinen; Betriebe sprechen dabei manchmal von einem »Registrierkassen-POS«. Welches Gerät nötig ist und wie es an die Verkaufssoftware angebunden wird, hängt von der Struktur des Betriebs ab.

04Zahlungsabläufe im Restaurant

Die Zahlung ist der letzte Moment, den der Gast im Restaurant verbringt, und sie prägt das Erlebnis unmittelbar. Wenn die Rechnung nach einem guten Essen zehn Minuten wartet oder falsch ist, leidet der bleibende Eindruck. Ein Kassensystem wird eingeführt, um diesen Moment schnell und fehlerfrei zu machen.

Zahlung am Tisch oder an der Kasse

Manche Betriebe bringen das Zahlungsterminal an den Tisch, andere schicken den Gast zur Kasse. Die Zahlung am Tisch schafft Vertrauen, weil die Karte im Blick bleibt, und verkürzt die Schlange an der Kasse. Für welches Modell Sie sich auch entscheiden: Der Zahlbetrag muss der Rechnung des Tisches automatisch zugeordnet werden.

Rechnung teilen und Teilzahlung

An Gruppentischen soll die Rechnung pro Person, nach Produkten oder zu gleichen Teilen geteilt werden. Unterstützt die POS-Software das nicht, rechnet der Kassierer mit dem Taschenrechner, und das Fehlerrisiko steigt. Nach einer Teilzahlung muss der Restbetrag des Tisches offen bleiben.

Bar, Karte und kontaktlos

Verschiedene Zahlungsarten müssen auf derselben Rechnung kombinierbar sein: teils bar, teils mit Karte. Am Tagesende muss die Summe jeder Zahlungsart getrennt ausgewiesen werden, und das Bargeld in der Kasse muss sich mit dem Bargeld im System abgleichen lassen.

05Bon, Küche und Kassensystem verbinden

Ein Kassensystem im Restaurant funktioniert nicht für sich allein; es muss dieselben Daten nutzen wie die Bestellannahme und die Küche, in der zubereitet wird. Die Bestellung, die der Kellner am Tablet eingibt, geht an die Küche, servierte Produkte werden der Tischrechnung hinzugefügt, und die Rechnung wird an der Kasse mit einem Fingertipp abgeschlossen. Die Bestellseite dieses Ablaufs haben wir im Beitrag Bestell- und Rechnungsprogramm ausführlich beschrieben.

Wird eine QR-Speisekarte mit Bestellung am Tisch genutzt, muss auch die vom Gast selbst aufgegebene Bestellung derselben Rechnung zugeordnet werden. Das QR-Speisekarten-System von Aurora bietet Bestellung am Tisch und Kellnerruf in einem eigenen Panel; über eine ERP-Anbindung lässt sich der Datenaustausch mit anderer Software des Betriebs planen. Details zum Bestellablauf finden Sie im Beitrag Bestellsystem am Tisch.

06Berichte, Lagerbestand und Buchhaltung

Der langfristige Wert eines Kassensystems liegt in den Berichten. Welches Produkt zu welcher Uhrzeit wie oft verkauft wurde, welcher Mitarbeiter wie viel umgesetzt hat, die Summe von Stornos und Aufmerksamkeiten sowie der Umsatz nach Zahlungsart: Das stützt die Entscheidungen des Inhabers auf Daten statt auf Schätzungen.

Ein Lagermodul mit hinterlegten Rezepturen bucht für jedes verkaufte Produkt die Rohstoffe vom Bestand ab und erleichtert so die Kostenkontrolle. Wenn Verkaufsdaten in die Buchhaltungssoftware und in elektronische Belegprozesse übernommen werden, geht der Monatsabschluss schneller; zur allgemeinen Logik dieser Anbindungen finden Sie Informationen auf unseren Seiten zur Buchhaltungs-Anbindung und zur E-Rechnung-Integration.

• Tagesabschluss: Umsatz nach Zahlungsart und Kassenabgleich.
• Produktbericht: meistverkaufte und am wenigsten verkaufte Produkte.
• Stundenbericht: Personaleinsatzplanung nach Stoßzeiten.
• Storno- und Aufmerksamkeitsbericht: Kontrolle von Verlusten und Missbrauch.

07Hotelrestaurants und Betriebe mit mehreren Filialen

Im Hotelrestaurant wird die Rechnung des Gastes meist auf das Zimmerkonto gebucht und beim Check-out gesammelt bezahlt. Dann muss das Restaurant-POS mit dem Hotelverwaltungssystem verbunden arbeiten. Die Hotelsoftware von Aurora verknüpft die Restaurantrechnung mit dem Gästekonto und verhindert so, dass Umsätze außerhalb der Übernachtung verloren gehen.

In Betrieben mit mehreren Filialen ist es wichtig, Speisekarte und Preise zentral zu steuern und die Berichte der Filialen auf einem Bildschirm zu vergleichen. Wenn verschiedene Systeme miteinander sprechen müssen, sorgt der Ansatz der integrierten Lösungen dafür, dass die Daten in einem einzigen Fluss zusammenlaufen.

08Worauf Sie bei der Wahl eines Kassensystems achten sollten

Ein Kassensystem ist eine Infrastruktur, die über Jahre genutzt wird; die Auswahl sollte nicht überstürzt werden. Testen Sie das System möglichst mit Ihrer eigenen Speisekarte und einem realistischen Service-Szenario. Die Angebotsfragen in unserem Beitrag Preise für QR-Speisekarten lassen sich auch für ein POS anpassen, um kostenrelevante Posten zu vergleichen.

1. Mit welcher Hardware ist die Software kompatibel, und kann ich meine vorhandenen Geräte weiterverwenden?
2. Kann ich bei Internetausfall weiter verkaufen und Zahlungen annehmen?
3. Werden Rechnungsteilung, Teilzahlung und gemischte Zahlung unterstützt?
4. Nutzen Bestellannahme, Küche und QR-Speisekarten-Bestellungen dieselbe Produktliste?
5. Werden für die Sicherheit der Kartendaten die Standards des Zahlungsanbieters eingehalten?
6. Lassen sich Berichte und Daten exportieren?
7. Wird Störungs- und Support-Service auch am Wochenende geleistet?