Kassasystem för restaurang: så väljer du
Så fungerar kassasystem som håller koll på bord, beställningar och nota, vilka funktioner som faktiskt gör nytta och vilka frågor du bör ställa när du väljer.
Aurora YazılımRedaktionen
6 min läsning
Ett kassasystem för restaurang och café är ett program som håller koll på bord, beställningar och nota digitalt. Servitören lägger in beställningen på en surfplatta eller skärm, beställningen skickas till kök och bar, och bordets nota räknas fram direkt. När betalningen är gjord stängs bordet, och vid dagens slut ser du försäljning, produkter och personal i rapporter på en enda skärm.
Vad används ett kassasystem för restaurang till?
Notan är i grunden bordets beställningsunderlag. På ett ställe som arbetar med pappersnotor skriver servitören beställningen i ett block, bär den till köket och räknar ihop raderna när gästen vill betala. Det fungerar en lugn stund, men en hektisk kväll blir bortglömda rätter, tallrikar som hamnar vid fel bord och felaktiga notor oundvikliga.
Ett kassasystem digitaliserar det här flödet. I centrum för ett restaurangkassasystem finns bordsplanen: vilka bord som är upptagna, vad som beställts och hur mycket det kostar syns på en enda skärm. I samma stund som en beställning läggs ser kök och bar raden, och notan räknas ut av sig själv.
- Bordsöversikt: Upptagna, lediga och bord som väntar på nota i en färgad planlösning.
- Orderöverföring: Beställningar skickas direkt till kök och bar via skrivare eller skärm.
- Notahantering: Delad betalning, gratisposter, rabatter och sammanslagning av bord.
- Rapporter: Daglig omsättning, mest sålda produkter, försäljning per anställd.
Hur fungerar ett kassasystem?
Ett kassasystem för restaurang består oftast av tre skärmar: handterminalen eller surfplattan där servitören lägger beställningen, skärmen eller skrivaren där kök och bar ser beställningarna, och huvudskärmen i kassan där notan stängs. Alla skärmar använder samma data, och en ändring på ett ställe syns direkt på de andra.
- Gästen sätter sig vid bordet och servitören öppnar bordet.
- Beställningen läggs in på surfplattan, och produktanteckningar (medium stekt, utan lök) läggs till.
- Beställningen dyker upp på kökets och barens skärm eller skrivare.
- Den färdiga rätten serveras och bordets nota hålls uppdaterad.
- Gästen ber om notan, och betalningen tas emot kontant, med kort eller delad.
- Bordet stängs och försäljningen förs in i dagsrapporten.
Viktiga funktioner att leta efter
De flesta kassasystem på marknaden har en liknande grund. Skillnaden syns i hur väl systemet passar verksamhetens vardag. Tabellen nedan sammanfattar de viktigaste funktionerna och vilka verksamheter de passar bäst för.
| Funktion | Varför det är viktigt | Vem är den viktig för |
|---|---|---|
| Bordsplan | Salongens läge i realtid med en blick | Restauranger med stora salonger |
| Kökskärm eller skrivare | Förhindrar att beställningar försvinner | Verksamheter med hårt belastade kök |
| Delad nota | Snabb betalning vid sällskapsbord | Caféer och krogar |
| Modul för take away | Uppföljning av hämtning och budbeställningar | Verksamheter med försäljning av matlådor och take away |
| Lager och recept | Produktkostnad och lagervarning | De som kontrollerar kostnader |
| Behörigheter för personal | Kontroll av rabatter och annulleringar | Verksamheter med mycket personal |
| Rapporter | Försäljningsanalys per produkt och tid | Alla |
Kontroll av annulleringar och gratisposter
Den funktion som oftast förbises i kassasystem är behörighetsstyrning. Det bör vara definierat vilken personal som får annullera produkter, bjuda på något eller ge rabatt, och sådana åtgärder ska loggas i rapporten. Det minskar risken för både förluster och tvister.
Har café och restaurang olika behov?
Behoven hos ett kassasystem för café och ett restaurangsystem överlappar men är inte identiska. På caféer är snabbhet och delad betalning viktigast, eftersom gästerna stannar kort och borden snurrar ofta. På restauranger är samordning med köket, produktanteckningar och serveringsordning viktigare.
Frukostrestauranger, beach clubs och hotellrestauranger har sina egna behov. På en hotellrestaurang kan bordsnotan behöva föras över till rumsnotan, och för det är det viktigt att kassasystemet fungerar tillsammans med ett hotellsystem. På en beach club används solstolens eller zonens nummer i stället för bord.
- Café: Snabb beställning, delad nota, lojalitetskampanj.
- Restaurang: Kökskärm, serveringsordning, produktanteckningar.
- Hotellrestaurang: Överföring till rumsnota, flera språk.
- Take away: Budspårning, adressregister, förberedelsetid.
QR-meny och beställning från bordet
De senaste åren har gränsen mellan kassasystem och digital meny blivit allt tunnare. När gästen skannar QR-koden på bordet och lägger sin beställning själv kan den hamna direkt på notan och i köket. Det avlastar servitörerna från att ta emot beställningar under hektiska timmar, så att de får mer tid över till servering och gästerna.
Auroras QR-menysystem erbjuder beställning från bordet, servitörskallelse och orderuppföljning i en egen panel, och med ERP-integration kan man dessutom planera datautbyte med andra system som verksamheten använder. Detaljerna i det här flödet går vi igenom i våra inlägg om system för beställning från bordet och system för servitörskallelse.
Hårdvara, POS och bokföring
Ett kassasystem är i sig ett program, och för att fungera behöver det hårdvara. Servitörernas surfplattor, kökets skrivare eller skärm, kassadatorn och betalterminalen är delar av den hårdvaran. Fråga vid valet vilka enheter programmet körs på och om det är kompatibelt med din befintliga utrustning.
På betalningssidan förenklar det dagsavstämningen när kortbetalningar matchas mot notan. Att föra över försäljningsdata till bokföringsprogrammet snabbar i sin tur upp månadsbokslutet. För den allmänna logiken bakom de här kopplingarna kan du titta på våra sidor om bokföringsintegration och e-faktura-integration.
Moln eller lokal installation?
Kassasystem arbetar på två huvudsakliga sätt. Vid lokal installation körs programmet på en dator i verksamheten. Det fortsätter fungera även om internet går ner, men fjärråtkomst och säkerhetskopiering måste planeras separat. I molnbaserade system lagras data på en server. Ägaren kan titta på rapporterna var som helst, men en stabil internetanslutning blir viktigare.
Vissa system kombinerar de två: när internet går ner fortsätter de arbeta lokalt och synkroniserar data när anslutningen är tillbaka. Ställ definitivt den här frågan, så att ett internetavbrott inte stoppar serveringen i en hektisk verksamhet. Oavsett modell behöver data säkerhetskopieras regelbundet, och kopian ska förvaras utanför lokalen. Att förlora månader av försäljnings- och lagerdata vid ett hårdvarufel blir mycket dyrare än själva programmet.
Frågor att ställa före valet
Bestäm dig inte utan att ha sett en demo och provat med din egen meny. Frågorna nedan gör det enklare att jämföra offerter. Vad som påverkar kostnaden har vi behandlat separat i vårt inlägg om priser på QR-meny.
- Vilka enheter körs programmet på, och är min befintliga utrustning kompatibel?
- Kan jag fortsätta ta emot beställningar när internet går ner?
- Går det att definiera separata skrivare eller skärmar för kök och bar?
- Rapporteras personalens behörigheter och annulleringar?
- Går det att koppla ihop systemet med QR-meny och beställning från bordet?
- Hur fungerar det med bokföring och e-dokument?
- Ges supporten även under serveringstid, på kvällar och helger?
- Kan jag exportera mina data när jag vill?
Vanliga frågor
01Behöver ett litet café ett kassasystem?
I ett café med några få bord och en enda anställd kan pappersnotor räcka. När antalet bord och personal växer, eller när behovet av rapporter uppstår, minskar en digital nota risken för fel och förluster märkbart.
02Är ett kassasystem och ett POS-system samma sak?
Inte riktigt. Kassasystemet sköter bord och beställningar, medan POS vanligen syftar på kassan där försäljning och betalning tas emot. Många lösningar erbjuder båda tillsammans, och därför används termerna ofta om varandra.
03Hur lång tid tar det för personalen att lära sig systemet?
Med ett program med enkelt gränssnitt lär man sig grunderna i att lägga beställningar på kort tid. Ändå är det bra att köra några övningsserveringar före säsongen eller öppningen, så att tveksamheten undviks den första hektiska kvällen.
Rätt kassasystem passar verksamhetens serveringsflöde, låter kök och salong arbeta med samma data och gör det enklare att fatta beslut med hjälp av rapporterna. Vill du snabba upp flödet med beställning från bordet och servitörskallelse kan du titta på vårt QR-menysystem och på våra övriga lösningar för restauranger.
