Wie funktioniert ein Bestellsystem am Tisch?

01Was ist ein Bestellsystem am Tisch?

Das Bestellsystem am Tisch ist ein digitaler Ablauf, der die klassische Kette “Kellner kommt, notiert, gibt es an die Küche weiter” verkürzt. Scannt der Gast den QR-Code am Tisch, öffnet sich auf seinem Smartphone die Speisekarte des Betriebs; er wählt das Produkt, schreibt seine Anmerkung und sendet die Bestellung ab. Die Bestellung erreicht den Bildschirm des Betriebs mit der Tischnummer verknüpft.

Das ist mehr als eine reine QR-Speisekarte: Zur Karte kommen Bestellung, Statusverfolgung und oft der Kellnerruf hinzu. Der Unterschied zwischen Karte anzeigen und Bestellung annehmen verändert den Arbeitsablauf des Betriebs unmittelbar. Deshalb sollte das Servicemodell geklärt sein, bevor das System eingerichtet wird.

Im Alltag spricht man auch von Bestellung per QR-Code, Tischbestellung oder Self-Service-Bestellung. Allen gemeinsam ist: Der Gast gibt die Bestellung selbst auf, der Betrieb bestätigt und bereitet sie zu.

02Der Bestellablauf Schritt für Schritt

Der Erfolg der Tischbestellung hängt davon ab, dass jedes Glied des Ablaufs klar definiert ist. Ein typischer Ablauf besteht aus diesen Schritten:

1. Der Gast scannt mit der Smartphone-Kamera den tischspezifischen QR-Code; die Speisekarte öffnet sich im Browser.
2. Er sieht sich die Produkte mit Kategorie, Foto, Beschreibung und Allergeninformation an, legt sie in den Warenkorb und schreibt Anmerkungen wie “medium” oder “ohne Zwiebeln”.
3. Er sendet die Bestellung ab; das System ordnet sie der Tischnummer zu.
4. Je nach Konzept geht die Bestellung zuerst zur Freigabe durch das Personal oder direkt auf den Küchen- oder Bar-Bildschirm.
5. Die Küche bereitet das Produkt zu und markiert den Status als “in Zubereitung” oder “fertig”.
6. Der Kellner bringt das Produkt an den Tisch; der Gast kann den Bestellstatus auf seinem Smartphone verfolgen.
7. Die Rechnung wird an der Kasse, am Tisch per Kartenterminal oder auf die vom Betrieb bevorzugte Weise beglichen.

03Für welches Servicemodell eignet es sich?

Nicht jeder Betrieb nutzt denselben Ablauf. Ein Restaurant mit Tischservice, ein Self-Service-Café und ein großer Biergarten haben unterschiedliche Anforderungen. Das passende Konzept wird nach dem Servicemodell gewählt.

04Vorteile für den Betrieb

Der sichtbarste Vorteil der Tischbestellung ist die kürzere Wartezeit. Der Gast wartet nicht auf den Kellner, um die Karte zu verlangen, zu bestellen oder nachzubestellen. In Stoßzeiten kann das bedeuten, dass ein Tisch schneller wieder frei wird.

Der zweite Vorteil sind weniger Bestellfehler. Notizzettel, Handschrift und mündliche Weitergabe entfallen; die Küche sieht die Bestellung so, wie der Gast sie eingegeben hat. Da Allergen- und Inhaltsangaben deutlich in der Karte stehen, gibt es auch weniger Nachfragen wie “Was ist da drin?”.

Der dritte Vorteil sind Daten. Welches Produkt oft angesehen, aber selten bestellt wird, welche Zeiten stark ausgelastet sind und welche Aktion wirkt, lässt sich aus Berichten ablesen. Die Karte zu verschlanken oder Preise festzulegen, beruht dann nicht mehr auf Schätzungen, sondern auf echtem Verhalten.

• Das Personal widmet sich statt dem Aufschreiben von Bestellungen dem Service und dem Gästekontakt.
• Zusatzbestellungen (zweites Getränk, Dessert) sind für den Gast jederzeit griffbereit.
• Ausländische Gäste lesen die Karte dank Mehrsprachigkeit in ihrer eigenen Sprache.

05Entscheidungen vor der Einrichtung

Einige Entscheidungen vor dem Start zu klären, erspart das Chaos der ersten Woche. Diese Entscheidungen betreffen weniger die Software als die Abläufe des Betriebs.

Definition von Tischen und Bereichen

Jeder Tisch, jede Gartenecke und jeder Liegenbereich wird einzeln im System definiert und mit einem eigenen QR-Code gekennzeichnet. Wird der Tischplan nicht von Anfang an korrekt aufgebaut, landen Bestellungen am falschen Platz.

Bildschirm für eingehende Bestellungen

Gehen Speisen in die Küche und Getränke an die Bar, wird festgelegt, zu welcher Station welches Produkt gehört. Was der Einsatz eines Bildschirms statt Bonpapier in der Küche bewirkt, haben wir in unserem Ratgeber zum Küchenbildschirm (KDS) ausführlich beschrieben.

Zahlung und Rechnungsabschluss

Es wird festgelegt, ob die Rechnung an der Kasse oder am Tisch per Kartenterminal beglichen wird. Auch wie sich die Bestellungen mit Ihrem bestehenden Kassenprogramm abgleichen lassen, wird in dieser Phase besprochen, damit dieselbe Bestellung nicht an zwei Stellen separat erfasst wird.

Probebetrieb

Vor dem Livegang gibt das Personal mit den eigenen Smartphones Testbestellungen von verschiedenen Tischen auf. Ob die Bestellung auf dem richtigen Bildschirm landet, ob die Anmerkungen lesbar sind und ob die Fertig-Benachrichtigung den Kellner erreicht, zeigt sich vor dem echten Service. Wer an einem ruhigen Tag zur Mittagszeit beginnt, geht gut vorbereitet in den Abendservice mit hohem Andrang.

06Wie die Speisekarte die Bestellung beeinflusst

Bei der Tischbestellung ist die Speisekarte der einzige Kanal, der an die Stelle des Kellners tritt. Deshalb müssen die Produktbeschreibungen kurz und appetitanregend sein und die Fotos das echte Produkt zeigen. Ein Bild, das den Teller anders darstellt, als er ist, führt am Tisch zu Enttäuschung.

Produktbilder im gleichen Licht und im gleichen Winkel aufzunehmen, gibt der Karte ein einheitliches Erscheinungsbild; dafür kann Produktfotografie in Anspruch genommen werden. Ebenso wichtig wie der Inhalt ist, dass die Karte auf dem Smartphone schnell lädt; eine langsam ladende Karte schickt den Gast zurück zum Kellner. Dieses Thema behandeln wir auf unserer Seite zum Responsive Webdesign.

Auch Zusatzempfehlungen gehören zur Karte. Unter dem Hauptgericht ein passendes Getränk oder eine Beilage zu zeigen, wiederholt digital die Empfehlung, die der Kellner ausspricht. Dabei gilt das rechte Maß: Drei Empfehlungen unter jedem Produkt ermüden den Gast.

07Häufige Fehler

Bestellsysteme am Tisch scheitern meist nicht an der Software, sondern am Konzept. Die häufigsten Fehler sind diese:

• Das Personal nicht einbinden: Sehen Kellner das System als Konkurrenz, empfehlen sie es dem Gast nicht, und die QR-Codes bleiben als Dekoration auf dem Tisch.
• Ausverkaufte Produkte nicht deaktivieren: Der Gast bestellt, und die Küche meldet erst danach, dass das Produkt aus ist.
• Den QR-Code an einer Stelle anbringen, die vom Tisch aus nicht zu sehen ist, oder auf einem Material, das schnell verschleißt.
• Keine akustische oder visuelle Benachrichtigung bei eingehenden Bestellungen einrichten; eine Bestellung, die auf dem Bildschirm erscheint, wartet unbemerkt.
• Alle Funktionen am ersten Tag freischalten; besser ist es, zuerst den Bestellablauf zu festigen und erst dann Aktionen und Zusatzmodule zu aktivieren.

08Wovon hängen die Kosten ab?

Die Kosten eines Bestellsystems am Tisch lassen sich nicht mit einer einzigen Zahl angeben; sie richten sich nach dem Bedarf des Betriebs. Bestimmend sind die Zahl der Tische und Bereiche, die Zahl der Produkte und Sprachen, die Zahl der Bildschirme für eingehende Bestellungen, der Bedarf an Anbindungen an bestehende Programme und die Frage, ob die Speisekarte individuell für den Betrieb gestaltet wird.

Auch der Umfang der Einrichtung wirkt sich auf den Preis aus: wer die Produkte einpflegt, Schulung des Personals und Support nach dem Livegang. Eine ausführliche Aufstellung dieser Faktoren finden Sie in unserem Beitrag über die Faktoren, die den Preis einer QR-Speisekarte bestimmen.