Kassesystem for restaurant: slik velger du
Vi forklarer hvordan kassesystemer som følger opp bord, bestillinger og regninger fungerer, hvilke funksjoner som faktisk gjør nytte, og hva du bør spørre om når du velger.
Aurora YazılımRedaksjonen
6 min lesetid
Et kassesystem for restaurant og kafé (på tyrkisk «adisyon programı») er programvare som følger opp bord, bestillinger og regninger digitalt. Servitøren legger inn bestillingen på et nettbrett eller en skjerm, bestillingen sendes til kjøkkenet og baren, og regningen for bordet oppdateres fortløpende. Når betalingen er mottatt, lukkes bordet, og ved dagens slutt ser du rapporter over salg, produkter og ansatte på én skjerm.
Hva brukes et kassesystem til?
En «adisyon» er egentlig bestillingsslippen for et bord. I en virksomhet som jobber med papirbestillinger skriver servitøren bestillingen i en bok, tar den med til kjøkkenet og legger sammen postene når gjesten ber om regningen. Det fungerer i rolige perioder, men en travel kveld er det uunngåelig at en rett glemmes, en tallerken går til feil bord og regningen blir feil.
Et kassesystem digitaliserer denne flyten. I sentrum av et bestillingssystem for restaurant står bordplanen: du ser på én skjerm hvilket bord som er opptatt, hva det har bestilt og hvor mye det utgjør. Så snart bestillingen er lagt inn, ser kjøkkenet og baren den aktuelle posten, og regningen beregnes automatisk.
- Bordoversikt: Opptatte bord, ledige bord og bord som venter på regning i en fargekodet plan.
- Videresending av bestillinger: Direkte overføring til kjøkken og bar via skriver eller skjerm.
- Regningshåndtering: Delt betaling, gratisposter, rabatter og sammenslåing av bord.
- Rapportering: Daglig omsetning, bestselgere og salg per ansatt.
Hvordan fungerer et kassesystem?
Et kassesystem for restaurant består vanligvis av tre skjermer: en håndterminal eller et nettbrett der servitøren legger inn bestillingen, en skjerm eller skriver der kjøkkenet og baren ser bestillingene, og hovedskjermen i kassen der regningen avsluttes. Alle skjermene bruker de samme dataene, så en endring ett sted vises umiddelbart på de andre.
- Gjesten setter seg ved bordet, og servitøren åpner bordet.
- Bestillingen legges inn på nettbrettet, og kommentarer til retten (medium stekt, uten løk) legges til.
- Bestillingen havner på kjøkkenets og barens skjerm eller skriver.
- Den ferdige retten serveres, og regningen for bordet holdes oppdatert.
- Gjesten ber om regningen, og betalingen tas imot kontant, med kort eller delt.
- Bordet lukkes, og salget føres inn i dagsrapporten.
Viktige funksjoner å se etter
De fleste kassesystemene på markedet har et lignende grunnlag. Forskjellen viser seg i hvor godt systemet passer virksomhetens daglige flyt. Tabellen under oppsummerer de viktigste funksjonene og hvilke virksomheter de betyr mest for.
| Funksjon | Hvorfor det er viktig | Kritisk for hvem |
|---|---|---|
| Bordplan | Salens status i sanntid med et blikk | Restauranter med store serveringsrom |
| Kjøkkenskjerm eller skriver | Hindrer at bestillinger går tapt | Virksomheter med travelt kjøkken |
| Delt regning | Rask betaling for selskapsbord | Kafeer og barer |
| Modul for take-away og levering | Oppfølging av henting og bestillinger med bud | Virksomheter som selger take-away |
| Lager og oppskrifter | Varekostnad og varsel om lav beholdning | De som kontrollerer kostnader |
| Brukerrettigheter for ansatte | Kontroll av rabatter og annulleringer | Virksomheter med mange ansatte |
| Rapporter | Salgsanalyse per produkt og time | Alle |
Kontroll av annulleringer og gratisposter
Funksjonen som oftest overses i kassesystemer, er rettighetsstyring. Du bør definere hvilke ansatte som kan annullere varer og gi gratisposter eller rabatter, og disse handlingene må loggføres i rapporten. Det reduserer både risikoen for svinn og for uenigheter.
Har kafé og restaurant ulike behov?
Behovene til et kassesystem for kafé og et restaurantsystem overlapper, men er ikke de samme. På kafeer er hastighet og delt regning viktigst; gjestene blir kort og bordene skifter ofte. På restauranter er koordineringen med kjøkkenet, kommentarer til retter og serveringsrekkefølge viktigere.
Frokostsaler, beach clubs og hotellrestauranter har sine egne behov. På en hotellrestaurant kan det være nødvendig å overføre bordregningen til romregningen, og da er det viktig at kassesystemet fungerer sammen med hotellprogramvare. På en beach club brukes solseng- eller sonenummer i stedet for bord.
- Kafé: Rask bestilling, delt regning, lojalitetskampanjer.
- Restaurant: Kjøkkenskjerm, serveringsrekkefølge, kommentarer til retter.
- Hotellrestaurant: Overføring til romregning, flere språk.
- Take-away: Oppfølging av bud, adresseregister, klargjøringstid.
QR-meny og bestilling fra bordet
De siste årene har grensen mellom kassesystemet og den digitale menyen blitt tynnere. Når gjesten skanner QR-koden på bordet og legger inn bestillingen selv, kan bestillingen gå rett til regningen og kjøkkenet. Dette oppsettet reduserer servitørens arbeid med å ta imot bestillinger i travle perioder, og servitøren får mer tid til servering og gjestene.
Auroras QR-menysystem gir deg bestilling fra bordet, tilkalling av servitør og oppfølging av bestillinger i sitt eget panel. Med ERP-integrasjon kan du også planlegge datautveksling med annen programvare virksomheten bruker. Detaljene i denne flyten har vi beskrevet i artiklene om bestillingssystem fra bordet og system for tilkalling av servitør.
Utstyr, POS og regnskap
Et kassesystem er bare programvare, og det trenger utstyr for å fungere. Servitørenes nettbrett, kjøkkenskriver eller -skjerm, kassedatamaskinen og betalingsterminalen er deler av dette utstyret. Når du velger, bør du spørre hvilke enheter programmet kjører på, og om det passer med utstyret du allerede har.
På betalingssiden gjør det dagsavstemmingen enklere når kortbetalinger kobles til regningen. Når salgsdata overføres til regnskapsprogrammet, går månedsavslutningen raskere. For den generelle logikken bak disse koblingene kan du se sidene våre om regnskapsintegrasjon og e-faktura-integrasjon.
Sky eller lokal installasjon?
Kassesystemer fungerer på to hovedmåter. Med lokal installasjon kjører programmet på en datamaskin i virksomheten. Det fortsetter å virke selv om internett faller ut, men fjerntilgang og sikkerhetskopiering må planlegges separat. I skybaserte systemer lagres dataene på en server. Eieren kan se rapportene fra hvor som helst, men en stabil internettforbindelse blir viktig.
Noen systemer kombinerer de to: de fortsetter å fungere lokalt når internett faller ut og synkroniserer dataene når forbindelsen er tilbake. Spør uten tvil om dette, slik at et nettbrudd ikke stopper servicen i en travel virksomhet. Uansett hvilken modell du velger, må dataene sikkerhetskopieres jevnlig, og kopien må oppbevares utenfor virksomheten. Å miste måneder med salgs- og lagerdata ved en maskinvarefeil blir langt dyrere enn selve programmet.
Spørsmål å stille før du velger
Ikke bestem deg uten å ha sett en demo og prøvd med din egen meny. Spørsmålene under gjør det enklere å sammenligne tilbud. Postene som påvirker kostnadene, har vi gått gjennom i artikkelen om priser på QR-meny.
- Hvilke enheter kjører programmet på, og passer det med utstyret jeg har?
- Kan jeg fortsette å ta imot bestillinger når internett faller ut?
- Kan jeg sette opp egne skrivere eller skjermer for kjøkken og bar?
- Rapporteres ansattes rettigheter og annulleringer?
- Kan systemet kobles til QR-meny og bestilling fra bordet?
- Hvordan fungerer det sammen med regnskap og elektroniske dokumenter?
- Gis støtte også på kveldstid og i helgene, ikke bare i åpningstiden?
- Kan jeg eksportere dataene mine når jeg vil?
Vanlige spørsmål
01Trenger en liten kafé et kassesystem?
På en kafé med noen få bord og én ansatt kan papirbestilling være nok. Når antall bord og ansatte øker, eller behovet for rapportering melder seg, reduserer et digitalt kassesystem risikoen for feil og svinn betydelig.
02Er et kassesystem det samme som et POS-system?
Ikke helt. Kassesystemet følger opp bord og bestillinger, mens POS vanligvis betegner kassesiden der salget og betalingen tas imot. Mange løsninger tilbyr begge deler sammen, og derfor brukes begrepene ofte om hverandre.
03Hvor lang tid tar det for de ansatte å lære kassesystemet?
I et program med enkelt grensesnitt lærer man grunnleggende bestillingsregistrering raskt. Likevel er det lurt å kjøre noen prøveservicer før sesongen eller åpningen, så du unngår usikkerhet den første travle kvelden.
Det riktige kassesystemet passer virksomhetens serveringsflyt, lar kjøkkenet og salen jobbe med de samme dataene og gjør det lettere å ta beslutninger med rapportene. For å gjøre flyten raskere med bestilling fra bordet og tilkalling av servitør kan du se på vårt QR-menysystem, og du kan også utforske våre øvrige løsninger for restauranter.
