Software TPV para restaurantes: guía para elegir
Le explicamos cómo funcionan los programas de comandas que gestionan mesas, pedidos y cuentas, qué funciones resultan realmente útiles y qué preguntar a la hora de elegir.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
Un programa de comandas es el software que gestiona en formato digital el seguimiento de mesas, pedidos y cuentas en restaurantes y cafeterías. El camarero introduce el pedido en una tableta o pantalla, el pedido llega a la cocina y a la barra, y la cuenta de la mesa se genera al instante. Cuando se cobra, la mesa se cierra; al final del día, los informes de ventas, productos y personal se ven en una sola pantalla.
¿Para qué sirve un programa de comandas?
La comanda es, en esencia, el ticket de pedido de una mesa. En un local que trabaja con comandas en papel, el camarero apunta el pedido en una libreta, lo lleva a la cocina y suma las líneas cuando le piden la cuenta. Este sistema funciona en las horas tranquilas; en una noche de mucho trabajo, en cambio, son inevitables el producto olvidado, el plato que va a la mesa equivocada y la cuenta errónea.
El programa de comandas digitaliza este flujo. En el centro de un sistema de comandas para restaurantes está el plano de mesas: qué mesa está ocupada, qué ha pedido y cuánto lleva consumido se ve en una sola pantalla. En cuanto se introduce el pedido, la cocina y la barra ven la línea correspondiente y la cuenta se calcula sola.
- Control de mesas: mesas ocupadas, libres y pendientes de cuenta en un plano de colores.
- Envío de pedidos: transmisión instantánea a cocina y barra por impresora o pantalla.
- Gestión de cuentas: división del pago, invitaciones, descuentos y unión de mesas.
- Informes: facturación diaria, productos más vendidos y ventas por empleado.
¿Cómo funciona un programa de comandas?
Un software de comandas suele constar de tres pantallas: el terminal de mano o la tableta donde el camarero introduce el pedido, la pantalla o impresora donde cocina y barra ven los pedidos, y la pantalla principal de caja donde se cierra la cuenta. Todas las pantallas utilizan los mismos datos; un cambio hecho en un punto se refleja de inmediato en los demás.
- El cliente se sienta a la mesa y el camarero abre la mesa.
- El pedido se introduce desde la tableta y se añaden notas de producto (poco hecho, sin cebolla).
- El pedido llega a la pantalla o a la impresora de cocina y barra.
- El producto preparado se sirve y la cuenta de la mesa se mantiene al día.
- El cliente pide la cuenta y se cobra en efectivo, con tarjeta o dividida.
- Se cierra la mesa y la venta pasa al informe de fin de día.
Funciones básicas que debe buscar
La mayoría de los programas de comandas del mercado ofrecen una base parecida. La diferencia aparece según lo bien que se adapten al día a día del negocio. La siguiente tabla resume las funciones básicas y en qué tipo de local destacan.
| Función | Por qué es importante | Para quién es clave |
|---|---|---|
| Plano de mesas | El estado del salón de un vistazo | Restaurantes con salones grandes |
| Pantalla de cocina o impresora | Evita que se pierdan pedidos | Locales con cocina muy activa |
| División de cuenta | Cobro rápido en mesas de grupo | Cafeterías y tabernas |
| Módulo de comida para llevar | Seguimiento de pedidos para recoger y de repartidores | Locales con venta de comida para llevar |
| Stock y escandallos | Coste de producto y alertas de stock | Quienes controlan costes |
| Permisos del personal | Control de descuentos y anulaciones | Locales con mucho personal |
| Informes | Análisis de ventas por producto y por hora | Todos |
Control de anulaciones e invitaciones
La función que más se pasa por alto en los programas de comandas es la gestión de permisos. Hay que definir qué empleados pueden anular productos, hacer invitaciones o aplicar descuentos, y estas operaciones deben quedar registradas en el informe. Así se reducen tanto el riesgo de pérdidas como el de desacuerdos.
¿Una cafetería y un restaurante necesitan lo mismo?
Las necesidades de un programa de comandas para cafeterías y las de un sistema para restaurantes coinciden en parte, pero no son idénticas. En las cafeterías destacan la rapidez y la división de la cuenta; el cliente se queda poco tiempo y las mesas rotan con frecuencia. En los restaurantes, en cambio, importan más la coordinación con la cocina, las notas de producto y el orden de servicio.
Negocios como los salones de desayunos, los beach clubs y los restaurantes de hotel tienen necesidades propias. En un restaurante de hotel puede hacer falta cargar la cuenta de la mesa a la habitación; para ello es importante que el programa de comandas funcione junto con un software hotelero. En un beach club, en lugar de la mesa se usa el número de tumbona o de zona.
- Cafetería: pedido rápido, división de la cuenta, campaña de fidelización.
- Restaurante: pantalla de cocina, orden de servicio, notas de producto.
- Restaurante de hotel: cargo a la habitación, varios idiomas.
- Comida para llevar: seguimiento del repartidor, registro de direcciones, tiempo de preparación.
Carta con QR y pedidos desde la mesa
En los últimos años la frontera entre la comanda y la carta digital se ha difuminado. Cuando el cliente escanea el código QR de la mesa y hace él mismo su pedido, este puede llegar directamente a la comanda y a la cocina. Este planteamiento reduce en las horas punta la carga de tomar pedidos del camarero, que dedica más tiempo al servicio y a la atención al cliente.
La carta con QR de Aurora ofrece en su propio panel pedidos desde la mesa, llamada al camarero y seguimiento de pedidos; con la integración ERP también puede planificarse el intercambio de datos con otros programas que use el negocio. Los detalles de este flujo los explicamos en nuestros artículos sobre el sistema de pedidos desde la mesa y el sistema de llamada al camarero.
Hardware, TPV y contabilidad
El programa de comandas es solo software; para funcionar necesita hardware. Las tabletas de los camareros, la impresora o pantalla de cocina, el ordenador de caja y el datáfono forman parte de él. Al elegir, pregunte en qué dispositivos funciona el programa y si es compatible con el hardware que ya tiene.
En el lado del pago, que los cobros con tarjeta se correspondan con la comanda facilita el cuadre de caja de fin de día. Y que los datos de ventas pasen al programa de contabilidad agiliza las tareas de fin de mes. Para entender la lógica general de estas conexiones, puede consultar nuestras páginas de integración contable y de integración de factura electrónica.
¿En la nube o instalación local?
Los programas de comandas funcionan de dos formas principales. En la instalación local, el programa se ejecuta en un ordenador del propio negocio; sigue funcionando aunque se corte internet, pero el acceso remoto y las copias de seguridad hay que planificarlos aparte. En los sistemas basados en la nube, los datos se guardan en un servidor; el propietario puede consultar los informes desde cualquier lugar, pero cobra importancia la continuidad de la conexión a internet.
Algunos sistemas combinan ambos: si se corta internet, siguen funcionando en local y sincronizan los datos cuando vuelve la conexión. Haga siempre esta pregunta para que, en un local con mucho movimiento, un corte de internet no pare el servicio. Se elija el modelo que se elija, los datos deben tener copias de seguridad periódicas y estas deben guardarse fuera del local; perder meses de registros de ventas y stock por una avería de hardware sale mucho más caro que el propio programa.
Preguntas antes de decidir
No decida sin ver una demo y sin probarlo con su propia carta. Las siguientes preguntas facilitan la comparación de ofertas; los conceptos que influyen en el coste los tratamos aparte en nuestro artículo sobre los precios de la carta con QR.
- ¿En qué dispositivos funciona el programa y es compatible mi hardware actual?
- ¿Puedo seguir tomando pedidos si se corta internet?
- ¿Se pueden definir impresoras o pantallas distintas para cocina y barra?
- ¿Se registran en informes los permisos del personal y las anulaciones?
- ¿Se puede conectar con la carta con QR y el sistema de pedidos desde la mesa?
- ¿Cómo funciona con la contabilidad y los documentos electrónicos?
- ¿El soporte se da también por las tardes y los fines de semana, no solo en horario de oficina?
- ¿Puedo exportar mis datos cuando quiera?
Preguntas frecuentes
01¿Es necesario un programa de comandas para una cafetería pequeña?
En una cafetería con pocas mesas y una sola persona trabajando, la comanda en papel puede bastar. Cuando aumentan las mesas y el personal, o surge la necesidad de informes, la comanda digital reduce de forma notable el riesgo de errores y pérdidas.
02¿Un programa de comandas y un sistema TPV son lo mismo?
No exactamente. La comanda se ocupa del control de mesas y pedidos; el TPV suele referirse a la parte de caja donde se registran la venta y el cobro. Muchas soluciones ofrecen ambos a la vez, por eso los términos se usan a menudo indistintamente.
03¿Cuánto tarda el personal en aprender a usar el programa?
Con un programa de interfaz sencilla, la introducción básica de pedidos se aprende en poco tiempo. Aun así, hacer algunos servicios de prueba antes de la temporada o de la apertura evita las dudas de la primera noche de mucho trabajo.
El programa de comandas adecuado es el que se adapta al flujo de servicio del negocio, hace trabajar la cocina y el salón con los mismos datos y facilita decidir gracias a sus informes. Para agilizar el flujo de la comanda con pedidos desde la mesa y llamada al camarero, puede conocer nuestra carta con QR y echar un vistazo al resto de soluciones para restaurantes.
