WhatsApp Business nutzen: So geht es
Mit Unternehmensprofil, Katalog, Schnellantworten und Labels wird WhatsApp Business vom unübersichtlichen Postfach zum geordneten Verkaufskanal. So gehen Sie vor.
Aurora YazılımRedaktionsteam
6 Min. Lesezeit
Laden Sie die App WhatsApp Business herunter und registrieren Sie sich mit Ihrer Geschäftsnummer, dann füllen Sie das Unternehmensprofil mit Adresse, Öffnungszeiten und Website aus. Anschließend fügen Sie Ihre Produkte zum Katalog hinzu, richten Schnellantworten für häufige Fragen ein, aktivieren Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten und sortieren Chats mit Labels. So antworten Sie Kunden schnell und strukturiert.
Was ist WhatsApp Business?
WhatsApp Business ist eine kostenlose App für kleine und mittlere Unternehmen. Der Unterschied zum privaten WhatsApp: Sie bietet Werkzeuge speziell für Unternehmen, nämlich Unternehmensprofil, Produktkatalog, automatische Nachrichten, Schnellantworten und Chat-Labels. Wer Ihnen schreibt, sieht klar, dass er mit einem Unternehmen spricht.
In der Türkei schreiben viele Kunden zuerst über WhatsApp, wenn sie nach einem Produkt fragen oder reservieren möchten. Wer diesen Kanal geordnet führt, verpasst weniger Bestellungen und antwortet seltener zu spät. Richtig eingerichtet, wird WhatsApp zur natürlichen Fortsetzung Ihres Social-Media-Managements.
Wie richtet man ein WhatsApp-Business-Konto ein?
Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Am besten verwenden Sie für das Unternehmen eine eigene Telefonnummer, damit private und geschäftliche Nachrichten nicht durcheinandergeraten. Sie können auch Ihre bisherige private WhatsApp-Nummer in das Business-Konto übernehmen; sichern Sie aber vorher Ihre Chats.
- Laden Sie die App WhatsApp Business aus dem App-Store herunter.
- Geben Sie Ihre Geschäftsnummer ein und bestätigen Sie sie per SMS oder Anruf.
- Tragen Sie den Firmennamen ein; er ist für Ihre Kunden sichtbar und sollte mit Ihrer Marke übereinstimmen.
- Wählen Sie die Unternehmenskategorie und laden Sie Ihr Logo als Profilbild hoch.
- Füllen Sie in den Einstellungen Unternehmensprofil, Katalog und Messaging-Tools aus.
Füllen Sie das Unternehmensprofil vollständig aus
Bevor Kunden Ihnen schreiben, schauen sie meist auf Ihr Profil. Ein leeres Profil wirft die Frage auf: »Ist dieses Unternehmen noch aktiv?« Füllen Sie Beschreibung, Adresse, Öffnungszeiten, E-Mail und Website vollständig aus; erklären Sie in der Beschreibung in einem Satz, was Sie verkaufen.
Das Website-Feld ist besonders wichtig. Details, die Sie im Katalog nicht zeigen können, Rückgabebedingungen oder die Online-Bestellmöglichkeit erklären Sie, indem Sie auf Ihre Website verweisen. Logo, Profilname und Farben sollten mit Ihren anderen Kanälen übereinstimmen; ein uneinheitlicher Auftritt schwächt das Vertrauen.
- Unternehmensbeschreibung: ein kurzer Text darüber, was Sie tun und wen Sie bedienen
- Adresse und Kartenstandort
- Öffnungszeiten (bei Feiertagen und Saisonwechseln aktualisieren)
- Link zu Website und Social Media
- Scharfes Logo in hoher Auflösung
WhatsApp-Katalog einrichten
Der WhatsApp-Katalog ist Ihr Schaufenster, in dem Sie Produkte oder Leistungen mit Foto, Beschreibung und optional Preis zeigen. Kunden stöbern, ohne den Chat zu verlassen, und teilen Ihnen mit, was ihnen gefällt. Sie müssen nicht bei jeder Frage dieselben Fotos erneut senden.
Die Qualität der Katalogbilder wirkt sich direkt auf den Verkauf aus. Fotos mit gleichem Licht und Hintergrund, die das Produkt klar zeigen, lassen den Katalog aufgeräumt wirken. Mit professioneller Produktfotografie nutzen Sie dieselben Bilder bei WhatsApp und auf Ihrer Website; zu den Kosten haben wir den Beitrag Preise für Produktfotografie geschrieben.
Praktische Regeln für den Katalog
- Produkte in Kollektionen gliedern (z. B. Neuheiten, Angebote)
- In der Beschreibung häufige Fragen beantworten, etwa Maße, Material und Lieferzeit
- Ausverkaufte Produkte ausblenden oder den Lagerstatus aktualisieren
- Den Katalog-Link im Instagram-Profil und in Stories teilen
Schnellantworten und automatische Nachrichten
Wenn Sie am Tag dutzendmal dieselben Fragen beantworten, sparen Schnellantworten viel Zeit. Sie legen einen häufig genutzten Text als Kürzel ab; tippen Sie im Chat »/« und wählen das Kürzel, steht der Text bereit. Ideal für Lieferzeit, Zahlungsarten oder Anfahrtsbeschreibung.
Die automatischen Nachrichten bei WhatsApp erfüllen zwei Hauptaufgaben. Die Begrüßungsnachricht geht automatisch an Kunden, die Ihnen zum ersten Mal oder nach langer Zeit schreiben. Die Abwesenheitsnachricht teilt Kunden, die außerhalb der Geschäftszeiten oder zu festgelegten Zeiten schreiben, mit, wann Sie sich melden.
| Werkzeug | Wann greift sie? | Anwendungsbeispiel |
|---|---|---|
| Begrüßungsnachricht | Neue Kunden oder Kunden, die lange nicht geschrieben haben | Willkommen, Katalog-Link |
| Abwesenheitsnachricht | Zu festgelegten Zeiten oder außerhalb der Geschäftszeiten | Wir melden uns morgens um 09.00 Uhr |
| Schnellantwort | Wenn Sie das Kürzel auswählen | Lieferzeit, IBAN, Adresse |
Chats mit Labels ordnen
Mit steigender Nachrichtenzahl wird es schwerer, den Überblick zu behalten, wer was möchte. Mit Labels sortieren Sie Chats in farbige Kategorien, etwa Neukunde, Zahlung ausstehend, Bestellung in Vorbereitung, zugestellt. Am Tagesende einen Blick auf das Label »Zahlung ausstehend« zu werfen, ist der einfachste Weg, vergessene Bestellungen zu finden.
Schreiben Sie eine kurze Regelliste, damit alle im Team die Labels gleich verwenden. Wird derselbe Chat von verschiedenen Personen unterschiedlich gelabelt, wird das System schnell nutzlos.
WhatsApp zum Verkaufskanal machen
Die Verkaufskraft von WhatsApp entfaltet sich in Verbindung mit anderen Kanälen. Fügen Sie Ihrem Instagram-Profil einen WhatsApp-Button hinzu, setzen Sie auf Produktseiten Ihrer Website einen Link »Per WhatsApp fragen« und bieten Sie im Laden und auf der Verpackung per QR-Code den Chat-Start an. Auch in Anzeigen lässt sich mit dem Ziel »Nachrichten« direkt in einen WhatsApp-Chat leiten; denken Sie diese Konstellation gemeinsam mit Ihrem Online-Marketing-Plan.
Für Rundmeldungen können Broadcast-Listen genutzt werden, die Nachrichten erreichen aber nur Personen, die Ihre Nummer in ihren Kontakten gespeichert haben. Ungefragte und häufige Nachrichten können dazu führen, dass Nutzer Sie blockieren und Ihr Konto eingeschränkt wird. Damit der Streit mit einem schwierigen Kunden nicht in die sozialen Medien getragen wird, gelten die Schritte aus unserem Beitrag zum Krisenmanagement in sozialen Medien auch für WhatsApp.
Häufige Fehler
Die meisten Fehler, die bei WhatsApp Kunden kosten, sind kleine, aber wiederkehrende Gewohnheiten. Stundenlang unbeantwortete Nachrichten, Katalogprodukte mit alten Preisen und lange Antworten per Sprachnachricht reichen aus, damit der Kunde sich an ein anderes Unternehmen wendet.
Legen Sie ein Ziel für die Antwortzeit fest und teilen Sie es mit Ihrem Team. Auch bei Kampagnen mit Content-Creatorn sollten Sie den zu erwartenden Andrang auf WhatsApp vorab einplanen; die Messempfehlungen in unserem Leitfaden zum Influencer-Marketing helfen Ihnen dabei.
- Veralteter Katalog und veraltete Preise
- Außerhalb der Geschäftszeiten ohne Abwesenheitsnachricht schweigen
- Ungefragt und häufig Rundnachrichten senden
- Versuchen, Chats ohne Labels im Blick zu behalten
- Von einem einzigen Telefon abhängig sein und keine Sicherung anlegen
App oder Business Platform?
Die kostenlose App genügt für kleine Unternehmen, die von wenigen Personen betreut werden. Wächst das Nachrichtenaufkommen, sollen Bestell- und Versandbenachrichtigungen automatisch verschickt werden oder muss eine Leitung von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, kommt die WhatsApp Business Platform (API) ins Spiel. Diese Version wird nach den Bedingungen von Meta abgerechnet und arbeitet mit einer Software-Integration.
In einem Unternehmen mit Online-Verkauf verbessert es das Kundenerlebnis, wenn Bestellbestätigung oder Versandinformation über WhatsApp verschickt werden. Für solche Verbindungen planen Sie zuerst mit Ihrem Shopsystem, welche Benachrichtigung wann versendet wird, und legen dann je nach Bedarf die E-Commerce-Integration fest.
Häufig gestellte Fragen
01Ist WhatsApp Business kostenpflichtig?
Die App ist kostenlos. Zusätzliche kostenpflichtige Abo-Optionen von Meta und die API-basierte Business Platform werden dagegen gesondert berechnet; da sich die Bedingungen ändern können, prüfen Sie den aktuellen Stand in der offiziellen Quelle.
02Kann ich dieselbe Nummer privat und im Business-Konto nutzen?
Eine Nummer kann gleichzeitig nur in einem Konto genutzt werden. Sie können Ihre private Nummer in das Business-Konto übernehmen, doch für eine saubere Trennung von geschäftlichen und privaten Chats ist eine eigene Nummer die deutlich ordentlichere Lösung.
03Können mehrere Mitarbeiter dasselbe Konto verwalten?
Über die Funktion verknüpfter Geräte lässt sich dasselbe Konto auf einer begrenzten Zahl von Geräten öffnen. Müssen viele Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten, passen die Business Platform und eine Kundenservice-Software besser.
04Kann ich Rundnachrichten senden, ohne Kundennummern zu speichern?
Broadcast-Listen erreichen nur Personen, die Ihre Nummer gespeichert haben. Rundnachrichten ohne Einwilligung erhöhen das Sperrrisiko und können datenschutzrechtlich problematisch sein; prüfen Sie die aktuelle Rechtslage.
Mit vollständigem Profil, gepflegtem Katalog und gut eingestellten automatischen Nachrichten wird WhatsApp Business in kurzer Zeit zu einem verlässlichen Verkaufskanal. Wenn Sie WhatsApp gemeinsam mit Instagram, Anzeigen und Ihrer Website in einem Plan steuern möchten, informieren Sie sich über unser Social-Media-Management oder nehmen Sie über unsere Kontaktseite Kontakt auf.
