¿Cómo usar WhatsApp Business?
Explicamos cómo convertir WhatsApp Business, de una bandeja de mensajes desordenada, en un canal de ventas organizado con perfil de empresa, catálogo, respuestas rápidas y etiquetas.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
Descargue la aplicación WhatsApp Business y regístrese con el número de su empresa; complete el perfil de empresa con dirección, horario y sitio web. Después añada sus productos al catálogo, prepare atajos de respuestas rápidas para las preguntas frecuentes, active los mensajes de bienvenida y de ausencia y clasifique los chats con etiquetas. Así responderá a sus clientes de forma rápida y ordenada.
¿Qué es WhatsApp Business?
WhatsApp Business es una aplicación gratuita diseñada para pequeñas y medianas empresas. Se diferencia del WhatsApp personal en que ofrece herramientas específicas para negocios: perfil de empresa, catálogo de productos, mensajes automáticos, respuestas rápidas y etiquetas de chat. Cuando un cliente escribe a su número, ve claramente que habla con una empresa.
En Türkiye, muchos clientes escriben primero por WhatsApp para preguntar por un producto o hacer una reserva. Gestionar este canal de forma ordenada reduce los pedidos perdidos y las respuestas tardías. Bien configurado, WhatsApp se convierte en la continuación natural de su gestión de redes sociales.
Cómo crear una cuenta de empresa en WhatsApp
La configuración lleva unos minutos. Se recomienda usar un número de teléfono distinto para el negocio, para que no se mezclen las conversaciones personales y las profesionales. También puede trasladar su número personal de WhatsApp a la cuenta de empresa, pero no olvide hacer una copia de seguridad de sus chats antes de hacerlo.
- Descargue la aplicación WhatsApp Business en la tienda de aplicaciones.
- Introduzca el número de su empresa y verifíquelo por SMS o por llamada.
- Escriba el nombre de la empresa; este nombre es visible para sus clientes, así que debe coincidir con su marca.
- Elija la categoría del negocio y suba su logotipo como foto de perfil.
- En el menú de ajustes, complete el perfil de empresa, el catálogo y las herramientas de mensajería.
Complete el perfil de empresa
Antes de escribirle, el cliente suele mirar su perfil. Un perfil vacío plantea la duda «¿esta empresa está activa?». Rellene por completo los campos de descripción, dirección, horario, correo electrónico y sitio web; en la descripción, explique en una frase qué vende.
El campo del sitio web es especialmente importante. Los detalles que no puede mostrar en el catálogo, las condiciones de devolución o la opción de pedido online puede explicarlos dirigiendo al cliente a su web. El logotipo, el nombre del perfil y los colores deben ser los mismos que en los demás canales; una imagen dispersa debilita la confianza.
- Descripción de la empresa: un texto breve que explique a qué se dedica y a quién atiende
- Dirección y ubicación en el mapa
- Horario (actualícelo en festivos y cambios de temporada)
- Enlace a la web y a las redes sociales
- Logotipo nítido y de alta resolución
Configurar el catálogo de WhatsApp
El catálogo de WhatsApp es el escaparate en el que expone sus productos o servicios con fotografía, descripción y, opcionalmente, precio. El cliente recorre los productos sin salir del chat y le indica el que le gusta. Y usted no tiene que enviar las mismas fotografías una y otra vez en cada consulta.
La calidad de las imágenes del catálogo influye directamente en las ventas. Las fotografías tomadas con la misma luz y el mismo fondo, que muestran claramente el producto, dan un catálogo ordenado. En este punto, la fotografía de producto profesional le permite usar las mismas imágenes en WhatsApp y en su web; el aspecto del coste lo explicamos en nuestro artículo sobre precios de la fotografía de producto.
Reglas prácticas para el catálogo
- Divida los productos en colecciones (p. ej., novedades, productos en oferta)
- Escriba en la descripción lo que más se pregunta, como medidas, material y plazo de entrega
- Oculte los productos agotados o actualice su estado de stock
- Comparta el enlace del catálogo en su perfil de Instagram y en las historias
Respuestas rápidas y mensajes automáticos
Si responde decenas de veces al día a las mismas preguntas, las respuestas rápidas le ahorran mucho tiempo. Asigne un atajo a un texto de uso frecuente; al escribir «/» en el chat y elegir el atajo, el texto aparece listo. Es una herramienta ideal para el plazo de envío, las formas de pago o las indicaciones de la dirección.
Las opciones de mensajes automáticos de WhatsApp cumplen dos funciones básicas. El mensaje de bienvenida se envía automáticamente al cliente que le escribe por primera vez o después de mucho tiempo. El mensaje de ausencia indica cuándo responderá al cliente que escribe fuera del horario laboral o en las horas que usted determine.
| Herramienta | ¿Cuándo se activa? | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
| Mensaje de bienvenida | Cliente nuevo o que hace tiempo que no escribe | Bienvenida, enlace del catálogo |
| Mensaje de ausencia | En las horas definidas o fuera del horario laboral | Le responderemos a las 09:00 de la mañana |
| Respuesta rápida | Cuando usted elige el atajo | Plazo de envío, IBAN, dirección |
Organizar los chats con etiquetas
A medida que aumenta el número de mensajes, cuesta más seguir quién quiere qué. Las etiquetas permiten clasificar los chats en categorías de colores: cliente nuevo, pago pendiente, pedido en preparación, entregado. Revisar al final del día la etiqueta «pago pendiente» es la forma más fácil de detectar los pedidos olvidados.
Escriba una breve lista de reglas para que todo el equipo use las etiquetas con el mismo significado. Que el mismo chat sea etiquetado de forma distinta por personas distintas inutiliza el sistema enseguida.
Convertir WhatsApp en un canal de ventas
La fuerza de venta de WhatsApp aparece cuando se conecta con los demás canales. Añada un botón de WhatsApp a su perfil de Instagram, ponga en las páginas de producto de su web un enlace «Preguntar por WhatsApp» y ofrezca en su tienda y en el embalaje la posibilidad de iniciar el chat con un código QR. En la publicidad también se puede dirigir directamente al chat de WhatsApp con el objetivo de mensajes; piense en este planteamiento junto con su plan de marketing digital.
Para los anuncios masivos pueden usarse las listas de difusión, pero los mensajes solo llegan a las personas que han guardado su número en su agenda. Enviar mensajes frecuentes y sin permiso puede hacer que los usuarios le bloqueen y que su cuenta sea restringida. Para que un conflicto con un cliente problemático no salte a las redes sociales, los pasos de nuestro artículo sobre la gestión de crisis en redes sociales también valen para WhatsApp.
Errores frecuentes
La mayoría de los errores que hacen perder clientes en WhatsApp son hábitos pequeños pero repetidos. Mensajes sin respuesta durante horas, productos del catálogo con precios antiguos y respuestas largas mediante mensajes de voz bastan para que el cliente escriba a otra empresa.
Fije un objetivo de tiempo de respuesta y compártalo con su equipo. En las campañas con creadores de contenido también es importante prever con antelación el volumen que llegará a WhatsApp; en este punto le servirán las recomendaciones de medición de nuestra guía de marketing de influencers.
- Catálogo y precios desactualizados
- Quedarse en silencio fuera del horario sin un mensaje de ausencia
- Enviar mensajes masivos frecuentes y sin permiso
- Intentar seguir los chats sin etiquetarlos
- Depender de un solo teléfono y no hacer copias de seguridad
¿Aplicación o Business Platform?
La aplicación gratuita basta para las pequeñas empresas gestionadas por unas pocas personas. Cuando crece el volumen de mensajes, cuando se quieren enviar automáticamente notificaciones de pedidos y envíos o cuando varios agentes deben usar la misma línea, entra en juego WhatsApp Business Platform (API). Esta versión se factura según las condiciones de Meta y funciona con una integración de software.
En un negocio que vende online, que la confirmación del pedido o la información del envío salgan por WhatsApp mejora la experiencia del cliente. Para este tipo de conexiones, planifique primero con la plataforma de e-commerce qué notificación saldrá y en qué momento, y después defina la integración de e-commerce según la necesidad.
Preguntas frecuentes
01¿Es de pago WhatsApp Business?
La aplicación es gratuita. Las opciones de suscripción de pago adicionales de Meta y Business Platform, basada en API, se facturan aparte; como las condiciones pueden cambiar con el tiempo, consulte la información vigente en la fuente oficial.
02¿Puedo usar el mismo número en una cuenta personal y en una de empresa?
Un número solo puede usarse en una cuenta a la vez. Puede trasladar su número personal a la cuenta de empresa, pero para separar las conversaciones profesionales de las privadas, un número distinto es una solución mucho más ordenada.
03¿Pueden varios empleados gestionar la misma cuenta?
Con la función de dispositivos vinculados, la aplicación permite abrir la misma cuenta en un número limitado de dispositivos. Si necesita que muchos agentes trabajen a la vez, resulta más adecuada Business Platform junto con un software de atención al cliente.
04¿Puedo enviar mensajes masivos sin guardar los números de los clientes?
Las listas de difusión solo llegan a las personas que han guardado su número. Enviar mensajes masivos sin permiso aumenta el riesgo de bloqueo y puede plantear problemas de protección de datos personales; consulte la normativa vigente.
WhatsApp Business se convierte en poco tiempo en un canal de ventas fiable con un perfil completo, un catálogo ordenado y mensajes automáticos bien configurados. Si quiere gestionar WhatsApp en el mismo plan que Instagram, la publicidad y su web, puede conocer nuestro servicio de gestión de redes sociales o ponerse en contacto con nosotros desde la página de contacto.
