Hur använder man WhatsApp Business?
Vi visar hur du med företagsprofil, katalog, snabbsvar och etiketter gör WhatsApp Business från en rörig inkorg till en ordnad försäljningskanal.
Aurora YazılımRedaktionen
6 min läsning
Ladda ned appen WhatsApp Business och registrera dig med företagets nummer, och fyll i företagsprofilen med adress, öppettider och webbplats. Lägg sedan till dina produkter i katalogen, förbered genvägar för snabbsvar på vanliga frågor, aktivera hälsnings- och frånvaromeddelanden och sortera chattarna med etiketter. Då kan du svara kunderna snabbt och ordnat.
Vad är WhatsApp Business?
WhatsApp Business är en gratis app som är utformad för små och medelstora företag. Skillnaden mot privata WhatsApp är att den ger verktyg som är gjorda för företag: företagsprofil, produktkatalog, automatiska meddelanden, snabbsvar och chattetiketter. När en kund skriver till ditt nummer ser kunden tydligt att hen pratar med ett företag.
Många kunder skriver först på WhatsApp för att fråga om en produkt eller göra en bokning. Att hantera den kanalen ordnat minskar missade beställningar och sena svar. Rätt uppsatt blir WhatsApp en naturlig fortsättning på ditt arbete med hantering av sociala medier.
Hur skapar man ett WhatsApp-företagskonto?
Installationen tar några minuter. Vi rekommenderar att du använder ett separat telefonnummer för företaget, så att privata och jobbrelaterade konversationer inte blandas ihop. Du kan också flytta ditt befintliga privata WhatsApp-nummer till företagskontot, men glöm inte att ta en chattbackup före flytten.
- Ladda ned appen WhatsApp Business från appbutiken.
- Ange ditt företagsnummer och verifiera det med SMS eller samtal.
- Skriv företagsnamnet. Namnet syns för dina kunder, så det bör vara samma som ditt varumärke.
- Välj företagskategori och ladda upp din logotyp som profilbild.
- Fyll i företagsprofilen, katalogen och meddelandeverktygen i inställningsmenyn.
Fyll i företagsprofilen fullständigt
Innan en kund skriver till dig tittar hen ofta på din profil. En tom profil väcker frågan »är det här företaget aktivt?«. Fyll i fälten för beskrivning, adress, öppettider, e-post och webbplats fullständigt, och berätta i beskrivningen i en enda mening vad du säljer.
Webbplatsfältet är särskilt viktigt. Detaljer du inte kan visa i katalogen, returvillkor eller möjligheten att beställa online kan du förklara genom att hänvisa till din webbplats. Logotyp, profilnamn och färger bör vara desamma som i dina andra kanaler, eftersom ett spretigt intryck försvagar förtroendet.
- Företagsbeskrivning: en kort text som berättar vad du gör och vem du betjänar
- Adress och kartposition
- Öppettider (uppdatera vid helger och säsongsändringar)
- Länk till webbplats och sociala medier
- Skarp logotyp i hög upplösning
Så sätter du upp WhatsApp-katalogen
WhatsApp-katalogen är skyltfönstret där du visar dina produkter eller tjänster med foto, beskrivning och valfritt pris. Kunden bläddrar bland produkterna utan att lämna chatten och skickar det hen gillar till dig. Du slipper skicka samma foton om och om igen vid varje fråga.
Kvaliteten på bilderna i katalogen påverkar försäljningen direkt. Foton som tagits med samma ljus och bakgrund och visar produkten tydligt gör katalogen ordnad. Här gör professionell produktfotografering det möjligt att använda samma bilder både på WhatsApp och på din webbplats, och kostnadssidan har vi beskrivit i artikeln priser på produktfotografering.
Praktiska regler för katalogen
- Dela in produkterna i samlingar (t.ex. nyheter, kampanjprodukter)
- Skriv de vanliga frågorna i beskrivningen, som mått, material och leveranstid
- Dölj slutsålda produkter eller uppdatera lagerstatusen
- Dela katalogens länk i din Instagram-profil och i stories
Snabbsvar och automatiska meddelanden
Om du besvarar samma frågor tiotals gånger om dagen sparar snabbsvar mycket tid. Du lägger en ofta använd text på en genväg, och när du skriver »/« i chatten och väljer genvägen är texten färdig. Det är ett idealiskt verktyg för leveranstid, betalningsalternativ eller vägbeskrivning.
Alternativen för automatiska meddelanden i WhatsApp har två grundläggande uppgifter. Hälsningsmeddelandet skickas automatiskt till en kund som skriver till dig för första gången eller efter lång tid. Frånvaromeddelandet talar om för en kund som skriver utanför arbetstid eller vid de tider du har valt när du kommer att svara.
| Verktyg | När körs det? | Exempel på användning |
|---|---|---|
| Hälsningsmeddelande | Ny kund eller kund som inte skrivit på länge | Välkommen, länk till katalogen |
| Frånvaromeddelande | Vid valda tider eller utanför arbetstid | Vi svarar kl. 09.00 imorgon |
| Snabbsvar | När du väljer genvägen | Leveranstid, IBAN, adress |
Ordna chattar med etiketter
När antalet meddelanden växer blir det svårt att hålla reda på vem som vill ha vad. Med etiketter kan du dela in chattarna i färgade kategorier: ny kund, väntar på betalning, order under behandling, levererad. Att titta på etiketten »väntar på betalning« i slutet av dagen är det enklaste sättet att fånga glömda ordrar.
Skriv en kort lista med regler så att hela teamet använder etiketterna på samma sätt. Om samma chatt etiketteras olika av olika personer blir systemet snabbt oanvändbart.
Gör WhatsApp till en försäljningskanal
WhatsApps försäljningskraft visar sig när det kopplas till andra kanaler. Lägg till en WhatsApp-knapp i din Instagram-profil, sätt en länk »Fråga på WhatsApp« på produktsidorna på webbplatsen och ge möjlighet att starta en chatt med en QR-kod i butiken och på förpackningen. I annonser kan man också leda direkt till en WhatsApp-chatt med meddelande som mål, och tänk på upplägget tillsammans med din plan för digital marknadsföring.
För massutskick kan sändlistor användas, men meddelandena når bara personer som har sparat ditt nummer i sin kontaktlista. Att skicka meddelanden utan tillstånd och för ofta kan leda till att användare blockerar dig och att ditt konto begränsas. För att en tvist med en problematisk kund inte ska hamna i sociala medier gäller stegen i artikeln krishantering i sociala medier även för WhatsApp.
Vanliga misstag
De flesta misstag som kostar dig kunder på WhatsApp är små men återkommande vanor. Meddelanden som står obesvarade i timmar, katalogprodukter med gamla priser och långa svar som ges som röstmeddelanden räcker för att kunden ska skriva till ett annat företag.
Sätt ett mål för svarstiden och dela det med teamet. Det är också viktigt att i förväg planera för trycket på WhatsApp vid kampanjer med innehållsskapare, och här är mätrådgivningen i vår guide om influencer-marknadsföring till nytta.
- Inaktuell katalog och prisinformation
- Att vara tyst utanför arbetstid utan frånvaromeddelande
- Att skicka massmeddelanden utan tillstånd och för ofta
- Att försöka hålla koll på chattar utan att etikettera dem
- Att vara beroende av en enda telefon och inte ta backup
Appen eller Business Platform?
Den kostnadsfria appen räcker för små företag som hanteras av några få personer. När meddelandevolymen växer, när order- och fraktaviseringar ska skickas automatiskt eller när flera medarbetare ska använda samma linje kommer WhatsApp Business Platform (API) in. Den versionen debiteras enligt Metas villkor och fungerar via en mjukvaruintegration.
För ett företag som säljer online förbättrar det kundupplevelsen att orderbekräftelsen eller fraktinformationen skickas via WhatsApp. För sådana kopplingar, planera först med e-handelsplattformen vilken avisering som ska skickas vid vilken tidpunkt, och bestäm sedan vid behov upplägget för e-handelsintegration.
Vanliga frågor
01Kostar WhatsApp Business något?
Appen är gratis. Metas prenumerationsalternativ med extra avgift och det API-baserade Business Platform debiteras separat. Villkoren kan ändras över tid, så kontrollera aktuell information i den officiella källan.
02Kan jag använda samma nummer i både ett privat konto och ett företagskonto?
Ett nummer kan bara användas i ett konto åt gången. Du kan flytta ditt privata nummer till företagskontot, men ett separat nummer är en betydligt ordnadare lösning för att hålla isär jobb och privat.
03Kan flera medarbetare hantera samma konto?
Appen låter dig med funktionen för länkade enheter öppna samma konto på ett begränsat antal enheter. Behöver många medarbetare arbeta samtidigt passar Business Platform och ett kundtjänstsystem bättre.
04Kan jag skicka massmeddelanden utan att spara kundernas nummer?
Sändlistor når bara personer som har sparat ditt nummer. Att skicka massmeddelanden utan tillstånd ökar både risken att bli blockerad och kan skapa problem med skyddet av personuppgifter, så kontrollera gällande lagstiftning.
Med en fullständig profil, en ordnad katalog och väl inställda automatiska meddelanden blir WhatsApp Business snabbt en pålitlig försäljningskanal. Vill du hantera WhatsApp i samma plan som Instagram, annonser och webbplats kan du se vår tjänst hantering av sociala medier eller kontakta oss.
