¿Qué es un sistema TPV para restaurantes?
Explicamos con sencillez la diferencia entre el hardware y el software del TPV, los procesos de cobro en el restaurante y en qué fijarse al elegir un sistema TPV.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
Un sistema TPV para restaurantes es la infraestructura de punto de venta donde se registra la venta y se cobra. Se compone de hardware, como el terminal táctil, la impresora de tickets y el datáfono, y de un software que gestiona pedidos, cuentas, stock e informes. Un buen sistema TPV agiliza la caja al usar los mismos datos que la comanda, la cocina y la contabilidad.
¿Qué significa TPV?
TPV es la abreviatura de “terminal punto de venta” (POS, del inglés “point of sale”) y significa punto de venta. En Türkiye, en el lenguaje cotidiano, al decir POS se piensa casi siempre en el datáfono que facilita el banco; sin embargo, en el contexto de un restaurante, el sistema TPV designa todo el esquema de caja en el que se registra la venta y se cierra la cuenta.
Conviene hacer esta distinción desde el principio, porque los negocios intentan a menudo resolver los problemas de caja cambiando solo el datáfono. El problema real suele estar no en el aparato, sino en cómo llega el pedido a la caja, cómo se divide la cuenta y cómo se prepara el informe de cierre. Por eso hay que pensar en el TPV junto con las demás soluciones para restaurantes y hoteles que use el negocio.
Diferencia entre hardware y software del TPV
Un sistema TPV para restaurantes consta de dos capas. El hardware son los dispositivos físicos: pantalla, impresora, cajón, terminal de pago. El software es el programa que funciona sobre esos dispositivos y gestiona la lógica de la venta: carta, mesa, pedido, descuento, pago e informe.
El mismo hardware puede funcionar con software distinto, y el mismo software puede usarse en hardware distinto. Por eso, al elegir, hay que valorar las dos capas por separado y preguntar si son compatibles entre sí.
| Componente | Capa | Función |
|---|---|---|
| Terminal táctil | Hardware | Pantalla principal donde se introducen el pedido y el pago |
| Impresora de tickets y de cocina | Hardware | Impresión del ticket del cliente y de la comanda de cocina |
| Cajón del dinero | Hardware | Custodia segura del efectivo |
| Terminal de pago | Hardware | Cobro con tarjeta y sin contacto |
| Tableta del camarero | Hardware | Toma de pedidos en la mesa |
| Software de ventas | Desarrollo | Gestión de carta, mesas, cuentas, descuentos y anulaciones |
| Informes y stock | Desarrollo | Seguimiento de facturación, ventas por producto, stock y costes |
TPV táctil y caja registradora
El esquema de caja más habitual en los restaurantes es el terminal TPV táctil. Los productos aparecen como botones en la pantalla y el cajero o el camarero introduce el pedido con un toque. Si la organización de categorías está bien hecha, incluso en las horas punta el pedido se introduce en pocos toques.
En Türkiye, el uso de un dispositivo registrador de pagos para el registro legal de las ventas también forma parte de este esquema. Los dispositivos de nueva generación pueden unir en un solo equipo el pago con tarjeta y el ticket fiscal; los negocios lo llaman a veces “TPV con caja registradora”. Qué dispositivo hace falta y cómo se conecta con el software de ventas depende de la estructura del negocio.
Procesos de cobro en el restaurante
El pago es el último momento del tiempo que el cliente pasa en el restaurante y afecta directamente a la experiencia. Que tras una buena comida la cuenta tarde diez minutos o salga mal estropea la impresión que queda. El sistema TPV se instala para que ese momento sea rápido y sin errores.
Pago en la mesa o en la caja
Algunos negocios llevan el terminal de pago a la mesa y otros dirigen al cliente a la caja. El pago en la mesa da confianza porque la tarjeta no sale de la vista y reduce la cola en la caja. Sea cual sea el modelo, el importe del pago debe coincidir automáticamente con la cuenta de la mesa.
División de la cuenta y pago parcial
En las mesas de grupo se quiere dividir la cuenta por persona, por producto o a partes iguales. Si el software del TPV no admite estas operaciones, el cajero se las arregla con la calculadora y aumenta el riesgo de errores. Tras cobrar un pago parcial, el saldo restante de la mesa debe seguir abierto.
Efectivo, tarjeta y sin contacto
Los distintos métodos de pago deben poder usarse juntos en la misma cuenta: una parte en efectivo y otra con tarjeta. Al cierre del día, el total de cada método debe aparecer por separado en el informe y debe poder compararse el efectivo de la caja con el del sistema.
Comanda, cocina y conexión con el TPV
En los restaurantes, el sistema TPV no funciona por sí solo; debe usar los mismos datos que la comanda en la que se toma el pedido y la cocina en la que se prepara. El pedido que el camarero introduce en la tableta llega a la cocina, los productos servidos se añaden a la cuenta de la mesa y la cuenta se cierra en la caja con un toque. Explicamos con detalle la parte de pedidos de este flujo en nuestro artículo sobre el programa de comandas.
Si se usa una carta QR que permite pedir desde la mesa, el pedido que haga el propio cliente también debe añadirse a la misma cuenta. El sistema de carta QR de Aurora ofrece en su propio panel el pedido desde la mesa y la llamada al camarero; con la integración con ERP se puede planificar el intercambio de datos con los demás programas que use el negocio. Para los detalles del flujo de pedidos, puede consultar el artículo sobre el sistema de pedidos desde la mesa.
Informes, stock y contabilidad
El valor a largo plazo del sistema TPV está en los informes. Qué producto se vendió a qué hora y en qué cantidad, cuánto vendió cada empleado, el total de anulaciones e invitaciones y la facturación por método de pago hacen que las decisiones del propietario se basen en datos y no en suposiciones.
Un módulo de stock con recetas descuenta del stock la materia prima de cada producto vendido y facilita el control de costes. Pasar los datos de ventas al programa de contabilidad y a los procesos de documentos electrónicos agiliza el cierre del mes; para la lógica general de estas conexiones, puede consultar nuestras páginas de integración contable e integración factura electrónica.
- Informe de cierre del día: facturación por método de pago y cuadre de caja.
- Informe de productos: los productos más y menos vendidos.
- Informe por horas: planificación del personal según las horas punta.
- Informe de anulaciones e invitaciones: control de pérdidas y abusos.
Restaurantes de hotel y negocios con varios locales
En el restaurante de un hotel, la cuenta del cliente suele cargarse a la habitación y pagarse en conjunto al salir. En ese caso, el TPV del restaurante debe funcionar conectado al sistema de gestión del hotel. El software hotelero de Aurora vincula la comanda del restaurante a la cuenta del cliente y evita que se pierdan los ingresos ajenos al alojamiento.
En los negocios con varios locales, es importante gestionar la carta y los precios desde un punto central y comparar en una sola pantalla los informes de cada local. Cuando sistemas distintos deben comunicarse entre sí, el enfoque de las soluciones integradas reúne los datos en un único flujo.
Qué tener en cuenta al elegir un sistema TPV
Un sistema TPV es una infraestructura que se usará durante años; la elección no debe precipitarse. Si es posible, pruebe el sistema con su propia carta y un escenario de servicio real. Las preguntas para pedir presupuesto de nuestro artículo sobre los precios de la carta QR, para comparar los conceptos que influyen en el coste, también se pueden adaptar al TPV.
- ¿Con qué hardware es compatible el software y se pueden usar mis equipos actuales?
- ¿Puedo seguir vendiendo y cobrando si se corta internet?
- ¿Admite división de cuenta, pago parcial y pago mixto?
- ¿Usa la misma lista de productos que la comanda, la cocina y los pedidos de la carta QR?
- ¿Cumple las normas de la entidad de pago para la seguridad de los datos de las tarjetas?
- ¿Se pueden exportar los informes y los datos?
- ¿El servicio de averías y soporte funciona también en fin de semana?
Preguntas frecuentes
01¿No basta con el datáfono que da el banco?
El dispositivo del banco cobra, pero no gestiona pedidos, mesas, stock ni informes. En un negocio pequeño puede bastar para empezar; a medida que crecen el número de mesas y la carta, se hace evidente la necesidad de un software de ventas.
02¿Puede funcionar el sistema TPV en una tableta?
Muchos programas de TPV funcionan en tableta y permiten al camarero tomar el pedido en la mesa. Para la caja, un terminal con pantalla más grande suele ser más cómodo en velocidad y legibilidad durante las horas punta.
03¿Perderé mis datos antiguos al cambiar de TPV?
La lista de productos y algunos informes suelen poder exportarse e importarse al nuevo sistema. Planificar el cambio para una época tranquila y archivar los informes del sistema anterior reduce el riesgo de perder datos.
Un sistema TPV para restaurantes es la combinación del hardware adecuado con un software que usa los mismos datos desde el pedido hasta el informe; agiliza el momento del pago y simplifica el cierre del día. Puede conocer las soluciones que desarrollamos para restaurantes, cafeterías y hoteles, y echar un vistazo a nuestro sistema de carta QR para el pedido desde la mesa y la llamada al camarero.
