Vad är ett bokningssystem för restaurang?

01Vad används ett bokningssystem för restauranger till?

En bokning per telefon betyder en linje som är upptagen när det är som mest att göra, en tid som skrivs fel i boken och namn som glöms bort. Ett bokningssystem för restauranger flyttar processen till en digital kalender: gästen ser lediga tider, väljer själv och får bekräftelse direkt.

Systemets egentliga värde är inte bara att ta emot bokningar. Det låter dig se vilka tider som blir fulla, vilka dagar som står tomma och vilka gäster som kommer tillbaka. De uppgifterna underlättar många beslut, från personalplanering till tidpunkten för kampanjer.

• Möjlighet till bordsbokning online dygnet runt
• Alla bokningar samlade i en enda kalender
• Automatiska bekräftelser och påminnelser
• Bordsplan och kapacitetshantering
• Gästhistorik och särskilda anteckningar (som födelsedag och allergi)

02Så fungerar bordsbokning online

Flödet är enkelt, men varje steg måste vara rätt uppbyggt. Verksamheten definierar först kapaciteten: antal bord, bordens storlek, öppettider och hur länge ett bord i genomsnitt är upptaget. Utifrån det visar systemet bara de tider som verkligen är lediga för gästen.

1. Gästen väljer datum, tid och antal personer på bokningssidan.
2. Gästen anger namn, telefon och eventuell särskild anteckning och godkänner de nödvändiga samtyckestexterna.
3. Systemet lägger in bokningen i kalendern och skickar en bekräftelse till gästen.
4. En påminnelse skickas före bokningstiden.
5. När gästen kommer markerar personalen bokningen som ”anlänt”; om gästen uteblir registreras ett ”no-show”.

03Från vilka kanaler kommer bokningarna?

Gästen vill boka där hen ser möjligheten. Därför är det bäst att använda en enda bokningslänk i flera kanaler; oavsett kanal ska bokningen hamna i samma kalender.

04Vad är no-show och hur minskar man det?

No-show är en gäst som bokat bord men inte kommer och inte ger besked. Två tomma bord en hektisk lördagskväll, samtidigt som gäster nekas vid dörren, är en dubbel förlust. Det går inte att helt eliminera, men med rätt steg kan det minskas tydligt.

Den mest effektiva metoden är påminnelsemeddelandet. Ett kort meddelande en dag och några timmar före bokningen påminner dem som glömt och ger dem som inte kan komma ett enkelt sätt att avboka. En gäst som avbokar är inget problem; problemet är gästen som inte säger något.

• Skriv datum, tid, antal personer och adress tydligt i bekräftelsen
• Lägg till en länk för avbokning eller ändring med ett klick i påminnelsen
• Överväg att ta handpenning vid särskilda dagar och stora sällskap
• Ange från början hur länge du håller bordet (till exempel 15 minuter)
• Anteckna nummer som ofta uteblir och be om bekräftelse vid nästa bokning

Samtycke till meddelanden och personuppgifter

Telefonnummer är personuppgifter. Bokningsformuläret ska ha en informationstext, och om du vill skicka kampanjmeddelanden utöver påminnelser behöver du dessutom ett särskilt samtycke till marknadsföring. De här frågorna styrs av lagstiftning; kontrollera gällande regler för KVKK (den turkiska dataskyddslagen, jämförbar med GDPR) och kommersiella meddelanden samt rådfråga din juridiska rådgivare.

05Bordsplan och kapacitetshantering

Ett bokningssystem blir halvt utan bordsplan. Hur många personer varje bord rymmer, vilka som kan slås ihop och väderberoende ytor som terrassen måste definieras i systemet. Då hamnar inte en bokning för sex personer vid ett bord för två.

Det är inte heller rätt att öppna alla bord för bokning. Att lämna några bord lediga för gäster utan bokning (walk-in) gör att du inte missar gästerna som kommer in från gatan, särskilt på restauranger vid strandpromenader och på gator. Följ andelen under de första veckorna och justera den utifrån rapporterna.

06Från bokning till bord: servicen

Bokningen för gästen till dörren; upplevelsen vid bordet avgör om hen kommer tillbaka. Att gästen som sätter sig snabbt kan öppna menyn, beställa och vid behov nå servitören hör till den upplevelsen. Auroras QR-menysystem sköter den delen med beställning från bordet, servitörsanrop och stöd för flera språk.

Att beställningarna flödar ordnat i köket förkortar också väntan. I vår artikel om köksskärm beskriver vi hur kök som arbetar med skärm i stället för papperskvitton byggs upp. Hur själva menyn läggs upp som ett säljverktyg hittar du i guiden om menydesign.

07Eget system eller plattform?

För bokningar finns två vägar: att ansluta sig till en allmän bokningsplattform eller att bygga en bokningssida som körs på din egen webbplats. Plattformar kan ge synlighet hos nya gäster, men sätter ofta gränser som provision, månadsavgift och att gästdatan inte finns hos dig.

I ditt eget system tillhör gästdatan dig, designen passar ditt varumärke och du kan använda länken i vilken kanal du vill. Webbplatsen måste vara redo för det: bokningssidan ska laddas snabbt på telefonen och gå att slutföra med två tryck. För det behöver man planera bokningsflödet redan i webbdesign-fasen och följa principerna för mobilanpassad design.

• Plattform: snabb start, extra synlighet, provision och begränsning av data
• Eget system: datan är din, anpassat efter varumärket, kräver en plan för uppsättning och underhåll
• Blandad väg: ditt eget system är huvudkanal och plattformen bara en extra kanal

08Frågor att ställa vid valet

När du väljer bokningssystem ska du titta på ditt eget serviceflöde, inte på skärmbilder. Tänk dig att du lägger in dina verkliga bokningar i systemet under en vecka: i vilket steg får personalen det svårt, vilken information saknas? Svaren visar vilken funktion som verkligen behövs.

Systemets rapportering är också viktig. Att kunna se vilka veckodagar som blir fulla, hur andelen no-show förändras och hur stor del gruppbokningarna utgör gör att du kan basera beslut om kampanjer och personal på data.

• Kan bokningar från telefon och WhatsApp läggas in manuellt i samma kalender?
• Går det att definiera bordsplan och sammanslagning av bord?
• Går texten i bekräftelser och påminnelser att ändra?
• Går gästdatan att exportera och vem äger den?
• Går bokningssidan att anpassa efter varumärkets färger och språk?
• Kan personalen enkelt se bokningarna på telefon eller surfplatta?

09Synlighet för fler bokningar

Inte ens det bästa bokningssystemet hjälper om man inte hittar det. Bokningslänken ska finnas i Google-företagsprofilen, webbplatsen ska synas i lokala sökningar och bokningsknappen ska framträda på Instagram. Arbete med SEO och analys för synlighet i lokala sökningar och regelbunden hantering av sociala medier på den sociala sidan göder flödet av bokningar.

Vill du tänka på take away och avhämtning i samma plattform beskriver vår artikel om system för onlinebeställning till restauranger hur de två systemen kan fungera tillsammans.