Vad är en kökskärm (KDS)?

01Vad är KDS och vad förändrar det?

I ett klassiskt kök kommer beställningen som en nota som servitören skrivit eller som skrivs ut. Notan hängs upp, tillagas i tur och ordning och slängs när jobbet är klart. Den ordningen har fungerat i åratal, men notor kan tappas bort, bli blöta, handstilen kan vara oläslig och ingen följer hur länge en beställning har väntat.

Det korta svaret på frågan vad är KDS är att det är notans digitala form. Men skillnaden är inte bara att pappret försvinner. Skärmen visar beställningen tillsammans med ankomsttiden, markerar den med färg eller timer när väntetiden blir lång och meddelar serveringen när en rätt är klar.

Kort sagt gör en orderskärm för köket att du kan styra köket som en kö. Kocken ser vad som ska ut först, köksmästaren märker flaskhalsen och servitören får veta att rätten är klar utan att gå in i köket och fråga.

02Hur fungerar en köksdisplay?

Systemets arbetssätt består av några länkar. När varje länk är tydligt definierad blir skärmen verkligt användbar.

Systemets värde syns mest vid ändringar och avbokningar. När gästen ändrar sin beställning behöver servitören inte springa in och säga det till köket; rätten uppdateras på skärmen och ändringen visas markerad. En avbokad rätt försvinner från skärmen, vilket minskar tallrikar som tillagas i onödan och svinn. En hektisk kvällsservice tar de här små detaljerna bort en stor del av spänningen mellan kök och servering.

1. Beställningen skapas från servitörens handterminal, från kassan eller via det QR-menysystem som gästen använder.
2. Systemet delar upp rätterna efter vilken station de tillhör: varmkök, kallkök, grill, dessert, bar.
3. På varje stations skärm syns bara dess egna rätter, bordsnummer, anteckningar och ankomsttid.
4. När kocken börjar tillaga markerar hen rätten som “tillagas” och när den är klar som “klar”.
5. Färdigstatus dyker upp i serveringen eller på skärmen vid serveringsdisken; servitören hämtar rätten.
6. Den slutförda beställningen försvinner från skärmen, sparas i loggen och används i rapporterna.

03Pappersnota jämfört med KDS

För att se vad övergången från nota till skärm förändrar i praktiken är det bra att ställa de två metoderna sida vid sida.

04Effekten på tillagningstiden

Den mest omtalade effekten av en köksdisplay är att tillagningstiden blir synlig. När skärmen visar hur många minuter en beställning har väntat kan inget bord glömmas bort under en nota. När en beställning som passerat en viss tid byter färg ingriper köksmästaren.

Den andra effekten är synkroniserade bord. Vid ett bord för fyra tar grillrätten lång tid och salladen kort. En väl uppsatt skärm hjälper till att sekvensera rätterna så att de kommer ut samtidigt; salladen blir inte klar långt före grillen och hinner kallna.

Den tredje är färre fel. Gästens anteckning “utan lök” eller “glutenfritt” kommer fram på skärmen som en tydlig uppgift som gästen själv skrivit eller valt i systemet, inte som en förkortning servitören skrivit i all hast. Att allergenanteckningar visas framhävda lyfter fram beställningar som kräver extra uppmärksamhet i köket.

05Stationsupplägg och flöde

I ett litet café kan en enda skärm räcka. I en stor restaurang är det vanligt med en egen skärm för varje station och en samlingsskärm vid serveringsdisken. Samlingsskärmen visar om alla rätter till ett bord är klara.

Koppling mellan rätt och station

Vilken station varje rätt i menyn tillagas på definieras från början. Vid sammansatta tallrikar, till exempel när grillrätten och tillbehöret kommer från olika håll, kan rätten delas upp på två stationer. Utan den kopplingen hamnar beställningen på fel skärm.

Skärmens placering

Skärmen bör sitta i kockens ögonhöjd, på en plats som skyddas mot fett och ånga. På pekskärmar bör man tänka på användning med våta eller handskbeklädda händer; i vissa kök är det praktiskare att markera med en knapp bredvid skärmen.

Bar och servering

Drycker går till barens skärm och desserter till konditoriavdelningen. För att meddela servitören att en beställning är klar kan en skärm vid serveringsdisken eller en notis i servitörens telefon användas; nyttan av att samla anropsnotiser på ett ställe har vi beskrivit i artikeln om servitörsanrop.

06Integration med andra system

En köksdisplay är inte en isolerad ö; den måste prata med beställningens källa. Kommer beställningen från kassan kopplas den till kassa- eller POS-systemet, kommer den från gästen kopplas den till QR-menyn. Vilket kassasystem som passar den kopplingen har vi gått igenom i vår guide till val av kassasystem.

Det viktiga vid integrationen är att beställningen uppstår på ett enda ställe. Om servitören matar in samma beställning separat i både kassan och på köksdisplayen går hela systemets nytta förlorad. Därför bör man före installationen undersöka om det program som används kan lämna ut data.

På hotellrestauranger kommer också rumsserviceordrar från samma kök. Då är det bra att beställningar som kommer med rumsnummer markeras särskilt på skärmen; för hotellets övergripande drift bör det ses tillsammans med ett hotellsystem. Flödet för beställningar som kommer från QR har vi gått igenom steg för steg i artikeln om beställning från bordet.

07Att tänka på vid övergången

Övergången från nota till skärm förändrar köksteamets vanor. Därför bör den mänskliga sidan planeras lika noga som den tekniska installationen.

• Involvera köksmästaren från början; låt hen bestämma skärmens upplägg och tidsmålen.
• Behåll nota-skrivaren som reserv under första veckan så att teamet känner sig tryggt.
• Gör en provservice en lugn dag; testa särskilt scenarier med avbokningar, ändringar och anteckningar.
• Bestäm i förväg vad som ska göras vid strömavbrott eller internetavbrott; ta fram ett skriftligt reservflöde.
• Använd rapporterna om tillagningstid som ett förbättringsverktyg, inte som ett sätt att skylla på någon.

08Vad avgör kostnaden?

Kostnaden för KDS består av tre huvudposter: skärmar och hårdvara, programvara och installation. För hårdvaran avgör antalet stationer, hur väl skärmen tål köksmiljön och monteringssättet. På programvarusidan är det behovet av integration med befintligt kassasystem eller QR-meny, hur komplex kopplingen mellan rätt och station är och förväntningarna på rapportering som väger tyngst.

Vad som avgör kostnaden för bordsbeställning och digital meny har vi gått igenom i artikeln om priser på QR-meny. Behöver du ett flöde anpassat för just ditt företag, till exempel om du vill följa flera kök eller filialer på en enda skärm, kan du skicka dina behov till oss via vår kontaktsida.