Beställningssystem online för restauranger

01Varför är en egen beställningskanal viktig?

Matplattformar är ett snabbt sätt att nå en stor publik. Men provisionen på varje beställning, bundenheten till plattformens regler och den begränsade tillgången till kunduppgifter får många verksamheter att leta efter ett alternativ. Ett system för onlinebeställning till restauranger är det alternativet.

I din egen kanal har kunden en relation direkt med dig. Du ser orderhistoriken, de ofta valda produkterna och kunderna som beställer igen. Du bestämmer kampanjen, lägsta ordervärde och leveransområde.

Det behöver inte betyda att du lämnar plattformarna helt. Många restauranger använder plattformen för att hitta nya kunder och sin egen kanal för att behålla stamkunderna. Rätt balans beror på verksamhetens läge, kundkrets och vem som står för budet.

02Plattform eller egen kanal: jämförelse

Att se styrkor och svagheter hos de två upplägg sida vid sida gör beslutet tydligare.

03Systemets viktigaste delar

En fungerande kanal för onlinebeställning bygger på att flera delar samverkar. Saknas en av dem hakar beställningsflödet upp sig.

Beställningsmeny

Take away-menyn behöver inte vara en exakt kopia av menyn i salongen. Rätter som tar skada av transport eller tappar smak när de kallnar kan tas bort; portioner, förpackningar och tillval läggs till. Att hantera pris, bilder och beskrivningar på menyn från samma källa som QR-menyn i lokalen minskar besväret med att hålla två separata listor aktuella.

Varukorg och val

Gästen ska enkelt kunna göra val som ”utan stark chili”, ”extra sås” eller ”dryck”. Produktval och en anteckningsruta är den digitala motsvarigheten till frågorna man ställer när man tar emot en beställning per telefon.

Betalning

För onlinebetalning med kort behövs en betaltjänst eller bankens virtuella POS-tjänst; 3D Secure-verifiering ökar säkerheten. Man kan också erbjuda betalning vid leverans med kontanter eller kort. Vilken metod som erbjuds avgörs av om budet har en POS-terminal med sig.

Orderpanel och avisering

Inkommande beställningar ska synas direkt och med en ljudsignal. Statusar som godkänd, tillagas, på väg och levererad gör att både köket och kunden kan följa processen. Om flödet kopplas till samma köksflöde som beställningarna från salongen behövs ingen separat surfplatta.

04Leveransområde och bud

Leveransen är det led som ställer till mest problem vid onlinebeställning. Därför ska leveransupplägget planeras före programvaran.

• Definiera leveransområdet per kvarter eller avstånd; ange lägsta ordervärde och leveransavgift för varje område.
• Räkna realistiskt ut hur många beställningar ni hinner leverera i tid under rusningen; ha vid behov en inställning som gör att ni tillfälligt kan sluta ta emot beställningar.
• Ange beräknad leveranstid ärligt; en sen beställning är det som ger flest klagomål efter en beställning som aldrig kommer.
• Erbjud alltid alternativet avhämtning; det kräver inget bud och går snabbt för kunder i närheten.
• Välj förpackning efter produkten: varma, kalla och såsiga produkter ska skyddas var för sig.

05Så ska en take away-sajt se ut

En take away-sajt ska vara enkel och snabb. När en hungrig kund möts av en lång startsida, krav på medlemskap eller ett krångligt betalsteg går beställningen tillbaka till plattformen. Menyn ska finnas på första skärmen, varukorgen ska alltid synas och betalningen ska gå att slutföra i några få steg.

Eftersom de flesta beställningar läggs från telefonen måste designen göras för telefonskärmen först. Stora tryckytor, läsbar text och snabbt laddade bilder är grundkraven; det beskriver vi på sidan om mobilanpassad design.

Menyns upplägg påverkar också orderbeloppet. Principer som att lyfta fram lönsamma rätter, setmenyer och förslag på tillägg har vi behandlat i artikeln om menydesign.

Beställning utan konto

Att kräva obligatoriskt konto vid första beställningen ökar andelen som hoppar av. Att låta gästen beställa med namn, telefon och adress och föreslå registrering efter beställningen ger en smidigare upplevelse.

06Marknadsför din egen kanal

Din egen beställningskanal är till ingen nytta om ingen känner till den. Marknadsföringen är lika viktig som att bygga systemet, och den enklaste startpunkten är dina befintliga kunder.

• Lägg ett kort som visar din egen beställningsadress i take away-beställningar som kommer via plattformen eller telefon.
• Ange din take away-adress på QR-menyn vid borden i salongen och på kvittot.
• Led beställningslänken i Google-företagsprofilen till din egen kanal.
• Dela beställningslänken regelbundet i Instagram-biografin och i stories.
• Erbjud den som beställer för första gången i din egen kanal en liten gåva eller en kupong som gäller vid nästa beställning.

07Juridik och ekonomi

Eftersom onlinebeställning är distansförsäljning kan den medföra vissa juridiska skyldigheter. Dokument som distansavtalstexter och förhandsinformation, information om behandling av personuppgifter och cookie-meddelande måste upprättas efter behov. För livsmedel finns också undantag från ångerrätten.

Vid kortbetalningar bör fakturerings- eller e-arkivprocessen (det turkiska e-arkivsystemet för elektroniska kvitton och fakturor) och vid betalning vid leverans kvittoupplägget planeras från början. Reglerna kan ändras med tiden på de här områdena; kontrollera gällande lagstiftning och rådfråga din redovisningskonsult, och ta juridisk rådgivning för avtalstexterna.

08Vilken plattform ska man välja?

Alternativen för onlinebeställning varierar med verksamhetens storlek. För en liten verksamhet som säljer ett begränsat antal produkter och bara erbjuder avhämtning eller leverans i närområdet kan en enkel beställningssida räcka. En verksamhet med flera filialer, en stor meny eller ett eget budnätverk behöver en mer omfattande struktur som förenar beställning, kök och bud.

Restauranger, konditorier och kaféer säljer ibland också produkter som kan skickas med frakt: torrkakor, sylt, olivolja, kaffebönor eller presentaskar. För sådana produkter är en färdig e-handelsplattform med kopplingar för virtuell POS, frakt och e-faktura en lämpligare lösning. Eftersom flödena för beställning av varm mat och försäljning av fraktprodukter skiljer sig måste de planeras var för sig.

Det digitala flödet för beställningar från salongen har vi beskrivit i artikeln om beställning från bordet, och grunderna i digitalisering av menyn i Vad är en QR-meny?. För att marknadsföra din egen kanal är en plan för digital marknadsföring som driver innehåll och annonser tillsammans den viktigaste investeringen under de första månaderna.