Mikä on ravintolan varausjärjestelmä?

01Mihin ravintolan varausjärjestelmää tarvitaan?

Puhelimitse otettu varaus tarkoittaa ruuhka-aikaan vastaamatonta linjaa, vihkoon väärin kirjoitettua aikaa ja unohtuneita nimiä. Ravintolan varausjärjestelmä siirtää prosessin digitaaliseen kalenteriin: vieras näkee vapaat ajat, valitsee itse ja saa vahvistuksen heti.

Järjestelmän todellinen arvo ei ole pelkästään varausten vastaanottaminen. Se näyttää, mitkä ajat täyttyvät, mitkä päivät jäävät tyhjiksi ja mikä vieras palaa uudelleen. Nämä tiedot helpottavat monia päätöksiä henkilöstösuunnittelusta kampanjoiden ajoitukseen.

• Verkkopöytävarauksen mahdollisuus vuorokauden jokaisena hetkenä
• Varausten kerääminen yhteen kalenteriin
• Automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit
• Pöytäsuunnitelma ja kapasiteetin hallinta
• Vieraan historia ja erityismerkinnät (esim. syntymäpäivä, allergia)

02Miten verkkopöytävaraus toimii?

Kulku on yksinkertainen, mutta jokainen vaihe pitää rakentaa oikein. Yritys määrittää ensin kapasiteetin: pöytien määrän, pöytien koot, tarjoilun ajat ja sen, kuinka kauan pöytä keskimäärin on varattuna. Näiden tietojen perusteella järjestelmä näyttää vieraalle vain ne ajat, jotka ovat todella vapaat.

1. Vieras valitsee varaussivulla päivän, ajan ja henkilömäärän.
2. Hän syöttää nimen, puhelinnumeron ja mahdollisen erityishuomautuksen sekä hyväksyy tarvittavat suostumusteksti(t).
3. Järjestelmä kirjaa varauksen kalenteriin ja lähettää vieraalle vahvistusviestin.
4. Ennen varausaikaa lähtee muistutusviesti.
5. Kun vieras saapuu, henkilökunta merkitsee varauksen ”saapunut”; jos hän ei saavu, kirjataan ”no-show”.

03Mistä kanavista varaukset tulevat?

Vieras haluaa tehdä varauksen siellä, missä hän sen näkee. Siksi terveellisin tapa on käyttää yhtä varauslinkkiä useassa kanavassa; mistä kanavasta varaus tuleekaan, kirjauksen pitää päätyä samaan kalenteriin.

04Mikä on no-show ja miten sitä vähennetään?

No-show tarkoittaa vierasta, joka tekee varauksen mutta ei saavu eikä ilmoita siitä. Kiireisenä lauantai-iltana tyhjäksi jäävä kaksi pöytää ja ovelta käännytetyt vieraat tarkoittavat kaksinkertaista tappiota. Sitä ei voi poistaa kokonaan, mutta oikeilla toimilla sitä voi vähentää selvästi.

Tehokkain keino on muistutusviesti. Päivää ja muutamaa tuntia ennen varausta lähetetty lyhyt viesti muistuttaa unohtajia ja antaa saapumaan pääsemättömille helpon tavan perua. Peruuttava vieras ei ole ongelma; ongelma on vieras, joka ei ilmoita.

• Kirjoita vahvistusviestiin selkeästi päivä, aika, henkilömäärä ja osoite
• Lisää muistutusviestiin yhden klikkauksen peruutus- tai muutoslinkki
• Harkitse ennakkomaksun käyttöä erikoispäivinä ja suurille seurueille
• Kerro heti alussa, kuinka kauan pöytää pidetään (esimerkiksi 15 minuuttia)
• Kirjaa muistiin usein saapumatta jättäneet numerot ja pyydä seuraavassa varauksessa vahvistus

Viestilupa ja henkilötiedot

Puhelinnumero on henkilötietoa. Varauslomakkeessa pitää olla tietosuojaseloste; jos haluat lähettää muistutuksen lisäksi kampanjaviestejä, tarvitset erikseen luvan kaupalliseen viestintään. Nämä asiat riippuvat lainsäädännöstä; tarkista ajantasainen KVKK (Turkin henkilötietolaki, verrattavissa GDPR:ään) ja kaupallisen viestinnän säännöt sekä lakineuvojasi näkemys.

05Pöytäsuunnitelma ja kapasiteetin hallinta

Varausjärjestelmä jää vajaaksi ilman pöytäsuunnitelmaa. Järjestelmään pitää määrittää, kuinka monelle kukin pöytä on, mitkä voi yhdistää ja mitkä alueet, kuten terassi, riippuvat säästä. Näin kuuden hengen varaus ei päädy kahden hengen pöytään.

Ei myöskään ole oikein avata jokaista pöytää varauksille. Kun osa pöydistä jätetään vapaaksi walk-in-vieraille, et menetä ovelta tulevia asiakkaita, erityisesti rantaravintoloissa ja katujen varrella. Seuraa osuutta ensimmäisinä viikkoina ja säädä se raporttien mukaan.

06Varauksesta pöytään: tarjoilukokemus

Varaus tuo vieraan ovelle; pöydässä koettu kokemus ratkaisee, palaako hän. Pöytään istuneen vieraan nopea ruokalistan avaus, tilaus ja tarvittaessa tarjoilijan tavoittaminen kuuluvat tähän kokemukseen. Aurora'n QR-ruokalistajärjestelmä hoitaa tämän osuuden pöydästä tilaamisen, tarjoilijan kutsun ja monikielisyyden avulla.

Tilausten tasainen virtaus keittiössä myös lyhentää odotusta. Tästä aiheesta kirjoituksemme keittiönäyttö kertoo, miten paperilappujen sijaan näytöllä toimivat keittiöt rakennetaan. Miten ruokalista itse järjestetään myyntityökaluksi, löydät oppaasta ruokalistan suunnittelu.

07Oma järjestelmä vai alusta?

Varaukselle on kaksi tietä: liittyä yleiseen varausalustaan tai perustaa oman verkkosivun varaussivu. Alustat voivat antaa näkyvyyttä uusille vieraille, mutta tuovat usein rajoituksia, kuten komission, kuukausimaksun ja sen, että vieraan data ei ole sinulla.

Omassa järjestelmässä vieraan data on sinun, ulkoasu sopii brändiisi ja linkkiä voi käyttää missä tahansa kanavassa. Sivustosi pitää olla tähän valmis: varaussivun pitää latautua nopeasti puhelimella ja valmistua kahdella kosketuksella. Siksi verkkosivujen suunnittelun vaiheessa varausvirta pitää suunnitella alusta alkaen ja noudattaa mobiiliystävällisen suunnittelun periaatteita.

• Alusta: nopea aloitus, lisänäkyvyys, komissio ja datan rajoitus
• Oma järjestelmä: data sinulla, brändin mukainen, vaatii käyttöönoton ja ylläpitosuunnitelman
• Yhdistelmä: oma järjestelmä pääkanavana, alusta vain lisäkanavana

08Kysymyksiä valintaa varten

Varausjärjestelmää valitessasi älä katso kuvakaappauksia vaan omaa tarjoiluvirtaasi. Kuvittele syöttäväsi järjestelmään viikon ajan todelliset varauksesi: missä vaiheessa henkilökunta kompastuu, mikä tieto jää puuttumaan? Vastaukset näihin kysymyksiin näyttävät, mikä ominaisuus on todella tarpeellinen.

Myös järjestelmän raportointi on tärkeää. Kun näet, mitkä viikonpäivät täyttyvät, miten no-show-osuus muuttuu ja paljonko ryhmävarauksilla on osuutta, voit perustaa kampanja- ja henkilöstöpäätökset dataan.

• Voidaanko puhelimella ja WhatsAppilla tulleet varaukset syöttää käsin samaan kalenteriin?
• Voiko pöytäsuunnitelman ja pöytien yhdistämisen määrittää?
• Voiko vahvistus- ja muistutusviestien tekstiä muuttaa?
• Voiko vieraiden dataa viedä ulos, ja kenellä se on?
• Voiko varaussivun sovittaa brändisi väreihin ja kieleen?
• Näkeekö henkilökunta varauksen helposti puhelimesta tai tabletista?

09Näkyvyys varausten lisäämiseksi

Parhainkaan varausjärjestelmä ei auta, jos sitä ei löydy. Varauslinkin pitää olla Google-yritysprofiilissa, verkkosivuston pitää näkyä paikallisissa hauissa ja varauspainikkeen pitää olla esillä Instagramissa. Paikallisen haun näkyvyyteen auttaa SEO ja analytiikka -työ ja sosiaalisessa mediassa säännöllinen sosiaalisen median hallinta ruokkii varausvirtaa.

Jos haluat suunnitella myös ruoanvienti- ja noutotilaukset samaan infrastruktuuriin, kirjoituksemme ravintolan verkkotilausjärjestelmä kertoo, miten kaksi järjestelmää voivat toimia yhdessä.