Hva er et bordreservasjonssystem for restaurant?

01Hva er et bordbestillingssystem bra for?

Bestilling på telefon betyr en linje som ikke svarer i rushtiden, feil klokkeslett skrevet i boken og glemte navn. Et bordbestillingssystem for restaurant flytter prosessen til en digital kalender: gjesten ser ledige tider, velger selv og får bekreftelse med en gang.

Systemets virkelige verdi er ikke bare å registrere. Du ser hvilke tider som blir fulle, hvilke dager som står tomme og hvilke gjester som kommer tilbake. Disse dataene gjør mange beslutninger enklere, fra bemanning til timing av kampanjer.

• Mulighet for bordbestilling på nett døgnet rundt
• Alle bestillinger samlet i én kalender
• Automatiske bekreftelser og påminnelser
• Bordplan og kapasitetsstyring
• Gjestehistorikk og spesielle notater (bursdag, allergi og lignende)

02Hvordan fungerer bordbestilling på nett?

Flyten er enkel, men hvert steg må settes opp riktig. Virksomheten definerer først kapasiteten: antall bord, bordstørrelser, serveringstider og hvor lenge et bord i gjennomsnitt er opptatt. Ut fra dette viser systemet gjesten bare de tidene som faktisk er ledige.

1. Gjesten velger dato, tid og antall personer på bestillingssiden.
2. Gjesten fyller inn navn, telefon og eventuelt et spesielt notat, og godkjenner nødvendige samtykketekster.
3. Systemet legger bestillingen i kalenderen og sender gjesten en bekreftelse.
4. Før bestillingstidspunktet sendes en påminnelse.
5. Når gjesten kommer, markerer personalet bestillingen som «ankommet». Kommer gjesten ikke, registreres «no-show».

03Fra hvilke kanaler kommer bestillingene?

Gjesten vil bestille der de ser restauranten. Derfor er det sunnest å bruke én enkelt bestillingslenke i flere kanaler. Uansett hvilken kanal den kommer fra, må bestillingen havne i samme kalender.

04Hva er no-show, og hvordan reduserer du det?

No-show betyr en gjest som har bestilt bord, men ikke dukker opp uten å si fra. To tomme bord en travel lørdagskveld, samtidig som gjester blir avvist i døren, er et dobbelt tap. Man kan ikke fjerne det helt, men med de riktige tiltakene kan det reduseres tydelig.

Den mest effektive metoden er påminnelsen. En kort melding dagen før og noen timer før bestillingen minner dem som har glemt det, og gir dem som ikke kan komme en enkel måte å avbestille på. Gjesten som avbestiller er ikke problemet, det er gjesten som ikke sier fra.

• Skriv dato, tid, antall personer og adresse tydelig i bekreftelsen
• Legg til en lenke for avbestilling eller endring med ett klikk i påminnelsen
• Vurder depositum for spesielle dager og store selskaper
• Opplys fra starten hvor lenge du holder bordet (for eksempel 15 minutter)
• Noter numre som ofte uteblir og be om bekreftelse ved neste bestilling

Samtykke til meldinger og personopplysninger

Telefonnummer er en personopplysning. Bestillingsskjemaet må ha en personvernerklæring, og vil du sende kampanjemeldinger utover påminnelser, må du innhente et eget samtykke til markedsføring. Dette er regulert i lov, så sjekk gjeldende regler for KVKK (tyrkisk personvernlov, sammenlignbar med GDPR) og kommersielle meldinger, og snakk med en juridisk rådgiver.

05Bordplan og kapasitetsstyring

Et bestillingssystem uten bordplan blir halvgjort. Hvor mange personer hvert bord rommer, hvilke bord som kan slås sammen og områder som terrassen, som avhenger av været, må defineres i systemet. Da havner ikke en bestilling for seks på et bord for to.

Det er heller ikke riktig å åpne alle bord for bestilling. Å holde noen bord åpne for walk-in-gjester gjør at du ikke mister kunder som kommer rett fra gaten, særlig i restauranter ved sjøen og i gågater. Følg med på andelen de første ukene og juster den etter rapportene.

06Fra bestilling til bord: serveringsopplevelsen

Bestillingen får gjesten til døren, men opplevelsen ved bordet avgjør om de kommer tilbake. At gjesten raskt åpner menyen, bestiller og får tak i servitøren ved behov, er en del av denne opplevelsen. Auroras QR-menysystem styrer denne delen med bestilling fra bordet, servitørkall og støtte for flere språk.

Når bestillingene flyter ryddig i kjøkkenet, kortes ventetiden også ned. Artikkelen vår om kjøkkenskjerm viser hvordan kjøkken som arbeider med skjerm i stedet for papirlapper settes opp. Hvordan selve menyen settes opp som salgsverktøy, finner du i veiledningen om menydesign.

07Eget system eller plattform?

Det er to veier for bestilling: å bli med på en generell bestillingsplattform eller å sette opp en bestillingsside på din egen nettside. Plattformer kan gi synlighet mot nye gjester, men medfører ofte begrensninger som provisjon, månedsavgift og at gjestedataene ikke er dine.

I ditt eget system er gjestedataene dine, designet passer merkevaren din, og du bruker lenken i hvilken kanal du vil. Nettsiden må være klar for dette: bestillingssiden må åpnes raskt på telefon og kunne fullføres med to trykk. Derfor bør bestillingsflyten planlegges fra starten i webdesign-fasen, og prinsippene for mobiltilpasset design følges.

• Plattform: rask start, ekstra synlighet, provisjon og datagrenser
• Eget system: dataene er dine, tilpasset merkevaren, krever plan for oppsett og vedlikehold
• Blandet løsning: ditt eget system som hovedkanal, plattformen bare som tilleggskanal

08Spørsmål å stille når du velger

Når du velger bestillingssystem, se ikke på skjermbilder, men på din egen serveringsflyt. Tenk deg at du legger inn dine ekte bestillinger i systemet i en uke: i hvilket steg sliter de ansatte, og hvilken informasjon mangler? Svarene viser hvilken funksjon som faktisk trengs.

Systemets rapportering er også viktig. Når du kan se hvilke ukedager som fylles, hvordan andelen no-show endrer seg og hvor stor andel som er gruppebestillinger, bygger kampanje- og bemanningsbeslutninger på data.

• Kan bestillinger fra telefon og WhatsApp legges inn manuelt i samme kalender?
• Kan bordplan og sammenslåing av bord defineres?
• Kan teksten i bekreftelser og påminnelser endres?
• Kan gjestedata eksporteres, og hvem har dem?
• Kan bestillingssiden tilpasses merkevarens farger og språk?
• Kan de ansatte enkelt se bestillinger på telefon eller nettbrett?

09Synlighet som gir flere bestillinger

Selv det beste bestillingssystemet nytter ikke hvis ingen finner det. Bestillingslenken må ligge i Google Bedriftsprofil, nettsiden må vises i lokale søk, og bestillingsknappen må være tydelig på Instagram. SEO og analyse gir synlighet i lokale søk, og jevnlig drift av sosiale medier mater bestillingsflyten.

Vil du tenke på takeaway og henting i samme plattform, viser artikkelen om nettbestilling for restaurant hvordan de to systemene kan fungere sammen.