Housekeeping-system: uppföljning av städning
Vi visar hur städningen går snabbare när rumsstatus uppdateras direkt från surfplatta och telefon, och hur telefontrafiken mellan receptionen och städteamet försvinner.
Aurora YazılımRedaktionen
6 min läsning
Ett housekeepingsystem är ett program för städ- och våningstjänst som visar rummens städ- och underhållsstatus på en liveöversikt och skickar städuppgifter till städpersonalens telefon eller surfplatta. Ett rum där gästen checkat ut blir automatiskt smutsigt, städaren uppdaterar statusen när det är klart, husmor kontrollerar och receptionen ser samtidigt att rummet är redo.
Vad används ett housekeepingsystem till?
På ett hotell är dagens mest spända stund oftast incheckningstiden på eftermiddagen. Gästen väntar i receptionen, receptionisten ringer husmor, husmor försöker hitta städaren, och ingen vet exakt hur långt rummet har kommit. Ett housekeepingsystem samlar hela kedjan på en enda skärm.
I systemet hålls varje rums status live: smutsigt, under städning, väntar på kontroll, redo eller under underhåll. Statusen uppdateras direkt av den som utför jobbet, och alla, receptionen inklusive, ser samma information. På så sätt drivs uppföljningen av rumsstädning av data och inte av telefon och walkie-talkie.
Systemets verkliga värde är att det kopplar städningen till hotellets övriga verksamhet. När bokning, reception och städning ligger i samma databas öppnas städuppgiften av sig själv i samma ögonblick som en gäst checkas ut; ingen behöver komma ihåg något.
Från pappersslista till surfplatta
På många anläggningar styrs städningen fortfarande av en rumslista som skrivs ut på morgonen. Under dagen blir det tidiga utcheckningar, rumsbyten och sena incheckningar, och listan är inaktuell vid lunch. När en städare är klar med ett rum måste hon antingen ringa eller gå ner för att meddela receptionen.
Med en housekeeping-surfplatta eller en telefonapp blir de väntetiderna kortare. Tabellen nedan sammanfattar skillnaden mellan de två arbetssätten i det dagliga arbetet.
| Uppgift | Pappersslista och telefon | Med housekeepingsystem |
|---|---|---|
| Dagens rumslista | Skrivs ut på morgonen, blir inaktuell under dagen | Uppdateras live efter bokningarna |
| Städning efter utcheckning | Receptionen ringer husmor | Uppgiften öppnas automatiskt vid utcheckning |
| Information om att rummet är redo | Städaren meddelar per telefon | Receptionen ser det direkt när statusen ändras |
| Fel och brister | Skrivs på en lapp som kan komma bort | Registreras med foto och går till tekniska teamet |
| Prestanda | Bygger på gissningar | Rapport över städtid och försenade uppgifter |
Hur definieras rumsstatus?
Grunden i ett bra städprogram är rumsstatus som passar verkligheten. Det räcker inte att skilja på “rent” och “smutsigt”; man måste också veta om gästen fortfarande är kvar i rummet, om husmor har kontrollerat och om rummet är öppet för försäljning.
- Smutsigt: Gästen har checkat ut, rummet väntar på städning.
- Under städning: Städaren arbetar i rummet.
- Väntar på kontroll: Städningen är klar, godkännande från husmor återstår.
- Redo: Kontrollerat, kan ges till en ny gäst.
- Gäst på rummet: Vistelsen pågår, daglig städning kan planeras.
- Utcheckning väntas: Rummet för en gäst som reser i dag.
- Underhåll / ur funktion: Tekniskt problem, stängt för försäljning.
Uppgiftsfördelning och prioritet
Alla rum kräver inte samma arbete. Full städning efter utcheckning, daglig ordning för en gäst som bor kvar, snabb förberedelse för tidig incheckning eller bara byte av handdukar och minibar kräver olika lång tid. Systemet skiljer på uppgiftstyperna så att husmor kan planera dagen mer exakt.
Prioritetsordningen är också viktig. Rummet för en gäst som checkar in om en timme ska göras i ordning före ett rum som fylls först nästa dag. Städaren ser listan mina uppgifter i telefonen i rätt ordning, medan husmor följer rum som väntar på kontroll och försenade jobb på en separat skärm.
Rollbaserade skärmar
Städaren behöver inte se hela hotellets data; det räcker att hon ser sina egna uppgifter, rumsanteckningar och gästernas önskemål. Husmor ser kontrollistan och chefen den övergripande bilden. Den uppdelningen gör skärmen enklare och gör att nyanställda snabbt lär sig systemet.
Gästens önskemål
Anteckningar som extra kudde, allergianpassade sängkläder eller önskemålet “stör ej” ska synas tillsammans med uppgiften. Då märker en återkommande gäst att önskemålet har kommit ihåg.
Felanmälningar och underhåll
Städaren är den anställda som går in i flest rum; en trasig lampa, en droppande kran eller en luftkonditionering som inte fungerar syns först för henne. För att den informationen inte ska gå förlorad ska systemet låta städaren skapa en felanmälan med foto från telefonen. Anmälan går till tekniska teamet och följs tills felet är åtgärdat.
Vid ett allvarligt fel ska rummet kunna stängas för försäljning under vissa datum. Om rummet öppnas för försäljning igen av sig självt när tiden är slut, utan att någon behöver komma ihåg det, undviks förlorad beläggning. Den kopplingen är den mest konkreta fördelen med att housekeepingmodulen ligger i samma system som bokningar och lagerkalender.
Rapporter och effektivitet
Städningen är en av hotellets största arbetskostnader, men de flesta anläggningar styr inte området med siffror. De uppgifter som systemet registrerar flyttar säsongsplaneringen från gissningar till data.
- Genomsnittlig städtid: Visar hur lång tid det tar per rumstyp; skiftplaneringen görs utifrån den.
- Försenade uppgifter: Visar vid vilka tider och på vilka våningar det uppstår stopp.
- Städarens prestation: Hjälper till att se utbildningsbehov.
- Rum med flest fel: Tydliggör vad som bör prioriteras i investeringar.
Varför är integration med PMS nödvändig?
Att använda en separat housekeepingapp och föra över rumsinformationen för hand från PMS löser bara hälften av problemet. Den verkliga hastigheten kommer av att städningen arbetar i samma system som bokningar, reception och gästkonto. När gästen checkar ut blir rummet smutsigt, när städningen är klar ser receptionen rummet som redo, och om någon försöker checka in i ett smutsigt rum varnar systemet.
Auroras hotellsystem hanterar städningen på det sättet: en liveöversikt över rumsstatus, rollbaserade skärmar, anteckningar och foton, felanmälningar, datumstyrd stängning för försäljning och städrapporter finns i samma panel. Personalappen läggs till i telefonen som en app, och var och en loggar in med sin egen kod.
Var systemet körs är också ett viktigt beslut; skillnaden mellan program som nås via webbläsaren och installerade program har vi jämfört i inlägget molnbaserat PMS eller installerat hotellprogram. Våra övriga inlägg om PMS finns under taggen PMS.
Frågor att ställa vid valet
När du utvärderar ett städprogram bör du i stället för demoskärmar försöka spela upp en dag på ditt eget hotell. Frågorna nedan styr den repetitionen. För att skärmarna ska vara bekväma att använda på telefon och surfplatta är mobilanpassad design minst lika viktig som funktionerna. Vill du prova med ditt eget hotells scenario kan du skicka en förfrågan om en livedemo.
- Blir ett utcheckat rum automatiskt smutsigt och öppnas en uppgift?
- Kan städaren ändra status med en enda tryckning?
- Går det att definiera ett kontrollsteg för husmor?
- Kan en felanmälan skapas med foto och skickas till tekniska teamet?
- Kan ett rum med fel stängas för försäljning under ett visst datumintervall?
- Syns gästens önskemål tillsammans med uppgiften?
- Finns det en rapport över städtid och försenade uppgifter?
Vanliga frågor
01Måste man ha en surfplatta för ett housekeepingsystem?
Nej. Städpersonalen kan oftast logga in i appen från sina egna telefoner eller från en gemensam enhet som hotellet tillhandahåller. Det viktiga är att skärmen är lätt att läsa på en liten display och att statusändringen görs med en enda tryckning.
02Vad gör städteamet om internet går ner?
Det beror på hur systemet fungerar, så fråga din leverantör före installationen. I alla fall bör hotellet ha ett pålitligt trådlöst nätverk och en enkel reservlista att falla tillbaka på vid avbrott.
03Behövs ett städprogram på ett litet pensionat?
Med få rum blir behovet enklare, men en automatisk städuppgift vid utcheckning och information om att rummet är redo sparar tid även på små anläggningar. Du kan stänga av detaljer du inte använder och börja med bara de grundläggande statuslägena.
04Hur lång tid tar det för personalen att lära sig systemet?
När städarens skärm bara visar hennes egna uppgifter är systemet lätt att lära sig. En kort praktisk utbildning i början av säsongen och att husmor följer arbetet noga de första dagarna räcker för de flesta team.
Ett housekeepingsystem tar bort telefontrafiken mellan receptionen och städteamet och gör att du kan lämna över rummet till gästen snabbare och mer kontrollerat. För verksamheter som säljer turer, transfers och boende tillsammans erbjuder vi även ett resebyråsystem; läs om vårt hotellsystem för att samla hotellets verksamhet i en enda panel, eller titta på våra andra branschlösningar. Våra inlägg om dynamisk prissättning för hotell för att styra priset efter beläggning och om onlinebokningssystem för bokningssidan kan också vara till nytta.
