Onlinebokningssystem: guide för hotell

01Vad är ett online bokningssystem?

Sökrutan, kalendern och betalsidan som öppnas när man klickar på “Boka” på hotellets webbplats hör ihop som en helhet. Den helheten kallas online bokningssystem. Gästen ser tillgängligheten, får veta priset, betalar och får en bekräftelse via e-post.

På ett hotell som tar emot bokningar via telefon eller meddelanden betyder samma process minuter av korrespondens, begäran om kvitton och anteckningar i en bok. Bokningsmotorn gör processen till en försäljningskanal som arbetar även vid midnatt. Personalen hanterar bara bekräftade bokningar.

Systemets värde är att det delvis gör hotellet mindre beroende av kanalerna. Vid en direktbokning från din egen webbplats betalar du ingen förmedlarprovision, och gästuppgifterna stannar hos dig.

02Hur fungerar en bokningsmotor?

Bakom bokningsmotorn finns tre informationskällor: rumsinventarie, priskalender och försäljningsregler. När gästen söker frågar motorn dessa tre källor och visar bara de alternativ som går att sälja.

1. Gästen väljer incheckning, utcheckning samt antal vuxna och barn.
2. Systemet listar lediga rumstyper och priset per natt, och visar kampanjer med en etikett.
3. Gästen väljer rum och pensionstyp och fyller i kontakt- och fakturauppgifter.
4. Förskottet tas med kort eller banköverföring, och kortbetalningen går via 3D Secure-verifiering.
5. Bokningen bekräftas, rummet dras från lagret och gästen får en bekräftelse via e-post och SMS.

03Det här ska en hotellbokningsmotor ha

Alla bokningsmotorer låter gästen välja datum och betala. Skillnaden är om gästen får svar på sina frågor utan att lämna skärmen. Leta efter följande funktioner när du utvärderar:

• Pris efter barnets ålder och val av extrasäng
• Tydligt åtskilda pensionstyper (rum med frukost, halvpension, all inclusive)
• Avboknings- och återbetalningsvillkor som visas före betalningen
• Automatisk tillämpning av kampanjer som tidigbokning, långa vistelser och kuponger
• Flerspråkigt gränssnitt och priser i olika valutor
• Möjlighet att lägga till extratjänster som transfer eller aktiviteter till vistelsen
• Ett medlemsområde där gästen kan se sin bokningshistorik

04Så bygger du betalflödet

Bokningens öde avgörs i betalsteget. Gästen kan ha valt rum, men om betalsidan laddas långsamt eller beloppet är oklart avbryts köpet. Därför måste totalbeloppet, förskottsandelen och när resten ska betalas synas tydligt före betalknappen.

I Turkiet arbetar hotell oftast med bankernas virtuella kortterminaler (sanal POS) eller betalningsinstitut. Anläggningar som säljer till utländska gäster behöver också en leverantör som kan ta emot betalning i utländsk valuta. Kortuppgifterna ska inte hanteras på hotellets server utan i betalningsinstitutets 3D Secure-flöde.

Förskott eller full betalning?

Många anläggningar tar ut en handpenning vid bokningen och resten vid incheckningen. Vissa hotell kräver full betalning för prisalternativet utan återbetalning. Vilken regel du än väljer förebygger en tydligt formulerad avbokningspolicy på betalsidan tvister i efterhand.

Debitering av restbeloppet

Planerad debitering av restbeloppet minskar belastningen på receptionen. Aurora hotellsystem kan dra restbeloppet från ett sparat kort via PayTR, och finns inget kort skickas en betallänk till gästen via e-post. Det finns även alternativ med bankernas virtuella kortterminaler, iyzico, ZiraatPay och Stripe för utländska kort.

05Mobilupplevelse och sidhastighet

En stor del av gästerna söker hotellet och bokar från mobilen. En motor där kalendern inte går att välja med fingret eller formuläret spiller över på den lilla skärmen förlorar försäljning. Bokningsflödet bör byggas enligt principerna för mobilanpassad design, så att det går att slutföra med en hand.

Hastigheten är lika viktig. I Googles mått Core Web Vitals är de bra gränsvärdena 2,5 sekunder för LCP, 200 millisekunder för INP och 0,1 för CLS. Tunga bilder och onödiga skript förstör de värdena. Hur vi sätter hastighetsmål för hotellwebbplatser beskriver vi på sidan hastighet och prestanda.

06Samarbete med en kanalhanterare

Bokningsmotorn är en egen försäljningskanal och måste dela lager med hotellets övriga kanaler. När ett rum säljs via din webbplats ska tillgängligheten på Booking.com och Expedia också minska. Det är kanalhanteraren som sköter den synkroniseringen, och hur den fungerar har vi beskrivit i artikeln vad är en kanalhanterare.

Vissa hotell håller samma pris som onlineresebyråerna på sin egen webbplats, andra erbjuder en extra förmån där, som gratis frukost, sen utcheckning eller transfer. Innan du bestämmer dig bör du läsa prisvillkoren i avtalet med kanalen. OTA:ernas roll beskriver vi i artikeln vad är OTA.

07Mäta direktbokningar

När bokningsmotorn är på plats börjar det egentliga arbetet: mätningen. Utan att veta hur många som söker, hur många som når betalsteget och hur många som slutför går det inte att förbättra något. Förlusten mellan de tre siffrorna visar ett problem med konverteringsgraden.

För mätningen måste analysverktygen registrera bokningens steg som händelser. En intäktsrapport per källa låter dig jämföra värdet av gäster som kommer från annonser, sökning och sociala medier. Vilka nyckeltal du ska använda för beläggning och prissättning har vi gått igenom i artikeln intäktsstyrning för hotell.

08Vanliga fel i bokningsmotorn

Om direktförsäljningen inte når förväntad nivå trots att bokningsmotorn är installerad är problemet oftast inte tekniskt utan handlar om flödet. De vanligaste felen på hotell är dessa:

• Totalbeloppet dyker upp först i sista steget. Skatter eller avgifter som läggs till i efterhand får gästen att hoppa av.
• Bokningsknappen skickar gästen till en annan domän eller en sida med annat utseende, vilket skadar förtroendet.
• För många obligatoriska fält. Uppgifter som ID-nummer kan lika gärna tas vid incheckningen.
• Gästen får inget förslag på alternativa datum när det valda datumet inte är ledigt.
• Bekräftelsemejlet kommer sent eller hamnar i skräppostmappen.
• Rumsbilderna är gamla, mörka eller visar inte verkligheten.

09Synlighet i sökmotorer

Inte ens den bästa bokningsmotorn fungerar om gästerna inte hittar till webbplatsen. Rumssidorna bör ha egna adresser, beskrivande rubriker och äkta bilder. På flerspråkiga webbplatser ska varje språk ha sin egen sida, länkad med hreflang-taggar.

Att bygga den tekniska grunden för sökmotorer är inte en inställning som läggs till i efterhand utan en del av webbplatsens struktur. De här principerna beskriver vi på sidan SEO-anpassad webbdesign. Vill du ha en webbplats och en bokningsgrund anpassad för ditt hotell kan du läsa om vår tjänst webbdesign.