Moln-PMS eller installerat hotellsystem?
Vi ställer ett webbaserat hotellsystem i molnet bredvid ett PMS som körs på en server på hotellet och jämför åtkomst, säkerhetskopiering, säkerhet, kostnad och underhåll, och visar vilken modell som passar vilken anläggning.
Aurora YazılımRedaktionen
6 min läsning
Ett moln-PMS är en modell där hotellets driftsystem körs på leverantörens servrar och nås var som helst via webbläsare eller app. Ett installerat hotellsystem installeras i stället på hotellets egen dator eller server. I molnmodellen ligger underhåll, uppdateringar och säkerhetskopiering hos leverantören; i den installerade modellen finns data kvar på anläggningen, men hotellet ansvarar för hårdvara, säkerhetskopior och säkerhet.
De två modellerna kort
När du väljer hotellsystem måste du fatta ett infrastrukturbeslut före funktionslistan: var ska programvaran köras? Ett installerat hotellsystem (on-premise) installeras på en dator i receptionen eller på en server inne på hotellet. Personalen arbetar oftast bara från datorer som är anslutna till hotellets nätverk.
Ett webbaserat hotellsystem, eller moln-PMS, körs i stället på leverantörens servrar. Receptionen ansluter från en webbläsare, städteamet från mobilen, och chefen hemifrån eller på semestern till samma system. Programmet installeras inte på datorn; uppdateringarna görs hos leverantören och alla använder den nya versionen samtidigt.
Båda modellerna har styrkor och svagheter. Det rätta valet beror på anläggningens storlek, din internetinfrastruktur, från hur många platser systemet ska nås och vem som tar hand om det tekniska.
Åtkomst och mobil användning
Molnmodellens tydligaste fördel är åtkomst var som helst. Hotellägaren kollar beläggningen hemifrån, städpersonalen markerar rummet som klart från mobilen och säljaren ser tillgängligheten när hen är ute. I verksamheter med flera anläggningar kan chefen följa flera hotell på samma skärm.
I installerade program går det att nå systemet på distans, men det kräver oftast extra inställningar, till exempel fjärrskrivbord, VPN eller fast IP-adress. Om de görs fel kan de skapa säkerhetshål. Scenarier som att städteamet arbetar från mobilen kräver oftast en separat app eller en extra modul.
Säkerhetskopiering och datasäkerhet
Hotelldata, från bokningar och gästers id-handlingar till öppna saldon, är verksamhetens mest kritiska tillgång. I installerade system är säkerhetskopieringen hotellets ansvar. Om kopior inte tas regelbundet, ligger på samma disk eller aldrig har testats vid en återställning kan ett diskfel eller en ransomware-attack mitt i säsongen orsaka stora förluster.
I molnmodellen är säkerhetskopiering och serversäkerhet leverantörens uppgift, men det betyder inte att problemet är helt borta. Fråga alltid leverantören hur ofta kopior tas, var de lagras, hur lång tid en återställning tar och hur du får ut dina data när avtalet upphör.
- Kopieringsfrekvens: Dagligen eller oftare?
- Lagringsplats för kopior: Finns de på en annan plats än huvudservern?
- Återställning: Hur lång tid tar det innan systemet är tillbaka vid ett problem?
- Utlämning av data: I vilket format får du dina data om du lämnar?
- Åtkomstlogg: Vem gjorde vad och när; förs det logg?
Så jämför du kostnaden
Kostnadsskillnaden mellan de två modellerna syns inte om man bara tittar på programvarans pris. För ett installerat program står licens, server och hårdvara i förgrunden i början, därefter kommer kostnader för underhåll, uppdateringar, säkerhetskopiering och teknisk support. I molnmodellen betalar du oftast en regelbunden användningsavgift och infrastrukturkostnaderna ingår i den.
En rättvis jämförelse görs utifrån den totala ägandekostnaden över flera år. Skriv ned posterna nedan separat för de två modellerna; ofta är det de dolda kostnaderna som avgör.
- Server, datorer och hårdvara för säkerhetskopiering
- Licens eller användningsavgift
- Avgifter för versionsuppgraderingar och uppdateringar
- Teknisk personal eller extern service
- Avbrottsfri strömförsörjning vid strömavbrott
- Programvara för fjärråtkomst och säkerhet
- Förlorad försäljning under de timmar systemet ligger nere
Jämförelsetabell
Tabellen nedan sammanfattar de två modellerna utifrån hotelldriftens dagliga behov. Ingen rad utser en given vinnare; du måste själv avgöra vilken rad som är viktigast för din anläggning.
| Kriterium | Moln-PMS | Installerat hotellsystem |
|---|---|---|
| Åtkomst | Var som helst via webbläsare och mobil | Oftast inifrån hotellets nätverk |
| Beroende av internet | Högt; påverkas om anslutningen bryts | Lågt; fungerar i det lokala nätverket |
| Uppdatering | Görs av leverantören, alla har samma version | Hotellet eller en servicepartner gör det manuellt |
| Säkerhetskopiering | Leverantörens ansvar | Hotellets ansvar |
| Startinvestering | Oftast låg | Hög på grund av licens och hårdvara |
| Kanaler och onlinebetalning | Anslutningarna är oftast färdiga | Kan kräva extra moduler och inställningar |
| Dataplats | Leverantörens server | Hotellets egen server |
Vad händer om internet går ner?
Det är den vanligaste frågan om moln-PMS, och den är befogad. När anslutningen bryts blir det svårt att nå system som körs i webbläsaren. Sättet att hantera risken är att ta hotellets internetinfrastruktur på allvar: en reservanslutning (till exempel ett modem för mobildata) från en annan leverantör vid sidan av huvudlinjen samt en avbrottsfri strömförsörjning.
Installerade system fortsätter fungera internt när anslutningen bryts; men i dagens hotellverksamhet kommer en stor del av bokningarna ändå via internet. Kanalhanterare, onlinebetalning, KBS-anmälan (den turkiska registreringen av gäster hos myndigheterna) och e-faktura kräver anslutning även i ett installerat program. Internet är alltså en kritisk infrastruktur i båda modellerna.
Gör en plan för avbrott
- Ladda ned dagens lista över ankomster och avresor som PDF på morgonen.
- Lär receptionsteamet hur man byter till reservanslutningen.
- Anteckna bokningar som tas emot under avbrottet och lägg in dem i systemet efteråt.
- Ha leverantörens supportnummer på en synlig plats.
Integrationer och officiella anmälningar
Värdet av ett hotellsystem växer med de system det är kopplat till. Anslutningar som OTA-kanaler (bokningssajter online), betalleverantörer, e-faktura-integratören (e-faktura enligt det turkiska systemet) och identitetsanmälningssystemet KBS fungerar via internet, så de sätts oftast upp mer naturligt i webbaserade system. Att föra samman olika system i ett flöde är också grunden i angreppssättet integrerade lösningar. Vad KBS är och vilka skyldigheter hotell har har vi gått igenom i inlägget vad är KBS.
Auroras hotellsystem samlar anslutningen till Booking.com, Expedia och Agoda, onlinebetalning via PayTR, iyzico och bankernas virtuella POS, e-faktura via EDM Bilişim och Uyumsoft samt KBS-anmälan till Jandarma (den turkiska gendarmeriet) i samma panel. Personalappen läggs till på mobilen som en app; supportteamet ansluter till systemet bara med tillstånd och med loggning.
Vilken modell passar vilken anläggning?
Som en allmän tendens är ett molnbaserat hotellsystem det mer praktiska valet för anläggningar med pålitlig internetinfrastruktur, där chefen ofta är borta från anläggningen, där städteamet ska arbeta från mobilen och där ingen teknisk personal finns. Boutiquehotell, pensionat och lägenhetshotell hör oftast till den gruppen.
Större verksamheter i områden med dålig internetuppkoppling, med eget IT-team eller med ett krav på att data ska stanna inom anläggningen kan i stället överväga ett PMS på lokal server. Oavsett vilken modell du väljer är säkerhetskopiering, behörigheter och en plan för avbrott en självklar del av arbetet.
Vill du börja med grundbegreppen är vårt inlägg vad är hotellsystem en bra startpunkt. Fler inlägg om molninfrastruktur hittar du under molntaggen.
Vanliga frågor
01Är mina data säkra i ett moln-PMS?
Säkerheten beror på leverantörens infrastruktur och på hur du använder systemet. Ett system med krypterad anslutning, tvåstegsverifiering, rollbaserade behörigheter och aktivitetsloggar är oftast säkrare än en oskyddad receptionsdator.
02Är det svårt att byta från ett installerat program till molnet?
Hur svår övergången blir beror på hur rent data kan hämtas från det gamla systemet. Framtida bokningar, gästlistan och öppna saldon måste föras över, och bytet bör planeras till en lugn period under säsongen.
03Kan jag använda ett moln-PMS från mobilen?
De flesta molnsystem körs i webbläsaren och går därför att öppna även på mobilen. Det viktiga är att skärmarna är anpassade för små skärmar enligt principerna för mobilanpassad design och att varje roll bara ser sina egna uppgifter.
04Vilken modell är billigast?
Enbart programvarans pris kan vara missvisande. Lägger du ihop hårdvara, underhåll, säkerhetskopiering, uppdateringar och förlorad försäljning under de timmar systemet ligger nere över några år ser du den verkliga jämförelsen.
Rätt val mellan moln och installerad modell beror på anläggningens storlek, din internetinfrastruktur och vem som tar hand om det tekniska. På Aurora Yazılım bedömer vi det beslutet utifrån anläggningens verkliga behov och genomför installationen av hotellsystemet med demo och dataöverföring. Våra övriga branschlösningar hittar du på sidan lösningar, och du kan begära en demo utifrån ditt eget scenario.
