Siivousohjelmisto: huonesiivouksen seuranta
Kerromme, miten huoneiden tilan reaaliaikainen päivitys tabletilla ja puhelimella nopeuttaa huonesiivousta ja miten vastaanoton ja siivoustiimin välinen puhelinliikenne loppuu.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Housekeeping-ohjelmisto on hotellin huonesiivousohjelma, joka pitää huoneiden siivous- ja huoltotilan reaaliaikaisella taululla ja lähettää siivoustehtävät siivoojan puhelimeen tai tablettiin. Uloskirjautunut huone siirtyy automaattisesti likaiseksi, siivooja päivittää tilan työn päätyttyä, esimies tarkastaa ja vastaanotto näkee samanaikaisesti, että huone on valmis.
Mihin housekeeping-ohjelmistoa tarvitaan?
Hotellin päivän jännittävin hetki on yleensä iltapäivän sisäänkirjautumisaika. Vieras odottaa vastaanotossa, vastaanottovirkailija soittaa siivouspäällikölle, päällikkö yrittää löytää siivoojan, eikä kukaan tiedä tarkalleen, missä vaiheessa huone on. Housekeeping-ohjelmisto tiivistää tämän ketjun yhteen näyttöön.
Järjestelmässä jokaisen huoneen tila on ajan tasalla: likainen, siivouksessa, odottaa tarkastusta, valmis tai huollossa. Työn tekijä päivittää tilan heti, ja kaikki vastaanotto mukaan lukien näkevät saman tiedon. Näin huonesiivouksen seuranta perustuu dataan eikä puhelimeen ja radiopuhelimeen.
Ohjelmiston todellinen arvo on siinä, että se yhdistää huonesiivouksen hotellin muihin toimintoihin. Kun varaukset, vastaanotto ja siivous ovat samassa tietokannassa, siivoustehtävä avautuu itsestään heti vieraan uloskirjauksen jälkeen; kenenkään ei tarvitse muistaa.
Paperilistasta tablettiin
Monissa kohteissa huonesiivous toimii yhä aamulla tulostetun huonelistan varassa. Päivän mittaan tulee aikaisia uloskirjauksia, huonemuutoksia ja myöhäisiä saapumisia; lista vanhenee puoleenpäivään mennessä. Kun siivooja saa huoneen valmiiksi, hänen on joko soitettava tai mentävä alas ilmoittamaan siitä vastaanottoon.
Housekeeping-tabletin tai puhelinsovelluksen avulla nämä odotusajat lyhenevät. Alla oleva taulukko tiivistää kahden työtavan eron päivittäisten töiden kautta.
| Työ | Paperilistalla ja puhelimella | Housekeeping-ohjelmistolla |
|---|---|---|
| Päivän huonelista | Tulostetaan aamulla, vanhenee päivän mittaan | Päivittyy reaaliaikaisesti varausten mukaan |
| Uloskirjauksen jälkeinen siivous | Vastaanotto soittaa siivouspäällikölle | Tehtävä avautuu itsestään uloskirjauksessa |
| Tieto huoneen valmiudesta | Siivooja ilmoittaa puhelimitse | Vastaanotto näkee heti, kun tila muuttuu |
| Viat ja puutteet | Kirjoitetaan muistilapulle, voi hävitä | Valokuvallinen merkintä menee tekniselle tiimille |
| Suorituskyky | Arvioon perustuva | Siivousaika- ja myöhästyneiden tehtävien raportti |
Miten huoneiden tilat määritellään?
Hyvän huonesiivousohjelman perusta ovat todellista elämää vastaavat huoneiden tilat. Pelkkä jako »puhdas» ja »likainen» ei riitä; täytyy tietää myös, onko vieras yhä huoneessa, onko esimies tarkastanut huoneen ja onko huone myynnissä.
- Likainen: Vieras lähti, huone odottaa siivousta.
- Siivouksessa: Siivooja työskentelee huoneessa.
- Odottaa tarkastusta: Siivous on valmis, esimiehen hyväksyntä odottaa.
- Valmis: Tarkastettu, voidaan antaa uudelle vieraalle.
- Vieras sisällä: Majoitus jatkuu, päivittäinen siivous voidaan suunnitella.
- Odottaa uloskirjausta: Tänään lähtevän vieraan huone.
- Huollossa / viallinen: Tekninen ongelma, ei myynnissä.
Tehtävänanto ja tärkeysjärjestys
Kaikki huoneet eivät vaadi samaa työtä. Uloskirjauksen jälkeinen perusteellinen siivous, majoittuvan vieraan päivittäinen järjestys, nopea valmistelu aikaiseen sisäänkirjautumiseen tai pelkkä pyyhkeiden ja minibaarin täydennys vaativat eri ajan. Ohjelmisto erottelee nämä tehtävätyypit, jolloin siivouspäällikkö voi suunnitella päivän tarkemmin.
Myös tärkeysjärjestys on tärkeä. Tunnin kuluttua saapuvan vieraan huone on valmisteltava ennen huonetta, joka täyttyy vasta seuraavana päivänä. Siivooja näkee puhelimestaan minulle osoitetut -listan järjestyksessä; esimies seuraa tarkastusta odottavia huoneita ja myöhästyneitä töitä erillisellä näytöllä.
Rooleihin perustuvat näkymät
Siivoojan ei tarvitse nähdä koko hotellin dataa; riittää, että hän näkee vain omat tehtävänsä, huonehuomautukset ja vieraiden toiveet. Esimies näkee tarkistuslistan, johtaja kokonaiskuvan. Tämä jako yksinkertaistaa näkymää ja auttaa uutta henkilöstöä oppimaan järjestelmän nopeasti.
Vieraiden toiveet
Huomautusten, kuten lisätyyny, allergiaystävällinen vuodevaatteet tai »älä häiritse» -pyyntö, pitäisi näkyä tehtävän mukana. Näin uudelleen saapuva vieras huomaa, että hänen toiveensa muistettiin.
Vika- ja huoltomerkinnät
Siivooja on hotellin työntekijöistä se, joka käy huoneissa eniten; rikkinäinen lamppu, vuotava hana tai toimimaton ilmastointi huomataan ensimmäisenä hänen toimestaan. Jotta tieto ei katoa, ohjelmiston on annettava siivoojan tehdä puhelimella valokuvallinen vikailmoitus. Ilmoitus menee tekniselle tiimille ja sitä seurataan, kunnes asia on ratkaistu.
Vakavan vian yhteydessä huone on voitava sulkea myynnistä tietyiksi päiviksi. Kun huone avautuu uudelleen myyntiin itsestään määräajan päätyttyä, kenenkään ei tarvitse muistaa, ja käyttöasteen menetys vältetään. Tämä yhteys on konkreettisin hyöty siitä, että housekeeping-moduuli on samassa järjestelmässä varaus- ja varastokalenterin kanssa.
Raportit ja tehokkuus
Huonesiivous on yksi hotellin suurimmista työvoimakuluista, mutta useimmissa kohteissa tätä aluetta ei johdeta luvuilla. Ohjelmiston tallentamat tiedot siirtävät sesongin suunnittelun arvauksista dataan.
- Keskimääräinen siivousaika: Näyttää, kuinka kauan siivous kestää huonetyypeittäin; vuorosuunnitelma tehdään sen mukaan.
- Myöhästyneet tehtävät: Näyttää, missä kellonajoissa ja kerroksissa tulee pullonkauloja.
- Siivoojien suoritus: Auttaa kartoittamaan koulutustarpeen.
- Eniten vikoja tuottavat huoneet: Selkeyttää investointien tärkeysjärjestyksen.
Miksi PMS-integraatio on pakollinen?
Erillisen housekeeping-sovelluksen käyttäminen ja huonetietojen siirtäminen PMS:stä käsin ratkaisee vain puolet ongelmasta. Todellinen nopeus syntyy, kun huonesiivous toimii samassa järjestelmässä varausten, vastaanoton ja vieraan tilin kanssa. Kun vieras kirjautuu ulos, huone muuttuu likaiseksi, siivouksen valmistuttua vastaanotto näkee huoneen valmiiksi, ja jos likaiseen huoneeseen yritetään kirjata sisään, järjestelmä varoittaa.
Auroran hotelliohjelmisto hoitaa huonesiivouksen näin: reaaliaikainen huonetilataulu, rooleihin perustuvat näkymät, huomautukset ja valokuvat, vikailmoitukset, päivämäärään sidottu myynnistä poisto ja siivousraportti ovat samassa paneelissa. Henkilöstön sovellus lisätään puhelimeen kuin sovellus, ja kukin kirjautuu omalla koodillaan.
Myös se, missä järjestelmä toimii, on tärkeä päätöskohta; selaimella käytettävien ja asennettujen ohjelmistojen eron vertailimme artikkelissa pilvi-PMS vai asennettava hotelliohjelma. Muut PMS-aiheiset artikkelimme löytyvät PMS-tunnisteen alta.
Kysymyksiä valintaa varten
Arvioidessasi huonesiivousohjelmaa yritä esittelynäyttöjen sijaan kuvitella oman hotellisi tavallinen päivä. Alla olevat kysymykset ohjaavat tätä harjoitusta. Jotta näyttöjä voi käyttää sujuvasti puhelimella ja tabletilla, mobiiliystävällinen suunnittelu on vähintään yhtä tärkeää kuin ominaisuudet. Jos haluat kokeilla oman hotellisi tilanteella, voit tehdä pyynnön live-esittelystä.
- Muuttuuko uloskirjattu huone itsestään likaiseksi ja avautuuko tehtävä?
- Voiko siivooja vaihtaa tilaa yhdellä napautuksella?
- Voiko esimiehen tarkastusvaiheen määritellä?
- Voiko vikailmoituksen tehdä valokuvalla ja välittyykö se tekniselle tiimille?
- Voiko viallisen huoneen sulkea myynnistä päivämäärien mukaan?
- Näkyvätkö vieraan toiveet tehtävän mukana?
- Onko siivousaika- ja myöhästyneiden tehtävien raporttia?
Usein kysytyt kysymykset
01Tarvitaanko housekeeping-ohjelmistoon tabletti?
Ei. Siivoojat voivat usein käyttää sovellusta omalla puhelimellaan tai hotellin antamalla yhteiskäyttölaitteella. Tärkeää on, että näyttö on helppolukuinen pienellä ruudulla ja tilan muutos onnistuu yhdellä napautuksella.
02Mitä siivoustiimi tekee, jos internet katkeaa?
Se riippuu ohjelmiston toimintatavasta; kysy asiaa palveluntarjoajaltasi ennen käyttöönottoa. Hotellissa tulisi joka tapauksessa olla luotettava langaton verkko ja yksinkertainen varalista katkon varalle.
03Tarvitaanko huonesiivousohjelmaa pienessä majatalossa?
Jos huoneita on vähän, tarve on yksinkertaisempi, mutta automaattinen siivoustehtävä uloskirjauksessa ja tieto huoneen valmiudesta säästävät aikaa myös pienissä kohteissa. Voit sulkea käyttämättömät yksityiskohdat ja aloittaa pelkillä perustiloilla.
04Kuinka nopeasti henkilöstö oppii käyttämään ohjelmistoa?
Kun siivoojan näyttö näyttää vain hänen omat työnsä, sen oppiminen on helppoa. Useimmille tiimeille riittää lyhyt käytännön koulutus sesongin alussa ja esimiehen tiivis seuranta ensimmäisinä päivinä.
Housekeeping-ohjelmisto lopettaa vastaanoton ja siivoustiimin välisen puhelinliikenteen ja auttaa luovuttamaan huoneen vieraalle nopeammin ja hallitummin. Tarjoamme myös matkatoimisto-ohjelmiston yrityksille, jotka myyvät yhdessä matkoja, kuljetuksia ja majoitusta; kokoa hotellisi toiminta yhteen paneeliin tutustumalla hotelliohjelmisto-sivuumme tai tutustu muihin toimialaratkaisuihimme. Hinnan hallintaan käyttöasteen mukaan artikkelimme hotellin dynaaminen hinnoittelu ja varauspuolelle online-varausjärjestelmä voivat olla hyödyksi.
