Housekeeping-programvare: oppfølging av renhold
Vi viser hvordan housekeeping blir raskere når romstatus oppdateres i sanntid fra nettbrett og telefon, og hvordan telefontrafikken mellom resepsjonen og renholdsteamet forsvinner.
Aurora YazılımRedaksjonen
6 min lesetid
Housekeeping-programvare er et program for renhold og romklargjøring på hotell. Det holder status for rengjøring og vedlikehold av rommene på en live oversikt og sender renholdsoppgaver til den ansattes telefon eller nettbrett. Et rom det er sjekket ut av, settes automatisk som skittent. Når den ansatte er ferdig, oppdaterer vedkommende statusen, lederen kontrollerer, og resepsjonen ser samtidig at rommet er klart.
Hva brukes housekeeping-programvare til?
Dagens mest anspente øyeblikk på et hotell er som regel innsjekkingstiden på ettermiddagen. Gjesten venter i resepsjonen, resepsjonisten ringer renholdslederen, lederen prøver å finne den som skal gjøre rommet, og ingen vet nøyaktig hvor langt rommet har kommet. Housekeeping-programvare samler hele denne kjeden på én skjerm.
I systemet holdes statusen for hvert rom oppdatert i sanntid: skittent, under rengjøring, venter på kontroll, klart eller under vedlikehold. Statusen oppdateres umiddelbart av den som gjør jobben, og alle, resepsjonen inkludert, ser den samme informasjonen. Slik styres oppfølgingen av romrenhold med data, ikke med telefon og walkie-talkie.
Den egentlige verdien av programvaren er at den knytter housekeeping sammen med resten av hotellets drift. Når reservasjon, front office og housekeeping ligger i samme database, opprettes renholdsoppgaven av seg selv i det en gjest sjekker ut. Ingen trenger å huske det.
Fra papirliste til nettbrett
På mange anlegg styres housekeeping fortsatt med en romliste som skrives ut om morgenen. I løpet av dagen kommer tidlige utsjekkinger, romendringer og sene innsjekkinger, og listen er utdatert før lunsj. Når en renholder er ferdig med et rom, må vedkommende enten ringe eller gå ned for å si fra til resepsjonen.
Med en housekeeping-app på nettbrett eller telefon blir ventetiden kortere. Tabellen under oppsummerer forskjellen mellom de to arbeidsmåtene ut fra de daglige oppgavene.
| Oppgave | Med papirliste og telefon | Med housekeeping-programvare |
|---|---|---|
| Dagens romliste | Skrives ut om morgenen, utdatert i løpet av dagen | Oppdateres i sanntid etter reservasjonene |
| Rengjøring etter utsjekk | Resepsjonen ringer renholdslederen | Oppgaven opprettes automatisk ved utsjekk |
| Beskjed om at rommet er klart | Den ansatte melder fra på telefon | Resepsjonen ser det umiddelbart når statusen endres |
| Feil og mangler | Skrives på en lapp, kan forsvinne | Registrert med bilde, sendes til teknisk team |
| Ytelse | Basert på gjetning | Rapport om rengjøringstid og forsinkede oppgaver |
Hvordan defineres romstatus?
Grunnlaget for et godt housekeeping-program er romstatuser som passer til virkeligheten. Det er ikke nok å skille mellom «rent» og «skittent». Du må også vite om gjesten fortsatt er på rommet, om lederen har kontrollert det, og om rommet er åpent for salg.
- Skittent: gjesten har sjekket ut, rommet venter på rengjøring.
- Under rengjøring: den ansatte jobber på rommet.
- Venter på kontroll: rengjøringen er ferdig, lederens godkjenning gjenstår.
- Klart: kontrollert og kan gis til en ny gjest.
- Gjest på rommet: oppholdet pågår, daglig rengjøring kan planlegges.
- Venter på utsjekk: rommet til en gjest som reiser i dag.
- Under vedlikehold / defekt: teknisk problem, stengt for salg.
Oppgavetildeling og prioritering
Ikke alle rom krever det samme arbeidet. Full rengjøring etter utsjekk, daglig stell for en gjest som bor på hotellet, rask klargjøring for tidlig innsjekk eller bare påfyll av håndklær og minibar tar ulik tid. Programvaren skiller mellom disse oppgavetypene, slik at renholdslederen kan planlegge dagen mer presist.
Prioriteringsrekkefølgen er også viktig. Rommet til en gjest som sjekker inn om en time, må gjøres klart før et rom som fylles først i morgen. Den ansatte ser listen tildelt meg i rekkefølge på telefonen, mens lederen følger rommene som venter på kontroll og forsinkede oppgaver på en egen skjerm.
Rollebaserte skjermer
En renholder trenger ikke se data for hele hotellet. Det holder å se egne oppgaver, romnotater og gjestepreferanser. Lederen ser kontrollisten, og direktøren ser det overordnede bildet. Denne inndelingen forenkler skjermen og gjør at nye medarbeidere raskt blir kjent med systemet.
Gjestepreferanser
Notater som ekstra pute, allergivennlig sengetøy eller ønske om «ikke forstyrr» bør vises sammen med oppgaven. Da merker en gjest som kommer tilbake at ønsket er husket.
Feil- og vedlikeholdslogg
Renholderen er den ansatte som kommer inn på flest rom på hotellet. En ødelagt lampe, en dryppende kran eller en klimaanlegg som ikke virker, oppdages først av vedkommende. For ikke å miste denne informasjonen bør programvaren la den ansatte opprette en feilmelding med bilde fra telefonen. Meldingen går til teknisk team og følges opp til den er løst.
Ved en alvorlig feil må rommet kunne stenges for salg i bestemte datoer. Hvis rommet åpnes for salg igjen av seg selv når perioden er over, unngår du tapt belegg uten at noen må huske det. Denne koblingen er den mest konkrete fordelen ved at housekeeping-modulen ligger i samme system som reservasjons- og lagerkalenderen.
Rapporter og effektivitet
Housekeeping er en av hotellets største lønnsposter, men de fleste anlegg styrer ikke dette området med tall. Registreringene i programvaren flytter sesongplanleggingen fra gjetning til data.
- Gjennomsnittlig rengjøringstid: viser hvor lang tid det tar per romtype, og vaktplanen lages deretter.
- Forsinkede oppgaver: viser til hvilke tider og i hvilke etasjer det oppstår flaskehalser.
- Ansattes prestasjoner: hjelper deg med å finne opplæringsbehov.
- Rom med flest feil: gjør det tydelig hva det bør investeres i først.
Hvorfor er integrasjon med PMS et must?
Å bruke en egen housekeeping-app og overføre romdata manuelt fra PMS-et løser bare halve problemet. Den reelle hastigheten kommer av at housekeeping jobber i samme system som reservasjon, front office og gjestekonto. Når gjesten sjekker ut, settes rommet som skittent. Når rengjøringen er ferdig, ser front office at rommet er klart, og hvis noen prøver å sjekke inn på et skittent rom, varsler systemet.
Auroras hotellprogramvare håndterer housekeeping på denne måten: live romstatus-oversikt, rollebaserte skjermer, notater og bilder, feilregistrering, stenging for salg i bestemte datoer og housekeeping-rapport ligger i samme panel. Personalappen legges til på telefonen som en app, og hver ansatt logger inn med sin egen kode.
Hvor systemet kjører, er også et viktig veivalg. Forskjellen mellom programvare du når fra nettleseren og programvare som er installert, har vi sammenlignet i artikkelen sky-PMS eller installert hotellprogram. Våre andre artikler om PMS finner du under PMS-emnet.
Spørsmål å stille når du velger
Når du vurderer et housekeeping-program, bør du prøve å spille gjennom en dag på ditt eget hotell, mer enn å se på demoskjermer. Spørsmålene under styrer denne øvelsen. For at skjermene skal være lette å bruke på telefon og nettbrett er mobiltilpasset design minst like viktig som funksjonene. Vil du prøve med ditt eget hotells scenario, kan du be om en live demo.
- Settes et rom som er sjekket ut, automatisk som skittent, og opprettes oppgaven?
- Kan den ansatte endre status med ett trykk?
- Kan lederens kontrolltrinn defineres?
- Kan feilmeldinger opprettes med bilde og sendes til teknisk team?
- Kan et defekt rom stenges for salg i bestemte datoer?
- Vises gjestepreferanser sammen med oppgaven?
- Finnes det en rapport om rengjøringstid og forsinkede oppgaver?
Vanlige spørsmål
01Må man ha nettbrett til housekeeping-programvare?
Nei. Renholderne kan som regel logge inn i appen fra sin egen telefon eller fra en felles enhet hotellet stiller til rådighet. Det viktige er at skjermen er lett å lese på en liten skjerm, og at statusendringer gjøres med ett trykk.
02Hva gjør renholdsteamet hvis internett faller ut?
Det avhenger av hvordan programvaren fungerer, så spør leverandøren før installasjonen. Uansett bør hotellet ha et pålitelig trådløst nettverk og en enkel reserveliste å falle tilbake på ved avbrudd.
03Trenger et lite pensjonat et housekeeping-program?
Med få rom blir behovet enklere, men automatisk renholdsoppgave ved utsjekk og beskjed om at rommet er klart sparer tid også på små anlegg. Du kan skru av detaljene du ikke bruker og starte med bare de grunnleggende statusene.
04Hvor lang tid tar det før de ansatte blir vant til programvaren?
Det er lett å lære når skjermen bare viser den ansattes egne oppgaver. En kort praktisk opplæring ved sesongstart og tett oppfølging fra lederen de første dagene er nok for de fleste team.
Housekeeping-programvare gjør slutt på telefontrafikken mellom resepsjonen og renholdsteamet og lar deg overlevere rommet til gjesten raskere og mer kontrollert. For virksomheter som selger turer, transfer og opphold samlet tilbyr vi også programvare for reisebyrå. Se siden vår om hotellprogramvare for å samle hoteldriften i ett panel, eller ta en titt på våre andre bransjeløsninger. Artiklene våre om dynamisk prising på hotell, for å styre prisen etter belegg, og online bookingsystem for reservasjonssiden kan også komme til nytte.
