Hur fungerar beställning från bordet?

01Vad är ett system för beställning från bordet?

Ett system för beställning från bordet är ett digitalt flöde som förkortar den klassiska kedjan »servitören kommer, antecknar och för vidare till köket«. När gästen skannar QR-koden vid bordet öppnas verksamhetens meny i telefonen; gästen väljer produkt, skriver en anmärkning och skickar beställningen. Ordern når verksamhetens skärm kopplad till bordsnumret.

Den här lösningen är inte bara ett QR-menysystem; det är en meny med beställning, orderstatus och oftast även möjlighet att kalla på servitören. Skillnaden mellan att visa en meny och att ta emot beställningar förändrar direkt verksamhetens arbetsflöde. Därför måste du klargöra servicemodellen innan du sätter upp systemet.

I dagligt tal kallas det också QR-beställning, beställning till bordet eller självbetjäningsbeställning. Gemensamt för alla är detsamma: gästen skapar själv beställningen, och verksamheten bekräftar och tillagar den.

02Orderflödet steg för steg

Framgången med beställning från bordet hänger på att varje länk i flödet är tydligt definierad. Ett typiskt flöde består av följande steg:

1. Gästen skannar bordets egen QR-kod med mobilkameran; menyn öppnas i webbläsaren.
2. Gästen tittar på produkterna med kategori, foto, beskrivning och allergeninformation, lägger dem i varukorgen och skriver anmärkningar som »medium« eller »utan lök«.
3. Gästen skickar beställningen; systemet kopplar den till bordsnumret.
4. Beställningen går, beroende på upplägget, först till personalens godkännande eller direkt till köks- eller barskärmen.
5. Köket tillagar produkten och markerar statusen som »tillagas« eller »klar«.
6. Servitören bär produkten till bordet; gästen kan följa orderstatusen i sin telefon.
7. Notan betalas i kassan, vid bordet med betalterminal eller på det sätt som verksamheten föredrar.

03Vilken servicemodell passar?

Alla verksamheter använder inte samma flöde. En restaurang med full bordsservice, ett kafé med självbetjäning och en stor uteservering har olika behov. Rätt upplägg väljs efter servicemodell.

04Fördelar för verksamheten

Den mest synliga fördelen med beställning från bordet är att väntetiden blir kortare. Gästen behöver inte vänta på servitören för att be om menyn, lägga beställningen eller tillägga något. Under rusningstid kan det betyda att bordet vänder snabbare.

Den andra fördelen är att beställningsfelen minskar. Anteckningslappar, handskrift och muntlig överföring försvinner; köket ser beställningen så som gästen skrev den. Eftersom allergen- och innehållsinformation finns tydligt i menyn minskar också frågan »vad är det i den här«.

Den tredje fördelen är datan. Vilken produkt som visas ofta men beställs sällan, vilka tider som är hektiska och vilken kampanj som fungerar kan utläsas ur rapporterna. Att förenkla menyn eller ta prisbeslut bygger på verkligt beteende i stället för gissningar.

• Personalen lägger tid på service och gästrelationer i stället för på att skriva beställningar.
• Tilläggsbeställningar (en andra dryck, efterrätt) finns inom gästens räckhåll.
• Utländska gäster läser menyn på sitt eget språk tack vare stöd för flera språk.

05Beslut före installationen

Att klargöra några beslut innan du sätter igång systemet förebygger kaoset under första veckan. Besluten handlar mer om hur verksamheten fungerar än om mjukvaran.

Definition av bord och områden

Varje bord, uteplatshörn eller solstolsområde definieras separat i systemet och märks med en egen QR-kod. Om bordskartan inte blir rätt från början går beställningarna till fel ställe.

Skärmen där beställningen landar

Om mat ska gå till köket och drycker till baren bestäms vilken station varje produkt tillhör. Effekten av att använda en skärm i stället för papperskvitton i köket har vi gått igenom i vår guide om kökskärm (KDS).

Betalning och avslut av nota

Man bestämmer om notan stängs i kassan eller vid bordet med betalterminal. Hur beställningarna ska kopplas till det befintliga kassasystemet diskuteras också i det här skedet, så att samma beställning inte matas in på två ställen.

Provservice

Innan lanseringen lägger personalen testbeställningar från olika bord med sina egna telefoner. Du ser före en riktig service om beställningen landar på rätt skärm, om anmärkningarna går att läsa och om klarmeddelandet når servitören. Att börja en lugn dag vid lunchtid gör att du är förberedd inför den hektiska kvällsservicen.

06Hur påverkar menyinnehållet beställningen?

Vid beställning från bordet är menyn den enda kanalen som talar i servitörens ställe. Därför bör produktbeskrivningarna vara korta och aptitliga och bilderna visa den verkliga produkten. En bild som visar tallriken annorlunda än den är skapar besvikelse när produkten kommer till bordet.

Att fotografera produktbilderna i samma ljus och med samma vinkel ger menyn ett enhetligt utseende; för det kan du få hjälp av produktfotografering. Att menyn öppnas snabbt i telefonen är minst lika viktigt som innehållet; en meny som laddar långsamt skickar gästen tillbaka till servitören. Det här tar vi upp på vår sida om mobilanpassad design.

Förslag på tilläggsprodukter är också en del av menyn. Att visa en passande dryck eller sidoprodukt under huvudrätten upprepar digitalt den rekommendation som servitören ger. Måttfullhet är viktigt här: tre förslag under varje produkt tröttar ut gästen.

07Vanliga misstag

System för beställning från bordet hakar ofta upp sig inte på grund av mjukvaran utan på grund av upplägget. De vanligaste misstagen är:

• Att inte involvera personalen: om servitörerna ser systemet som en konkurrent rekommenderar de det inte till gästerna, och QR-koderna blir bara dekoration på borden.
• Att inte ställa produkter som tagit slut som inaktiva: gästen beställer, och köket meddelar i efterhand att produkten är slut.
• Att trycka QR-koden på en plats som inte syns från bordet eller på ett material som slits lätt.
• Att inte ställa in ljud- eller visuella varningar när en beställning kommer; beställningen som landar på skärmen väntar utan att bli upptäckt.
• Att aktivera alla funktioner första dagen; det är bättre att först få beställningsflödet att sitta och sedan ta i bruk kampanjer och extra moduler.

08Vad avgör kostnaden?

Kostnaden för ett system för beställning från bordet kan inte uttryckas med en enda siffra; den formas av verksamhetens behov. De avgörande faktorerna är antal bord och områden, antal produkter och språk, antal skärmar där beställningen landar, behovet av integration med befintliga program och om menyn ska designas särskilt för verksamheten.

Omfattningen på installationstjänsten påverkar också priset: vem som matar in produkterna, utbildning av personal och support efter lanseringen. En detaljerad genomgång av de här faktorerna hittar du i inlägget om vad som avgör priset på en QR-meny.