Miten tilaus pöydästä -järjestelmä toimii?
Käymme vaihe vaiheelta läpi pöytätilauksen kulun: vieras lukee pöydän QR-koodin ja tilaa, ja tilaus päätyy keittiöön ja tarjoilijalle.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Pöytätilausjärjestelmässä vieras lukee pöydässä olevan QR-koodin puhelimellaan, valitsee tuotteet digitaalisesta menusta ja lähettää tilauksen suoraan yritykselle. Tilaus saapuu pöytänumeron kanssa keittiön, baarin tai henkilökunnan näytölle; se valmistetaan ja tarjoillaan. Vieras ei lataa sovellusta ja tilaa odottamatta tarjoilijan tuloa pöytään.
Mikä on pöytätilausjärjestelmä?
Pöytätilausjärjestelmä on digitaalinen kulku, joka lyhentää perinteistä ketjua »tarjoilija tulee, kirjaa ylös ja välittää keittiöön». Kun vieras lukee pöydän QR-koodin, yrityksen menu aukeaa hänen puhelimeensa; hän valitsee tuotteen, kirjoittaa huomautuksensa ja lähettää tilauksen. Tilaus saapuu yrityksen näytölle pöytänumeroon yhdistettynä.
Tämä rakenne ei ole pelkkä QR-menu-järjestelmä; se on menu, jonka päälle on lisätty tilaus, tilaustilan seuranta ja usein tarjoilijakutsu. Ero menun näyttämisen ja tilausten vastaanottamisen välillä muuttaa suoraan yrityksen työnkulkua. Siksi palvelumalli on selvitettävä ennen järjestelmän käyttöönottoa.
Arkikielessä tästä käytetään myös nimiä QR-tilaus, pöytään tilaaminen tai itsepalvelutilaus. Kaikille on yhteistä sama asia: vieras tekee tilauksen itse, yritys hyväksyy ja valmistaa sen.
Tilausvirta vaihe vaiheelta
Pöytätilauksen onnistuminen riippuu siitä, että kulun jokainen lenkki on selkeästi määritelty. Tyypillinen kulku koostuu seuraavista vaiheista:
- Vieras lukee pöydän pöytäkohtaisen QR-koodin puhelimen kameralla; menu aukeaa selaimessa.
- Hän tutustuu tuotteisiin kategorioiden, kuvien, kuvausten ja allergeenitietojen avulla, lisää ne koriin ja kirjoittaa huomautuksia, kuten »medium» tai »ilman sipulia».
- Hän lähettää tilauksen; järjestelmä yhdistää tilauksen pöytänumeroon.
- Tilaus saapuu asetuksista riippuen ensin henkilökunnan hyväksyntään tai suoraan keittiön tai baarin näytölle.
- Keittiö valmistaa tuotteen ja merkitsee tilan »valmistumassa» tai »valmis».
- Tarjoilija vie tuotteen pöytään; vieras voi seurata tilauksen tilaa puhelimestaan.
- Lasku suljetaan kassalla, pöydässä POS-päätteellä tai yrityksen valitsemalla tavalla.
Mihin palvelumalliin se sopii?
Kaikki yritykset eivät käytä samaa kulkua. Vilkkaalla pöytäpalveluravintolalla, itsepalvelukahvilalla ja laajalla terassilla on erilaiset tarpeet. Oikea ratkaisu valitaan palvelumallin mukaan.
| Yritystyyppi | Suositeltu ratkaisu | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| Pöytäpalveluravintola | Tilaus + tarjoilijan hyväksyntä + keittiönäyttö | Tarjoilijan roolia ei saa menettää; suositusten ja esittelyn on jatkuttava |
| Itsepalvelukahvila | Tilaus + valmis-ilmoitus | Vieraalle on kerrottava selkeästi, milloin tilaus on valmis |
| Terassi- ja rantaravintola | Tilaus + tarjoilijakutsu + sijaintiin perustuva pöytä | Jokainen istumapaikka on määriteltävä erillisenä pöytänä |
| Hotellin ravintola ja baari | Tilaus + allergeenit ja monikielisyys | Vieraan omalla kielellä aukeava menu on etusijalla |
Hyödyt yritykselle
Pöytätilauksen näkyvin hyöty on odotusajan lyheneminen. Vieras ei odota tarjoilijaa pyytääkseen menua, tilatakseen tai lisätäkseen tilaukseen. Ruuhka-aikoina tämä voi tarkoittaa pöydän nopeampaa vaihtumista.
Toinen hyöty on tilausvirheiden väheneminen. Muistilaput, käsiala ja suullinen välitys poistuvat; keittiö näkee tilauksen sellaisena kuin vieras on sen kirjoittanut. Koska allergeeni- ja sisältötiedot ovat selvästi esillä menussa, myös kysymykset »mitä tässä on» vähenevät.
Kolmas hyöty on data. Raporteista nähdään, mitä tuotetta katsotaan paljon mutta tilataan vähän, mitkä kellonajat ovat vilkkaita ja mikä kampanja toimii. Menun yksinkertaistaminen ja hintapäätökset eivät perustu arvailuun vaan todelliseen käyttäytymiseen.
- Henkilökunta käyttää aikansa tilausten kirjaamisen sijaan palveluun ja vieraiden kohtaamiseen.
- Lisätilaus (toinen juoma, jälkiruoka) on vieraan ulottuvilla.
- Ulkomaiset vieraat lukevat menun omalla kielellään monikielisen tuen ansiosta.
Käyttöönottoa edeltävät päätökset
Muutaman päätöksen selkeyttäminen ennen järjestelmän avaamista estää ensimmäisen viikon sekasorron. Nämä päätökset liittyvät enemmän yrityksen toimintaan kuin ohjelmistoon.
Pöytien ja alueiden määrittely
Jokainen pöytä, terassin nurkka tai aurinkotuolialue määritellään järjestelmään erikseen ja merkitään omalla QR-koodillaan. Jos pöytäkartta ei ole alusta alkaen oikein, tilaukset ohjautuvat väärään paikkaan.
Näyttö, jolle tilaus saapuu
Jos ruoat menevät keittiöön ja juomat baariin, määritellään, mille asemalle tuotteet kuuluvat. Paperilipukkeen sijaan näytön käytön vaikutuksen keittiössä kävimme yksityiskohtaisesti läpi keittiönäyttöoppaassamme (KDS).
Maksu ja laskun sulkeminen
Päätetään, suljetaanko lasku kassalla vai pöydässä POS-päätteellä. Myös se, miten tilaukset yhdistetään nykyiseen kassaohjelmaan, käsitellään tässä vaiheessa, jottei samaa tilausta syötetä kahteen paikkaan erikseen.
Kokeilupalvelu
Ennen käyttöönottoa henkilökunta tekee omilla puhelimillaan kokeilutilauksia eri pöydistä. Ennen todellista palvelua nähdään, päätyykö tilaus oikealle näytölle, luetaanko huomautukset ja tavoittaako valmis-ilmoitus tarjoilijan. Rauhallisena päivänä lounasaikaan aloittaminen auttaa valmistautumaan vilkkaaseen iltapalveluun.
Miten menun sisältö vaikuttaa tilaukseen?
Pöytätilauksessa menu on ainoa kanava, joka puhuu tarjoilijan puolesta. Siksi tuotekuvausten on oltava lyhyitä ja ruokahalua herättäviä ja kuvien todellista tuotetta vastaavia. Annoksen todellista parempana näyttävä kuva aiheuttaa pettymyksen, kun tuote tulee pöytään.
Tuotekuvien ottaminen samassa valossa ja samasta kulmasta antaa menulle yhtenäisen ilmeen; tähän voi hankkia tukea tuotekuvauksesta. Myös menun nopea aukeaminen puhelimella on vähintään yhtä tärkeää kuin sisältö; hitaasti aukeava menu ohjaa vieraan takaisin tarjoilijan luo. Käsittelemme asiaa mobiiliystävällinen suunnittelu -sivullamme.
Myös lisätuotesuositukset kuuluvat menuun. Sopivan juoman tai lisäruoan näyttäminen pääruoan alla toistaa digitaalisesti tarjoilijan tekemän suosituksen. Tässä mittasuhteet ratkaisevat: kolmen suosituksen laittaminen jokaisen tuotteen alle väsyttää vieraan.
Yleisimmät virheet
Pöytätilausjärjestelmät takkuilevat usein ei ohjelmiston vaan toteutuksen takia. Yleisimmät virheet ovat seuraavat:
- Henkilökunnan jättäminen prosessin ulkopuolelle: Jos tarjoilijat näkevät järjestelmän kilpailijana, he eivät suosittele sitä vieraille ja QR-koodit jäävät pöytiin koristeiksi.
- Loppuneen tuotteen jättäminen aktiiviseksi: Vieras tilaa, ja keittiö kertoo vasta jälkikäteen tuotteen loppuneen.
- QR-koodin painaminen paikkaan, jota pöytä ei näe, tai materiaaliin, joka kuluu helposti.
- Ääni- tai näköhälytyksen jättäminen asettamatta, kun tilaus saapuu; näytölle saapunut tilaus odottaa huomaamatta.
- Kaikkien ominaisuuksien avaaminen ensimmäisenä päivänä; on terveellisempää vakiinnuttaa ensin tilausvirta ja ottaa vasta sen jälkeen käyttöön kampanjat ja lisämoduulit.
Mikä määrittää kustannukset?
Pöytätilausjärjestelmän kustannusta ei voi ilmaista yhdellä luvulla; se muotoutuu yrityksen tarpeen mukaan. Ratkaisevia tekijöitä ovat pöytien ja alueiden määrä, tuotteiden ja kielten määrä, näyttöjen määrä, joille tilaus saapuu, integraatiotarve nykyisiin ohjelmiin sekä se, suunnitellaanko menu yrityksen omaksi.
Myös käyttöönottopalvelun laajuus vaikuttaa hintaan: kuka syöttää tuotteet, henkilökunnan koulutus ja julkaisun jälkeinen tuki. Näiden tekijöiden yksityiskohtaisen erittelyn löydät artikkelistamme QR-menun hintaan vaikuttavat tekijät.
Usein kysytyt kysymykset
01Tarvitseeko vieraan ladata sovellus?
Ei. Useimmat nykypuhelimet lukevat QR-koodin kameralla, ja menu aukeaa selaimessa. Jäsenyyden tai sovelluksen asentamisen vaatiminen saa vieraan luopumaan, joten hyvin toteutetuissa järjestelmissä tätä vaihetta ei ole.
02Korvaako pöytätilaus tarjoilijan?
Ei korvaa, se muuttaa hänen työtään. Tarjoilija keskittyy tilausten kirjaamisen sijaan palveluun, suosituksiin ja vieraiden kohtaamiseen. Monet yritykset pitävät molemmat tavat auki; halutessaan vieras tilaa edelleen tarjoilijalta.
03Voiko toisesta pöydästä tehdä väärän tilauksen?
Koska jokaisella pöydällä on oma QR-koodinsa, tilaus kirjataan sille pöydälle, jonka koodista se tuli. Riskin vähentämiseksi riittävä toimenpide on ohjata tilaukset alkuvaiheessa henkilökunnan hyväksynnän kautta ja tarkistaa pöytä epäilyttävässä tilanteessa.
04Voiko järjestelmää käyttää yhdessä tarjoilijakutsun kanssa?
Kyllä, niitä käytetään yleensä yhdessä. Vieras sekä tilaa että kutsuu tarjoilijan tai pyytää laskun samasta menusta; painikkeella ja QR-koodilla toimivien kutsutapojen eron vertailimme artikkelissamme tarjoilijakutsujärjestelmä.
Oikein toteutettuna pöytätilausjärjestelmä lyhentää odotusta, vähentää virheitä ja antaa mahdollisuuden hallita menua datalla. Tärkeintä on säätää ohjelmisto palvelumallisi mukaan ja ottaa henkilökunta mukaan prosessiin. Voit tutustua QR-menu-järjestelmäämme, jossa on pöytätilaus, tarjoilijakutsu ja monikielisyys yhdessä, sekä ravintoloille suunnattuihin muihin ohjelmistoratkaisuihimme, ja keskustella toteutuksesta kanssamme.
