Online-Buchungssystem: Ratgeber für Hotels
Eine in die Hotelwebsite integrierte Buchungsmaschine lässt Gäste provisionsfrei buchen. Wir erklären, welche Funktionen sie haben sollte und wie der Zahlungsablauf aufgebaut wird.
Aurora YazılımRedaktionsteam
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Ein Online-Buchungssystem ist eine Software auf der eigenen Website des Hotels, mit der Gäste Datum, Personenzahl und Zimmer wählen und per Anzahlung buchen. Man spricht auch von einer Booking Engine oder Hotel-Buchungsmaschine. Nutzt sie denselben Bestand wie das Hotelverwaltungssystem, verkaufen Sie ohne Vermittlerprovision, fehlerfrei und in Echtzeit.
Was ist ein Online-Buchungssystem?
Das Suchfeld, der Kalender und der Zahlungsbildschirm, die sich öffnen, wenn auf der Hotelwebsite die Schaltfläche »Jetzt buchen« angeklickt wird, bilden ein Ganzes. Dieses Ganze heißt Online-Buchungssystem. Der Gast sieht die Verfügbarkeit, erfährt den Preis, zahlt und erhält die Bestätigungs-E-Mail.
In einem Haus, das Buchungen per Telefon oder Nachricht annimmt, bedeutet derselbe Vorgang minutenlanges Hin und Her, Zahlungsbelege anfordern und Notizen ins Buch schreiben. Die Buchungsmaschine macht daraus einen Vertriebskanal, der auch um Mitternacht arbeitet. Das Personal kümmert sich nur noch um bestätigte Buchungen.
Der Wert des Systems liegt darin, das Hotel teilweise von der Abhängigkeit von Vertriebskanälen zu befreien. Bei einer Direktbuchung über Ihre eigene Website fällt keine Vermittlerprovision an, und die Gästedaten bleiben direkt bei Ihnen.
Wie funktioniert die Booking Engine?
Hinter der Buchungsmaschine stehen drei Informationsquellen: das Zimmerinventar, der Preiskalender und die Verkaufsregeln. Sucht ein Gast, fragt die Maschine diese drei Quellen ab und zeigt nur buchbare Optionen an.
- Der Gast wählt An- und Abreisedatum sowie die Zahl der Erwachsenen und Kinder.
- Das System listet die verfügbaren Zimmertypen und den Preis pro Nacht auf; gibt es eine Aktion, wird sie mit ihrem Label angezeigt.
- Der Gast wählt Zimmer und Verpflegungsart und gibt Kontakt- und Rechnungsdaten ein.
- Die Anzahlung wird per Karte oder Überweisung geleistet; die Kartenzahlung durchläuft die 3D-Secure-Prüfung.
- Die Buchung wird bestätigt, das Zimmer wird aus dem Bestand abgebucht, und der Gast erhält Bestätigungs-E-Mail und SMS.
Was eine Hotel-Buchungsmaschine können muss
Jede Buchungsmaschine lässt Daten wählen und nimmt Zahlungen entgegen. Der Unterschied liegt darin, ob der Gast seine Fragen beantwortet bekommt, ohne die Seite zu verlassen. Achten Sie bei der Bewertung auf folgende Funktionen:
- Preise nach Kindesalter und Wahl eines Zusatzbetts
- Klare Trennung der Verpflegungsarten (Übernachtung mit Frühstück, Halbpension, All-inclusive)
- Anzeige der Stornierungs- und Erstattungsbedingungen vor der Zahlung
- Automatische Anwendung von Aktionen wie Frühbucher, langer Aufenthalt und Gutschein
- Mehrsprachige Oberfläche und Preisanzeige in verschiedenen Währungen
- Möglichkeit, Zusatzleistungen wie Transfer oder Veranstaltungen zum Aufenthalt zu buchen
- Ein Mitgliederbereich, in dem Gäste ihre Buchungshistorie sehen können
Wie baut man den Zahlungsablauf auf?
Über das Schicksal einer Buchung entscheidet der Zahlungsschritt. Der Gast hat das Zimmer vielleicht schon gewählt; öffnet sich die Zahlungsseite langsam oder bleibt der Betrag unklar, bricht er ab. Deshalb müssen Gesamtbetrag, Höhe der Anzahlung und der Zeitpunkt der Restzahlung klar vor der Zahlungsschaltfläche stehen.
Hotels in der Türkei arbeiten meist mit virtuellen POS-Terminals der Banken oder mit Zahlungsdienstleistern. Beherbergungsbetriebe, die an ausländische Gäste verkaufen, brauchen außerdem einen Anbieter, der Zahlungen in Fremdwährung annehmen kann. Kartendaten dürfen nicht auf dem Server des Hotels, sondern müssen im 3D-Secure-Ablauf des Zahlungsdienstleisters verarbeitet werden.
Anzahlung oder Vollzahlung?
Viele Häuser verlangen die Anzahlung bei der Buchung und den Rest bei der Anreise. Manche Hotels fordern bei der nicht erstattbaren Preisoption die volle Zahlung. Welche Regel Sie auch wählen: Schreiben Sie die Stornierungsbedingungen deutlich auf die Zahlungsseite, das beugt späteren Streitigkeiten vor.
Einzug des Restbetrags
Der geplante Einzug des Restbetrags entlastet die Rezeption. Die Hotelsoftware von Aurora kann den Restbetrag über PayTR von der hinterlegten Karte abbuchen; ist keine Karte hinterlegt, geht dem Gast per E-Mail ein Zahlungslink zu. Verfügbar sind außerdem virtuelle POS-Terminals der Banken, iyzico, ZiraatPay und Stripe für ausländische Karten.
Mobile Nutzung und Seitengeschwindigkeit
Ein großer Teil der Gäste sucht das Hotel auf dem Smartphone und bucht auch dort. Eine Maschine, deren Kalender sich nicht mit dem Finger bedienen lässt oder deren Formular auf dem kleinen Bildschirm überläuft, kostet Buchungen. Der Buchungsablauf sollte nach den Grundsätzen des Responsive Webdesigns so aufgebaut sein, dass er sich einhändig abschließen lässt.
Geschwindigkeit ist ebenso wichtig. Bei den Core Web Vitals von Google liegen die guten Schwellenwerte bei 2,5 Sekunden für LCP, 200 Millisekunden für INP und 0,1 für CLS. Schwere Bilder und unnötige Skripte verderben diese Werte; wie wir Geschwindigkeitsziele auf Hotelwebsites angehen, beschreiben wir auf der Seite zur Speed- und Performance-Optimierung.
Zusammenspiel mit dem Channel Manager
Die Buchungsmaschine ist für sich genommen ein Vertriebskanal; sie muss denselben Bestand teilen wie die übrigen Kanäle des Hotels. Wird auf Ihrer Website ein Zimmer verkauft, muss auch die Verfügbarkeit bei Booking.com und Expedia sinken. Diesen Abgleich übernimmt der Channel Manager; wie er arbeitet, haben wir im Beitrag Was ist ein Channel Manager erklärt.
Manche Hotels halten den Preis bei Online-Reisebüros gleich dem Preis auf der eigenen Website, andere bieten auf der Website einen zusätzlichen Vorteil: kostenloses Frühstück, späten Check-out oder einen Transfer. Lesen Sie vor dieser Entscheidung die Preisbedingungen im Vertrag mit dem Kanal. Die Rolle der OTAs finden Sie im Beitrag Was ist eine OTA.
Direktbuchungen messen
Nach dem Start der Buchungsmaschine beginnt die eigentliche Arbeit: das Messen. Ohne zu wissen, wie viele Personen suchen, wie viele den Zahlungsschritt erreichen und wie viele abschließen, lässt sich nichts verbessern. Der Verlust zwischen diesen drei Zahlen zeigt ein Problem der Konversionsrate.
Zum Messen müssen die Analysetools die Buchungsschritte als Ereignisse erfassen. Ein Umsatzbericht nach Quelle wiederum erlaubt es, den Wert von Gästen aus Werbung, Suche und Social Media zu vergleichen. Mit welchen Kennzahlen Sie Belegungs- und Preisentscheidungen treffen, behandeln wir im Beitrag zum Revenue Management im Hotel.
Häufige Fehler bei der Buchungsmaschine
Bleiben die Direktbuchungen trotz installierter Buchungsmaschine unter den Erwartungen, liegt das Problem meist nicht in der Technik, sondern im Ablauf. Das sind die Fehler, die in Hotels am häufigsten vorkommen:
- Der Gesamtbetrag erscheint erst im letzten Schritt; Steuern oder Zusatzgebühren, die nachträglich hinzukommen, schrecken Gäste ab.
- Eine Buchungsschaltfläche, die auf eine andere Domain und eine anders aussehende Seite führt, beschädigt das Vertrauen.
- Zu viele Pflichtfelder; Angaben wie die Ausweisnummer lassen sich auch beim Check-in erfassen.
- An einem nicht verfügbaren Datum wird dem Gast kein alternativer Termin vorgeschlagen.
- Die Bestätigungs-E-Mail kommt spät oder landet im Spam-Ordner.
- Die Zimmerfotos sind veraltet, dunkel oder geben die Realität nicht wieder.
Sichtbarkeit in Suchmaschinen
Auch die beste Buchungsmaschine funktioniert nicht, wenn Gäste die Website nicht erreichen. Zimmerseiten sollten eigene Adressen, aussagekräftige Überschriften und echte Fotos haben. Mehrsprachige Websites brauchen für jede Sprache eine eigene Seite, verbunden durch hreflang-Tags.
Eine suchmaschinengerechte technische Basis ist keine nachträglich hinzugefügte Einstellung, sondern gehört zur Struktur der Website. Diese Grundsätze beschreiben wir auf unserer Seite zum SEO-optimierten Webdesign. Für eine individuelle Website mit Buchungsinfrastruktur für Ihr Hotel lohnt sich ein Blick auf unseren Webdesign-Service.
Häufig gestellte Fragen
01Fällt bei einem Online-Buchungssystem Provision an?
Bei Buchungen über Ihre eigene Website zahlen Sie keine Provision an Vermittlungsagenturen. Bei Kartenzahlungen fällt allerdings eine Transaktionsgebühr der Bank oder des Zahlungsdienstleisters an; sie hängt vom Anbieter und vom Vertrag ab.
02Kann ich meine bestehende Website um eine Buchungsmaschine erweitern?
Technisch lässt sich in die meisten Websites ein Buchungsmodul einbauen. Ist die Website jedoch langsam oder mobil problematisch, bleibt auch die Konversion der Maschine niedrig; dann kann es effizienter sein, die Website gemeinsam mit der Maschine neu aufzusetzen.
03Werden die Kartendaten der Gäste im Hotel gespeichert?
In einem korrekt aufgebauten System werden Kartendaten in der sicheren Umgebung des Zahlungsdienstleisters verarbeitet; das Hotel sieht nur das Ergebnis der Zahlung. Auch Vorgänge wie der Einzug von einer hinterlegten Karte laufen über die Speicherinfrastruktur des Anbieters.
04Funktioniert die Buchungsmaschine in Fremdsprachen?
Beherbergungsbetriebe, die an ausländische Gäste verkaufen, brauchen eine mehrsprachige Maschine und Website. Lassen Sie eine maschinelle Übersetzung vor der Veröffentlichung von jemandem prüfen, der die Sprache gut beherrscht; bei kritischen Texten wie Stornierungsbedingungen beugt das Missverständnissen vor.
Ein Online-Buchungssystem macht die eigene Website des Hotels zu einem provisionsfreien Vertriebskanal – vorausgesetzt, es nutzt denselben Bestand wie das PMS und der Zahlungsablauf schafft Vertrauen. Eine Struktur, in der Buchungsmaschine, Rezeption und Kanalverwaltung in einem einzigen Panel arbeiten, finden Sie auf der Seite der Aurora-Hotelsoftware.
