Was ist ein Channel Manager?

01Wofür braucht man einen Channel Manager?

Ein Hotel verkauft ein Zimmer gleichzeitig an vielen Orten: auf der eigenen Website, bei mehreren Online-Reiseportalen, bei Reiseveranstaltern und am Telefon. Ohne Channel Manager müsste man sich in das Panel jedes Kanals einzeln einloggen, um Preise und Verfügbarkeit zu aktualisieren. Das kostet Stunden, und wer einen Kanal vergisst, riskiert einen Doppelverkauf.

Der Channel Manager erledigt diese Aktualisierung zentral. Sie ändern Preis oder Kontingent einmal, und die Änderung geht an alle angebundenen Kanäle. Auch neue, geänderte und stornierte Buchungen aus den Kanälen landen im System, ohne dass jemand sie von Hand eingibt.

Das Ergebnis: weniger Handarbeit, weniger Fehler und einheitliche Preise über alle Kanäle. Einheitlichkeit ist zugleich die Grundlage für das Vertrauen der Gäste.

02Wie funktioniert ein Channel Manager?

Hinter dem Channel Manager steht ein Datenfluss in beide Richtungen. In der einen Richtung gehen Preise, Verfügbarkeit und Regeln vom Hotel zum Kanal, in der anderen kommen Buchungsdaten vom Kanal zum Hotel. Dieser Fluss läuft über die API-Schnittstellen, die die Kanäle bereitstellen.

1. Ihre Zimmer werden den Zimmer- und Preisplänen in den Kanälen zugeordnet.
2. Im Panel werden Preis, Verfügbarkeit, Mindestaufenthalt und Verkaufsstopp eingegeben.
3. Das System sendet diese Informationen an die angebundenen Kanäle.
4. Geht auf einem Kanal eine Buchung ein, wird das Zimmer aus dem Bestand genommen und die Verfügbarkeit auf den anderen Kanälen aktualisiert.
5. Die Buchung wird wie ein normaler Eintrag in der Gästekarte und im Gästekonto verarbeitet.

03Wie verhindert man Overbooking?

Overbooking bedeutet, dass dasselbe Zimmer für dieselbe Nacht an mehr als einen Gast verkauft wird. Für das Hotel ist das ein Problem für den Ruf und für die Kosten: Man muss den Gast in einem anderen Haus unterbringen, die Preisdifferenz zahlen und eine negative Bewertung verkraften.

Ein Channel Manager verringert dieses Risiko durch die Aktualisierung des Bestands in Echtzeit. Um es ganz zu beseitigen, sollten Sie jedoch einige Regeln beachten:

• Verbinden Sie alle Kanäle mit demselben gemeinsamen Bestandspool; lassen Sie keinen Kanal außen vor.
• Tragen Sie auch telefonische Buchungen und Buchungen an der Rezeption sofort ins System ein.
• Schließen Sie Zimmer, die für Wartung oder Gruppen reserviert sind, per Sperre für den Verkauf.
• Erwägen Sie bei den letzten Zimmern einen Sicherheitspuffer für die Kanäle.
• Lassen Sie Meldungen zu Verbindungsfehlern aktiviert und prüfen Sie sie täglich.

04Unterschied zwischen API-Anbindung und iCal

Einige Plattformen bieten statt einer bidirektionalen API einen Kalenderabgleich per iCal an. iCal bedeutet, dass belegte Tage als Kalenderdatei geteilt werden; es überträgt weder Preise noch Regeln, sondern nur die Information »belegt oder frei«.

Die Schwachstelle von iCal ist das Aktualisierungsintervall. Da Kalender nur in bestimmten Abständen gelesen werden, kann dasselbe Datum zwischen zwei Abgleichen auf zwei Plattformen verkauft werden. Deshalb sollte bei stark umsatzstarken Kanälen die API-Anbindung bevorzugt werden; iCal gilt eher als Hilfsweg für Villen- und Apartment-Vermietungsplattformen.

05Booking-Anbindung und weitere Kanäle

Die Kanäle, die Hotels am häufigsten anbinden, sind große Online-Reisebüros wie Booking.com, Expedia und Agoda. Für die Booking-Anbindung müssen im Kanalkonto des Hotels Zimmertypen und Preispläne angelegt sein; anschließend werden sie im Channel Manager zugeordnet.

Jeder Kanal hat eine andere Provisionsstruktur, andere Stornobedingungen und ein anderes Gästeprofil. Nebeneinander zu sehen, welcher Kanal wie viel bringt und wie viel Provision er kostet, ist der erste Schritt zum richtigen Kanalmix. Dieses Thema behandeln wir zusätzlich im Beitrag Was ist eine OTA.

Die Hotelsoftware von Aurora bietet für Booking.com, Expedia und Agoda einen Einrichtungsassistenten Schritt für Schritt und einen Bildschirm zur Zimmerzuordnung. Kalender von Airbnb und Vrbo werden per iCal abgeglichen; bei Häusern, die Channex nutzen, werden die dort eingehenden Buchungen ebenfalls automatisch übernommen.

06Integriert mit dem PMS oder eigenständig?

Ein Channel Manager kann auf zwei Arten genutzt werden: als Modul innerhalb des Hotelverwaltungssystems oder als eigenständige Software. Bei einer eigenständigen Software muss der Channel Manager auch mit dem PMS kommunizieren; diese zweite Verbindung ist eine weitere mögliche Fehlerquelle.

In der integrierten Lösung fließt die Buchung vom Kanal direkt in den Zimmerkalender, in die Gästekarte und in die Rechnung. Der Kanalgast wird beim nächsten Besuch erkannt, sein Umsatz erscheint korrekt in den Berichten. Die allgemeine Logik des Datenflusses zwischen Systemen erklären wir auf unserer Seite zu Integrationen.

Welchen Weg Sie auch wählen: Achten Sie darauf, dass die Anbindung über die offiziellen APIs der Kanäle erfolgt und dass es einen Benachrichtigungsmechanismus gibt, der Sie im Fehlerfall warnt.

07Kanalpreise und Revenue Management

Ein Channel Manager ist nicht nur ein Verfügbarkeitswerkzeug, sondern auch der Umsetzungspunkt der Preisstrategie. Manche Hotels verwenden auf allen Kanälen denselben Preis, andere geben den Provisionsunterschied im Kanalpreis weiter. Wenn das System kanalspezifische Preise zulässt, ermöglicht es diese Flexibilität.

Wenn Sie Preise nach Nachfrage ändern, hilft ein Preiskalender pro Kanal zu sehen, dass die Änderung auf jedem Kanal richtig ankommt. Auf welche Kennzahlen Sie Preisentscheidungen stützen können, haben wir im Beitrag Revenue Management im Hotel beschrieben.

08Worauf bei der Wahl eines Channel Managers achten?

Auf dem Markt gibt es viele Channel Manager, und die Demo-Oberflächen ähneln einander. Den Unterschied macht, wie sich das System in der umsatzstärksten Woche der Saison verhält. Fragen Sie vor der Entscheidung die folgenden Punkte einzeln ab.

Liste der angebundenen Kanäle

Lassen Sie sich zeigen, ob die Kanäle, die Sie verkaufen oder verkaufen möchten, wirklich angebunden sind. Fragen Sie zusätzlich, ob ein in der Liste genannter Kanal über eine bidirektionale API oder nur über einen Kalenderabgleich angebunden ist.

Aktualisierungsgeschwindigkeit und Fehlermeldung

Wichtig ist, wie schnell eine Preis- oder Verfügbarkeitsänderung beim Kanal ankommt und wer wie gewarnt wird, wenn die Übermittlung fehlschlägt. Eine Aktualisierung, die stillschweigend scheitert, bedeutet Verkäufe zum falschen Preis, bis es jemand bemerkt.

Mehrfachbearbeitung und Rückgängigmachen

Zum Saisonstart werden die Preise für Hunderte Nächte auf einmal eingegeben. Einen Zeitraum auszuwählen und Preise gesammelt anzuwenden, vor dem Übernehmen eine Vorschau zu sehen und einen fehlerhaften Vorgang mit einem Klick rückgängig zu machen, verringert den Arbeitsaufwand zu Saisonbeginn spürbar.

Reporting

Ohne Berichte zu Umsatz, Stornoquote und Provision pro Kanal können Sie nicht entscheiden, welchem Kanal Sie wie viel Aufwand widmen. Wenn die Berichte einen Vergleich mit dem Vorzeitraum und dem Vorjahr erlauben, erleichtert das die Saisonplanung.

09Gleichgewicht mit dem Direktvertrieb herstellen

Kanäle schaffen Sichtbarkeit, nehmen aber bei jeder Buchung eine Provision. Langfristig gleicht ein gesundes Hotel den Kanalvertrieb mit Direktbuchungen über die eigene Website aus. Dafür braucht es eine schnelle Website und eine verlässliche Buchungsmaschine; Einzelheiten finden Sie im Beitrag zum Online-Buchungssystem.

Ein weiterer Baustein, um den Direktvertrieb auszubauen, sind Werbung und Sichtbarkeit in der Suche. Um Ihr Hotel bei Google und in sozialen Medien dem richtigen Gast zu zeigen, können Sie Unterstützung im Online-Marketing holen; über unsere Kontaktseite erreichen Sie uns, um die passende Einrichtung für Ihr Haus zu besprechen.