Verkkovarausjärjestelmä: opas hotellille

01Mikä on online-varausjärjestelmä?

Hotellin verkkosivulla ”Varaa”-painikkeen painamisen jälkeen avautuva hakukenttä, kalenteri ja maksunäkymä muodostavat kokonaisuuden. Tätä kokonaisuutta kutsutaan online-varausjärjestelmäksi. Vieras näkee saatavuuden, saa hinnan tietoonsa, maksaa ja saa vahvistussähköpostin.

Kohteessa, joka ottaa varaukset vastaan puhelimitse tai viestillä, sama prosessi tarkoittaa minuuttien viestittelyä, tositteen pyytämistä ja merkintöjä vihkoon. Varausmoottori muuttaa tämän prosessin myyntikanavaksi, joka toimii keskiyölläkin. Henkilökunta käsittelee vain vahvistettuja varauksia.

Järjestelmän arvo on, että se vapauttaa hotellin osittain kanavariippuvuudesta. Omalta sivultasi tulevasta suoravarauksesta ei makseta välittäjän provisiota, ja vieraan tiedot jäävät suoraan sinulle.

02Miten varausmoottori (booking engine) toimii?

Varausmoottorin taustalla on kolme tietolähdettä: huonevarasto, hintakalenteri ja myyntisäännöt. Kun vieras tekee haun, moottori kysyy näistä kolmesta lähteestä ja näyttää vain myytävissä olevat vaihtoehdot.

1. Vieras valitsee saapumis- ja lähtöpäivän sekä aikuisten ja lasten määrän.
2. Järjestelmä listaa vapaat huonetyypit ja yökohtaisen hinnan; jos kampanja on voimassa, se näytetään tunnisteella.
3. Vieras valitsee huone- ja täysihoitotyypin sekä syöttää yhteys- ja laskutustietonsa.
4. Ennakkomaksu otetaan kortilla tai tilisiirrolla; korttimaksu kulkee 3D Secure -varmennuksen kautta.
5. Varaus vahvistetaan, huone vähennetään varastosta ja vieraalle lähtee vahvistussähköposti ja tekstiviesti.

03Mitä hotellin varausmoottorissa tulee olla?

Jokainen varausmoottori antaa valita päivämäärän ja ottaa maksun. Ero on siinä, vastaako se vieraan kysymyksiin poistumatta näytöltä. Etsi arvioidessasi seuraavia ominaisuuksia:

• Lapsen iän mukainen hinta ja lisävuoteen valinta
• Täysihoitotyyppien (huone ja aamiainen, puolihoito, kaikki mukana) selkeä erottelu
• Peruutus- ja palautusehtojen näyttäminen ennen maksua
• Kampanjoiden, kuten ennakkovarausalennuksen, pitkän oleskelun alennuksen ja kuponkien, automaattinen soveltaminen
• Monikielinen käyttöliittymä ja hintojen näyttäminen eri valuutoilla
• Mahdollisuus lisätä majoitukseen lisäpalvelu, kuten kuljetus tai tapahtuma
• Jäsenalue, jossa vieras näkee varaushistoriansa

04Miten maksuvirta kannattaa rakentaa?

Varauksen kohtalo ratkeaa maksuvaiheessa. Vieras on voinut jo valita huoneen; jos maksunäkymä avautuu hitaasti tai summa jää epäselväksi, toimenpide jää kesken. Siksi kokonaissumman, ennakkomaksun osuuden ja loppusumman perimisajankohdan on näytettävä selvästi ennen maksupainiketta.

Türkiyen hotellit toimivat yleensä pankkien virtuaalisten POS-päätteiden tai maksupalveluntarjoajien kanssa. Ulkomaisille vieraille myyvissä kohteissa tarvitaan myös tarjoaja, joka voi ottaa maksun ulkomaan valuutalla. Korttitietoja ei saa käsitellä hotellin palvelimella, vaan maksupalveluntarjoajan 3D Secure -virrassa.

Ennakkomaksu vai koko summa?

Monet kohteet perivät ennakon varauksen yhteydessä ja loppusumman saapuessa. Jotkin hotellit vaativat täyden maksun palautuskelvottomassa hintavaihtoehdossa. Minkä säännön tahansa valitsetkin, peruutuskäytännön kirjoittaminen selvästi maksunäkymään ehkäisee myöhemmät erimielisyydet.

Loppusumman periminen

Loppusumman suunniteltu periminen vähentää vastaanoton työtaakkaa. Aurora-hotelliohjelmisto voi periä loppusumman PayTR:n kautta tallennetulta kortilta; jos korttia ei ole, vieraalle lähetetään maksulinkki sähköpostilla. Tarjolla on myös pankkien virtuaaliset POS-päätteet, iyzico, ZiraatPay ja Stripe ulkomaisille korteille.

05Mobiilikokemus ja sivuston nopeus

Merkittävä osa vieraista etsii hotellin puhelimella ja tekee varauksenkin puhelimella. Moottori, jonka kalenteria ei voi valita sormella tai jonka lomake valuu pienellä näytöllä yli, menettää myyntiä. Varausvirta tulee rakentaa mobiiliystävällisen suunnittelun periaattein siten, että sen voi viedä loppuun yhdellä kädellä.

Nopeus on yhtä tärkeää. Googlen Core Web Vitals -mittareissa hyvät rajat ovat LCP:lle 2,5 sekuntia, INP:lle 200 millisekuntia ja CLS:lle 0,1. Raskaat kuvat ja tarpeettomat skriptit heikentävät näitä arvoja; hotellisivustojen nopeustavoitteet kerromme nopeus- ja suorituskykyoptimointi -sivullamme.

06Yhteistyö kanavanhallinnan kanssa

Varausmoottori on yksinään myyntikanava; sen on jaettava sama varasto hotellin muiden kanavien kanssa. Kun huone myydään sivultasi, saatavuuden on pienennyttävä myös Booking.comissa ja Expediassa. Tämän synkronoinnin hoitaa kanavanhallintajärjestelmä (channel manager); toiminnan kävimme läpi artikkelissa mikä on kanavanhallinta.

Jotkin hotellit pitävät verkkomatkatoimistojen hinnan samana kuin oman sivunsa hinnan, toiset tarjoavat sivulla lisäedun, kuten ilmaisen aamiaisen, myöhäisen uloskirjautumisen tai kuljetuksen. Lue ennen tämän päätöksen tekemistä kanavan kanssa tehdyn sopimuksen hintaehdot. OTA:iden roolista voit lukea artikkelista mikä on OTA.

07Suoravarausten mittaaminen

Kun varausmoottori on asennettu, varsinainen työ on mittaaminen. Parannuksia ei voi tehdä tietämättä, kuinka moni teki haun, kuinka moni pääsi maksuvaiheeseen ja kuinka moni suoritti sen loppuun. Näiden kolmen luvun välinen häviö osoittaa konversioasteen ongelman.

Mittausta varten analytiikkatyökalujen on tallennettava varausvaiheet tapahtumina. Lähteen mukaan jaettu tuottoraportti puolestaan antaa verrata mainonnasta, hausta ja sosiaalisesta mediasta tulleiden vieraiden arvoa. Millä mittareilla käyttöaste- ja hintapäätökset tehdään, käsittelimme artikkelissa hotellin tuottojohtaminen.

08Yleiset virheet varausmoottorissa

Jos varausmoottori on asennettu, mutta suoramyynti ei yllä odotetulle tasolle, ongelma on useimmiten virrassa eikä tekniikassa. Hotelleissa yleisimmin kohdattavat virheet ovat:

• Kokonaissumma paljastuu vasta viimeisessä vaiheessa; verojen tai lisämaksujen lisääminen jälkikäteen saa vieraan luopumaan.
• Varauspainike ohjaa toiseen verkkotunnukseen, eri näköiselle sivulle, mikä heikentää luottamusta.
• Pakollisia kenttiä on tarpeettoman paljon; esimerkiksi henkilötunnuksen kaltaiset tiedot voi kysyä myös sisäänkirjautumisessa.
• Vieraalle ei ehdoteta vaihtoehtoista päivämäärää, kun valittu päivämäärä ei ole vapaa.
• Vahvistussähköposti tulee myöhään tai päätyy roskapostikansioon.
• Huonekuvat ovat vanhoja, pimeitä tai todellisuutta vastaamattomia.

09Näkyvyys hakukoneissa

Paraskaan varausmoottori ei toimi, jos vieras ei tule sivustolle. Huonesivuilla tulee olla omat osoitteensa, kuvailevat otsikkonsa ja oikeat valokuvansa. Monikielisillä sivustoilla jokaisella kielellä tulee olla oma sivunsa, ja ne yhdistetään hreflang-tunnisteilla.

Tekninen pohja hakukoneille sopivaksi rakentaminen ei ole jälkikäteen lisättävä asetus vaan sivuston rakenne. Selitämme nämä periaatteet hakukoneystävälliset verkkosivut -sivullamme. Hotellillesi räätälöityä sivustoa ja varausalustaa varten voit tutustua verkkosivujen suunnittelu -palveluumme.