Hva er et POS-system for restaurant?
Vi forklarer enkelt forskjellen på POS-maskinvare og programvare, hvordan betaling foregår i en restaurant, og hva du bør se etter når du velger POS-system.
Aurora YazılımRedaksjonen
6 min lesetid
Et POS-system for restaurant er infrastrukturen for salgsstedet, der salget registreres og betalingen tas imot. Det består av maskinvare som touch-terminal, kvitteringsskriver og betalingsterminal, og programvare som styrer bestilling, regning, lager og rapporter. Et godt POS-system bruker samme data som regningssystemet, kjøkkenet og regnskapet og gjør jobben i kassen raskere.
Hva betyr POS?
POS er en forkortelse for det engelske «point of sale» og betyr salgssted. I Tyrkia tenker man i daglig tale ofte på bankens kortterminal når man sier POS, men i en restaurant betyr POS-system hele kassaoppsettet der salget registreres og regningen avsluttes.
Det er viktig å skille dette fra starten, for virksomheter prøver ofte å løse kasseproblemer bare ved å bytte betalingsterminal. Det egentlige problemet ligger som regel ikke i enheten, men i hvordan bestillingen når kassen, hvordan regningen deles og hvordan dagsrapporten lages. Derfor bør POS-valget sees sammen med de andre løsningene for restaurant og hotell virksomheten bruker.
Forskjellen på POS-maskinvare og programvare
Et POS-system for restaurant består av to lag. Maskinvare er de fysiske enhetene: skjerm, skriver, skuff og betalingsterminal. Programvare er programmet som kjører på disse enhetene og styrer salgslogikken: meny, bord, bestilling, rabatt, betaling og rapport.
Samme maskinvare kan kjøre ulik programvare, og samme programvare kan brukes på ulik maskinvare. Derfor bør du vurdere de to lagene hver for seg og spørre om de er kompatible med hverandre.
| Komponent | Lag | Oppgave |
|---|---|---|
| Touch-terminal | Maskinvare | Hovedskjermen der bestilling og betaling registreres |
| Kvitterings- og kjøkkenskriver | Maskinvare | Kundekvittering og utskrift av kjøkkenbestilling |
| Kassaskuff | Maskinvare | Trygg oppbevaring av kontanter |
| Betalingsterminal | Maskinvare | Mottak av kort- og kontaktløs betaling |
| Servitørbrett | Maskinvare | Bestilling ved bordet |
| Salgsprogramvare | Programvare | Styring av meny, bord, regning, rabatt og kansellering |
| Rapportering og lager | Programvare | Oppfølging av omsetning, produktsalg, lager og kostnader |
Touch-POS og kassaapparat
Det vanligste kassaoppsettet i restauranter er en touch-POS-terminal. Produktene vises som knapper på skjermen, og kasserer eller servitør legger inn bestillingen ved å trykke. Er kategoriene godt satt opp, tar bestillingen bare noen få trykk selv i rushtiden.
I Tyrkia hører også bruk av en betalingsregistreringsenhet for lovpålagt salgsregistrering til dette oppsettet. Nye enheter kan samle kortbetaling og skattekvittering i én enhet, og virksomheter kaller dette noen ganger «kassaapparat-POS». Hvilken enhet som trengs og hvordan den kobles til salgsprogramvaren, avhenger av virksomhetens oppbygging.
Betalingsprosesser i restauranten
Betalingen er det siste øyeblikket gjesten tilbringer i restauranten, og den påvirker opplevelsen direkte. Hvis regningen får vente ti minutter etter et godt måltid, eller blir feil, ødelegges inntrykket gjesten sitter igjen med. POS-systemet settes opp for å gjøre dette øyeblikket raskt og feilfritt.
Betaling ved bordet eller i kassen
Noen virksomheter tar betalingsterminalen med til bordet, andre sender kunden til kassen. Betaling ved bordet gir trygghet fordi kortet ikke forlater gjestens syn, og reduserer køen i kassen. Uansett modell må betalingsbeløpet automatisk knyttes til bordets regning.
Delt regning og delbetaling
Ved bord med flere gjester ønsker man å dele regningen per person, per produkt eller likt. Hvis POS-programvaren ikke støtter dette, må kassereren slite med kalkulator, og risikoen for feil øker. Etter en delbetaling må bordets gjenstående saldo forbli åpen.
Kontanter, kort og kontaktløs
Ulike betalingsmetoder må kunne brukes sammen på samme regning: litt kontant og litt kort. Ved dagens slutt må summen for hver metode rapporteres hver for seg, og kontantene i kassen må kunne sammenlignes med kontantene i systemet.
Regning, kjøkken og POS i samme system
Et POS-system i en restaurant fungerer ikke alene. Det må bruke de samme dataene som regningssystemet der bestillingen tas imot og kjøkkenet der den tilberedes. Bestillingen servitøren legger inn på brettet går til kjøkkenet, serverte produkter legges til bordets regning, og regningen lukkes i kassen med ett trykk. Bestillingssiden av denne flyten har vi gått gjennom i artikkelen om kassesystem for regning.
Hvis det brukes en QR-meny som tar imot bestillinger fra bordet, må kundens egne bestillinger legges til på samme regning. Auroras QR-menysystem tilbyr bestilling fra bordet og servitørkall i sitt eget panel, og med ERP-integrasjon kan utveksling av data med andre programmer virksomheten bruker planlegges. For detaljene i bestillingsflyten, se artikkelen om bestilling fra bordet.
Rapportering, lager og regnskap
Den langsiktige verdien av et POS-system ligger i rapportene. Hvilket produkt som selges når, hvor mye hver ansatt har solgt, summen av kanselleringer og oppmerksomheter, og omsetning etter betalingsmetode gjør at eierens beslutninger bygger på data i stedet for antakelser.
En lagermodul med oppskrifter trekker råvarene til hvert solgte produkt fra lageret og gjør kostnadsoppfølgingen enklere. Overføring av salgsdata til regnskapsprogrammet og prosessene for e-dokumenter gjør månedsavslutningen raskere. For den generelle logikken i slike koblinger kan du se sidene våre om regnskapsintegrasjon og e-faktura-integrasjon.
- Dagsoppgjør: omsetning etter betalingsmetode og kasseavstemming.
- Produktrapport: mest og minst solgte produkter.
- Timerapport: bemanningsplanlegging etter travle tider.
- Rapport over kanselleringer og oppmerksomheter: kontroll av svinn og misbruk.
Hotellrestauranter og virksomheter med flere filialer
I en hotellrestaurant overføres gjestens regning ofte til romregningen og betales samlet ved utsjekking. Da må restaurantens POS fungere koblet til hotellets styringssystem. Auroras hotellprogramvare knytter restaurantregningen til gjestens konto og hindrer at inntekter utenom overnatting går tapt.
I virksomheter med flere filialer er det viktig å styre meny og priser sentralt og sammenligne filialrapporter på én skjerm. Når ulike systemer må snakke sammen, samler tilnærmingen med integrerte løsninger dataene i én flyt.
Dette bør du tenke på når du velger POS-system
Et POS-system er infrastruktur som skal brukes i årevis, så valget bør ikke forhastes. Prøv om mulig systemet med din egen meny og et ekte serveringsscenario. Tilbudsspørsmålene i artikkelen om priser på QR-meny kan også tilpasses POS for å sammenligne poster som påvirker kostnaden.
- Hvilken maskinvare er programvaren kompatibel med, og kan jeg bruke utstyret jeg har?
- Kan jeg fortsette å selge og ta betalt når internett faller ut?
- Støttes delt regning, delbetaling og blandet betaling?
- Brukes samme produktliste for regning, kjøkken og bestillinger fra QR-menyen?
- Følges betalingsleverandørens standarder for sikkerhet av kortdata?
- Kan rapporter og data eksporteres?
- Gis feil- og støtteservice også i servicetiden og i helgene?
Vanlige spørsmål
01Er ikke bankens POS-terminal nok?
Bankterminalen tar imot betaling, men styrer ikke bestilling, bord, lager og rapporter. For en liten virksomhet kan den holde som start, men behovet for salgsprogramvare blir tydeligere når antall bord og menyen vokser.
02Kan et POS-system kjøre på et nettbrett?
Mange POS-programmer kjører på nettbrett og lar servitøren ta bestillinger ved bordet. For kassen er en terminal med større skjerm som regel mer behagelig når det gjelder hastighet og lesbarhet i rushtiden.
03Mister jeg gamle data når jeg bytter POS?
Produktlisten og enkelte rapporter kan som regel eksporteres og leses inn i det nye systemet. Å planlegge overgangen til en rolig periode og arkivere rapportene fra det gamle systemet reduserer risikoen for datatap.
Et POS-system for restaurant er kombinasjonen av riktig maskinvare og programvare som bruker samme data fra bestilling til rapport. Det gjør betalingen raskere og dagsoppgjøret enklere. Du kan se på løsningene vi har utviklet for restauranter, kafeer og hoteller, og på QR-menysystemet vårt for bestilling fra bordet og servitørkall.
