Mikä on ravintolan POS-järjestelmä?
Selitämme selkeästi POS-laitteiston ja -ohjelmiston eron, maksujen vastaanottamisen ravintolassa sekä sen, mitä POS-järjestelmää valitessa pitää huomioida.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Ravintolan POS-järjestelmä on myyntipisteen infrastruktuuri, jossa myynti kirjataan ja maksu otetaan vastaan. Se koostuu laitteista, kuten kosketusterminaalista, kuittitulostimesta ja maksulaitteesta, sekä ohjelmistosta, joka hallitsee tilauksia, laskuja, varastoa ja raportteja. Hyvä POS-järjestelmä nopeuttaa kassatyötä käyttämällä samaa dataa tilauksen, keittiön ja kirjanpidon kanssa.
Mitä POS tarkoittaa?
POS on lyhenne englannin sanoista ”point of sale”, eli myyntipiste. Turkissa arkikielessä POSilla tarkoitetaan usein pankin antamaa korttimaksulaitetta; ravintolan yhteydessä POS-järjestelmä kuitenkin tarkoittaa koko kassajärjestelmää, jossa myynti kirjataan ja lasku suljetaan.
Tämä ero on tärkeä tehdä heti alussa, koska yritykset yrittävät usein ratkaista kassaongelmat vaihtamalla pelkän maksulaitteen. Todellinen ongelma ei useinkaan ole laite, vaan se, miten tilaus tavoittaa kassan, miten lasku jaetaan ja miten päivän päätösraportti laaditaan. Siksi POS-päätös pitää tehdä yhdessä yrityksen muiden ravintola- ja hotelliratkaisujen kanssa.
POS-laitteiston ja -ohjelmiston ero
Ravintolan POS-järjestelmä koostuu kahdesta kerroksesta. Laitteisto on fyysiset laitteet: näyttö, tulostin, kassalipas, maksupääte. Ohjelmisto on näillä laitteilla toimiva ohjelma, joka hallitsee myynnin logiikkaa: ruokalista, pöydät, tilaus, alennus, maksu ja raportti.
Samat laitteet voivat toimia eri ohjelmistoilla ja samaa ohjelmistoa voi käyttää eri laitteilla. Siksi valintaa tehdessä molemmat kerrokset pitää arvioida erikseen ja kysyä, ovatko ne yhteensopivia keskenään.
| Osa | Kerros | Tehtävä |
|---|---|---|
| Kosketusterminaali | Laitteisto | Pääruutu, johon tilaus ja maksu syötetään |
| Kuitti- ja keittiötulostin | Laitteisto | Asiakkaan kuitti ja keittiön tilaustuloste |
| Kassalipas | Laitteisto | Käteismaksun turvallinen säilytys |
| Maksupääte | Laitteisto | Kortti- ja lähimaksujen vastaanotto |
| Tarjoilijan tabletti | Laitteisto | Tilauksen syöttö pöydässä |
| Myyntiohjelmisto | Ohjelmistokehitys | Ruokalistan, pöytien, laskujen, alennusten ja peruutusten hallinta |
| Raportointi ja varasto | Ohjelmistokehitys | Liikevaihdon, tuotemyynnin, varaston ja kustannusten seuranta |
Kosketus-POS ja kassakone
Ravintoloiden yleisin kassaratkaisu on kosketus-POS-terminaali. Tuotteet näkyvät näytöllä painikkeina, ja kassa tai tarjoilija syöttää tilauksen koskettamalla. Jos luokkarakenne on rakennettu hyvin, tilauksen syöttö onnistuu muutamalla kosketuksella jopa ruuhka-aikaan.
Turkissa lakisääteiseen myyntikirjaukseen käytettävä maksurekisterilaite kuuluu myös tähän järjestelyyn. Uuden sukupolven laitteet voivat yhdistää korttimaksun ja verollisen kuitin yhteen laitteeseen; yritykset kutsuvat tätä joskus ”kassakone-POSiksi”. Mikä laite tarvitaan ja miten se yhdistetään myyntiohjelmistoon, riippuu yrityksen rakenteesta.
Maksujen vastaanotto ravintolassa
Maksu on vieraan ravintolassa viettämän ajan viimeinen hetki ja vaikuttaa kokemukseen suoraan. Jos hyvän ruoan jälkeen lasku odottaa kymmenen minuuttia tai on väärä, mieleen jäävä vaikutelma heikkenee. POS-järjestelmä perustetaan tekemään tästä hetkestä nopea ja virheetön.
Maksu pöydässä tai kassalla
Jotkut yritykset tuovat maksupäätteen pöytään, toiset ohjaavat asiakkaan kassalle. Maksu pöydässä antaa turvaa, koska kortti pysyy näkyvillä, ja vähentää kassajonoa. Kumman mallin valitsetkin, maksusumman pitää täsmätä automaattisesti pöydän laskuun.
Laskun jakaminen ja osamaksu
Ryhmäpöydissä lasku halutaan jakaa henkilöä, tuotetta kohti tai tasan. Jos POS-ohjelmisto ei tue näitä toimintoja, kassa joutuu laskemaan laskimella ja virheiden riski kasvaa. Osamaksun jälkeen pöydän jäljellä oleva saldo pitää jäädä auki.
Käteinen, kortti ja lähimaksu
Eri maksutapojen pitää olla yhdistettävissä samalla laskulla: osa käteisellä, osa kortilla. Päivän päätteeksi jokaisen tavan summa pitää raportoida erikseen, ja kassan käteisen ja järjestelmän käteisen pitää olla vertailtavissa.
Tilaus, keittiö ja POS yhdessä
Ravintoloissa POS-järjestelmä ei toimi yksin; sen pitää käyttää samaa dataa kuin tilauksen vastaanotto ja keittiö, jossa ruoka valmistetaan. Tarjoilijan tabletilla syöttämä tilaus siirtyy keittiöön, tarjoillut tuotteet lisätään pöydän laskuun ja lasku suljetaan kassalla yhdellä kosketuksella. Tämän virran tilauspuolen olemme käsitelleet yksityiskohtaisesti kirjoituksessa tilausohjelma (adisyon).
Jos käytössä on QR-ruokalista, josta voi tilata pöydästä, asiakkaan itse tekemän tilauksen pitää lisätä samalle laskulle. Aurora'n QR-ruokalistajärjestelmä tarjoaa pöydästä tilaamisen ja tarjoilijan kutsun omassa paneelissaan; ERP-integraation avulla voidaan suunnitella tiedonvaihtoa yrityksen muiden ohjelmistojen kanssa. Tilausvirran yksityiskohtiin voit tutustua kirjoituksessa pöydästä tilaaminen.
Raportointi, varasto ja kirjanpito
POS-järjestelmän pitkän aikavälin arvo on raporteissa. Mitä tuotetta myytiin kuinka paljon ja mihin aikaan, kuinka paljon kukin työntekijä myi, peruutusten ja lisäherkkujen summa sekä liikevaihto maksutavoittain perustavat omistajan päätökset dataan arvailun sijaan.
Reseptimääritelty varastomoduuli vähentää jokaisen myydyn tuotteen raaka-aineet varastosta ja helpottaa kustannusten seurantaa. Myyntitietojen siirtäminen kirjanpito-ohjelmaan ja sähköisiin asiakirjaprosesseihin puolestaan nopeuttaa kuukauden päätöstä; näiden yhteyksien yleisestä logiikasta voit lukea sivuiltamme kirjanpitointegraatio ja Verkkolasku-integraatio.
- Päivänpäätösraportti: liikevaihto maksutavoittain ja kassan täsmäytys.
- Tuoteraportti: eniten ja vähiten myydyt tuotteet.
- Tuntiraportti: henkilöstösuunnittelu ruuhka-aikojen mukaan.
- Peruutus- ja lisäherkkuraportti: hävikin ja väärinkäytön valvonta.
Hotelliravintolat ja usean toimipisteen yritykset
Hotelliravintolassa vieraan lasku siirretään usein huonelaskulle ja maksetaan yhdessä uloskirjautumisen yhteydessä. Tällöin ravintolan POSin pitää toimia yhteydessä hotellin hallintajärjestelmään. Aurora'n hotelliohjelmisto yhdistää ravintolan tilauksen vieraan laskuun ja estää majoituksen ulkopuolisen tulon katoamisen.
Usean toimipisteen yrityksissä tärkeää on hallita ruokalistaa ja hintoja keskitetysti ja vertailla toimipisteiden raportteja yhdellä näytöllä. Kun eri järjestelmien pitää keskustella keskenään, integroidut ratkaisut -lähestymistapa kokoaa datan yhteen virtaan.
Mitä POS-järjestelmää valitessa pitää huomioida
POS-järjestelmä on infrastruktuuri, jota käytetään vuosia; valintaa ei kannata hoitaa hätäisesti. Kokeile järjestelmää mahdollisuuksien mukaan omalla ruokalistallasi ja todellisessa tarjoilutilanteessa. Kustannuksiin vaikuttavien kohtien vertailuun kirjoituksemme QR-ruokalistan hinnat tarjouskysymykset voi mukauttaa myös POSille.
- Millaisten laitteiden kanssa ohjelmisto on yhteensopiva, voinko käyttää nykyisiä laitteitani?
- Voinko jatkaa myyntiä ja maksujen vastaanottoa, kun internet katkeaa?
- Tuetaanko laskun jakamista, osamaksua ja yhdistelmämaksua?
- Käytetäänkö tilauksen, keittiön ja QR-ruokalistatilausten kanssa samaa tuoteluetteloa?
- Noudatetaanko korttitietojen turvallisuudessa maksupalveluntarjoajan standardeja?
- Voiko raportit ja datan viedä ulos?
- Annetaanko vika- ja tukipalvelua myös viikonloppuisin ja palveluaikojen ulkopuolella?
Usein kysytyt kysymykset
01Eikö pankin antama POS-laite riitä?
Pankin laite ottaa maksun vastaan, mutta ei hallitse tilauksia, pöytiä, varastoa eikä raportteja. Pienelle yritykselle se voi riittää alkuun; pöytien määrän ja ruokalistan kasvaessa myyntiohjelmiston tarve käy ilmeiseksi.
02Voiko POS-järjestelmä toimia tabletilla?
Moni POS-ohjelmisto toimii tabletilla ja antaa tarjoilijan ottaa tilauksen pöydässä. Kassalla suurempinäyttöinen terminaali on yleensä mukavampi nopeuden ja luettavuuden kannalta ruuhka-aikoina.
03Katoavatko vanhat tietoni, kun vaihdan POSia?
Tuoteluettelo ja jotkin raportit voidaan yleensä viedä ja tuoda uuteen järjestelmään. Siirtymän ajoittaminen rauhalliselle jaksolle ja vanhan järjestelmän raporttien arkistointi vähentävät tietohävikin riskiä.
Ravintolan POS-järjestelmä on oikean laitteiston ja tilauksesta raporttiin samaa dataa käyttävän ohjelmiston yhdistelmä; se nopeuttaa maksuhetkeä ja yksinkertaistaa päivänpäätöstä. Voit tutustua ravintoloille, kahviloille ja hotelleille kehittämiimme ratkaisuihin ja pöydästä tilaamista ja tarjoilijan kutsua varten QR-ruokalistajärjestelmäämme.
