Vad är ett POS-system för restaurang?
Vi förklarar på enkelt språk skillnaden mellan POS-hårdvara och mjukvara, hur betalning går till på restaurangen och vad du ska titta på när du väljer POS-system.
Aurora YazılımRedaktionen
6 min läsning
Ett POS-system för restaurang är den kassalösning där försäljningen registreras och betalningen tas emot. Det består av hårdvara som pekskärmsterminal, kvittoskrivare och betalterminal samt mjukvara som hanterar order, nota, lager och rapporter. Ett bra POS-system snabbar upp arbetet i kassan genom att använda samma data som nota, kök och bokföring.
Vad betyder POS?
POS är en förkortning av engelskans ”point of sale” och betyder försäljningsställe. I Türkiye tänker man i dagligt tal på POS ofta som bankens kortbetalningsterminal; men i restaurangsammanhang avser ett POS-system hela kassalösningen där försäljningen registreras och notan stängs.
Det är viktigt att göra den här åtskillnaden från början, eftersom verksamheter ofta försöker lösa kassaproblem genom att bara byta betalterminal. Det verkliga problemet ligger oftast inte i apparaten utan i hur ordern når kassan, hur notan delas och hur dagsrapporten tas fram. Därför bör POS-beslutet ses tillsammans med de övriga lösningarna för restaurang och hotell som verksamheten använder.
Skillnaden mellan POS-hårdvara och mjukvara
Ett POS-system för restaurang består av två lager. Hårdvaran är de fysiska enheterna: skärm, skrivare, kassalåda, betalterminal. Mjukvaran är programmet som körs på enheterna och hanterar försäljningens logik: meny, bord, order, rabatt, betalning och rapport.
Samma hårdvara kan fungera med olika mjukvara, och samma mjukvara kan användas på olika hårdvara. Därför bör man vid valet bedöma de två lagren var för sig och fråga om de är kompatibla med varandra.
| Komponent | Lager | Uppgift |
|---|---|---|
| Pekskärmsterminal | Hårdvara | Huvudskärmen där order och betalning matas in |
| Kvitto- och kökskrivare | Hårdvara | Kundkvitto och utskrift av kökets order |
| Kassalåda | Hårdvara | Säker förvaring av kontantbetalningar |
| Betalterminal | Hårdvara | Kort- och kontaktlös betalning |
| Servitörens surfplatta | Hårdvara | Orderregistrering vid bordet |
| Försäljningsmjukvara | Utveckling | Hantering av meny, bord, nota, rabatter och makuleringar |
| Rapportering och lager | Utveckling | Uppföljning av omsättning, produktförsäljning, lager och kostnader |
Pekskärms-POS och kassaregister
Den vanligaste kassalösningen på restauranger är pekskärms-POS-terminalen. Produkterna visas som knappar på skärmen och kassören eller servitören matar in ordern genom att trycka. Med en bra kategoriuppdelning går orderregistreringen på några tryck även när det är som mest att göra.
I Türkiye ingår också användningen av en godkänd betalregistreringsenhet för lagligt försäljningsregister i den här lösningen. Nya generationens enheter kan kombinera kortbetalning och fiskalt kvitto i en enda enhet; verksamheter kallar det ibland ”kassaregister-POS”. Vilken enhet som krävs och hur den ska kopplas till försäljningsmjukvaran varierar med verksamhetens struktur.
Betalningsflöden på restaurangen
Betalningen är sista stunden av tiden gästen tillbringar på restaurangen och påverkar upplevelsen direkt. Om notan får vänta tio minuter efter en god måltid, eller blir fel, förstörs det intryck som sitter kvar. POS-systemet finns för att göra den stunden snabb och felfri.
Betalning vid bordet eller i kassan
Vissa verksamheter tar betalterminalen till bordet, andra hänvisar kunden till kassan. Betalning vid bordet ger trygghet eftersom kortet hela tiden syns och minskar kön vid kassan. Vilken modell du än väljer måste betalningsbeloppet matchas automatiskt mot bordets nota.
Dela notan och delbetalning
Vid sällskapsbord vill man dela notan per person, per produkt eller lika. Om POS-mjukvaran inte stöder de här åtgärderna tvingas kassören räkna med miniräknare och risken för fel ökar. Efter en delbetalning ska bordets återstående saldo förbli öppet.
Kontanter, kort och kontaktlöst
Olika betalningsmetoder ska kunna användas tillsammans på samma nota: en del kontant, en del med kort. Vid dagens slut ska summan för varje metod rapporteras separat, och kontanterna i kassan ska kunna jämföras med kontanterna i systemet.
Nota, kök och POS-koppling
På restauranger fungerar POS-systemet inte på egen hand; det måste använda samma data som notan där ordern tas emot och köket där den tillagas. Ordern som servitören matar in på surfplattan går till köket, de serverade produkterna läggs på bordets nota och notan stängs i kassan med ett tryck. Orderdelen av det här flödet har vi beskrivit i detalj i artikeln om notasystem.
Om en QR-meny där gästen beställer från bordet används ska gästens egna beställningar läggas på samma nota. Auroras QR-menysystem erbjuder beställning från bordet och servitörsanrop i sin egen panel; med ERP-integration kan datautbyte med verksamhetens övriga mjukvara planeras. Detaljerna i beställningsflödet hittar du i artikeln om beställning från bordet.
Rapportering, lager och bokföring
POS-systemets långsiktiga värde finns i rapporterna. Vilken produkt som sålts hur mycket vid vilken tid, hur mycket varje anställd har sålt, summan av makuleringar och gåvor samt omsättning per betalningsmetod låter ägaren fatta beslut på data i stället för gissningar.
En lagermodul med definierade recept drar råvarorna för varje såld produkt från lagret och underlättar kostnadsuppföljningen. Att föra över försäljningsdata till bokföringsprogrammet och till processerna för elektroniska dokument snabbar upp månadsavslutet; för den allmänna logiken i de här kopplingarna kan du se våra sidor om bokföringsintegration och E-faktura-integration (det turkiska systemet för e-faktura).
- Dagsavslutsrapport: omsättning per betalningsmetod och kassaavstämning.
- Produktrapport: mest och minst sålda produkter.
- Timrapport: bemanningsplanering utifrån rusningstider.
- Rapport över makuleringar och gåvor: kontroll av svinn och missbruk.
Hotellrestauranger och verksamheter med flera filialer
På en hotellrestaurang förs gästens nota ofta över till rumsnotan och betalas samlat vid utcheckningen. Då måste restaurangens POS fungera kopplat till hotellets styrsystem. Auroras hotellsystem kopplar restaurangnotan till gästens nota och förhindrar att intäkter utanför logi går förlorade.
I verksamheter med flera filialer är det viktigt att meny och priser hanteras centralt och att filialernas rapporter kan jämföras på en enda skärm. När olika system behöver prata med varandra ser ett angreppssätt med integrerade lösningar till att datan samlas i ett enda flöde.
Att tänka på när du väljer POS-system
Ett POS-system är en grund som används i år; valet ska inte förhastas. Om möjligt, testa systemet med din egen meny och ett verkligt serveringsscenario. För att jämföra de poster som påverkar kostnaden kan frågorna om offert i artikeln om priser för QR-meny anpassas även för POS.
- Vilken hårdvara är mjukvaran kompatibel med, kan jag använda mina befintliga enheter?
- Kan jag fortsätta sälja och ta emot betalning när internet ligger nere?
- Stöds delad nota, delbetalning och blandad betalning?
- Används samma produktlista för nota, kök och beställningar via QR-meny?
- Följs betaltjänstens standarder för säkerheten kring kortuppgifter?
- Går det att exportera rapporter och data?
- Ges fel- och supportservice även under öppettider på helger?
Vanliga frågor
01Räcker inte bankens POS-terminal?
Bankens terminal tar emot betalning men sköter inte order, bord, lager och rapporter. I en liten verksamhet kan den räcka till en början; när antalet bord och menyn växer blir behovet av försäljningsmjukvara tydligt.
02Kan ett POS-system köras på en surfplatta?
Många POS-mjukvaror fungerar på surfplatta och låter servitören ta emot beställningar vid bordet. För kassan är en terminal med större skärm oftast bekvämare vad gäller hastighet och läsbarhet i rusningen.
03Förlorar jag gammal data när jag byter POS?
Produktlistan och vissa rapporter går vanligtvis att exportera och föra över till det nya systemet. Att planera bytet till en lugn period och arkivera det gamla systemets rapporter minskar risken för dataförlust.
Ett POS-system för restaurang är kombinationen av rätt hårdvara och en mjukvara som använder samma data från order till rapport; det snabbar upp betalningen och förenklar dagsavslutet. Du kan se de lösningar vi utvecklat för restauranger, kaféer och hotell, och för beställning från bordet och servitörsanrop kan du titta på vårt QR-menysystem.
