¿Qué es un channel manager? Gestor de canales

01¿Para qué sirve un channel manager?

Un hotel vende la misma habitación a la vez en muchos sitios: en su propia web, en varias agencias de viajes online, con turoperadores y por teléfono. Sin un channel manager hay que entrar en el panel de cada canal para actualizar por separado precios y disponibilidad. Eso lleva horas y, además, olvidarse de un solo canal provoca una doble venta.

Un channel manager hace esa actualización desde un único punto. Cambia una vez el precio o el cupo y el cambio llega a todos los canales conectados. Las reservas nuevas, modificadas y canceladas que llegan de los canales también entran en el sistema sin que nadie las introduzca a mano.

El resultado: menos trabajo manual, menos errores y un precio coherente en todos los canales. La coherencia es también la base de la confianza a ojos del huésped.

02¿Cómo funciona un channel manager?

Detrás de un channel manager hay un flujo de datos bidireccional. En una dirección van del hotel al canal los precios, la disponibilidad y las reglas; en la otra, llega del canal al hotel la información de las reservas. Este flujo se realiza a través de las conexiones API que ofrecen los canales.

1. Sus habitaciones se vinculan con las habitaciones y los planes de tarifas de los canales.
2. En el panel se introducen precio, disponibilidad, estancia mínima y cierres de venta.
3. El sistema envía esa información a los canales conectados.
4. Cuando llega una reserva de un canal, la habitación se descuenta del inventario y se actualiza la disponibilidad en los demás canales.
5. La reserva se registra en la ficha y la cuenta del huésped como cualquier otra.

03¿Cómo se evita el overbooking?

El overbooking es vender la misma habitación para la misma noche a más de un huésped. Para el hotel es un problema tanto de reputación como de coste: hay que alojar al huésped en otro establecimiento, pagar la diferencia de precio y asumir la reseña negativa.

El channel manager reduce este riesgo con la actualización instantánea del inventario. Pero para eliminarlo del todo hay que cuidar también algunas reglas:

• Conecte todos los canales a la misma reserva de inventario único; no deje ningún canal fuera.
• Introduzca enseguida en el sistema también las reservas hechas por teléfono y en recepción.
• Cierre a la venta con un bloqueo las habitaciones reservadas para mantenimiento o para grupos.
• En las últimas habitaciones, valore dejar un margen de seguridad en los canales.
• Mantenga activas las notificaciones de error de conexión y revíselas a diario.

04Diferencia entre conexión por API e iCal

Algunas plataformas ofrecen, en lugar de una API bidireccional, una sincronización de calendarios iCal. iCal consiste en compartir los días ocupados como un archivo de calendario; no transporta precios ni reglas, solo transmite si una fecha está ocupada o libre.

El punto débil de iCal es el intervalo de actualización. Como los calendarios se leen cada cierto tiempo, entre dos sincronizaciones la misma fecha puede venderse en dos plataformas. Por eso, en los canales con mucha venta debe preferirse la conexión por API, y iCal debe verse más bien como un recurso auxiliar para plataformas de alquiler de villas y apartamentos.

05Integración con Booking y otros canales

Los canales que los hoteles conectan con más frecuencia son las grandes agencias de viajes online, como Booking.com, Expedia y Agoda. Para configurar la integración con Booking, los tipos de habitación y los planes de tarifas deben estar definidos en la cuenta del hotel en el canal y, después, vincularse con ellos en el channel manager.

Cada canal tiene una estructura de comisiones, una política de cancelación y un perfil de huésped distintos. Ver lado a lado cuánto genera cada canal y cuánta comisión cobra es el primer paso para construir bien el mix de canales. Tratamos este tema por separado en nuestro artículo qué es una OTA.

El software hotelero de Aurora ofrece un asistente de instalación paso a paso y una pantalla de vinculación de habitaciones para Booking.com, Expedia y Agoda. Los calendarios de Airbnb y Vrbo se sincronizan mediante iCal; en los alojamientos que usan Channex, las reservas que llegan desde allí también se incorporan automáticamente.

06¿Integrado con el PMS o por separado?

Un channel manager puede utilizarse de dos formas: como módulo dentro del sistema de gestión hotelera o como software independiente. Con software independiente, el channel manager también debe comunicarse con el PMS; esa segunda conexión supone un punto de fallo más.

En una estructura integrada, la reserva que llega del canal fluye directamente al calendario de habitaciones, a la ficha del huésped y a la factura. Al huésped del canal se le reconoce en su siguiente visita, y su consumo se refleja correctamente en los informes. La lógica general del flujo de datos entre sistemas la explicamos en nuestra página de integraciones.

Elija el camino que elija, asegúrese de que la conexión se establece a través de las API oficiales de los canales y de que existe un mecanismo de notificación que le avise en caso de error.

07Precio por canal y gestión de ingresos

Un channel manager no es solo una herramienta de disponibilidad; es también el punto de aplicación de la estrategia de precios. Algunos hoteles usan el mismo precio en todos los canales y otros trasladan al precio del canal la diferencia de comisión. Que el sistema permita definir un precio específico por canal aporta esa flexibilidad.

Un calendario de precios por canal es útil para comprobar que, al cambiar el precio según la demanda, el cambio se refleja correctamente en cada canal. En nuestro artículo sobre la gestión de ingresos hoteleros explicamos en qué indicadores basar las decisiones de precio.

08Qué mirar al elegir un channel manager

En el mercado hay muchos channel managers y sus pantallas de demostración se parecen. La diferencia la marca cómo se comporta el sistema en la semana de más actividad de la temporada. Antes de decidir, examine uno por uno los puntos siguientes.

Lista de canales conectados

Pida confirmar que los canales en los que vende, o planea vender, están realmente conectados. Pregunte además, por separado, si un canal que aparece en la lista está conectado mediante una API bidireccional o solo con una sincronización de calendario.

Velocidad de actualización y aviso de errores

Importa cuánto tarda un cambio de precio o de disponibilidad en llegar al canal, y a quién se avisa y cómo cuando el envío falla. Una actualización que falla en silencio supone vender al precio equivocado hasta que alguien lo nota.

Operaciones masivas y deshacer

Al abrir la temporada se introducen a la vez los precios de cientos de noches. Poder elegir un rango de fechas y aplicar un precio masivo, ver una vista previa antes de aplicarlo y deshacer con un clic una operación errónea reduce de forma notable la carga de trabajo del inicio de temporada.

Informes

Sin un informe de producción, tasa de cancelación y comisión por canal, no puede decidir a qué canal dedicar cuánto esfuerzo. Que los informes permitan comparar con el periodo anterior y con el año pasado le facilita la planificación de la temporada.

09Equilibre con la venta directa

Los canales dan visibilidad, pero cobran comisión en cada reserva. A largo plazo, un hotel sano equilibra la venta por canales con la reserva directa que llega de su propia web. Para ello hacen falta un sitio rápido y un motor de reservas fiable; los detalles, en nuestro artículo sobre el sistema de reservas online.

Otro pilar para aumentar la venta directa es la publicidad y la visibilidad en las búsquedas. Para mostrar su hotel al huésped adecuado en Google y en redes sociales, puede contar con apoyo de marketing digital y, para hablar de la configuración que mejor encaje con su establecimiento, contactarnos a través de nuestra página de contacto.