Vad är en kanalhanterare? Channel Manager

01Vad används en kanalhanterare till?

Ett hotell säljer samma rum på många ställen samtidigt: på den egna webbplatsen, hos flera onlinebyråer för resor, hos researrangörer och i telefon. Utan kanalhanterare måste man logga in i varje kanals panel och uppdatera pris och tillgänglighet var för sig. Det tar timmar, och att glömma en kanal leder till dubbelförsäljning.

En channel manager gör den uppdateringen från ett enda ställe. Du ändrar pris eller kvot en gång och ändringen går till alla anslutna kanaler. Nya, ändrade och avbokade bokningar från kanalerna kommer också in i systemet utan att någon matar in dem manuellt.

Resultatet blir mindre manuellt arbete, färre fel och konsekventa priser i kanalerna. Konsekvens är också grunden för gästens förtroende.

02Hur fungerar en channel manager?

Bakom en kanalhanterare finns ett dataflöde i två riktningar. I ena riktningen går pris-, tillgänglighets- och regelinformation från hotellet till kanalen; i den andra kommer bokningsinformation från kanalen till hotellet. Flödet går via de API-kopplingar som kanalerna erbjuder.

1. Dina rum matchas med rums- och prisplanerna i kanalerna.
2. I panelen anges pris, tillgänglighet, minsta vistelse och stängd försäljning.
3. Systemet skickar informationen till de anslutna kanalerna.
4. När en bokning kommer från en kanal dras rummet från lagret och tillgängligheten i de andra kanalerna uppdateras.
5. Bokningen registreras på gästkortet och gästkontot som en vanlig post.

03Så förhindrar du dubbelbokning

Dubbelbokning (overbooking) innebär att samma rum säljs till flera gäster för samma natt. För ett hotell är det både ett anseende- och kostnadsproblem: man måste placera gästen på ett annat boende, betala mellanskillnaden och ta emot det negativa omdömet.

En kanalhanterare minskar risken med uppdatering av lagret i realtid. Men för att helt få bort den måste man också följa några regler:

• Koppla alla kanaler till samma gemensamma lager; lämna ingen kanal utanför.
• Lägg också in bokningar som görs per telefon och i receptionen direkt i systemet.
• Stäng rum som reserverats för underhåll eller grupper för försäljning med en blockering.
• Överväg att lämna en säkerhetsmarginal i kanalerna för de sista rummen.
• Låt aviseringar om anslutningsfel vara på och kontrollera dem dagligen.

04Skillnaden mellan API-koppling och iCal

Vissa plattformar erbjuder kalendersynk med iCal i stället för tvåvägs-API. iCal innebär att upptagna dagar delas som en kalenderfil; den bär inga priser eller regler, bara upptaget-ledigt-information.

iCals svaga punkt är uppdateringsintervallet. Eftersom kalendrar läses med vissa intervall kan samma datum säljas på två plattformar mellan två synkroniseringar. Därför bör API-koppling föredras för kanaler med mycket försäljning, och iCal ses som en hjälpväg främst för plattformar för uthyrning av villor och lägenheter.

05Booking-integration och andra kanaler

De kanaler hotell oftast kopplar in är stora onlinebyråer för resor som Booking.com, Expedia och Agoda. När en Booking-integration sätts upp måste rumstyper och prisplaner vara definierade i hotellets kanalkonto och sedan matchas mot dem i kanalhanteraren.

Varje kanal har olika provisionsstruktur, avbokningspolicy och gästprofil. Att se sida vid sida hur mycket varje kanal genererar och hur mycket provision den tar är första steget mot en rätt kanalmix. Vi har behandlat det ämnet separat i texten vad är OTA.

Auroras hotellsystem erbjuder en installationsguide steg för steg och en skärm för rumsmatchning för Booking.com, Expedia och Agoda. Kalendrar från Airbnb och Vrbo synkas med iCal; för anläggningar som använder Channex hämtas bokningarna därifrån in automatiskt.

06Integrerad med PMS eller fristående?

En kanalhanterare kan användas på två sätt: som en modul inne i hotellets hanteringssystem eller som fristående mjukvara. Med fristående mjukvara måste kanalhanteraren också prata med PMS; den andra kopplingen är ytterligare en felpunkt.

I en integrerad struktur flödar bokningen från kanalen direkt till rumskalendern, gästkortet och fakturan. Kanalgästen känns igen nästa gång hen kommer, och hens konsumtion syns rätt i rapporterna. Den allmänna logiken för dataflöde mellan system förklarar vi på vår sida om integrationer.

Vilken väg du än väljer, se till att kopplingen byggs via kanalernas officiella API:er och att det finns en aviseringsmekanism som varnar dig vid fel.

07Kanalpriser och intäktsstyrning

En kanalhanterare är inte bara ett verktyg för tillgänglighet utan också tillämpningspunkten för prisstrategin. Vissa hotell använder samma pris i alla kanaler, andra låter provisionsskillnaden synas i kanalpriset. Att systemet tillåter kanalspecifika priser ger den flexibiliteten.

För att se att en prisändring utifrån efterfrågan slår igenom rätt i varje kanal är en priskalender per kanal användbar. Vilka nyckeltal du bör basera prisbesluten på har vi förklarat i texten om intäktsstyrning för hotell.

08Vad ska du titta på när du väljer kanalhanterare?

Det finns många kanalhanterare på marknaden och demoskärmarna liknar varandra. Skillnaden avgörs av hur systemet beter sig under säsongens mest hektiska vecka. Ställ frågor om rubrikerna nedan en och en innan du bestämmer dig.

Lista över anslutna kanaler

Be om att få veta om de kanaler du säljer i eller planerar att sälja i verkligen är anslutna. Fråga också separat om en kanal som nämns i listan är ansluten med tvåvägs-API eller bara med kalendersynk.

Uppdateringshastighet och felavisering

Det är viktigt hur lång tid det tar för en pris- eller tillgänglighetsändring att nå kanalen och vem som varnas, och hur, när sändningen misslyckas. En uppdatering som tyst misslyckas innebär försäljning till fel pris tills någon märker det.

Massåtgärder och ångra

Vid säsongsstart läggs priset för hundratals nätter in på en gång. Att kunna välja datumintervall och tillämpa massprissättning, få en förhandsvisning före tillämpning och ångra en felaktig åtgärd med ett klick minskar arbetsbördan i början av säsongen märkbart.

Rapporter

Utan rapport per kanal över produktion, avbokningsgrad och provision kan du inte avgöra hur mycket arbete du ska lägga på vilken kanal. Att rapporterna kan jämföras med föregående period och förra året underlättar säsongsplaneringen.

09Hitta balansen med direktförsäljning

Kanaler ger synlighet men tar provision på varje bokning. Ett sunt hotell balanserar på lång sikt kanalförsäljningen med direktbokningar från den egna webbplatsen. För det krävs en snabb webbplats och en pålitlig bokningsmotor; detaljer finns i texten om onlinebokningssystem.

En del av att växa direktförsäljningen är annonsering och synlighet i sök. För att visa ditt hotell för rätt gäst på Google och i sociala medier kan du ta hjälp av digital marknadsföring och kontakta oss via vår kontaktsida för att prata om en uppsättning som passar din anläggning.