Hva er en channel manager (kanalmanager)?

01Hva brukes en channel manager til?

Et hotell selger rommet sitt samtidig mange steder: på egen nettside, hos flere nettbaserte reisebyråer, hos turoperatører og på telefon. Uten en channel manager må du logge inn i hver kanals panel hver for seg for å oppdatere pris og tilgjengelighet. Det tar timer, og å glemme én kanal åpner for dobbeltsalg.

En channel manager gjør denne oppdateringen fra ett sted. Du endrer pris eller kvote én gang, og endringen går til alle tilkoblede kanaler. Nye, endrede og kansellerte reservasjoner fra kanalene havner også i systemet uten at noen taster dem inn for hånd.

Resultatet er mindre manuelt arbeid, færre feil og konsistente priser i alle kanaler. Konsistens er også grunnlaget for gjestens tillit.

02Hvordan fungerer en channel manager?

Bak en channel manager ligger en toveis dataflyt. I én retning går pris, tilgjengelighet og regler fra hotellet til kanalen; i den andre retningen kommer reservasjonsinformasjon fra kanalen til hotellet. Dataflyten går via API-tilkoblingene som kanalene tilbyr.

1. Rommene dine kobles til rom- og prisplanene i kanalene.
2. I panelet legger du inn pris, tilgjengelighet, minimumsopphold og stengt salg.
3. Systemet sender denne informasjonen til de tilkoblede kanalene.
4. Når en reservasjon kommer fra en kanal, trekkes rommet fra lageret, og tilgjengeligheten i de andre kanalene oppdateres.
5. Reservasjonen registreres på gjestekortet og gjestekontoen som en helt vanlig registrering.

03Hvordan hindrer du overbooking?

Overbooking betyr at samme rom selges til flere gjester for samme natt. For hotellet er det både et omdømme- og et kostnadsproblem: du må plassere gjesten på et annet sted, betale prisforskjellen og håndtere en negativ anmeldelse.

En channel manager reduserer denne risikoen med oppdatering av lager i sanntid. For å fjerne den helt må du likevel følge noen regler:

• Koble alle kanaler til den samme ene lagerpuljen; ikke la noen kanal stå utenfor.
• Registrer også reservasjoner som kommer på telefon og i resepsjonen i systemet med en gang.
• Steng rom som er avsatt til vedlikehold eller gruppe for salg med en blokkering.
• Vurder å holde igjen en sikkerhetsmargin i kanalene på de siste rommene.
• Hold varsler om tilkoblingsfeil åpne og sjekk dem daglig.

04Forskjellen på API-tilkobling og iCal

Noen plattformer tilbyr iCal-kalendersynkronisering i stedet for toveis API. iCal er deling av opptatte dager som en kalenderfil; den bærer ikke pris eller regler, men overfører bare informasjon om opptatt og ledig.

Svakheten ved iCal er oppdateringsintervallet. Fordi kalendrene leses med bestemte mellomrom, kan samme dato selges på to plattformer mellom to synkroniseringer. Derfor bør API-tilkobling foretrekkes i kanaler med høyt salg, mens iCal bør sees på som en hjelpeløsning, mest for plattformer for utleie av villaer og leiligheter.

05Booking-integrasjon og andre kanaler

Kanalene hotellene oftest kobler seg til, er store nettbaserte reisebyråer som Booking.com, Expedia og Agoda. Når du setter opp Booking-integrasjon, må romtyper og prisplaner være definert i hotellets kanalkonto, og deretter kobles de til dem i channel manageren.

Hver kanal har ulik provisjonsstruktur, avbestillingsregler og gjesteprofil. Å se side om side hvor mye hver kanal har gitt og hvor mye provisjon den tar, er første steg mot riktig kanalmiks. Vi har behandlet dette temaet separat i artikkelen Hva er OTA.

Aurora sin hotellprogramvare tilbyr en steg-for-steg-veiviser for oppsett og en skjerm for romkobling for Booking.com, Expedia og Agoda. Kalendrene fra Airbnb og Vrbo synkroniseres med iCal; for anlegg som bruker Channex hentes reservasjoner derfra også automatisk inn.

06Integrert med PMS eller frittstående?

En channel manager kan brukes på to måter: som en modul inne i hotellets administrasjonssystem eller som egen programvare. Med frittstående programvare må channel manageren også snakke med PMS; denne andre tilkoblingen betyr ett feilpunkt til.

I en integrert løsning flyter reservasjonen fra kanalen rett inn i romkalenderen, gjestekortet og fakturaen. Kanalgjesten gjenkjennes neste gang, og forbruket hans vises riktig i rapportene. Den generelle logikken i dataflyten mellom systemer forklarer vi på siden vår om integrasjoner.

Uansett hvilken vei du velger, sørg for at tilkoblingen er bygget på kanalenes offisielle API-er og at det finnes en varslingsmekanisme som advarer deg ved feil.

07Kanalpris og inntektsstyring

En channel manager er ikke bare et verktøy for tilgjengelighet; det er også stedet der prisstrategien settes ut i livet. Noen hoteller bruker samme pris i alle kanaler, andre legger provisjonsforskjellen inn i kanalprisen. At systemet tillater kanalspesifikk pris gir denne fleksibiliteten.

Når du endrer prisen etter etterspørsel, hjelper en prisoversikt per kanal deg å se at endringen kommer riktig frem i hver kanal. Hvilke indikatorer du bør bygge prisbeslutningene på, forklarte vi i artikkelen vår om inntektsstyring for hotell.

08Hva bør du se etter når du velger channel manager?

Det finnes mange channel managere på markedet, og demoskjermene ligner på hverandre. Forskjellen avgjøres av hvordan systemet oppfører seg i sesongens travleste uke. Spør om punktene under, ett for ett, før du bestemmer deg.

Liste over tilkoblede kanaler

Be om å få se at kanalene du selger i eller planlegger å selge i, faktisk er tilkoblet. Spør også særskilt om en kanal som står i listen er koblet med toveis API eller bare med kalendersynkronisering.

Oppdateringshastighet og feilvarsling

Det er viktig hvor raskt en pris- eller tilgjengelighetsendring når kanalen, og hvem som varsles og hvordan hvis sendingen mislykkes. En oppdatering som feiler i det stille betyr salg til feil pris til den oppdages.

Masseoperasjoner og angre

Ved sesongstart legges prisene for hundrevis av netter inn samtidig. Å kunne velge et datointervall og bruke masseprising, se en forhåndsvisning før du bruker den og kunne angre en feil operasjon med ett klikk, reduserer arbeidsmengden i starten av sesongen betydelig.

Rapporter

Uten rapporter over produksjon, avbestillingsrate og provisjon per kanal kan du ikke bestemme hvilken kanal du skal legge hvor mye innsats i. Hvis rapportene kan sammenligne med forrige periode og fjoråret, blir sesongplanleggingen enklere.

09Finn balansen med direktesalg

Kanalene gir synlighet, men tar provisjon på hver reservasjon. På lang sikt balanserer et sunt hotell kanalsalget med direktereservasjoner fra egen nettside. Det krever en rask nettside og en pålitelig bookingmotor; detaljene finner du i artikkelen vår om online bookingsystem.

Annonser og synlighet i søk er også en del av å vokse i direktesalget. Du kan få hjelp med digital markedsføring for å vise hotellet ditt til riktig gjest på Google og i sosiale medier, og ta kontakt via kontaktsiden for å diskutere oppsettet som passer anlegget ditt.