¿Qué es un software hotelero? Cómo elegir un PMS
El software hotelero reúne reservas, recepción, cuenta del huésped e informes en una sola base de datos. Le explicamos qué preguntas debe plantearse para elegir el PMS adecuado.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
Un software hotelero, es decir, un PMS (Property Management System), es el sistema de gestión que administra en una sola base de datos las reservas, las habitaciones y tarifas, la recepción, el servicio de pisos, la cuenta del huésped, los cobros y las notificaciones oficiales de un alojamiento. Reúne en el mismo calendario las reservas procedentes de la web, de las OTA y de las agencias; reduce la entrada manual de datos y el riesgo de errores.
¿Qué es el software hotelero y para qué sirve?
El software hotelero es el programa de gestión que unifica en un solo sistema el funcionamiento diario de un establecimiento. En el sector se le conoce normalmente como PMS o sistema de gestión hotelera. En lugar del libro de reservas, la lista de precios en Excel, la caja de recepción y la notificación de identidad en otra pantalla, hay un único registro.
El valor de ese registro único es que los datos del huésped se introducen una sola vez. El nombre escrito en la reserva no se vuelve a escribir en el check-in, en la cuenta del huésped, en la factura ni en el informe. Desaparece el riesgo de error de cada nueva transcripción y el personal dedica su tiempo al huésped.
Un programa hotelero no es solo para las grandes cadenas. Una pensión con pocas habitaciones también lidia con sobreventa, cobros que se escapan, habitaciones que no están listas y registros dispersos. La diferencia está en el número de módulos que se necesitan.
¿Qué módulos componen un PMS?
El núcleo de un sistema de gestión hotelera son las reservas y el inventario de habitaciones. A su alrededor se añaden la recepción, el servicio de pisos, la cuenta del huésped y los informes. En los establecimientos con restaurante, spa, traslados o venta a agencias, estas áreas también se conectan a la misma base de datos.
| Módulo | Qué hace |
|---|---|
| Reservas | Reúne en un solo calendario las reservas de todas las fuentes y calcula el precio noche a noche |
| Software de recepción | Entradas, salidas, asignación de habitación, registro de walk-in y cobro |
| Servicio de pisos | Estado de la habitación, tareas de limpieza y registro de averías |
| Cuenta del huésped (folio) | Registra el alojamiento y los gastos extra por departamento |
| Channel manager | Sincroniza precios y disponibilidad con las OTA |
| Informes | Informes de ocupación, ADR, RevPAR, canales y caja |
¿Qué debe ofrecer un software de recepción?
La recepción es la pantalla más utilizada del software hotelero. Un software de recepción debe mostrar en una sola pantalla las llegadas y salidas del día, los huéspedes alojados y el estado de las habitaciones. El personal no debería tener que entrar en tres menús distintos para llegar a la misma información.
Al evaluar, pida estas comprobaciones:
- Alertas prioritarias para reservas sin habitación asignada, habitaciones no listas y huéspedes con identificación incompleta
- Check-out seguro que impide la salida si hay un saldo pendiente
- Registro rápido con pocos campos para el huésped que llega sin reserva
- Preparación con un clic del formulario de registro, el consentimiento KVKK (ley turca de protección de datos, comparable al RGPD) y el extracto de la cuenta
- Posibilidad de deshacer una operación errónea y registro de cada paso en el historial
¿Por qué son críticas las reservas y el channel manager?
Hoy la mayoría de los huéspedes reserva por internet: en la web propia del hotel, en agencias de viajes online o a través de operadores turísticos. Si cada una de estas fuentes se gestiona en una pantalla distinta, vender dos veces la misma habitación es inevitable. La solución es un calendario único de disponibilidad y un channel manager conectado a él.
Cómo funciona un channel manager lo explicamos en detalle en nuestro artículo qué es un channel manager. Al elegir un PMS, pregunte siempre si esta conexión viene incluida en el software o si requiere una suscripción aparte.
La reserva también tiene su vertiente en su propia web. Un motor de reservas online en el que el huésped puede reservar sin comisión debe usar el mismo stock que el PMS. El software hotelero de Aurora ofrece, junto con el panel, un sitio web diseñado a medida para el hotel y su motor de reservas.
Notificaciones oficiales y facturación
En Türkiye, los alojamientos están obligados a notificar los datos de identidad de los huéspedes a través del Sistema de Notificación de Identidad (KBS). Introducir esta notificación una a una en otra pantalla lleva tiempo y genera errores. Si el PMS tiene conexión con el KBS es una de las preguntas básicas de la elección; los detalles, en nuestro artículo qué es el KBS.
En la facturación es importante la compatibilidad con la factura electrónica y la archivo electrónico (los sistemas turcos de facturación electrónica). Emitir la factura con un clic al cerrar la cuenta del huésped, mostrar el impuesto de alojamiento en una línea aparte e impedir que se facture dos veces la misma reserva reduce de forma notable la carga contable. El funcionamiento general de la integración lo explicamos en nuestra página de integración factura electrónica.
La normativa puede cambiar con el tiempo. Confirme sus obligaciones de notificación y facturación con la normativa vigente y con su asesor fiscal.
8 preguntas antes de elegir un PMS
Durante la demo, no se fije en lo bonitas que son las pantallas, sino en cómo transcurre en el software su flujo de trabajo diario. Las siguientes preguntas concretan la comparación:
- ¿Las reservas de la web, las OTA y las agencias caen en el mismo calendario?
- ¿El precio se calcula noche a noche y queda fijado en el momento de la reserva?
- ¿El channel manager está dentro del software o se cobra aparte?
- ¿Hay conexión con KBS y factura electrónica y se puede probar desde el panel?
- ¿Los gastos de restaurante, spa y traslados se cargan automáticamente en la cuenta del huésped?
- ¿Hay permisos por rol para el personal y registro de operaciones?
- ¿Los informes comparan la ocupación, el ADR y el RevPAR con el periodo anterior?
- ¿Cómo se gestionan la instalación, la migración de datos, la formación y el soporte durante la temporada?
¿Nube o sistema instalado?
Los programas hoteleros de la generación anterior se instalaban en un ordenador de la recepción. Con esa estructura, el director no puede acceder a los datos cuando está fuera del hotel y la copia de seguridad sigue siendo responsabilidad del establecimiento. Un PMS web, en cambio, se abre desde el navegador y el teléfono; la camarera de pisos recibe su tarea en el bolsillo.
En un sistema en la nube, los puntos a vigilar son la continuidad de la conexión a internet, la seguridad de los datos y la gestión de permisos. La verificación en dos pasos, los registros de operaciones y el soporte remoto autorizado son la respuesta a estas dudas. Tratamos el tema aparte en nuestro artículo sobre el PMS en la nube.
¿Cómo planificar el cambio a un nuevo PMS?
Elegir el software es la mitad del trabajo; la verdadera diferencia aparece en cómo se hace la migración. Un cambio apresurado a mitad de temporada hace que hasta el mejor sistema parezca difícil a ojos del equipo. El siguiente orden reduce al mínimo los riesgos:
- Ponga por escrito los tipos de habitación, los números de habitación, los regímenes de pensión y las políticas de cancelación.
- Haga una lista completa de las reservas futuras y los depósitos; el día del cambio se compara esa lista con el nuevo sistema.
- Haga coincidir los nombres de habitación de sus cuentas de OTA con las habitaciones del PMS y pruébelo con una reserva de prueba.
- Imparta formación diferenciada a recepción, pisos y contabilidad según su función.
- Mantenga el sistema antiguo en modo de solo lectura durante unos días, para tener una fuente a la que recurrir cuando busque un registro.
No olvide la página web
Cambiar de PMS es también una buena ocasión para renovar la web del hotel. Si el motor de reservas funciona en un sitio que tarda en abrirse o que es difícil de usar en el móvil, la venta directa no alcanza el nivel esperado. Cómo se plantea una web hotelera rápida y adaptada a móviles lo explicamos en nuestra página de diseño web; y para las fotos de las habitaciones, nuestro equipo de fotografía de producto puede hacer la sesión en su establecimiento.
¿De qué depende el coste de un programa hotelero?
Hablar de un único precio en el software hotelero es engañoso; el coste lo determina la estructura del establecimiento. El número de habitaciones, el número de establecimientos, los módulos que se vayan a usar, las conexiones con canales y el alcance de la web son los primeros factores.
A ello se suman la migración de datos, la formación del personal y servicios de terceros como el TPV virtual y el integrador de factura electrónica. Al comparar presupuestos, fíjese en el coste total anual y en si hay costes ocultos, como cargos adicionales por canal, licencia por usuario o tarifa de soporte.
Si desea definir junto a nosotros el alcance adecuado para su establecimiento, puede solicitar una demo desde nuestra página de contacto. Encontrará el resto de nuestros productos sectoriales en la página de soluciones.
Preguntas frecuentes
01¿Un alojamiento pequeño necesita un software hotelero?
Aunque tenga pocas habitaciones, si utiliza más de un canal de venta existe riesgo de sobreventa. Un PMS reúne en un solo lugar la reserva, el depósito y el registro del huésped, y reduce el libro de reservas y el tráfico de llamadas. No es necesario activar los módulos que no utilice.
02¿Un PMS y un channel manager son lo mismo?
No. El PMS gestiona el funcionamiento interno del hotel; el channel manager sincroniza precios y disponibilidad con los canales de venta externos. En algunos sistemas vienen en el mismo paquete y en otros son productos distintos.
03¿Puedo trasladar mis datos actuales al nuevo sistema?
Las reservas futuras, la lista de huéspedes y las definiciones de habitaciones suelen poder trasladarse mediante Excel o archivos de exportación. Aclarar el alcance de la migración antes de la instalación es la forma de evitar sorpresas a mitad de temporada.
04¿Cuánto tarda el cambio a un software hotelero?
El plazo varía según el número de establecimientos, las conexiones con canales y la formación del personal. Planificar el cambio en un periodo tranquilo, y no en plena temporada alta, permite al equipo aprender el sistema con calma.
El software hotelero adecuado no es el que se ajusta al tamaño de su establecimiento, sino el que encaja con su flujo de trabajo. Si busca una estructura en la que reservas, recepción, cuenta del huésped, KBS y factura electrónica funcionen en un solo panel, consulte la página del software hotelero de Aurora o solicite una demo para su establecimiento.
