Lomavuokrauksen varausjärjestelmä
Kerromme, miten villa- ja huoneistoyrityksen saatavuuskalenteri, varausmaksu ja vakuus, Airbnb-kalenterisynkronointi sekä siivoussuunnitelma vieraanvaihdossa kootaan yhteen järjestelmään.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Lomavillan varausjärjestelmä on ohjelmisto, jolla hallitaan yhdestä paneelista villojen ja huoneistojen kaltaisten itsenäisten yksiköiden saatavuuskalenteria, yö- tai viikkohintaa, varausmaksun ja vakuuden perintää sekä siivoussuunnitelmaa vieraanvaihdossa. Se ottaa online-varauksia omalta lomavillasivustoltasi ja estää tuplavaraukset synkronoimalla ulkoisten alustojen kalenterien kanssa.
Villayrityksen erilaiset tarpeet
Hotellihuonetta ja villaa ei myydä samalla logiikalla. Villassa vieras vuokraa koko talon, oleskelu on yleensä pidempi, saapumis- ja lähtöpäivät on usein sidottu tiettyihin sääntöihin ja jokaisen vieraanvaihdon yhteydessä tarvitaan perusteellinen siivous. Päivävuokrausjärjestelmää rakentava yritys tarvitsee alustan, joka vastaa näihin eroihin.
Monet villanomistajat aloittavat viestisovelluksilla, kalenterilla ja muistikirjalla. Kun yksiköitä on yli kaksi tai kolme, tämä järjestely hajoaa: sama päivä myydään kahden eri kanavan kautta, varausmaksujen seuranta sekoittuu ja siivousryhmä saa tietää viime hetkellä, kuka lähtee milloin.
Varausjärjestelmä yhdistää nämä työt yhteen tietueeseen. Kun vieras tekee varauksen, kalenteri sulkeutuu, varausmaksu kirjataan, saapumista edeltävä muistutus ajastetaan ja lähtöpäivälle avataan siivoustehtävä.
Saatavuuskalenteri ja säännöt
Järjestelmän sydän on saatavuuskalenteri. Jokainen villa tai huoneisto määritellään omaksi yksikökseen, ja kalenterissa se näkyy yö yöltä varattuna, vapaana tai suljettuna. Tietyt päivät voi sulkea myynnistä huollon, omistajan oman käytön tai kauden päättymisen vuoksi.
Lomavillojen vuokrauksessa säännöt ovat yhtä tärkeitä kuin hinta. Korkeakaudella yhden yön vuokraukset pirstovat kalenterin ja nostavat siivouskustannuksia, minkä vuoksi monet yritykset määrittävät vähimmäisoleskelun.
- Vähimmäisoleskelu: kuinka monta yötä vähintään voi vuokrata kaudesta riippuen
- Enimmäisoleskelu: yläraja pitkäaikaisille vuokrauksille
- Kausihinnat: erillinen yöhinta kesälle, välikaudelle ja talvelle
- Viikonloppuero: lisähinta perjantain ja lauantain öille
- Pitkän oleskelun alennus: porrastettu alennus viikko- ja kuukausivuokrauksissa
- Henkilökapasiteetti: lisähenkilön maksu ja vieraiden enimmäismäärä
Varausmaksu, vakuus ja maksu
Lomavillojen vuokrauksessa eniten ongelmia aiheuttaa raha. Varauksen vahvistamiseksi vieraalta peritään varausmaksu, ja loppusumma peritään tiettyä aikaa ennen saapumista tai saapuessa. Lisäksi talon mahdollisten vahinkojen varalta voidaan pidättää vahinkovakuus, joka palautetaan lähtötarkastuksen jälkeen.
Tämän kulun hoitaminen käsin vie aikaa ja aiheuttaa erimielisyyksiä. Kun järjestelmään on määritelty ennakkomaksun osuus tai summa, vieras maksaa varausmaksun varaushetkellä kortilla tai tilisiirrolla ja varaus vahvistuu automaattisesti. Jäljellä olevalle saldolle voidaan ajastaa muistutus ja maksulinkki.
Peruutus- ja palautuskäytäntö tulee myös näyttää selvästi varauksen yhteydessä. Se, mihin päivään asti peruutus on ilmainen, kuinka suuri osa varausmaksusta palautetaan sen jälkeen ja missä tapauksissa vakuudesta pidätetään, tulee kirjata vieraan hyväksynnällä.
Kalenterisynkronointi ja alustat
Villayritykset ilmoittavat usein omalla sivustollaan olevien lisäksi myös alustoilla kuten Airbnb tai Vrbo. Suurin riski on se, että sama päivä myydään kahden kanavan kautta. iCal-synkronointi on yleinen menetelmä, jolla kalenterit välittävät toisilleen varatut päivät: oman järjestelmäsi varatut päivät siirtyvät alustalle ja alustan varatut päivät järjestelmääsi.
iCalilla on rajansa: se välittää vain varattu/vapaa-tiedon, ei hintaa eikä vieraan tietoja. Koska synkronointi tehdään tietyin väliajoin, riski ei myöskään poistu täysin, jos varauksia tulee kahdesta kanavasta hyvin lyhyellä aikavälillä. Siksi kalenterien päivittäinen tarkistaminen korkeakaudella on hyvä tapa.
Auroran hotelliohjelmisto määrittelee huoneistot ja bungalowit omiksi huonenumeroikseen, yhdistää Airbnb- ja Vrbo-kalenterit iCalilla ja antaa sinun tehdä synkronoinnin automaattisesti tai käsin. Booking.com-, Expedia- ja Agoda-kaltaisille kanaville käytetään kanavayhteyttä.
Siivous- ja luovutussuunnitelma
Vieraanvaihto villassa on paljon laajempi kuin hotellihuoneen siivous: keittiö, puutarha, uima-allas, pyykki ja varaston tarkistus. Jos lähtö ja uusi saapuminen osuvat samalle päivälle, kaiken pitää olla valmista muutaman tunnin ikkunassa.
Kun varausjärjestelmä luo lähtöpäivistä tehtäviä siivousryhmälle, ketään ei tarvitse ohjata viime hetken puhelulla. Tehtävän hoitaja päivittää tilan työn valmistuttua ja ilmoittaa puutteista tai vahingoista valokuvalla; tämä tallenne toimii myös todisteena vakuuspäätöksessä. Siivouspuolen rakentamisen olemme kuvanneet yksityiskohtaisesti artikkelissa siivousohjelmisto (housekeeping).
Lähtötarkistuslista
- Varasto: keittiövälineet, pyyhkeet, lakanat, kaukosäätimet
- Vahinkotarkastus ja valokuvat
- Uima-altaan ja puutarhan hoito
- Mittarilukema (tarvittaessa)
- Avaimen tai koodilukon koodin vaihto
Oma lomavillojen vuokrasivusto
Alustat tuovat näkyvyyttä, mutta perivät komission jokaisesta varauksesta ja rajoittavat vieraan kanssa käytävää suhdetta omilla säännöillään. Oma lomavillojen vuokrasivusto on provisiottoman myynnin ja palaavan vieraan osoite. Sivustolla pitää olla jokaisen villan oma sivu, laaja galleria, sijaintitiedot, mukavuusluettelo, kalenteri ja suora varausvaihe.
Villavieraat tekevät päätöksensä kuvien perusteella. Päivänvalossa otetut laajakulmakuvat, uima-altaan ja maiseman lisäksi käytännöllisten tilojen kuten keittiön ja kylpyhuoneen näyttäminen herättää luottamusta; tässä tuotekuvauksen kokemus on suoraan hyödyksi. Koska suurin osa kävijöistä tulee puhelimella, myös mobiiliystävällinen suunnittelu on välttämätöntä.
Jotta sivustosi löytyy hauissa, villasivuille tarvitaan alue- ja mukavuuspainotteisia tekstejä, jäsenneltyä dataa ja nopeita sivuja. Tämä perusta rakennetaan verkkosivujen suunnittelun vaiheessa; sen jälkeen sisältö- ja mittaustyötä jatketaan SEO ja analytiikka -palvelulla.
Lailliset velvoitteet
Asuntojen lyhytaikainen vuokraus matkailutarkoituksiin on Turkissa erillisen sääntelyn alaista ja vaatii Kulttuuri- ja matkailuministeriöltä lupatodistuksen. Lisäksi majoittuvien henkilöiden tunnistetietojen ilmoitus, verovelvoitteet ja henkilötietojen suoja koskevat yritystä.
Nämä säännöt voivat muuttua ajan myötä ja vaihdella yrityksen rakenteen mukaan. Tarkista siksi järjestelmää perustaessasi ehdottomasti ajantasainen lainsäädäntö ja kirjanpitäjäsi kanta; varausjärjestelmäsi tunnistetietojen ja laskutustietojen säännöllinen ylläpito helpottaa tätä prosessia.
Tarkistuslista järjestelmää valittaessa
Kun valitset varausjärjestelmää, kokeile alla olevia kohtia oman yrityksesi yhden viikon skenaarioilla. Online-varausalustan yleisestä logiikasta kertoo artikkeli online-varausjärjestelmä, ja jos mietit samalla kierrosten ja aktiviteettien myyntiä, myös artikkelimme matkojen myyntisivusto opastaa.
- Voiko jokaisen villan määritellä omaksi yksikökseen ja seurata omassa kalenterissa?
- Voiko vähimmäisoleskelun ja kausihinnat määritellä?
- Voiko varausmaksun osuutta ja loppusaldon perimisajankohtaa säätää?
- Onko verkossa kortti- ja tilisiirtovaihtoehdot?
- Voiko ulkoisten alustojen kalenterit yhdistää iCalilla?
- Aukeaako siivoustehtävä lähdön yhteydessä automaattisesti?
- Suunnitellaanko sivustosi sinulle yksilöllisesti ja onko se helppokäyttöinen puhelimella?
Usein kysytyt kysymykset
01Pitäisikö yhden villan omistajan käyttää varausjärjestelmää?
Jo yhdellä yksiköllä online-varausmaksu, kalenterisynkronointi ja automaattiset muistutukset säästävät aikaa. Yksiköiden määrän kasvaessa järjestelmä muuttuu valinnasta välttämättömyydeksi.
02Voinko siirtää Airbnb-arvosteluni omalle sivustolleni?
Alustan arvostelujen suora kopiointi voi rikkoa alustan sääntöjä. Sen sijaan on tervettä kerätä vahvistettuja arvosteluja omalla sivustollasi majoittuneilta vieraita.
03Voiko viikkovuokrausta ja yövuokrausta hallita samassa järjestelmässä?
Kyllä, niitä hallitaan samassa kalenterissa vähimmäisoleskelusäännön ja pitkän oleskelun alennuksen avulla. Kausittaisten sääntöjen, kuten viikkomyynti korkeakaudella ja yömyynti kauden ulkopuolella, määrittely on yleinen tapa.
04Voiko vakuuden periä verkossa?
Teknisesti se on mahdollista, mutta palautusprosessi ja kortin varaussäännöt vaihtelevat maksupalveluntarjoajan mukaan. Useimmat yritykset perivät vakuuden saapuessa erillisenä eränä ja palauttavat sen lähtötarkastuksen jälkeen.
Villa- ja huoneistoyrityksissä järjestys syntyy, kun kalenteri, varausmaksu ja siivous kohtaavat samassa tietueessa. Aurora Yazılım tarjoaa itsenäiset yksiköt, iCal-synkronoinnin, verkkomaksun ja sinulle räätälöidyn varaussivuston hotelliohjelmisto-alustamme kanssa, ja suunnittelemme sivustosi tyhjästä verkkosivujen suunnittelun tiimimme kanssa.
