Pilvi-PMS vai asennettu hotelliohjelma?
Vertaamme verkkopohjaista pilvihotelliohjelmistoa ja hotellin omalla palvelimella toimivaa PMS:ää saavutettavuuden, varmuuskopioinnin, tietoturvan, kustannusten ja huollon kannalta ja kerromme, kumpi sopii mihinkin kohteeseen.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Pilvi-PMS on malli, jossa hotellinhallintajärjestelmä toimii palveluntarjoajan palvelimilla ja siihen pääsee käsiksi selaimella tai sovelluksella mistä tahansa. Asennettu hotelliohjelma puolestaan ladataan hotellin omalle tietokoneelle tai palvelimelle. Pilvimallissa huolto, päivitykset ja varmuuskopiointi kuuluvat tarjoajalle; asennetussa mallissa data pysyy kohteessa, mutta laitteiston, varmuuskopioiden ja tietoturvan vastuu on hotellilla.
Kaksi mallia lyhyesti
Hotellinhallintajärjestelmää valittaessa on tehtävä infrastruktuuripäätös ennen ominaisuuslistaa: missä ohjelmisto toimii? Asennettu hotelliohjelma (on-premise) ladataan vastaanoton tietokoneelle tai hotellin sisällä olevalle palvelimelle. Henkilökunta työskentelee yleensä vain hotellin verkkoon kytketyiltä tietokoneilta.
Verkkopohjainen hotelliohjelma eli pilvi-PMS puolestaan toimii palveluntarjoajan palvelimilla. Vastaanotto kirjautuu selaimella, siivoustiimi puhelimella ja johtaja kotoa tai lomalta samaan järjestelmään. Ohjelmaa ei asenneta koneelle; päivitykset tekee palveluntarjoaja, ja kaikki käyttävät uutta versiota samaan aikaan.
Molemmilla malleilla on vahvuutensa ja heikkoutensa. Oikea valinta riippuu kohteesi koosta, internetyhteydestä, siitä, kuinka monesta eri pisteestä järjestelmää käytetään, ja siitä, kuka hoitaa tekniset asiat.
Käyttö kaikkialla ja mobiilissa
Pilvimallin selkein etu on käyttö mistä tahansa. Hotellin omistaja tarkistaa käyttöasteen kotoa, siivooja merkitsee huoneen valmiiksi puhelimella ja myyntipäällikkö katsoo saatavuutta ollessaan ulkona. Usean kohteen yrityksissä johtaja voi seurata useaa hotellia samalta näytöltä.
Asennetuissa ohjelmissa etäkäyttö on mahdollista, mutta se vaatii yleensä lisäasetuksia, kuten etätyöpöydän, VPN:n tai kiinteän IP-osoitteen. Jos nämä asennetaan väärin, ne voivat aiheuttaa tietoturva-aukon. Tilanteet, joissa siivoustiimi työskentelee puhelimella, vaativat usein erillisen sovelluksen tai lisämoduulin.
Varmuuskopiointi ja datan turvallisuus
Hotellin data varauksista vieraiden henkilötietoihin ja avoimiin saldoihin on yrityksen kriittisintä omaisuutta. Asennetuissa järjestelmissä varmuuskopiointi on hotellin vastuulla. Jos varmuuskopioita ei oteta säännöllisesti, ne säilytetään samalla levyllä tai niiden palautusta ei ole koskaan testattu, levyvika tai kiristysohjelmahyökkäys voi sesongin keskellä aiheuttaa suuren menetyksen.
Pilvimallissa varmuuskopiointi ja palvelimen tietoturva kuuluvat palveluntarjoajalle, mutta se ei tarkoita, että ongelma katoaisi kokonaan. Kysy palveluntarjoajalta aina, kuinka usein varmuuskopioita otetaan, missä niitä säilytetään, kuinka nopeasti palautus onnistuu ja miten saat datasi haltuusi sopimuksen päättyessä.
- Varmuuskopioinnin tiheys: päivittäin vai useammin?
- Varmuuskopioiden sijainti: erillään pääpalvelimesta?
- Palautus: kuinka nopeasti järjestelmä palaa toimintaan ongelmatilanteessa?
- Datan luovutus: missä muodossa saat datasi, jos lopetat palvelun käytön?
- Käyttöloki: kuka teki mitä ja milloin; säilytetäänkö lokia?
Miten kustannuksia vertaillaan?
Kustannuseroa kahden mallin välillä ei voi ymmärtää pelkästä ohjelmiston hinnasta. Asennetussa ohjelmassa alussa korostuvat lisenssi, palvelin ja laitteisto; sen jälkeen tulevat huolto-, päivitys-, varmuuskopiointi- ja tukikustannukset. Pilvimallissa maksetaan yleensä säännöllistä käyttömaksua, ja infrastruktuurikulut sisältyvät siihen.
Oikea vertailu tehdään usean vuoden kokonaiskustannusten pohjalta. Kirjaa alla olevat erät erikseen kummallekin mallille; usein piilokustannukset muuttavat päätöksen.
- Palvelin, tietokoneet ja varmuuskopiolaitteisto
- Lisenssi- tai käyttömaksu
- Versiopäivitys- ja päivitysmaksut
- Tekninen henkilöstö tai ulkopuolinen huoltopalvelu
- Keskeytymätön virtalähde sähkökatkojen varalle
- Etäkäyttö- ja tietoturvaohjelmistot
- Myynnin menetys järjestelmän seisoessa
Vertailutaulukko
Alla oleva taulukko tiivistää kaksi mallia hotellin päivittäisten tarpeiden kautta. Mikään rivi ei julista varmaa voittajaa; sinun on päätettävä, mikä rivi on oman kohteesi kannalta tärkein.
| Kriteeri | Pilvi-PMS | Asennettu hotelliohjelma |
|---|---|---|
| Pääsy | Selaimella ja puhelimella mistä tahansa | Enimmäkseen hotellin verkon sisältä |
| Riippuvuus internetistä | Suuri; yhteyden katketessa vaikutus | Pieni; toimii paikallisverkossa |
| Päivitys | Palveluntarjoaja hoitaa, kaikilla sama versio | Hotelli tai huoltopalvelu tekee käsin |
| Varmuuskopiointi | Palveluntarjoajan vastuulla | Hotellin vastuulla |
| Alkuinvestointi | Yleensä pieni | Suuri lisenssin ja laitteiston vuoksi |
| Kanavat ja verkkomaksut | Yhteydet yleensä valmiina | Voi vaatia lisämoduuleja ja asetuksia |
| Datan sijainti | Palveluntarjoajan palvelin | Hotellin oma palvelin |
Mitä tapahtuu, jos internet katkeaa?
Tämä on pilvi-PMS:ää kohtaan yleisimmin esitetty kysymys, ja se on perusteltu. Yhteyden katketessa selaimella toimiviin järjestelmiin pääsy vaikeutuu. Riskiä hallitaan ottamalla hotellin internetyhteys vakavasti: pääyhteyden rinnalle varayhteys toiselta palveluntarjoajalta (esimerkiksi mobiilidatamodeemi) ja keskeytymätön virtalähde.
Asennetut järjestelmät jatkavat toimintaa sisäisesti yhteyden katketessa, mutta nykyajan hotellitoiminnassa merkittävä osa varauksista tulee joka tapauksessa internetin kautta. Kanavanhallinta, verkkomaksu, KBS-ilmoitus ja verkkolasku vaativat yhteyden myös asennetussa ohjelmassa. Internet on siis kriittinen infrastruktuuri kummassakin mallissa.
Laadi katkosuunnitelma
- Lataa päivän saapuvien ja lähtevien lista PDF-tiedostona aamulla.
- Opeta vastaanoton tiimille siirtyminen varayhteyteen.
- Kirjaa katkon aikana otetut varaukset ylös ja syötä ne järjestelmään myöhemmin.
- Pidä palveluntarjoajan tukipuhelin näkyvällä paikalla.
Integraatiot ja viranomaisilmoitukset
Hotellinhallintajärjestelmän arvo kasvaa sen mukaan, mihin järjestelmiin se on yhdistetty. OTA-kanavat, verkkomaksupalvelut, verkkolasku-integraattori (Turkin sähköisen laskutuksen järjestelmä) ja henkilöllisyyden ilmoitusjärjestelmä KBS toimivat internetin kautta, joten ne asennetaan verkkopohjaisiin järjestelmiin yleensä luontevammin. Eri järjestelmien yhdistäminen yhdeksi virraksi on myös integroitujen ratkaisujen lähestymistavan perusta. Mitä KBS on ja mitkä ovat hotellinpitäjän velvoitteet, kerroimme artikkelissa mikä KBS on.
Auroran hotelliohjelmisto kokoaa samaan paneeliin Booking.com-, Expedia- ja Agoda-yhteyden, verkkomaksut PayTR:n, iyzicon ja pankkien virtuaalisten maksupäätteiden kautta, verkkolasku-laskutuksen EDM:n ja Uyumsoftin kanssa sekä Jandarma-KBS-ilmoituksen. Henkilökunnan sovellus lisätään puhelimeen sovelluksen tavoin; tukitiimi yhdistää järjestelmään vain luvalla ja lokiin kirjautuen.
Kumpi sopii mihinkin kohteeseen?
Yleisenä suuntaviivana pilvihotelliohjelmisto on käytännöllisempi valinta kohteille, joilla on luotettava internetyhteys, joiden johtaja on usein poissa kohteesta, joiden siivoustiimin halutaan työskentelevän puhelimella ja joilla ei ole teknistä henkilöstöä. Pienet boutique-hotellit, majatalot ja huoneistohotellit kuuluvat useimmiten tähän ryhmään.
Suuret toimijat, joilla on heikko internetyhteys, oma IT-tiimi tai pakottava tarve pitää data kohteen sisällä, voivat harkita paikallista palvelin-PMS:ää. Valittiinpa kumpi malli tahansa, varmuuskopiointi, käyttöoikeudet ja katkosuunnitelma ovat työn erottamaton osa.
Jos haluat aloittaa peruskäsitteistä, artikkelimme mitä hotelliohjelmisto on on hyvä aloituspiste. Muut pilvi-infrastruktuuria käsittelevät artikkelimme löydät pilvi-tunnisteen alta.
Usein kysytyt kysymykset
01Onko datani turvassa pilvi-PMS:ssä?
Tietoturva riippuu palveluntarjoajan infrastruktuurista ja omista käyttötottumuksistasi. Järjestelmä, jossa on salattu yhteys, kaksivaiheinen tunnistautuminen, roolipohjaiset oikeudet ja toimintalokit, on usein turvallisempi kuin suojaamaton vastaanoton tietokone.
02Onko asennetusta ohjelmasta pilveen siirtyminen vaikeaa?
Siirron vaikeus riippuu siitä, kuinka puhtaasti data saadaan vanhasta järjestelmästä. Tulevat varaukset, vierasluettelo ja avoimet saldot on siirrettävä, ja siirto kannattaa ajoittaa sesongin hiljaiseen aikaan.
03Voinko käyttää pilvi-PMS:ää puhelimella?
Useimmat pilvijärjestelmät toimivat selaimessa, joten ne aukeavat myös puhelimella. Tärkeää on, että näytöt on tehty pienelle ruudulle mobiiliystävällisen suunnittelun periaatteiden mukaan ja että jokainen rooli näkee vain oman työnsä.
04Kumpi malli on halvempi?
Pelkkä ohjelmiston hinta voi johtaa harhaan. Todellisen vertailun näet, kun laskeet yhteen usean vuoden ajalta laitteiston, huollon, varmuuskopioinnin, päivitykset ja myynnin menetyksen järjestelmän seisoessa.
Pilvi- tai asennetun mallin oikea valinta riippuu kohteesi koosta, internetyhteydestä ja siitä, kuka hoitaa tekniset asiat. Aurora Yazılım arvioi tämän päätöksen yhdessä kohteesi todellisten tarpeiden kanssa ja toteuttaa hotelliohjelmiston käyttöönoton demon ja datasiirron kanssa. Muut toimialakohtaiset tuotteemme löydät ratkaisut-sivulta, ja voit pyytää demoa omalla käyttötapauksellasi.
