Hva er en kjøkkenskjerm (KDS)?

01Hva er KDS, og hva endrer det?

På et klassisk kjøkken kommer bestillingen som en bong servitøren har skrevet, eller som skrives ut på en skriver. Bongen henges opp på kantinen, lages i rekkefølge og kastes når jobben er gjort. Slik har det fungert i årevis, men bongen kan forsvinne, bli våt eller være uleselig, og ingen følger med på hvor lenge en bestilling har ventet.

Det korte svaret på hva KDS er, er at det er den digitale versjonen av bongen. Men forskjellen er ikke bare at papiret forsvinner. Skjermen viser bestillingen sammen med ankomsttidspunktet, markerer den med farge eller teller når ventetiden blir lang, og varsler serveringen når en rett er klar.

Kort sagt lar en kjøkkenskjerm for bestillinger deg styre kjøkkenet som en kø. Kokken ser hva som skal ut først, sjefen oppdager flaskehalsen, og servitøren får vite at retten er klar uten å gå til kjøkkenet og spørre.

02Slik fungerer en kjøkkenskjerm

Systemet består av noen få ledd. Når hvert ledd er klart definert, blir skjermen faktisk nyttig.

Systemets verdi viser seg best ved endringer og kanselleringer. Når gjesten endrer bestillingen sin, trenger ikke servitøren å løpe til kjøkkenet og si fra; retten oppdateres på skjermen, og endringen vises tydelig. En kansellert rett forsvinner fra skjermen, så mat som lages til ingen nytte og svinn blir mindre. På en travel kveld fjerner slike små detaljer en stor del av irritasjonen mellom kjøkken og servering.

1. Bestillingen opprettes fra servitørens håndterminal, fra kassen eller via QR-menysystemet som gjesten bruker.
2. Systemet deler rettene etter stasjonen de hører til: varmkjøkken, kaldkjøkken, grill, dessert, bar.
3. På hver stasjons skjerm vises bare stasjonens egne retter, bordnummer, merknader og ankomsttidspunkt.
4. Når kokken begynner å lage retten, markerer han den som «under tilberedning», og når den er ferdig, som «klar».
5. Klarmeldingen går til serveringen eller til skjermen ved serveringsdisken, og servitøren henter retten.
6. Den ferdige bestillingen forsvinner fra skjermen, lagres og brukes i rapporter.

03Papirbong mot KDS

For å se hva overgangen fra bong til skjerm betyr i praksis, er det nyttig å stille de to metodene side om side.

04Effekt på tilberedningstiden

Den mest omtalte effekten av en kjøkkenskjerm er at tilberedningstiden blir synlig. Når skjermen viser hvor mange minutter en bestilling har ventet, blir ikke et bord som er glemt under en bong, oversett. Når en bestilling som overskrider en bestemt tid, skifter farge, kan sjefen gripe inn.

Den andre effekten er synkronisering per bord. På et bord med fire personer tar grillretten lang tid og salaten kort tid. En godt oppsatt skjerm hjelper deg å ordne rettene slik at de kommer ut samtidig, så salaten ikke blir ferdig lenge før grillretten og blir kald.

Den tredje er færre feil. Gjestens «uten løk» eller «glutenfri» kommer opp på skjermen som en tydelig opplysning gjesten selv har skrevet eller valgt i systemet, ikke som en forkortelse servitøren har skrevet i all hast. Når allergenmerknader fremheves, trekkes bestillinger som krever ekstra oppmerksomhet, frem på kjøkkenet.

05Stasjonsoppsett og flyt

I en liten kafé kan én skjerm holde. I en stor restaurant er det vanlig å sette opp en egen skjerm per stasjon og en samleskjerm ved serveringsdisken. Samleskjermen viser om alle rettene til et bord er klare.

Kobling mellom rett og stasjon

Hvilken stasjon hver rett i menyen lages på, defineres på forhånd. For sammensatte retter, for eksempel hvis grillretten og tilbehøret kommer fra ulike steder, kan retten deles mellom to stasjoner. Uten denne koblingen havner bestillingen på feil skjerm.

Plassering av skjermen

Skjermen bør henge i kokkens øyehøyde, på et sted som er skjermet mot fett og damp. Ved berøringsskjermer må du tenke på bruk med våte eller hanskekledde hender; på noen kjøkken er det mer praktisk å markere med en tast ved siden av skjermen.

Bar og servering

Drikke går til barens skjerm, og desserter til konditoravdelingen. For å gi servitøren beskjed om at en bestilling er klar, kan du bruke skjermen ved serveringsdisken eller et varsel på servitørens telefon. Fordelen med å samle kallevarsler på ett sted har vi forklart i artikkelen om servitørkallsystem.

06Integrasjon med andre systemer

En kjøkkenskjerm er ingen øy som fungerer alene; den må snakke med kilden til bestillingen. Kommer bestillingen fra kassen, kobles den til kasse- eller POS-systemet, og kommer den fra gjesten, til QR-menyen. Hva slags kassesystem som passer til en slik kobling, har vi gått gjennom i guiden for valg av kassesystem.

Det viktige ved integrasjon er at bestillingen oppstår på ett sted. Hvis servitøren må legge inn den samme bestillingen både i kassesystemet og på kjøkkenskjermen, forsvinner hele nytten av systemet. Før installasjon bør du derfor undersøke om programmet du bruker, kan dele data utad.

På hotellrestauranter kommer romservice-bestillinger fra det samme kjøkkenet. Da er det nyttig å markere bestillinger med romnummer tydelig på skjermen; for hotellets generelle drift bør det ses i sammenheng med hotellprogramvare. Flyten for bestillinger som kommer fra QR, har vi forklart steg for steg i artikkelen om bestilling fra bordet.

07Ting å tenke på under overgangen

Overgangen fra bong til skjerm endrer vanene til kjøkkenteamet. Derfor må du planlegge den menneskelige siden like godt som den tekniske installasjonen.

• Ta sjefkokken med fra starten; la ham bestemme oppsettet på skjermen og tidsmålene.
• Behold bongskriveren som reserve den første uken, så teamet føler seg trygt.
• Gjør en prøvekjøring en rolig dag, og prøv spesielt scenarioer med kansellering, endring og merknader.
• Bestem på forhånd hva som skal gjøres ved strøm- eller internettbrudd, og lag en skriftlig reserverutine.
• Bruk rapportene om tilberedningstid som et forbedringsverktøy, ikke som et middel til å legge skyld.

08Hva bestemmer kostnaden?

Kostnaden for KDS består av tre hovedposter: skjerm og maskinvare, programvare og installasjon. For maskinvaren avgjør antall stasjoner, hvor godt skjermen tåler kjøkkenforhold, og monteringsmåten. For programvaren er behovet for integrasjon med eksisterende kassesystem eller QR-meny, hvor komplisert koblingen mellom rett og stasjon er, og rapporteringsbehovet det som teller.

Hva som bestemmer kostnaden for bestilling fra bordet og digital meny, har vi behandlet for seg i artikkelen om priser på QR-meny. Trenger du en løsning tilpasset din egen virksomhet, for eksempel for å følge flere kjøkken eller filialer på én skjerm, kan du sende behovene dine til oss via kontaktsiden.