Acente Yazılımı: Tur ve Transfer Yönetimi
Tur, transfer ve konaklama satışını, kontenjanı, ödemeyi ve cari takibini tek panelde toplayan acente yazılımının işleyişini ve seçim kriterlerini anlatıyoruz.
Aurora YazılımEditör ekibi
6 dk okuma
Acente yazılımı, seyahat acentelerinin ve tur operatörlerinin turlarını yayınladığı, kontenjanlı online rezervasyon ve ödeme aldığı, transfer ve konaklama satışını yönettiği, müşteri ve bayi carilerini tuttuğu web tabanlı seyahat acentesi programıdır. Telefon, mesaj, defter ve Excel arasında bölünen işi tek kayıtta toplar.
Acente Yazılımı Ne İşe Yarar?
Bir acentenin günü çoğu zaman dağınık geçer. Müşteri fiyat sorar, personel kontenjanı başka bir listeden kontrol eder, ödeme dekontu ayrıca istenir, katılımcı listesi rehbere elle gönderilir. Her adımda bilgi yeniden yazılır ve yoğun sezonda hata kaçınılmaz olur.
Acente yazılımı, bu akışı tek bir kayıtta birleştirir. Müşteri tur sayfasında kişi sayısını seçip ödemeyi yaptığında rezervasyon, kontenjan ve müşteri kartı aynı anda güncellenir. Personel yalnız onay ve operasyonla ilgilenir.
Yazılımın kapsamı acentenin iş modeline göre değişir. Günübirlik tur satan bir firma ile otel, transfer ve paket tur satan bir operatörün ihtiyacı aynı değildir. Ortak nokta, satışın ve operasyonun aynı veriyle yürümesidir. Aurora turizm acente yazılımı da bu nedenle her acenteye, satış modeline göre ayrı kurgulanır.
Tur Yönetim Yazılımında Temel Modüller
Bir tur yönetim yazılımı, turun tanımlanmasından katılımcı listesine kadar tüm adımları kapsamalıdır. Aşağıdaki tablo, acente yazılımlarında en sık bulunan modülleri ve işlevlerini özetler.
| Modül | İşlev |
|---|---|
| Tur yönetimi | Program, rota, kalkış noktası, dahil ve hariç hizmetler, galeri |
| Kontenjan | Tarih bazında kişi sınırı; dolunca satış kapanır |
| Rezervasyon | Online ve panelden kayıt, ödeme durumu takibi |
| Ödeme | Sanal POS, ödeme kuruluşu, havale ve EFT |
| Transfer | Güzergâh, araç tipi, kişi sayısı, tarih ve saat |
| B2B panel | Alt acente ve bayilere özel fiyat ve rezervasyon ekranı |
| Cari ve CRM | Müşteri ve bayi hesapları, tahsilat, geçmiş |
| Raporlar | Tur bazında satış, doluluk ve gelir |
Tur ve Kontenjan Yönetimi
Tur sayfasının asıl işi, telefonla sorulacak soruları önceden yanıtlamaktır. Saat kaçta, nereden alınıyor, öğle yemeği dahil mi, çocuk ücreti ne kadar? Bu sorular sayfada net yanıtlandığında müşteri aramadan rezervasyona geçer. Her turun kendi adresi, başlığı ve açıklaması olmalı; bu yapının ilkelerini SEO uyumlu web tasarımı sayfamızda anlatıyoruz. Bir günübirlik doğa turunun sayfasının nasıl kurgulanabileceğine doğa turu rehberimizde örnek verdik.
Kontenjan yönetimi ise operasyonun güvencesidir. Araç kapasitesi, rehber sayısı ya da otel konaklama sınırı olan turlarda her tarih için maksimum kişi sayısı tanımlanır; kontenjan dolduğunda satış kendiliğinden kapanır. Böylece fazla satış ve son dakika iptali yaşanmaz.
Fiyat tarafında yetişkin, çocuk ve farklı fiyat grupları tanımlanabilmeli; sezon, yoğun dönem ve özel günlere göre farklı fiyat politikaları kurulabilmelidir. Müşterilerin büyük kısmı turu telefondan, çoğu zaman yolda ya da otelde aradığı için tarih seçimi ve rezervasyon formu mobil uyumlu tasarım ilkeleriyle, tek elle kullanılabilecek biçimde kurulmalıdır.
Transfer Rezervasyon Sistemi
Havalimanı ve otogar transferleri, pek çok acente için düzenli ve kârlı bir gelir kalemidir. Transfer rezervasyon sistemi, müşterinin kalkış ve varış noktasını, tarih ve saati, kişi sayısını ve araç tipini seçerek yer ayırtmasını sağlar.
Transfer fiyatı genellikle güzergâha ve araç tipine göre belirlenir; gece saatleri ya da yoğun dönemler için ek kurallar tanımlanabilir. Operasyon tarafında ise hangi aracın, hangi şoförle, hangi saatte nerede olacağının tek ekranda görünmesi gerekir.
- Güzergâh ve araç tipine göre fiyat tablosu
- Uçuş ya da sefer saatine göre alış zamanı
- Gidiş-dönüş ve tek yön seçenekleri
- Şoför ve araç ataması, çakışma kontrolü
- Müşteriye otomatik onay ve hatırlatma mesajı
B2B Acente Paneli Nedir?
B2C satış, sitenize gelen bireysel müşteriye yapılan satıştır. B2B acente satışı ise turlarınızı sizin adınıza satan alt acentelere, bayilere, otel resepsiyonlarına ya da iş ortaklarına açtığınız kapalı kanaldır. İki kanalın aynı sistemde ama farklı fiyat ve kurallarla çalışması büyük kolaylık sağlar.
B2B yapıda her bayi kendi panelinden tur fiyatlarını görür, rezervasyon oluşturur ve kontenjanı takip eder. Bayinin yaptığı rezervasyon da sitedeki kontenjandan düşer; iki ayrı liste tutma derdi ortadan kalkar.
Kurulumdaki ilk karar, bayilerin ne göreceğidir. Bazı operatörler bayiye yalnız net fiyatı gösterir, bazıları perakende fiyatı ve komisyon oranını birlikte gösterir. Bu kararlar, panelin her bayi için nasıl çalışacağını belirler.
Ödeme, Cari ve Raporlama
Online satışın kaderi ödeme adımında belirlenir. Acente yazılımı banka sanal POS’ları ya da ödeme kuruluşlarıyla çalışmalı, kart ödemeleri 3D Secure doğrulamasından geçmelidir. Havale ve EFT ile ön ödeme seçeneği de farklı müşteri profillerine esneklik sağlar.
Cari takibi, özellikle kurumsal müşteriler, grup turları ve bayilerle çalışan acenteler için kritiktir. Kimin ne kadar borcu olduğu, hangi ödemenin beklediği ve hangi faturanın kesildiği tek ekranda görünmelidir. Müşteri geçmişi sistemde tutulduğunda her yıl aynı tura katılan aileler ya da grup turu düzenleyen kurumlar kolayca tanınır.
Raporlar ise karar aracıdır: hangi tur ne kadar sattı, hangi tarihte kaç kişi var, hangi bayi ne üretti? Bu sorulara hızlı yanıt veren bir yazılım, sezon planlamasını somutlaştırır. Tur ve rezervasyon listelerinin Excel’e aktarılabilmesi de rehber ve muhasebe ile çalışmayı hızlandırır.
XML ve API Entegrasyonları
Turizmde acenteler çoğu zaman farklı tedarikçilerle çalışır: otel sistemleri, transfer firmaları, uçak bileti sağlayıcıları. API ve XML entegrasyonları, bu tedarikçilerden fiyat ve müsaitlik bilgisini otomatik almayı ya da rezervasyonu elle girmeden karşı sisteme göndermeyi sağlar.
Her tedarikçinin bağlantı yapısı farklıdır; entegrasyon, tedarikçinin sunduğu teknik belgeye göre geliştirilir ve canlıya alınmadan önce test rezervasyonlarıyla denenir. Kendi tesisini işleten ve doğrudan oda satışı yapmak isteyenler için hotel yazılımı ayrı bir çözüm olarak hazırlanmıştır. Villa ve apart kiralayan acenteler için takvim ve ödeme yapısını villa kiralama rezervasyon sistemi yazımızda ele aldık.
Acente Yazılımı Seçerken Dikkat
Demo sırasında kendi gerçek bir turunuzu baştan sona sisteme girmeyi isteyin. Ekran görüntüleri değil, sizin iş akışınızın yazılımda nasıl yürüdüğü belirleyicidir. Kendi turlarınızla bir demo için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz. Aşağıdaki sorular karşılaştırmayı kolaylaştırır:
- Site, bayi ve panelden yapılan rezervasyonlar aynı kontenjandan mı düşüyor?
- Tur sayfaları arama motorlarına uygun, ayrı adresli ve mobilde hızlı mı?
- Çok dilli ve çok para birimli satış destekleniyor mu?
- Çalıştığınız banka ya da ödeme kuruluşuyla bağlantı kurulabiliyor mu?
- Müşteri verileri KVKK’ya uygun biçimde, yetkilendirilmiş personelce görülüyor mu?
- İleride yeni dil, ödeme yöntemi ya da entegrasyon eklenebilir mi?
Sık Sorulan Sorular
01Acente yazılımı ile tur satış sitesi aynı şey mi?
Tur satış sitesi, yazılımın müşteriye görünen yüzüdür. Acente yazılımı ise bunun arkasındaki kontenjan, ödeme, cari, bayi ve raporlama altyapısını da kapsar. Sitenin yapısını tur satış sitesi yazımızda ayrıca anlattık.
02Küçük bir acente için de gerekli mi?
Birkaç tur satan küçük bir acentede bile kontenjan ve ödeme takibi elle yapıldığında hata riski yüksektir. İhtiyaç duymadığınız B2B ya da entegrasyon modüllerini başta açmadan, temel satış ve rezervasyonla başlanabilir.
03Yabancı müşteriye satış yapılabilir mi?
Çok dilli tur sayfaları ve farklı para birimleriyle fiyat gösterimi, yabancı müşteriye satışın temelidir. Çevirilerin yayından önce o dili iyi bilen biri tarafından kontrol edilmesi, buluşma saati gibi kritik bilgilerde hatayı önler.
Acente yazılımı; tur, transfer, kontenjan, ödeme ve cari takibini tek kayıtta birleştirerek acenteyi telefon ve Excel trafiğinden kurtarır. Tur sayfalarından B2B bayi paneline, sanal POS’tan XML entegrasyonlarına kadar size özel kurulan Aurora turizm acente yazılımı sayfasını inceleyin; diğer sektörel ürünlerimiz çözümler sayfasında.
