Reisebüro-Software: Touren- und Transferverwaltung
Wir erklären, wie Reisebüro-Software Tour-, Transfer- und Unterkunftsverkauf, Kontingente, Zahlungen und Debitoren in einem Panel bündelt und worauf es bei der Auswahl ankommt.
Aurora YazılımRedaktionsteam
6 Min. Lesezeit
Reisebüro-Software ist ein webbasiertes Programm, mit dem Reisebüros und Reiseveranstalter ihre Touren veröffentlichen, Online-Buchungen und Zahlungen mit Kontingent entgegennehmen, Transfer- und Unterkunftsverkauf steuern sowie Kunden- und Partnerkonten führen – kurz: ein Reisebüroprogramm. Es bündelt Arbeit, die sonst auf Telefon, Nachrichten, Notizbuch und Excel verteilt ist, in einem einzigen Datensatz.
Wozu dient Reisebüro-Software?
Der Alltag in einem Reisebüro ist oft zerstreut. Ein Kunde fragt nach dem Preis, ein Mitarbeiter prüft das Kontingent in einer anderen Liste, der Zahlungsbeleg wird separat angefordert, die Teilnehmerliste geht per Hand an den Reiseleiter. Bei jedem Schritt werden Daten neu eingetippt – und in der Hochsaison bleiben Fehler nicht aus.
Reisebüro-Software führt diesen Ablauf in einem einzigen Datensatz zusammen. Wählt der Kunde auf der Tourseite die Personenzahl und bezahlt, werden Buchung, Kontingent und Kundenkarte gleichzeitig aktualisiert. Ihr Team kümmert sich nur noch um Bestätigung und Durchführung.
Der Funktionsumfang richtet sich nach dem Geschäftsmodell. Ein Anbieter von Tagesausflügen hat andere Anforderungen als ein Veranstalter, der Hotels, Transfers und Pauschalreisen verkauft. Gemeinsam ist beiden, dass Verkauf und Betrieb auf denselben Daten beruhen. Deshalb wird auch die Reisebüro-Software von Aurora für jedes Büro passend zu seinem Verkaufsmodell konzipiert.
Kernmodule einer Tourenverwaltung
Eine Tourenverwaltungssoftware sollte alle Schritte abdecken, von der Anlage der Tour bis zur Teilnehmerliste. Die folgende Tabelle fasst die häufigsten Module von Reisebüro-Software und ihre Funktionen zusammen.
| Modul | Funktion |
|---|---|
| Tourenverwaltung | Programm, Route, Abfahrtsort, Inklusiv- und Nichtinklusivleistungen, Galerie |
| Kontingent | Personenlimit pro Datum; ist die Tour ausgebucht, schließt der Verkauf automatisch |
| Buchung | Erfassung online und im Panel, Verfolgung des Zahlungsstatus |
| Zahlung | Virtuelles POS, Zahlungsdienstleister, Überweisung und EFT |
| Transfer | Strecke, Fahrzeugtyp, Personenzahl, Datum und Uhrzeit |
| B2B-Panel | Preis- und Buchungsansicht speziell für Subagenturen und Partner |
| Debitoren und CRM | Konten von Kunden und Partnern, Zahlungseingänge, Historie |
| Reports | Verkauf, Auslastung und Umsatz je Tour |
Touren- und Kontingentverwaltung
Die eigentliche Aufgabe einer Tourseite ist es, Fragen zu beantworten, die sonst per Telefon gestellt würden. Um wie viel Uhr geht es los, wo wird man abgeholt, ist das Mittagessen inklusive, was kostet ein Kind? Sind diese Fragen auf der Seite klar beantwortet, geht der Kunde ohne Anruf direkt zur Buchung über. Jede Tour braucht eine eigene Adresse, einen eigenen Titel und eine eigene Beschreibung; die Grundsätze dieser Struktur erklären wir auf unserer Seite zum SEO-gerechten Webdesign. Wie sich die Seite einer Tagesnaturtour aufbauen lässt, zeigen wir als Beispiel in unserem Ratgeber zur Naturtour.
Die Kontingentverwaltung ist dagegen die Absicherung des Betriebs. Bei Touren mit begrenzter Fahrzeugkapazität, Reiseleiterzahl oder Hotelunterkunft wird für jedes Datum eine Höchstzahl an Personen festgelegt; ist das Kontingent voll, schließt der Verkauf von selbst. So gibt es weder Überbuchungen noch Stornierungen in letzter Minute.
Bei den Preisen sollten sich Erwachsene, Kinder und weitere Preisgruppen definieren lassen; für Saison, Hochphasen und besondere Tage müssen unterschiedliche Preisregeln möglich sein. Da die meisten Kunden die Tour mit dem Smartphone suchen, oft unterwegs oder im Hotel, sollten Datumsauswahl und Buchungsformular nach den Prinzipien des mobilfreundlichen Designs gestaltet und mit einer Hand bedienbar sein.
Transferbuchungssystem
Flughafen- und Busbahnhof-Transfers sind für viele Reisebüros eine regelmäßige und lukrative Einnahmequelle. Ein Transferbuchungssystem lässt den Kunden Abfahrts- und Zielort, Datum und Uhrzeit, Personenzahl und Fahrzeugtyp wählen und so seinen Platz reservieren.
Der Transferpreis richtet sich meist nach Strecke und Fahrzeugtyp; für Nachtstunden oder Stoßzeiten lassen sich Zusatzregeln hinterlegen. Auf der Betriebsseite muss auf einem Bildschirm sichtbar sein, welches Fahrzeug mit welchem Fahrer wann wo sein wird.
- Preistabelle nach Strecke und Fahrzeugtyp
- Abholzeit abhängig von Flug- bzw. Fahrplanzeit
- Optionen für Hin- und Rückfahrt sowie einfache Fahrt
- Zuweisung von Fahrer und Fahrzeug, Konfliktprüfung
- Automatische Bestätigung und Erinnerungsnachricht an den Kunden
Was ist ein B2B-Agenturportal?
Beim B2C-Verkauf verkaufen Sie an Privatkunden, die auf Ihre Website kommen. Der B2B-Agenturverkauf ist dagegen ein geschlossener Kanal, den Sie Subagenturen, Partnern, Hotelrezeptionen oder Geschäftspartnern öffnen, die Ihre Touren in Ihrem Namen verkaufen. Es ist eine große Erleichterung, wenn beide Kanäle im selben System, aber mit unterschiedlichen Preisen und Regeln laufen.
In einer B2B-Struktur sieht jeder Partner in seinem eigenen Panel die Tourpreise, legt Buchungen an und behält das Kontingent im Blick. Eine Buchung des Partners wird zugleich vom Kontingent auf der Website abgezogen; zwei getrennte Listen zu führen entfällt.
Die erste Entscheidung bei der Einrichtung ist, was die Partner sehen. Manche Veranstalter zeigen dem Partner nur den Nettopreis, andere den Verkaufspreis samt Provisionssatz. Diese Entscheidungen bestimmen, wie das Panel für jeden Partner funktioniert.
Zahlung, Debitoren und Reporting
Über den Erfolg des Online-Verkaufs entscheidet der Zahlungsschritt. Reisebüro-Software sollte mit virtuellen Bank-POS oder Zahlungsdienstleistern arbeiten, Kartenzahlungen müssen die 3D-Secure-Prüfung durchlaufen. Die Möglichkeit der Vorauszahlung per Überweisung oder EFT schafft zusätzliche Flexibilität für unterschiedliche Kundenprofile.
Die Debitorenverwaltung ist vor allem für Büros wichtig, die mit Firmenkunden, Gruppenreisen und Partnern arbeiten. Wer wie viel schuldet, welche Zahlung aussteht und welche Rechnung gestellt wurde, muss auf einem Bildschirm zu sehen sein. Wird die Kundenhistorie im System geführt, lassen sich Familien, die jedes Jahr dieselbe Tour buchen, oder Firmen, die Gruppenreisen organisieren, mühelos wiedererkennen.
Berichte sind dagegen das Entscheidungsinstrument: Welche Tour hat wie viel verkauft, wie viele Personen sind an welchem Datum gebucht, was hat welcher Partner umgesetzt? Eine Software, die solche Fragen schnell beantwortet, macht die Saisonplanung greifbar. Lassen sich Tour- und Buchungslisten nach Excel exportieren, beschleunigt das auch die Zusammenarbeit mit Reiseleitern und Buchhaltung.
XML- und API-Schnittstellen
Im Tourismus arbeiten Reisebüros meist mit verschiedenen Lieferanten zusammen: Hotelsysteme, Transferunternehmen, Flugticket-Anbieter. Mit API- und XML-Schnittstellen übernehmen Sie Preise und Verfügbarkeiten dieser Lieferanten automatisch oder senden Buchungen ans Gegensystem, ohne sie von Hand einzugeben.
Die Anbindung jedes Lieferanten ist anders aufgebaut; die Schnittstelle wird nach der technischen Dokumentation des Lieferanten entwickelt und vor dem Livegang mit Testbuchungen erprobt. Für alle, die eine eigene Unterkunft betreiben und Zimmer direkt verkaufen möchten, gibt es als eigene Lösung die Hotelsoftware. Für Büros, die Villen und Apartments vermieten, behandeln wir Kalender- und Zahlungsstruktur in unserem Beitrag zum Buchungssystem für Villenvermietung.
Darauf achten Sie bei der Auswahl
Bitten Sie in der Demo darum, eine echte eigene Tour von Anfang bis Ende im System anzulegen. Entscheidend sind nicht Screenshots, sondern wie Ihr eigener Arbeitsablauf in der Software funktioniert. Für eine Demo mit Ihren eigenen Touren erreichen Sie uns über unsere Kontaktseite. Die folgenden Fragen erleichtern den Vergleich:
- Werden Buchungen von der Website, von Partnern und aus dem Panel vom selben Kontingent abgezogen?
- Sind die Tourseiten suchmaschinengerecht, haben sie eigene Adressen und laden sie mobil schnell?
- Wird der Verkauf in mehreren Sprachen und Währungen unterstützt?
- Lässt sich die Anbindung an Ihre Bank oder Ihren Zahlungsdienstleister herstellen?
- Werden Kundendaten KVKK-konform (türkisches Datenschutzgesetz, vergleichbar mit der DSGVO) nur von berechtigten Mitarbeitern eingesehen?
- Lassen sich später neue Sprachen, Zahlungsmethoden oder Schnittstellen ergänzen?
Häufig gestellte Fragen
01Sind Reisebüro-Software und Tourenverkaufsseite dasselbe?
Die Tourenverkaufsseite ist die Seite der Software, die der Kunde sieht. Reisebüro-Software umfasst zusätzlich die Infrastruktur dahinter: Kontingent, Zahlung, Debitoren, Partner und Reporting. Den Aufbau der Seite haben wir in unserem Beitrag zur Tourenverkaufsseite gesondert beschrieben.
02Brauche ich sie auch als kleines Reisebüro?
Schon bei einem kleinen Büro mit wenigen Touren ist das Fehlerrisiko hoch, wenn Kontingent und Zahlungen von Hand verfolgt werden. Man kann mit Grundverkauf und Buchung starten, ohne B2B- oder Schnittstellenmodule, die Sie nicht brauchen, zunächst freizuschalten.
03Kann ich an ausländische Kunden verkaufen?
Mehrsprachige Tourseiten und die Preisanzeige in verschiedenen Währungen sind die Grundlage für den Verkauf an ausländische Kunden. Werden die Übersetzungen vor der Veröffentlichung von jemandem geprüft, der die Sprache gut beherrscht, vermeidet das Fehler bei kritischen Angaben wie der Treffpunktzeit.
Reisebüro-Software verbindet Tour, Transfer, Kontingent, Zahlung und Debitorenverwaltung in einem Datensatz und befreit das Büro von Telefon- und Excel-Verkehr. Von den Tourseiten über das B2B-Partnerpanel und virtuelles POS bis zu XML-Schnittstellen: Sehen Sie sich die individuell für Sie eingerichtete Reisebüro-Software von Aurora an; unsere weiteren Branchenprodukte finden Sie auf der Seite Lösungen.
