Programvare for reisebyrå: tur og transfer
Vi går gjennom hvordan programvare for reisebyrå fungerer og hva du bør se etter når du velger. Salg av turer, transfer og overnatting, kapasitet, betaling og kundereskontro samles i ett panel.
Aurora YazılımRedaksjonen
6 min lesetid
Programvare for reisebyrå er et nettbasert system for reisebyråer og turoperatører. Her publiserer du turene dine, tar imot bookinger og betaling med kapasitetsstyring, administrerer salg av transfer og overnatting og fører kundereskontro for kunder og forhandlere. Arbeidet som ellers er spredt mellom telefon, meldinger, bøker og Excel samles i én registrering.
Hva brukes programvare for reisebyrå til?
Dagen i et reisebyrå er ofte rotete. Kunden spør om pris, en ansatt sjekker kapasiteten i en annen liste, betalingskvitteringen må etterspørres separat, og deltakerlisten sendes manuelt til guiden. Informasjonen skrives inn på nytt i hvert ledd, og i høysesongen er feil uunngåelige.
Programvare for reisebyrå slår sammen hele denne flyten i én registrering. Når kunden velger antall personer på tursiden og betaler, oppdateres bookingen, kapasiteten og kundekortet samtidig. De ansatte trenger bare å ta seg av godkjenning og drift.
Hva programvaren dekker, avhenger av byråets forretningsmodell. Et selskap som selger dagsturer har ikke de samme behovene som en operatør som selger hotell, transfer og pakkereiser. Det som er felles, er at salg og drift bygger på de samme dataene. Derfor tilpasses Auroras programvare for reisebyrå hvert enkelt byrå og salgsmodellen det bruker.
Hovedmodulene i programvare for turstyring
En programvare for turstyring bør dekke alle trinn, fra opprettelsen av turen til deltakerlisten. Tabellen under oppsummerer modulene og funksjonene du oftest finner i programvare for reisebyrå.
| Modul | Funksjon |
|---|---|
| Turstyring | Program, rute, avreisested, inkluderte og ikke-inkluderte tjenester, galleri |
| Kapasitet | Maks antall personer per dato; salget stenger når turen er full |
| Booking | Påmelding på nett og fra panelet, oppfølging av betalingsstatus |
| Betaling | Virtuell POS, betalingsleverandør, bankoverføring og EFT |
| Transfer | Rute, kjøretøytype, antall personer, dato og klokkeslett |
| B2B-portal | Egne priser og bookingskjerm for underagenter og forhandlere |
| Kundereskontro og CRM | Kunde- og forhandlerkontoer, innbetalinger, historikk |
| Rapporter | Salg, belegg og inntekter per tur |
Turstyring og kapasitet
Tursidens viktigste oppgave er å svare på forhånd på det kunden ellers ville ringt og spurt om. Når går turen? Hvor blir man hentet? Er lunsj inkludert? Hva koster det for barn? Når siden gir tydelige svar, går kunden rett til booking uten å ringe. Hver tur bør ha sin egen adresse, tittel og beskrivelse. Prinsippene bak denne oppbygningen forklarer vi på siden vår om SEO-vennlig webdesign. Hvordan siden for en dagstur i naturen kan bygges opp, viser vi i vår guide til naturturer.
Kapasitetsstyring er driftens sikkerhetsnett. For turer med begrenset bilkapasitet, antall guider eller hotellplasser settes et maksimalt antall personer for hver dato, og salget stenger av seg selv når kapasiteten er fylt. Da unngår du overbooking og kanselleringer i siste liten.
På prissiden bør du kunne definere voksne, barn og andre prisgrupper, og sette ulike priser for sesong, høysesong og spesielle dager. De fleste kunder åpner turen på mobilen, ofte på veien eller på hotellet. Derfor bør datovalget og bookingskjemaet bygges etter prinsippene for mobiltilpasset design, slik at alt kan brukes med én hånd.
Bookingsystem for transfer
Transfer til og fra flyplass og busstasjon er en jevn og lønnsom inntektskilde for mange byråer. Et bookingsystem for transfer lar kunden velge avreise- og ankomststed, dato og klokkeslett, antall personer og kjøretøytype, og reservere plassen selv.
Prisen på transfer settes vanligvis etter rute og kjøretøytype, og det kan legges inn egne regler for nattetimer eller høysesong. I driften må du kunne se på én skjerm hvilket kjøretøy som er hvor, med hvilken sjåfør og på hvilket tidspunkt.
- Pristabell etter rute og kjøretøytype
- Hentetidspunkt etter fly- eller avgangstid
- Alternativer for tur-retur og enveis
- Tildeling av sjåfør og kjøretøy med kontroll av dobbeltbooking
- Automatisk bekreftelse og påminnelse til kunden
Hva er en B2B-portal for agenter?
B2C-salg er salg til privatkunder som kommer til nettstedet ditt. B2B-salg for agenter er en lukket kanal der underagenter, forhandlere, hotellresepsjoner eller samarbeidspartnere selger turene dine på dine vegne. Det er en stor fordel at begge kanalene kjører i samme system, men med ulike priser og regler.
I en B2B-løsning ser hver forhandler turprisene i sitt eget panel, oppretter bookinger og følger med på kapasiteten. En booking fra en forhandler trekkes også fra kapasiteten på nettstedet, så du slipper å holde to separate lister.
Det første valget ved oppsettet er hva forhandlerne skal få se. Noen operatører viser bare nettoprisen, andre viser både utsalgspris og provisjonssats. Disse valgene avgjør hvordan portalen fungerer for hver forhandler.
Betaling, kundereskontro og rapportering
Nettsalg avgjøres i betalingssteget. Programvaren må fungere sammen med bankenes virtuelle POS-løsninger eller betalingsleverandører, og kortbetalinger bør gå gjennom 3D Secure-verifisering. Muligheten til forhåndsbetaling med bankoverføring og EFT gir fleksibilitet for ulike kundeprofiler.
Kundereskontro er særlig viktig for byråer som jobber med bedriftskunder, grupperegninger og forhandlere. Du må se på én skjerm hvem som skylder hvor mye, hvilke betalinger som venter og hvilke fakturaer som er sendt. Når kundehistorikken ligger i systemet, er det lett å kjenne igjen familier som reiser på samme tur hvert år, eller bedrifter som arrangerer gruppereiser.
Rapporter er beslutningsverktøyet: Hvilken tur solgte mest? Hvor mange personer er det på hvilken dato? Hva leverte hver forhandler? En programvare som svarer raskt på slike spørsmål, gjør sesongplanleggingen konkret. At tur- og bookinglister kan eksporteres til Excel, gjør også samarbeidet med guider og regnskap raskere.
XML- og API-integrasjoner
I reiselivet jobber byråer ofte med flere leverandører: hotellsystemer, transferselskaper og flybillettleverandører. API- og XML-integrasjoner henter pris og tilgjengelighet automatisk fra disse leverandørene, eller sender bookinger til motpartens system uten manuell inntasting.
Hver leverandør har sin egen tilkoblingsstruktur. Integrasjonen utvikles etter leverandørens tekniske dokumentasjon og testes med testbookinger før den settes i drift. For deg som driver egen virksomhet og vil selge rom direkte, har vi laget hotellprogramvare som en egen løsning. For byråer som leier ut villaer og leiligheter, har vi gått gjennom kalender og betalingsoppsett i artikkelen om bookingsystem for utleie av villaer.
Dette bør du sjekke når du velger programvare
Be om å legge inn en av dine egne reelle turer i systemet fra start til slutt under demoen. Det avgjørende er ikke skjermbilder, men hvordan din egen arbeidsflyt fungerer i programvaren. Hvis du vil ha en demo med dine egne turer, kan du ta kontakt via kontaktsiden vår. Spørsmålene under gjør sammenligningen enklere:
- Trekkes bookinger fra nettstedet, forhandlere og panelet fra samme kapasitet?
- Er tursidene søkemotorvennlige, med egne adresser og raske på mobil?
- Støttes salg på flere språk og i flere valutaer?
- Kan systemet kobles til banken eller betalingsleverandøren du bruker?
- Er kundedataene i tråd med KVKK (tyrkisk personvernlov, tilsvarende GDPR), og kan bare autorisert personale se dem?
- Kan nye språk, betalingsmetoder eller integrasjoner legges til senere?
Vanlige spørsmål
01Er programvare for reisebyrå det samme som en nettside for salg av turer?
Nettsiden for tursalg er den delen av programvaren kunden ser. Programvare for reisebyrå omfatter også kapasitet, betaling, kundereskontro, forhandlere og rapportering bak kulissene. Hvordan en slik nettside bygges opp, forklarer vi nærmere i artikkelen om nettsted for tursalg.
02Trenger også et lite byrå dette?
Selv i et lite byrå som selger noen få turer, er risikoen for feil høy når kapasitet og betalinger følges opp manuelt. Du kan starte med grunnleggende salg og booking, uten å aktivere B2B- eller integrasjonsmoduler du ikke trenger i begynnelsen.
03Kan jeg selge til utenlandske kunder?
Tursider på flere språk og priser i ulike valutaer er grunnlaget for salg til utenlandske kunder. Hvis noen som kan språket godt, kontrollerer oversettelsene før publisering, unngår du feil i kritisk informasjon som oppmøtetidspunkt.
Programvare for reisebyrå samler tur, transfer, kapasitet, betaling og kundereskontro i én registrering og befrir byrået fra telefon- og Excel-trafikken. Fra tursider og B2B-forhandlerportal til virtuell POS og XML-integrasjoner: se Auroras skreddersydde programvare for reisebyrå. Våre øvrige bransjeprodukter finner du på siden for løsninger.
