Matkatoimisto-ohjelmisto: retki- ja kuljetushallinta
Kerromme, miten matkatoimisto-ohjelmisto toimii ja millä perusteilla se kannattaa valita: retkien, kuljetusten ja majoitusten myynti, paikkakiintiöt, maksut ja asiakastilien seuranta samassa paneelissa.
Aurora YazılımToimitustiimi
6 min lukuaika
Matkatoimisto-ohjelmisto on verkkopohjainen matkatoimiston ohjelmisto, jolla matkatoimistot ja retkijärjestäjät julkaisevat retkensä, ottavat vastaan kiintiöllisiä verkkovarauksia ja maksuja, hallinnoivat kuljetus- ja majoitusmyyntiä sekä pitävät kirjaa asiakkaiden ja jälleenmyyjien tileistä. Se kokoaa puhelimen, viestien, vihkojen ja Excelin välillä hajonneen työn yhteen kirjaukseen.
Mihin matkatoimisto-ohjelmistoa tarvitaan?
Matkatoimiston päivä on usein hajanainen. Asiakas kysyy hintaa, työntekijä tarkistaa paikkatilanteen toisesta listasta, maksukuittia pyydetään erikseen ja osallistujalista lähetetään oppaalle käsin. Joka vaiheessa tieto kirjoitetaan uudelleen, ja kiireisenä sesonkina virheet ovat väistämättömiä.
Matkatoimisto-ohjelmisto yhdistää tämän kulun yhteen kirjaukseen. Kun asiakas valitsee retkisivulla henkilömäärän ja maksaa, varaus, paikkakiintiö ja asiakaskortti päivittyvät samalla hetkellä. Henkilökunnalle jää vain hyväksyntä ja operatiivinen työ.
Ohjelmiston laajuus riippuu matkatoimiston liiketoimintamallista. Päiväretkiä myyvän yrityksen ja hotelli-, kuljetus- ja pakettimatkoja myyvän operaattorin tarpeet eivät ole samat. Yhteistä on se, että myynti ja operatiivinen työ pyörivät samalla datalla. Siksi myös Auroran matkatoimisto-ohjelmisto suunnitellaan jokaiselle toimistolle sen myyntimallin mukaan.
Retkienhallintaohjelmiston keskeiset moduulit
Retkienhallintaohjelmisto kattaa kaikki vaiheet retken määrittelystä osallistujalistaan. Alla oleva taulukko tiivistää matkatoimisto-ohjelmistojen yleisimmät moduulit ja niiden toiminnot.
| Moduuli | Toiminto |
|---|---|
| Retkien hallinta | Ohjelma, reitti, lähtöpaikka, hintaan sisältyvät ja sisältymättömät palvelut, galleria |
| Paikkakiintiö | Henkilömäärän raja päivämäärittäin; myynti sulkeutuu täyttyessään |
| Varaukset | Varaus verkossa ja paneelista, maksutilanteen seuranta |
| Maksut | Virtuaalinen POS, maksupalveluntarjoaja, tilisiirto ja pankkisiirto |
| Kuljetukset | Reitti, ajoneuvotyyppi, henkilömäärä, päivämäärä ja kellonaika |
| B2B-paneeli | Alihankkijoille ja jälleenmyyjille oma hinta- ja varausnäkymä |
| Tilit ja CRM | Asiakas- ja jälleenmyyjätilit, maksusuoritukset, historia |
| Raportit | Myynti, täyttöaste ja tulot retkittäin |
Retkien ja paikkakiintiöiden hallinta
Retkisivun tärkein tehtävä on vastata etukäteen kysymyksiin, joita muuten kysyttäisiin puhelimessa. Mihin aikaan lähtö on, mistä noudetaan, sisältyykö lounas hintaan, paljonko lapsen lippu maksaa? Kun sivu vastaa näihin selkeästi, asiakas siirtyy varaukseen soittamatta. Jokaisella retkellä pitää olla oma osoite, otsikko ja kuvaus; näiden rakenteen periaatteet kerromme hakukoneystävälliset verkkosivut -sivullamme. Esimerkin siitä, miten päiväretken sivu voidaan rakentaa, annoimme luontoretkioppaassamme.
Paikkakiintiöiden hallinta taas on operatiivisen työn turva. Kun retken kapasiteettia rajoittavat ajoneuvon koko, oppaiden määrä tai hotellin majoituskapasiteetti, jokaiselle päivälle määritellään enimmäishenkilömäärä, ja myynti sulkeutuu automaattisesti kiintiön täyttyessä. Näin ylimyyntiä ja viime hetken peruutuksia ei synny.
Hinnoittelussa täytyy voida määritellä aikuisten, lasten ja muiden hintaryhmien hinnat sekä erilaiset hintakäytännöt sesongeille, ruuhka-ajoille ja erityispäiville. Koska suuri osa asiakkaista varaa retken puhelimella, usein tien päällä tai hotellissa, päivämäärän valinta ja varauslomake on rakennettava mobiiliystävällisen suunnittelun periaatteilla niin, että niitä voi käyttää yhdellä kädellä.
Kuljetusvarausjärjestelmä
Lentokenttä- ja linja-autoasemakuljetukset ovat monelle matkatoimistolle säännöllinen ja kannattava tulonlähde. Kuljetusvarausjärjestelmässä asiakas valitsee lähtö- ja saapumispaikan, päivämäärän ja kellonajan, henkilömäärän sekä ajoneuvotyypin ja varaa paikkansa.
Kuljetuksen hinta määräytyy yleensä reitin ja ajoneuvotyypin mukaan; yöajoille tai ruuhka-ajoille voidaan määritellä lisäsääntöjä. Operatiivisella puolella samalta näytöltä pitää nähdä, mikä ajoneuvo on missäkin ja mihin aikaan, ja kuka kuljettaja ajaa.
- Hintataulukko reitin ja ajoneuvotyypin mukaan
- Noutoaika lennon tai vuoron aikataulun mukaan
- Meno-paluu- ja yhdensuuntaiset vaihtoehdot
- Kuljettajan ja ajoneuvon osoitus, päällekkäisyyksien tarkistus
- Automaattinen vahvistus ja muistutusviesti asiakkaalle
Mikä on B2B-matkatoimistopaneeli?
B2C-myynti on myyntiä yksittäisille asiakkaille, jotka tulevat sivustollesi. B2B-matkatoimistomyynti taas on suljettu kanava, jonka avaat alihankkijoille, jälleenmyyjille, hotellien vastaanotoille tai kumppaneille, jotka myyvät retkiäsi puolestasi. On suuri helpotus, kun kumpikin kanava toimii samassa järjestelmässä mutta eri hinnoin ja säännöin.
B2B-rakenteessa jokainen jälleenmyyjä näkee omasta paneelistaan retkien hinnat, luo varauksia ja seuraa paikkatilannetta. Jälleenmyyjän tekemä varaus vähentää kiintiötä myös sivustolla, joten kahden erillisen listan ylläpitoa ei tarvita.
Ensimmäinen päätös käyttöönotossa on, mitä jälleenmyyjät näkevät. Jotkin operaattorit näyttävät jälleenmyyjälle pelkän nettohinnan, toiset näyttävät sekä vähittäishinnan että provisioprosentin. Nämä päätökset määrittävät, miten paneeli toimii kullekin jälleenmyyjälle.
Maksut, asiakastilit ja raportointi
Verkkomyynnin kohtalo ratkeaa maksuvaiheessa. Matkatoimisto-ohjelmiston tulee toimia pankkien virtuaalisten POS-päätteiden tai maksupalveluntarjoajien kanssa, ja korttimaksujen tulee kulkea 3D Secure -tunnistuksen kautta. Etumaksu tilisiirrolla antaa joustoa erilaisille asiakasprofiileille.
Asiakastilien seuranta on ratkaisevaa erityisesti yritysasiakkaita, ryhmämatkoja ja jälleenmyyjiä palveleville matkatoimistoille. Pitää näkyä yhdeltä näytöltä, kenellä on avoimia maksuja, mikä maksu odottaa ja mikä lasku on lähetetty. Kun asiakashistoria säilyy järjestelmässä, vuosittain samalle retkelle osallistuvat perheet tai ryhmämatkoja järjestävät yritykset tunnistetaan helposti.
Raportit ovat päätöksenteon työkalu: mikä retki myi kuinka paljon, kuinka monta osallistujaa on millekin päivälle, kuka jälleenmyyjä toi mitäkin? Ohjelmisto, joka vastaa näihin nopeasti, tekee sesongin suunnittelusta konkreettista. Myös retki- ja varauslistojen vienti Exceliin nopeuttaa yhteistyötä oppaiden ja kirjanpidon kanssa.
XML- ja API-integraatiot
Matkailussa toimistot työskentelevät usein useiden eri toimittajien kanssa: hotellijärjestelmät, kuljetusyritykset, lentolippujen toimittajat. API- ja XML-integraatiot mahdollistavat sen, että hinta- ja saatavuustiedot haetaan näiltä toimittajilta automaattisesti tai varaus lähetetään toiseen järjestelmään ilman käsin kirjaamista.
Jokaisen toimittajan liittymä on erilainen; integraatio kehitetään toimittajan tarjoaman teknisen dokumentaation mukaan ja testataan testivarauksilla ennen tuotantoon siirtoa. Omaa kohdettaan pyörittäville ja huoneita suoraan myyville hotelliohjelmisto on suunniteltu erillisenä ratkaisuna. Huvilöitä ja huoneistoja vuokraaville toimistoille kalenterin ja maksurakenteen käsittelimme kirjoituksessa huvilan vuokrausvarausjärjestelmä.
Matkatoimisto-ohjelmiston valinta: mitä kannattaa huomioida
Pyydä esittelyssä syöttämään oma todellinen retkesi järjestelmään alusta loppuun. Ratkaisevaa eivät ole kuvakaappaukset vaan se, miten oma työnkulkusi toimii ohjelmistossa. Voit pyytää esittelyn omilla retkilläsi yhteydenottosivultamme. Seuraavat kysymykset helpottavat vertailua:
- Vähentävätkö sivuston, jälleenmyyjän ja paneelin kautta tehdyt varaukset samaa paikkakiintiötä?
- Ovatko retkisivut hakukoneystävällisiä, omilla osoitteillaan ja nopeita mobiilissa?
- Tuetaanko monikielistä ja useilla valuutoilla tapahtuvaa myyntiä?
- Voiko ohjelmiston yhdistää käyttämääsi pankkiin tai maksupalveluntarjoajaan?
- Käsitelläänkö asiakastietoja KVKK:n (Turkin tietosuojalaki, vastaa GDPR:ää) mukaisesti ja näkevätkö ne vain valtuutetut työntekijät?
- Voiko järjestelmään myöhemmin lisätä uuden kielen, maksutavan tai integraation?
Usein kysytyt kysymykset
01Onko matkatoimisto-ohjelmisto sama asia kuin retkien verkkokauppa?
Retkien myyntisivusto on ohjelmiston asiakkaalle näkyvä kasvo. Matkatoimisto-ohjelmisto kattaa lisäksi sen taustalla toimivan kiintiö-, maksu-, tili-, jälleenmyyjä- ja raportointijärjestelmän. Sivuston rakenteesta kerroimme erikseen kirjoituksessa retkien myyntisivusto.
02Tarvitseeko pieni matkatoimisto sitä?
Jopa muutamaa retkeä myyvässä pienessä toimistossa paikkakiintiöiden ja maksujen käsin seuraaminen aiheuttaa virheriskin. Aloittaa voi perusmyynnistä ja varauksista avaamatta heti B2B- tai integraatiomoduuleja, joita et tarvitse.
03Voiko ulkomaisille asiakkaille myydä?
Monikieliset retkisivut ja hintojen näyttäminen eri valuutoilla ovat ulkomaisille asiakkaille myynnin perusta. Kun kieltä hyvin osaava henkilö tarkistaa käännökset ennen julkaisua, vältetään virheet kriittisissä tiedoissa, kuten tapaamisajassa.
Matkatoimisto-ohjelmisto yhdistää retket, kuljetukset, paikkakiintiöt, maksut ja asiakastilien seurannan yhteen kirjaukseen ja vapauttaa toimiston puhelin- ja Excel-kaaoksesta. Retkisivuista B2B-jälleenmyyjäpaneeliin ja virtuaalisesta POS-päätteestä XML-integraatioihin: tutustu sivuun Auroran toimistolle räätälöitävä matkatoimisto-ohjelmisto; muut toimialakohtaiset tuotteemme löydät sivulta ratkaisut.
