Software para agencias de viajes: tours y traslados
Le explicamos cómo funciona un software para agencias de viajes que reúne en un solo panel la venta de tours, traslados y alojamiento, el cupo, el pago y las cuentas corrientes, y qué criterios seguir para elegirlo.
Aurora YazılımEquipo editorial
6 min de lectura
Un software para agencias de viajes es un programa para agencias de viajes basado en la web con el que agencias y operadores turísticos publican sus tours, cobran reservas online con cupo limitado, gestionan la venta de traslados y alojamiento y llevan las cuentas corrientes de clientes y distribuidores. Reúne en un único registro un trabajo que antes se repartía entre teléfono, mensajes, libretas y Excel.
¿Para qué sirve un software para agencias de viajes?
El día a día de una agencia suele ser caótico. El cliente pregunta el precio, el personal comprueba el cupo en otra lista, se pide aparte el justificante del pago y la lista de participantes se envía al guía a mano. La información se reescribe en cada paso y, en temporada alta, los errores son inevitables.
Un software para agencias de viajes unifica este flujo en un único registro. Cuando el cliente elige el número de personas en la página del tour y paga, la reserva, el cupo y la ficha del cliente se actualizan al mismo tiempo. El personal solo se ocupa de la confirmación y de la operativa.
El alcance del software depende del modelo de negocio de la agencia. Una empresa que vende excursiones de un día no tiene las mismas necesidades que un operador que vende hoteles, traslados y paquetes. El punto en común es que la venta y la operativa funcionen con los mismos datos. Por eso el software para agencias de viajes de Aurora se diseña a medida de cada agencia, según su modelo de venta.
Módulos básicos de un software de gestión de tours
Un software de gestión de tours debe cubrir todos los pasos, desde la definición del tour hasta la lista de participantes. La siguiente tabla resume los módulos más habituales en los programas para agencias y sus funciones.
| Módulo | Función |
|---|---|
| Gestión de tours | Programa, ruta, punto de salida, servicios incluidos y no incluidos, galería |
| Cupo | Límite de personas por fecha; al completarse, se cierra la venta |
| Reservas | Registro online y desde el panel, seguimiento del estado del pago |
| Pagos | TPV virtual, pasarela de pago, transferencia bancaria |
| Traslados | Ruta, tipo de vehículo, número de personas, fecha y hora |
| Panel B2B | Pantalla de precios y reservas exclusiva para subagencias y distribuidores |
| Cuentas corrientes y CRM | Cuentas de clientes y distribuidores, cobros, historial |
| Informes | Ventas, ocupación e ingresos por tour |
Gestión de tours y de cupos
La verdadera función de la página de un tour es responder de antemano a las preguntas que se harían por teléfono. ¿A qué hora sale, desde dónde recogen, el almuerzo está incluido, cuánto cuesta el billete de niño? Cuando la página lo responde con claridad, el cliente pasa de la consulta a la reserva sin llamar. Cada tour debe tener su propia URL, su título y su descripción; los principios de esta estructura los explicamos en nuestra página de diseño web SEO. En nuestra guía de tours de naturaleza mostramos un ejemplo de cómo plantear la página de una excursión de naturaleza de un día.
La gestión de cupos, por su parte, es la garantía de la operativa. En los tours con límite de capacidad de vehículo, de número de guías o de alojamiento en hotel, se define un máximo de personas para cada fecha; cuando el cupo se completa, la venta se cierra automáticamente. Así se evitan la sobreventa y las cancelaciones de última hora.
En cuanto a los precios, debe ser posible definir tarifas de adulto, niño y otros grupos, y aplicar distintas políticas de precios según la temporada, los periodos de mayor demanda y las fechas especiales. Como la mayoría de los clientes consulta el tour desde el móvil, a menudo de camino o en el hotel, la selección de fecha y el formulario de reserva deben diseñarse con los principios del diseño responsive, de modo que puedan usarse con una sola mano.
Sistema de reservas de traslados
Los traslados al aeropuerto y a la estación de autobuses son para muchas agencias una fuente de ingresos regular y rentable. Un sistema de reservas de traslados permite al cliente reservar plaza eligiendo el punto de salida y de llegada, la fecha y la hora, el número de personas y el tipo de vehículo.
El precio del traslado se suele fijar según la ruta y el tipo de vehículo; también pueden definirse reglas adicionales para las horas nocturnas o los periodos de más demanda. En la operativa, en cambio, hace falta ver en una sola pantalla qué vehículo estará dónde, con qué conductor y a qué hora.
- Tabla de precios por ruta y tipo de vehículo
- Hora de recogida según el horario del vuelo o del trayecto
- Opciones de ida y vuelta y de solo ida
- Asignación de conductor y vehículo, control de solapamientos
- Confirmación automática y mensaje de recordatorio al cliente
¿Qué es un panel B2B para agencias?
La venta B2C es la que se hace al cliente particular que llega a su web. La venta B2B para agencias, en cambio, es el canal cerrado que usted abre a subagencias, distribuidores, recepciones de hotel o socios comerciales que venden sus tours en su nombre. Que ambos canales funcionen en el mismo sistema, pero con precios y reglas distintos, supone una gran ventaja.
En una estructura B2B, cada distribuidor ve desde su propio panel los precios de los tours, crea reservas y consulta el cupo. La reserva que hace el distribuidor también descuenta del cupo de la web; así se acaba el problema de llevar dos listas separadas.
La primera decisión en la puesta en marcha es qué verán los distribuidores. Algunos operadores muestran al distribuidor solo el precio neto; otros muestran a la vez el precio de venta al público y el porcentaje de comisión. Estas decisiones determinan cómo funcionará el panel para cada distribuidor.
Pagos, cuentas corrientes e informes
El destino de una venta online se decide en el paso del pago. El software debe trabajar con los TPV virtuales de los bancos o con pasarelas de pago, y los pagos con tarjeta deben pasar por la verificación 3D Secure. La opción de prepago por transferencia bancaria también aporta flexibilidad a distintos perfiles de cliente.
El control de cuentas corrientes es especialmente importante para las agencias que trabajan con clientes corporativos, grupos y distribuidores. Quién debe cuánto, qué pago está pendiente y qué factura se ha emitido tiene que verse en una sola pantalla. Al conservar el historial del cliente en el sistema, resulta fácil reconocer a las familias que participan en el mismo tour cada año o a las empresas que organizan viajes de grupo.
Los informes, por su parte, son una herramienta de decisión: ¿cuánto ha vendido cada tour, cuántas personas hay en cada fecha, qué ha generado cada distribuidor? Un software que responde con rapidez a estas preguntas hace más concreta la planificación de la temporada. Poder exportar a Excel las listas de tours y reservas también agiliza el trabajo con los guías y con la contabilidad.
Integraciones XML y API
En turismo, las agencias suelen trabajar con distintos proveedores: sistemas hoteleros, empresas de traslados, proveedores de billetes de avión. Las integraciones por API y XML permiten obtener automáticamente de estos proveedores los precios y la disponibilidad, o enviar la reserva al sistema de destino sin introducirla a mano.
Cada proveedor tiene una estructura de conexión distinta; la integración se desarrolla según la documentación técnica que facilita el proveedor y se prueba con reservas de prueba antes de salir en producción. Para quienes gestionan su propio establecimiento y quieren vender habitaciones directamente, existe una solución aparte: el software hotelero. Para las agencias que alquilan villas y apartamentos, tratamos el calendario y la estructura de pagos en nuestro artículo sobre el sistema de reservas para alquiler de villas.
Qué tener en cuenta al elegir
Durante la demo, pida introducir en el sistema, de principio a fin, uno de sus tours reales. Lo que decide no son las capturas de pantalla, sino cómo se desarrolla su propio flujo de trabajo en el software. Para solicitar una demo con sus propios tours, puede ponerse en contacto con nosotros a través de nuestra página de contacto. Las siguientes preguntas facilitan la comparación:
- ¿Las reservas hechas desde la web, por los distribuidores y desde el panel descuentan del mismo cupo?
- ¿Las páginas de tours están optimizadas para buscadores, tienen URL propia y cargan rápido en el móvil?
- ¿Admite ventas en varios idiomas y en varias monedas?
- ¿Se puede conectar con el banco o la pasarela de pago con los que usted trabaja?
- ¿Los datos de los clientes se tratan conforme a la KVKK (ley turca de protección de datos, comparable al RGPD) y solo los ve personal autorizado?
- ¿Se podrá añadir en el futuro un nuevo idioma, método de pago o integración?
Preguntas frecuentes
01¿Un software para agencias es lo mismo que una web de venta de tours?
La web de venta de tours es la cara visible del software para el cliente. El software para agencias, además, incluye lo que hay detrás: cupos, pagos, cuentas corrientes, distribuidores e informes. La estructura de la web la explicamos aparte en nuestro artículo sobre la web de venta de tours.
02¿Es necesario también para una agencia pequeña?
Incluso en una agencia pequeña que vende unos pocos tours, el riesgo de error es alto si el cupo y los pagos se controlan a mano. Se puede empezar con la venta y la reserva básicas, sin activar al principio los módulos B2B o de integración que no necesite.
03¿Se puede vender a clientes extranjeros?
Las páginas de tours en varios idiomas y la visualización de precios en distintas monedas son la base de la venta a clientes extranjeros. Conviene que, antes de publicarlas, las traducciones las revise alguien que domine bien el idioma; así se evitan errores en datos críticos como la hora del punto de encuentro.
Un software para agencias une en un único registro los tours, los traslados, el cupo, el pago y las cuentas corrientes, y libera a la agencia del ir y venir de llamadas y hojas de Excel. Desde las páginas de tours hasta el panel B2B de distribuidores, y desde el TPV virtual hasta las integraciones XML, conozca el software para agencias de viajes de Aurora, configurado a su medida; el resto de nuestros productos sectoriales están en la página de soluciones.
