Resebyråsystem: tur- och transferhantering
Så fungerar ett resebyråsystem som samlar försäljning av turer, transfers och boende, kvoter, betalning och kundreskontra i en enda panel – och vad du bör titta på när du väljer.
Aurora YazılımRedaktionen
6 min läsning
Ett resebyråsystem är ett webbaserat program för resebyråer där resebyråer och turoperatörer publicerar sina turer, tar emot onlinebokningar och betalningar med kvoter, hanterar försäljning av transfers och boende och för kund- och återförsäljarreskontra. Det samlar arbetet som annars delas upp mellan telefon, meddelanden, pärmar och Excel i en enda post.
Vad används ett resebyråsystem till?
En resebyrås dag blir ofta spridd i alla riktningar. Kunden frågar om pris, personalen kontrollerar kvoten i en annan lista, kvittot på betalningen efterfrågas separat och deltagarlistan skickas manuellt till guiden. Uppgifterna skrivs om i varje steg, och under högsäsong blir misstag oundvikliga.
Ett resebyråsystem binder ihop det här flödet i en enda post. När kunden väljer antal personer på tursidan och betalar uppdateras bokning, kvot och kundkort samtidigt. Personalen behöver bara ägna sig åt godkännande och själva driften.
Hur omfattande systemet behöver vara beror på byråns affärsmodell. Ett företag som säljer dagsturer har inte samma behov som en operatör som säljer hotell, transfers och paketresor. Det gemensamma är att försäljning och drift utgår från samma data. Därför byggs även Aurora resebyråsystem för turism upp separat för varje byrå, utifrån dess försäljningsmodell.
Viktiga moduler i ett system för turhantering
Ett system för turhantering bör täcka alla steg, från att en tur läggs upp till deltagarlistan. Tabellen nedan sammanfattar de moduler och funktioner som oftast finns i resebyråsystem.
| Modul | Funktion |
|---|---|
| Turhantering | Program, rutt, avreseplats, ingående och ej ingående tjänster, galleri |
| Kvot | Personbegränsning per datum; försäljningen stängs när kvoten är full |
| Bokning | Registrering online och från panelen, uppföljning av betalningsstatus |
| Betalning | Virtuell POS, betaltjänstleverantör, banköverföring och EFT |
| Transfer | Rutt, fordonstyp, antal personer, datum och tid |
| B2B-panel | Egen pris- och bokningsvy för underagenter och återförsäljare |
| Reskontra och CRM | Kund- och återförsäljarkonton, inbetalningar, historik |
| Rapporter | Försäljning, beläggning och intäkter per tur |
Tur- och kvothantering
Tursidans egentliga uppgift är att besvara i förväg de frågor som annars ställs per telefon. Vilken tid, varifrån hämtas man, ingår lunch, vad kostar barn? När sidan svarar tydligt på det går kunden från samtal till bokning. Varje tur bör ha sin egen adress, rubrik och beskrivning, och principerna bakom den strukturen går vi igenom på vår sida om SEO-anpassad webbdesign. Hur sidan för en naturtur på en dag kan byggas upp visar vi i vår guide till naturturer.
Kvothantering är i sin tur driftens skyddsnät. För turer med begränsad fordonskapacitet, antal guider eller hotellplatser anger man ett maxantal personer för varje datum, och när kvoten är full stänger försäljningen av sig själv. På så sätt undviker du överförsäljning och avbokningar i sista stund.
På prissidan ska man kunna ange priser för vuxna, barn och andra prisgrupper, och bygga olika prispolitik för säsong, högtrafik och särskilda dagar. Eftersom de flesta kunder söker turen från mobilen, ofta på vägen eller på hotellet, bör datumväljaren och bokningsformuläret byggas enligt principerna för mobilanpassad design och kunna användas med en hand.
Bokningssystem för transfer
Flygplats- och busstationstransfers är en stadig och lönsam intäktskälla för många resebyråer. Ett bokningssystem för transfer låter kunden boka plats genom att välja avrese- och ankomstplats, datum och tid, antal personer och fordonstyp.
Priset på en transfer bestäms oftast av rutten och fordonstypen, och extra regler kan läggas in för nattetid eller högtrafik. På driftsidan måste man på en enda skärm kunna se vilket fordon som är var, med vilken förare och vid vilken tid.
- Pristabell utifrån rutt och fordonstyp
- Upphämtningstid utifrån flyg- eller avgångstid
- Alternativ för tur och retur samt enkelresa
- Tilldelning av förare och fordon, kontroll av krockar
- Automatisk bekräftelse och påminnelse till kunden
Vad är en B2B-agentpanel?
B2C-försäljning är försäljning till privatkunder som besöker din webbplats. B2B-försäljning via agenter är i stället en sluten kanal som du öppnar för underagenter, återförsäljare, hotellreceptioner eller samarbetspartner som säljer dina turer i ditt namn. Det är en stor fördel när de två kanalerna kan köras i samma system men med olika priser och regler.
I en B2B-struktur ser varje återförsäljare turpriserna i sin egen panel, skapar bokningar och följer kvoten. Återförsäljarens bokningar dras också från kvoten på webbplatsen, så du slipper föra två separata listor.
Det första beslutet vid uppsättningen gäller vad återförsäljarna ska få se. Vissa operatörer visar bara nettopriset för återförsäljaren, andra visar både ordinarie pris och provisionssats. De besluten avgör hur panelen fungerar för varje återförsäljare.
Betalning, reskontra och rapporter
Onlineförsäljningens öde avgörs i betalningssteget. Resebyråsystemet bör fungera med bankernas virtuella POS eller med betaltjänstleverantörer, och kortbetalningar ska gå igenom 3D Secure-verifiering. Förskottsbetalning via banköverföring och EFT ger dessutom flexibilitet för olika kundtyper.
Reskontra är avgörande framför allt för byråer som arbetar med företagskunder, grupptur och återförsäljare. Vem som är skyldig hur mycket, vilken betalning som väntar och vilken faktura som har skickats ska synas på en enda skärm. När kundhistoriken finns i systemet är det lätt att känna igen familjer som reser med samma tur varje år eller organisationer som arrangerar grupptur.
Rapporter är beslutsunderlag: hur mycket sålde varje tur, hur många personer finns på ett visst datum, vad genererade varje återförsäljare? Ett system som snabbt svarar på sådana frågor gör säsongsplaneringen konkret. Att tur- och bokningslistor kan exporteras till Excel snabbar dessutom upp arbetet med guider och bokföring.
XML- och API-integrationer
Inom turism arbetar byråer ofta med flera olika leverantörer: hotellsystem, transferföretag och flygbiljettleverantörer. Med API- och XML-integrationer hämtas pris- och tillgänglighetsuppgifter automatiskt från leverantörerna, eller så skickas bokningar vidare till motpartens system utan manuell inmatning.
Varje leverantör har en egen anslutningsstruktur. Integrationen utvecklas efter leverantörens tekniska dokumentation och provas med testbokningar innan den tas i drift. För dig som driver en egen anläggning och vill sälja rum direkt har vi tagit fram ett separat hotellsystem. För byråer som hyr ut villor och lägenheter går vi igenom kalender- och betalningsupplägget i vårt inlägg om bokningssystem för uthyrning av villor.
Att tänka på när du väljer resebyråsystem
Be att få lägga in en av dina egna riktiga turer i systemet från början till slut under demon. Det är inte skärmbilderna som avgör, utan hur ditt eget arbetsflöde fungerar i programmet. Vill du ha en demo med dina egna turer kan du nå oss via vår kontaktsida. Frågorna nedan gör jämförelsen enklare:
- Dras bokningar från webbplatsen, återförsäljare och panelen från samma kvot?
- Är tursidorna sökmotoranpassade, har egna adresser och laddar snabbt på mobil?
- Stöds försäljning på flera språk och i flera valutor?
- Går det att koppla upp mot den bank eller betaltjänstleverantör du använder?
- Hanteras kunduppgifter i enlighet med KVKK (Turkiets dataskyddslag, jämförbar med GDPR) och är de bara synliga för behörig personal?
- Går det att lägga till nya språk, betalsätt eller integrationer längre fram?
Vanliga frågor
01Är ett resebyråsystem och en webbplats för reseförsäljning samma sak?
En webbplats för reseförsäljning är den del av systemet som kunden ser. Ett resebyråsystem omfattar även kvoter, betalning, reskontra, återförsäljare och rapportering bakom kulisserna. Hur webbplatsen byggs upp har vi beskrivit separat i vårt inlägg om webbplats för reseförsäljning.
02Behövs det även för en liten byrå?
Även i en liten byrå som säljer några få turer är risken för fel hög när kvoter och betalningar följs upp för hand. Du kan börja med grundläggande försäljning och bokning, utan att slå på de B2B- eller integrationsmoduler du inte behöver från början.
03Går det att sälja till utländska kunder?
Tursidor på flera språk och priser i olika valutor är grunden för försäljning till utländska kunder. Låt någon som kan språket väl granska översättningarna före publicering, så undviker du fel i avgörande uppgifter som mötestid.
Ett resebyråsystem samlar tur, transfer, kvot, betalning och reskontra i en enda post och befriar byrån från telefonsamtal och Excel-pyssel. Från tursidor och B2B-panel för återförsäljare till virtuell POS och XML-integrationer – läs mer på sidan om Aurora resebyråsystem för turism, byggt efter dina behov. Våra övriga branschlösningar hittar du under lösningar.
